Das ERP als Erfolgsfaktor für Unternehmen: Grundlagen, innerbetriebliche Funktionen, E-Business, Auswahlmethode

Von Marcel Siegenthaler

Rechnungen schreiben sollte doch eigentlich etwas Schönes sein – oder sogar automatisch ablaufen. Fast jedes Unternehmen hat eine Business-Software, doch sehr oft macht die Arbeit damit leider gar keinen Spass. Viele Aufgaben sind umständlich zu erledigen, und man fragt sich, ob das alles nicht viel einfacher gehen könnte.

Der Beschluss ist gefasst: Ein neues ERP soll es richten! Klar ist man sich allerdings auch schnell, dass nicht nur Rechnungen betroffen sind. Das ERP weist Funktionen in allen Geschäftsbereichen auf, es ist das Rückgrat des Unternehmens. Dieses stark und fit zu machen, ist eine interessante Aufgabe!

Aus langjähriger Erfahrung als Berater und Coach in vielen Projekten weiss
Dr. Marcel Siegenthaler, worauf es ankommt, damit das ERP zum Erfolgsfaktor im Unternehmen wird.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: buch & netz
• Erscheinungsdatum: 25. Nov. 2014
• ISBN: 9783038051398

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Erfolg für Ihr Projekt

Grüezi Herr Siegenthaler, wir suchen eine Business-Software. Können Sie mir bitte ein Standard-Pflichtenheft senden und die Adressen der sechs besten Anbieter?

Grüezi, hmm…

Ich versuche zu argumentieren, warum ich das nicht kann, auch wenn ich gerne hilfsbereit bin. Die Argumentation geht ungefähr entlang dieser Linie: Weil Ihr Unternehmen vermutlich nicht genau gleich funktioniert wie tausend andere, muss auch die Business-Software zu genau diesem einen Unternehmen passen. Und um die ganz spezifischen Anforderungen, welche die Software meistern muss zu kennen, müsste ich schon recht viel über die Firma wissen. Ja und die Sache mit den Adressen: 300 Anbieteradressen könnte ich problemlos nennen, aber sechs?! Das ist schwierig. Ich müsste ja einen Massstab anlegen können um zu entscheiden, welcher Anbieter mit welcher Software am besten ist. Die Marken an diesem Massstab sind aber die individuellen Bedürfnisse des betroffenen individuellen Unternehmens, welches ich ja eben nicht kenne.

Natürlich gibt es noch ganze andere Problemstellungen, die mich motivierten, das vorliegende Buch zu verfassen, wie beispielsweise die langjährige Dozententätigkeit an der Fachhochschule, an der ich den Text als Skript einsetzen werde. Dieses Buch bringt daher Hintergrundwissen, welches für die Auswahl und Einführung von Business-Software nützlich sein kann und beschreibt eine Methode, welche sich in vielen Projekten unserer Beratungstätigkeit bewährt und laufend verfeinert wird.

Was ist ein erfolgreiches Projekt? Mir scheint, dass weniger diese Frage, als eher das Gegenstück dazu gut dokumentiert ist. Viele IT-Projekte scheitern – eine Menge Studien belegen diesen Missstand mit genauen Zahlen.

Im Sinne der Hilfe zur Selbsthilfe bietet dieses Buch Unterstützung, damit Sie als Leser Erfolg in Ihrem IT-Projekt haben.

Dr. Marcel Siegenthaler, 30.10.2014

1. Management Summary

Mit einer Investition von etwa 12’000.- CHF pro Mitarbeiter gehört ein Enterprise-Resource-Planning-System, kurz ERP genannt, schon rein finanziell gesehen zu den grösseren Ausgaben einer Firma. Diesen Ausgaben stehen auch konkrete Nutzen gegenüber, welche einem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile ermöglichen können. Die Business-Software erlaubt:

Enge Anbindung an Kunden und Lieferanten

Kürzere Reaktionszeiten am Markt

Kleinere Lager

Kontrollierten Auftragsablauf mit Rückverfolgbarkeit

Das ERP durchdringt das ganze Unternehmen und betrifft alle Prozesse. Mit der heutigen grossen Funk­tionsbreite der ERP-Lösungen entsteht ein weiterer Vorteil durch die Mehrfachnutzung der Daten. Historisch gewachsene IT-Insellösungen verursachen überproportional viel Aufwand im Betrieb. Medienbrüche, unterschiedliche User-Interfaces, Datenredundanzen und diverse weitere Nachteile können die Ablösung durch ein integrierendes Gesamtsystem durchaus rechtfertigen.

Um die Vorteile eines modernen ERP auszuschöpfen, ist bei der Auswahl mit grosser Sorgfalt vorzugehen. Das ERP muss möglichst genau zu den Produkten, der Fertigungsart, den Prozessen und der Organisation des Unternehmens passen. Gerade kleinere Unternehmen können sich teure Anpassungen der Software kaum leisten.

Als Erfolg des IT-Projektes lässt sich definieren, dass die Abläufe und die Mitarbeitenden im Unternehmen längerfristig umfassend von der Software unterstützt werden. Natürlich sind dabei die finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen ebenfalls einzuhalten. Um diesen Erfolg zu erreichen, hat sich ein prozessorientierter Ansatz in der Praxis vielfach bewährt; er ist im Kapitel 8 beschrieben.

Letztlich muss das Projekt einer ERP-Einführung mehr leisten als lediglich eine Software mit vielen Funktionen zur Verfügung zu stellen: Es geht um Kommunikation, Kooperation und Aufbau von Wissen im Unternehmen. Das ERP-Projekt wird idealerweise als Chance verstanden, das Unternehmen weiterzuentwickeln.

2. Grundlagen ERP

Eine Business-Software ist heute in fast jedem schweizerischen Unternehmen anzutreffen. Entsprechend dem Einsatzzweck oder der Herkunft der Software werden die unterschiedlichsten Bezeichnungen verwendet. Auch für Fachleute ist es sehr schwierig, einen Überblick über die eingesetzten Produkte und die aktuellen Schlagworte zu behalten.

Dieser Leitfaden konzentriert sich darauf, die Software­situation zu klären, und zwar für kleine und mittlere Unternehmen, welche in Produktion, Handel und / oder Dienstleistung tätig sind. Durch die anhaltend schnelle Entwicklung in der Informationstechnologie ist jede Marktabbildung und jede Produktempfehlung zeitlich nur begrenzt aktuell. Hier wird deshalb die Vorgehensmethodik zur Software-Evaluation und -Einführung beschrieben und auf internetbasierte Quellen zur Marktübersicht verwiesen, z.B. www.topsoft.ch.

2.1 Definition und Übersicht

Die eingesetzten Begriffe im Umfeld der Software für Firmen sind weder trennscharf noch eindeutig definiert. Grundsätzlich geht es hier um Computerprogramme zur Unterstützung von Arbeitsabläufen in Firmen, also um Software zur Geschäftsprozessunterstützung. Je nach Herkunft der zu unterstützenden Prozesse wird von «be­triebs­wirt­schaft­li­cher Software» gesprochen oder von «Produktionsplanungs-Software». Alles umfassend wird der Begriff «Business-Software» verwendet.

Unter «Enterprise Resource Planning»-Systemen (ERP-Systemen) versteht man Softwarepakete, welche alle für ein Unternehmen relevanten Daten zur Bewirtschaftung der Ressourcen – Finanzen, Arbeitskräfte, Maschinen, Material, Zeit usw. – integrieren und damit operative und strategische Entschei­dungen ermöglichen.

Wie in der Praxis sinnvoll und üblich, konzentriert sich dieser Leitfaden auf Standardsoftware. Auf Branchen- und Individualsoftware wird in den Kapiteln 7.3 und 7.4 eingegangen.

So vielfältig die unterschiedlichen Firmen mit ihren individuellen Leistungen und Abläufen sind, so stark unterscheiden sich auch ihre Anforderungen an die betriebliche Software. Eine Unterteilung in Gruppen mit ähnlichen Anforderungen ist auf folgender Stufe möglich:

Handel

Dienstleistung

Produktion

Die Anforderungen von Handelsbetrieben an die Softwareunterstützung sind insbesondere bezüglich der Integration zu Lieferanten und Abnehmern ausgeprägt, aber auch in Bezug auf die teilweise enormen Sortimentsgrössen und Lagerbewegungen. Diese Anwendungen werden oft als Warenwirtschaftssysteme bezeichnet. Der Software für E-Business – integriert im ERP oder eigenständig – kommt im Handel eine zunehmende Bedeutung zu.

Im reinen Dienstleistungsgeschäft werden nichtmaterielle Leistungen wie Beratung, Produktentwicklung oder Buchführung angeboten. Der Fokus liegt dabei oft auf der Projektführung, dem Dokumentenmanagement und der Kommunikation mit den Auftraggebern.

Produzierende Firmen transformieren Materialien und stellen in Bezug auf die Planung und Steuerung hohe Ansprüche, zunehmend auch an die Rückverfolgbarkeit und an die Kommunikation mit Produktionsmaschinen und Prüfgeräten. Oft verfügen diese Firmen über eine Produktentwicklung, welche hinsichtlich der Datenintegration eine anspruchsvolle Aufgabe darstellt (Abschnitt 3.7).

Bei produzierenden Firmen ist häufig die Kombination mit Handels- und Dienstleistungsaufgaben anzutreffen, was die Komplexität steigert und die Berücksichtigung vieler Spezialitäten verlangt. Diese «zu­sätz­li­chen» Prozesse werden bei der Ausschreibung einer Business-Software leicht vergessen. Beispiele für solche verrechenbare, nichtmaterielle Leistungen sind Expertisen oder Entwicklungen von Kundenprozessen.

2.2 Abgedeckte Prozesse / Funktionsumfang

Die Prozesse in den Firmen werden in folgende zwei Kategorien aufgeteilt:

Wertschöpfende Prozesse

Unterstützende Prozesse

Wertschöpfende und unterstützende Geschäftsprozesse

Funktionen der Business-Software stehen für die meisten der in der vorherigen Tabelle aufgeführten Prozesse zur Verfügung. In der Regel werden aber Produkt- und Prozessentwicklung, wie auch Fir­men­ent­wick­lung, von der ERP-Software nur schwach unterstützt.

Einen bestimmten Prozess mit einer Software zu unterstützen, ist