Posteingang

E-Mails haben die herkömmliche Briefpost längst als Kommunikationsmittel abgelöst. Vor allem Unternehmen wickeln einen Großteil ihrer Korrespondenz per E-Mail ab, da sie die Abläufe gegenüber der Briefpost beschleunigt und sich beliebige Anhänge verschicken lassen.

Moderne E-Mail-Programme können Nachrichten jedoch nicht nur lesen, schreiben und versenden, sondern sie auch in Unternehmensabläufe einbinden. Das E-Mail-Programm dient dabei häufig als persönlicher Assistent des jeweiligen Mitarbeiters, da es in der Regel auch Kontakte und Termine verwaltet und über diverse Schnittstellen Daten an EnterpriseSoftware weiterleiten kann.

Außerdem lässt sich die E-Mail-Kommunikation bei Bedarf automatisieren, etwa wenn Mitarbeiter an ihre Kommunikationspartner eine Urlaubsmeldung versenden. Wir sehen uns im Folgenden genauer an, was die gängigen grafischen Mailclients in Sachen Bedienergonomie, Sicherheit und Erweiterbarkeit leisten.

Funktionalität

Das Herz jedes E-MailClients stellt die Verbindung zum Mailserver dar. Eingehende Nachrichten ruft der Client per POP3 oder IMAP beim Server ab. Während beim POP3Protokoll die E-Mails vom Server abgerufen und auf den Client verschoben werden, bleiben beim Einsatz des IMAP-Protokolls die Mails auf dem Server erhalten. Dadurch lassen sich die Mails auf unterschiedlichen Rechnern einsehen und bearbeiten, ohne dabei an einen bestimmten Computer gebunden zu sein. Der Mailclient archiviert zudem die eingegangenen E-Mails, sodass man auch ohne Verbindung zum Server darauf zugreifen kann. Der Versand von E-Mails erfolgt mithilfe des SMTP-Protokolls, wobei es auch Komfortfunktionen wie eine Warteschlange für ausgehende EMails gibt.

E-Mail-Clients können in der Regel mehrere Konten simultan und unabhängig voneinander verwalten. Zusatzfunktionen wie Adressbücher oder auch Konvertierroutinen, die das E-Mail-Programm bereitstellt, lassen sich dabei mit allen Konten nutzen. Einige Programme bieten darüber hinaus eine Priorisierung von ausgehenden E-Mails und versenden bei großem Nachrichtenaufkommen unwichtigere Sendungen zeitverzögert.

Ein wichtiges Kriterium beim Einsatz eines E-Mail-Clients stellt außerdem die Sicherheit dar. Üblicherweise erfolgt der Nachrichtentransport verschlüsselt, wozu meist das TLS-Protokoll zum Einsatz kommt. Mithilfe der Signatur von Nachrichten lässt sich deren Authentizität gewährleisten. Eine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Nachrichten erfordert jedoch eine entsprechende Infrastruktur aus privaten und öffentlichen Schlüsseln. Nur sie garantiert, dass Vertrauliches auch wirklich vertraulich bleibt.

Professionelle Mailclients implementieren zusätzlich diverse Filter- und Suchroutinen, mit deren Hilfe sich E-Mails zu einem bestimmten Stichwort oder einer Phrase aufspüren lassen. Dabei kann man häufig mehrere Begriffe miteinander kombinieren, was eine zielgenauere Suche ermöglicht. Darüber hinaus helfen die Programme, E-Mails mit unerwünschten Inhalten, sogenannte Junk- oder SpamMails, aus dem Posteingang herauszufiltern. Dazu kommen meist