Digitale Poststelle: Effizienzsteigerung durch Computer Vision

Von Fouad Sabry

Was ist Digital Mailroom

Digital Mailroom ist die Automatisierung eingehender Postprozesse. Mithilfe von Dokumentenscan- und Dokumentenerfassungstechnologien können Unternehmen eingehende Post digitalisieren und die Klassifizierung und Verteilung von Post innerhalb des Unternehmens automatisieren. Sowohl Papier- als auch elektronische Post (E-Mail) können über denselben Prozess verwaltet werden, sodass Unternehmen ihre internen Postverteilungsverfahren standardisieren und die Compliance-Richtlinien des Unternehmens einhalten können.

Ihre Vorteile

(I) Einblicke und Validierungen zu den folgenden Themen:

Kapitel 1: Digitale Poststelle

Kapitel 2: Elektronischer Datenaustausch

Kapitel 3: Optische Zeichenerkennung

Kapitel 4: Dokumentenverwaltungssystem

Kapitel 5: Bildscanner

Kapitel 6: Enterprise Content Management

Kapitel 7: Variabler Datendruck

Kapitel 8: Elektronisches Ablagesystem

Kapitel 9: Rechnungsverarbeitung

Kapitel 10: Formularverarbeitung

(II) Beantwortung der häufigsten öffentlichen Fragen zur digitalen Poststelle.

(III) Beispiele aus der Praxis für die Nutzung der digitalen Poststelle in vielen Bereichen.

Wer dieses Buch ist für

Profis, Studenten und Doktoranden, Enthusiasten, Hobbyisten und diejenigen, die über grundlegende Kenntnisse oder Informationen für jede Art von digitaler Poststelle hinausgehen möchten.

 

 

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Eine Milliarde Sachkundig [German]
• Erscheinungsdatum: 5. Mai 2024

Buchvorschau

Kapitel 1: Digitale Poststelle

Die digitale Poststelle ist die Automatisierung von Abläufen im Posteingang. Mithilfe von Technologie zum Scannen und Erfassen von Dokumenten können Unternehmen eingehende Post digitalisieren und ihre Klassifizierung und Verteilung im gesamten Unternehmen automatisieren. Die gleiche Technik kann sowohl für die Verwaltung von Papier- als auch für E-Mails verwendet werden, sodass Unternehmen ihre internen Postverteilungsverfahren standardisieren und den Compliance-Standards des Unternehmens entsprechen können.

Viele Unternehmen gehen weiterhin davon aus, dass sie gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte Dokumente, z. B. Buchhaltungsunterlagen und Verträge, für einen bestimmten Zeitraum auf Papier aufzubewahren. Laut einer aktuellen AIIM-Umfrage ist die rechtliche Akzeptanz gescannter Dokumente für mehr als ein Viertel der Unternehmen immer noch ein Problem. Tatsächlich gelten diese Kriterien jedoch nur für einen kleinen Bruchteil der Dokumente. Die Mehrzahl der digitalisierten Papiere ist heute vor Gericht akzeptabel. Der neue British Standard BS 10008 Beweiskraft und rechtliche Zulässigkeit von elektronischem Material befasst sich eingehend mit diesem Thema. Die Mentalität, Risiken um jeden Preis zu vermeiden, führt dazu, dass Unternehmen täglich Zehntausende von Zeitungen drucken und archivieren.

Das Postvolumen nimmt aufgrund der Geschäftsausweitung und der Verbreitung mobiler Arbeitskräfte weiterhin enorm zu. Mittelständische Unternehmen bearbeiten beispielsweise 100.000 Sendungen pro Monat und unterstützen über 200 Abteilungen. Darüber hinaus ist die Poststelle des Unternehmens, eine wichtige Komponente des Informationssystems des Unternehmens, überfordert, mit dem Papierverkehr Schritt zu halten. In der Zwischenzeit wollen moderne Unternehmen schnelle, präzise Daten. US-Unternehmen geben jährlich über 500 Milliarden US-Dollar aus, um die Informationen in den Dokumenten, die sie täglich erhalten, in geschäftsnützliche Daten umzuwandeln.

Große Unternehmen sind aufgrund der Anforderungen an Corporate Compliance und Rechenschaftspflicht gezwungen, erheblich in Informationssicherung, Speichersysteme und Compliance-Lösungen zu investieren. Einige Poststellen von Unternehmen haben von der Einführung von Hochgeschwindigkeits-Automatisierungssystemen profitiert, die darauf abzielen, physische Post effektiver durch das System zu bewegen. Die Hürden sind jedoch gewaltig, wenn man bedenkt, dass die meisten Poststellen eine optische Identifizierung und manuelle Sortierverfahren verwenden.

Durch die Digitalisierung des Posteingangsprozesses und die Indizierung der Dokumente im laufenden Betrieb können Unternehmen nicht nur die interne Kontrolle über ihre Postprozesse erlangen (keine Effizienzverluste mehr, Lücken in der Dokumentenkontrolle oder Verlust wertvoller Post), sondern auch elektronische Postformate (E-Mail, Fax) innerhalb desselben Dokumentenverarbeitungsflusses kombinieren. Eine digitale Poststelle, die als zentrale Informationsplattform strukturiert ist, ermöglicht es einem Unternehmen, die Postverarbeitung zu rationalisieren und erhebliche Effizienz- und Kundenserviceverbesserungen zu erzielen.

Ein wesentlicher Vorteil ist die Verkürzung des Entscheidungszyklus, indem alle eingehenden Papierpost sofort nach Eingang in Fotos umgewandelt werden. Die Mitarbeiter können sofort auf Fotos zugreifen, unabhängig davon, wo die Dokumente physisch erworben wurden. Je nach Dringlichkeit können die Akten dann sehr schnell bearbeitet werden. Digitale Poststellen unterstützen die Übermittlung von Unternehmensinformationen und die Koordination mehrerer Personen rund um dasselbe Dokument. Die Entscheidungsfindung wird schneller und präziser.

Die zahlreichen Technologien, die den Kern digitaler Poststellen bilden, helfen Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren, z. B. durch die Reduzierung der Kosten für den standortübergreifenden erneuten Versand von Papieren.

Neben den Personalkosten im Zusammenhang mit der Verteilung von Briefen sind auch die Kosten für den erneuten Versand, den Verlust oder die Beschädigung von Papieren enthalten. Die Einführung einer digitalen Poststelle wirkt sich direkt auf all diese Kosten aus und wird zu einem entscheidenden Element der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Mit der eigentlichen Lagerung von Papieren ist eine zweite Quelle papierbezogener Ausgaben verbunden. Wenn Sie die Mitarbeiter ermutigen, auf Papier zu verzichten, werden die Kosten für übermäßiges Drucken und Duplizieren von Papieren schnell reduziert. Ziel ist es nicht, Papier vom Arbeitsplatz zu verbannen, sondern eine neue, sichere Organisation zu etablieren, die Papier überflüssig macht.

Compliance-Vorschriften haben die Nachverfolgung eingehender E-Mails für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen zu einer Notwendigkeit gemacht, was die Einhaltung von Vorschriften zu einem wichtigen Faktor macht. Je früher ein Dokument in eine Bilddatei konvertiert wird, desto genauer kann es während seines gesamten Lebenszyklus verfolgt werden. Darüber hinaus wird ein gescanntes Dokument allen berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt (als PDF-, TIFF- oder JPEG-Datei). Die erstellte Datei enthält mehr als nur Fotos. Es verweist auf ein oder mehrere Dokumente in der Archivdatenbank und protokolliert alle Aktivitäten, die von den Administratoren der Datei ausgeführt werden. Die Sicherheit des Prozesses gewährleistet die Gültigkeit und Integrität des Dokuments in Übereinstimmung mit der Richtlinie des Unternehmens zur Verwaltung von Datensätzen.

Die elektronische Verwaltung des Posteingangs erleichtert die Dokumentenverarbeitung in serviceorientierten Unternehmen und Behörden. Es verbessert das Serviceniveau für Kunden, indem es dem Personal ermöglicht, sofort auf Kundendateien zuzugreifen und sofort auf Anfragen zu reagieren. Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen hält die Verbesserung des Kundenservice für von wesentlicher Bedeutung.

Die Kombination der Digitalisierung des Posteingangs mit Content-Management-Systemen ermöglicht die Weiterleitung der Post an die richtigen Mitarbeiter, unabhängig von deren physischem Standort. Die zunehmende Verbreitung von Remote-Arbeit hat den Gesamtplatzbedarf der Poststelle verringert. Zahlreiche Unternehmen entscheiden sich heute für Poststellensoftware, um ihre gesamten Postein- und -ausgangsprozesse zu automatisieren.

Das Scannen von Papierdokumenten, damit sie in ihrem ursprünglichen Bildformat gespeichert und abgerufen werden können, wird als Dokumentenerfassung bezeichnet. Es ist die am häufigsten verwendete Bildgebungstechnologie, die heute von Unternehmen eingesetzt wird. Dank der Weiterentwicklung der Software ist es nun möglich, gleichzeitig Papierdokumente zu sammeln und elektronische Dateien zur Verarbeitung auf derselben Produktionsplattform zu importieren. Sowohl Papier- als auch digitale Briefe können nun am selben Ort archiviert werden. Die Möglichkeit, Dokumente von entfernten Standorten aus zu scannen und über ein Webinterface abzurufen, ist eine weitere wichtige Entwicklung. Dies wird als verteilte Erfassung bezeichnet und bietet Unternehmen mit verschiedenen Zweigstellen oder Remote-Mitarbeitern zahlreiche Kostenvorteile.

Ursprünglich konnte die Formularverarbeitungstechnologie nur Informationen aus strukturierten Dokumenten, wie z. B. Verwaltungsformularen, extrahieren und überprüfen. Intelligent Document Capture ist der Fachbegriff für die Fähigkeit, alle Daten aus halbstrukturierten Dokumenten (z. B. Rechnungen) automatisch zu extrahieren, was auf Fortschritte in der OCR-Technologie (IDC) zurückzuführen ist. Es ist noch nicht möglich, alle Informationen aus völlig unstrukturierten Dokumenten wie rechtlichen Verträgen, Kundenkorrespondenz und Whitemail zu entdecken und zu extrahieren. Die Technologien sind jedoch so weit fortgeschritten, dass sie den Dokumenttyp erkennen und automatisch wichtige Informationen extrahieren können, die zur Indizierung des Dokuments und/oder zur Weiterleitung an die entsprechende Abteilung oder den entsprechenden Empfänger verwendet werden können.

Mit Hilfe eines grafischen Verfahrens kann eine Software gemischte Stapel von strukturierten oder halbstrukturierten Texten auswerten und klassifizieren, um eine Vorlagenbibliothek zu erstellen. Mithilfe dieser automatisch generierten Vorlagenbibliothek kann die Software dann Daten aus jedem gescannten Papier in einem einzigen Arbeitsgang erkennen und extrahieren. Diese bildbasierte Kategorisierungsmethode in Verbindung mit einer Volltextanalyse bestimmter Dokumente (basierend auf einer Stichwortsuche) sind heute die primären Technologien, mit denen semi- oder unstrukturierte Texte verarbeitet werden. Innovative automatische Klassifizierungsmethoden machen das Vorsortieren von Dokumenten vor dem Scannen überflüssig. Folglich können Unternehmen, die große Mengen an Papierpost erhalten, erhebliche jährliche Kosteneinsparungen erzielen.

Workflow-Apps erleichtern den internen Umlauf von elektronischen Dokumenten und Daten. Aufgrund der Globalisierung von Unternehmen müssen sie möglicherweise äußerst komplizierte Abläufe mit mehreren Standorten verwalten. Die wachsende Bedeutung von Sicherheit ist ein weiteres entscheidendes Hindernis. Um organisatorische Veränderungen bei der Implementierung dieser Tools zu vermeiden, ist eine der