Prozesseffizienz im Einkauf: Entfaltung der enormen Möglichkeiten zur betrieblichen Effizienzsteigerung und Rationalisierung in der Beschaffung.

Von Lutz Schwalbach

Das vorgelegte Buch eröffnet Bestimmungswege zum Ist/Soll Abgleich sowie dem Potenzial an Effizienzsteigerung im Einkauf. Ziel des vorgelegten Werks sind Wege aufzuzeigen und Wege der Erreichung anzusprechen. Der Ansporn für dieses Werk leitet sich aus der einfachen Frage ab: Wie werden wir den Einkauf der Zukunft erreichen, die Transformation zum digitalen Einkauf umsetzen und Potenziale heben?
Aus der Sichtung der Veröffentlichungen zu den Erwartungen an den Einkauf der nächsten Jahre, konnten folgende Inhalte als notwendigen Essenz herausgelöst: Effizienzsteigerungen, Digitalisierung, employee experience, Lieferantenintegration und agiles Arbeiten im Einkauf.
Neben bestehenden Möglichkeiten zur Entfaltung konventioneller Möglichkeiten zur betrieblichen Effizienzsteigerung aus der Arbeitsteilung, effizientere Nutzung von Ressourcen und Automatisierung wird in die Digitalisierung des Einkaufs einführt. Die Digitalisierung wird im Einkauf als neuen Schlüsseltechnologie eingestuft. Auf dem Weg zu purchase to pay oder sourcing to pay, werden enorme Möglichkeiten erschließbar. Die digitalen Modelle der Kataloge, der Ausschreibungssysteme, der Plattformen, Portale und Marktplätze sowie die Robotic Prozess Automation und künstliche Intelligenz sind als vielfältiges Angebot vorhanden und noch unzureichend in den betrieblichen Einkaufsabteilungen umgesetzt.
Um die enormen Möglichkeiten an der Effizienzsteigerung im Einkauf zu heben, bedarf es einer fähigen, qualifizieren und motivieren Einkaufsmannschaft. Eine weitere Voraussetzung ist die notwendige Qualität der Stammdaten. Denn die Digitalisierung kann nur dann effizient genutzt werden, wenn ihre Datengrundlage und Stammdaten korrekt und bereinigt vorliegen.
Die Lieferantenintegration stellt einen weiteren Anteil am Effizienzgewinn dar. Sie hat in heutigen Ausprägungen die drei Arbeitsfelder der Vorwärtsintegration des Lieferanten in das Unternehmen, das Arbeiten an Schnittstellen nebst der gemeinsamen Kooperation sowie die technische Form der beiderseitigen (Duplex) Anbindung Lieferant und Unternehmen.
Mit der scrum Methode als agiles Arbeiten wird abschließend ein neuer Weg zur Projektbearbeitung mittels selbstbestimmten Teams und Sprints aufgezeigt. Agiles Arbeiten stellt einen wesentliche effizienteren und motivierenden Weg der Zusammenarbeit dar, als es das bisherigen Projektmanagement es war.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 10. Dez. 2022
• ISBN: 9783756827091

Lutz Schwalbach

Lutz Schwalbach studierte Maschinenbau an der Technischen Hochschule Karlsruhe, berufsbegleitend Wirtschaftsingenieurwesen an der Hochschule Zweibrücken und Erwerb des Master of Business and Administration an der Hochschule Kaiserslautern. Als Manager mit profit & loss Verantwortung deckt er ganzheitlich die materialwirtschaftlichen Belange eines Unternehmens von der Arbeitsvorbereitung, Disposition, Fertigungsplanung- und Steuerung, Produktionsleitung, strategischem und operativem Einkauf, Qualitätswesen bis zur Sortimentspflege ab. Profunde Erfahrung im Lean Management, Six Sigma (black belt), Supply Chain Manager DLA, REFA, QMB, im interkulturellen Arbeiten und dem Projektmanagement. - Meine Expertise: Einkauf, Beschaffung, Logistik. - Meine Leidenschaft: Neues planen, Veränderung gestalten, Menschen bewegen, Gewinne realisieren. - Mein Motto: Früher lag das Geld im Einkauf, heute liegt es im digitalisierten Prozess und Sie steuern den Prozess. Aktuell arbeitet er als Leiter Supply Chain für ein Maschinenbauunternehmen, davor in national und international geprägten Unternehmen und Konzernen der Branchen Elektrotechnik, Baustoff, Handel, Maschinen &Anlagenbau und der Industrie.

Buchvorschau

Veröffentlichungen

Lutz Schwalbach: Wert und Mehrwert des Einkaufs, 2021.

Lutz Schwalbach: Konflikte aus Phrasen im Einkauf, 2021.

Lutz Schwalbach: Mentales Training im Einkauf, 2021

Lutz Schwalbach: Einkauf schnell erklärt, 2021.

Lutz Schwalbach: Agiles Arbeiten im Einkauf, 2021.

Lutz Schwalbach: Grundlagen des Einkaufs, 2021.

Lutz Schwalbach: Künstliche Intelligenz im Einkauf, 2021.

Lutz Schwalbach: Scrum im Einkauf, 2020.

Lutz Schwalbach: RPA, Software & App's im Einkauf, 2020.

Lutz Schwalbach: Schnittstellenmanagement des Einkaufs, 2020.

Lutz Schwalbach: Outsourcing der Einkaufsprozesse, 2020.

Lutz Schwalbach: Automatisierungen im operativen Einkauf, 2020.

Lutz Schwalbach: Optimierungen der Beschaffung, 2019.

Lutz Schwalbach: Einkauf 4.0 – Umsetzung der Digitalisierung, 2018.

Lutz Schwalbach: Datenpflege im Einkauf, 2018.

Lutz Schwalbach: Optimierung der Anzahl Lieferanten, 2018.

Lutz Schwalbach: Arbeitsteilung im Einkauf, 2017.

Lutz Schwalbach: Lean Management im Einkauf, 2017.

Lutz Schwalbach: Verbessern der Lieferzuverlässigkeit LSS, 2015.

Lutz Schwalbach: Liefertreue und Lieferpünktlichkeit, 2015.

Lutz Schwalbach: Bestands- und Vorratssenkung, 2. Auflage, 2013.

Lutz Schwalbach: Auswahl und Auslistung von Artikeln, 2013.

Lutz Schwalbach: Ein deutsch-indisches Projektteam, 2011.

Alle Werke verlegt im BoD Verlag, Norderstedt.

Dipl. Ing., Dipl. Wirtsch. Ing. (FH), MBA Lutz Schwalbach.

Erststudium: Allgemeiner Maschinenbau, Produktionstechnik.

Berufsbegleitend Wirtschaftsingenieurwissenschaften und Erwerb des Master of Business Administration. 25 Jahre Berufserfahrung als Führungskraft in der Beschaffung und dem Supply Chain Management.

Als Manager mit profit & loss Verantwortung deckt er ganzheitlich die materialwirtschaftlichen Belange eines Unternehmens von der Arbeitsvorbereitung, Disposition, Fertigungsplanung- und Steuerung, Produktionsleitung, strategischem und operativem Einkauf, Qualitätswesen bis zur Sortimentspflege ab.

Profunde Erfahrung im Lean Management, Six Sigma (black belt), Supply Chain Manager DLA, REFA, QMB, im interkulturellen Arbeiten und dem Projektmanagement.

Meine Expertise - Einkauf, Beschaffung, Logistik.

Meine Leidenschaft – Neues planen, Veränderung gestalten, Menschen bewegen, Gewinne realisieren.

Mein Motto - Früher lag das Geld im Einkauf, heute liegt es im digitalisierten Prozess und Sie steuern den Prozess.

Aktuell arbeitet er als Leiter Supply Chain für ein Maschinenbauunternehmen, davor in national und international geprägten Unternehmen und Konzernen der Branchen Elektrotechnik, Baustoff, Handel, Maschinen &Anlagenbau und der Industrie.

Meine Arbeit und Ausführungen können niemals vollständig sein. Sie erfüllen aber den Anspruch, Hinweise und Hilfestellungen einer neuen Effizienz und Rationalisierung im zukünftigen Einkauf aufzuzeigen. Das Buch kann auch als Beitrag zur Stärkung der Rolle des Einkaufs im Unternehmen angesehen werden.

Die folgenden Ausführungen wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Der Autor schließt jede Haftung und Gewähr aus.

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Präambel

Wir werden die Hürden der sprachlichen Kommunikation und Erreichbarkeit verlieren. Die IT-Systeme werden im online Modus gesteuert und betrieben, mit wenigen teamorientierten Einkäufern, verteilt über eine globale Welt.

Auch in einer digitalen Welt wird der Mensch den Prozess steuern.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

1.1 Einkaufstudien

1.2 Essenz

1.3 Abgrenzung

1.4 Vorgehensweise

Effizienzsteigerung

2.1 Bestandsmanagement

2.2 Bestellautomatisierung

2.3 Lieferantenbewertung

2.4 Elektronische Kommunikation

2.5 Dokumentenmanagement

2.6 Automatisierter Dokumentenversand

Digitalisierung

3.1 Stufenmodell

3.2 Kataloganbindung

3.3 Ausschreibungs-/Bietersysteme

3.4 Dienstleister

3.5 Plattformen, Portale und Marktplätze

3.6 Robotic Process Automation

3.6.1 Prozess

3.6.2 Anwendungen

3.7 Künstliche Intelligenz

3.7.1 Verfahren

3.7.2 Anwendungen

Qualifizierung

4.1 Ausbildung

4.2 Weiterbildung

4.3 Mitarbeitererfahrung

4.4 IT-Management

4.4.1 Plausibilitätsprüfimg

4.4.2 Alert Meldungen

4.4.3 Datensammlung

4.4.4 Stammdatenstelle

Lieferantenintegration

5.1 Vorwärtsintegration

5.1.1 Vorauseilender Einkauf

5.1.2 Projekteinkauf

5.2 Schnittstellen

5.3 Kooperation

5.4 Elektronische Lieferantenanbindung

Agiles Arbeiten

6.1 Organisation

6.2 Manifest

6.3 Prozess

6.4 Ablauf

6.4.1 Anwendungen

6.4.2 Beispiel Maverick-Buying

6.4.3 Beispiel EDI

Zusammenfassung

Verzeichnisse

8.1 Abkürzungen

8.2 Abbildungsverzeichnis

8.3 Tabellenverzeichnis

8.4 Literaturverzeichnis

8.5 Studienverzeichnis

1 Einleitung

Früher stand primär der Einkaufspreis im Vordergrund und der Einkauf war Bestellschreiber/-abwickler. Heute ist der Einkauf tief integriert in die Unternehmen und seine Einbindungen und Schnittstellen reichen bis zu Partnerschaften, Alternativmaterialien, Lieferanten F&E, Qualitätsmaßnahmen, Beschaffungsstrategien, usw. Damit wurde eine deutliche Änderung im Einkauf, weg vom Bestellvollzug, hin zum bestellgestaltenden Einkauf als Wertbringer, bewirkt.

Abbildung 1: Einkaufswandlung

Der Einkäufer als Mitarbeiter vollzog früher den gesamten Einkaufsprozess. Die Umfänge der heutigen modernen Beschaffung zeigen Wandlungen auf, von der Bestellabwicklung der Beschaffungsabteilung zum Management der Materialien (Arnolds, 2016, S. 17).

Die Stärkung der Rolle des Einkaufs im Unternehmen begründet sich in dem vermehrten Outsourcing der Produktion oder Fertigung.

In starken Produktionsbetrieben ist der Einkauf der größte Mitbewerber, aufgrund der zu treffenden make or buy Entscheidung und der verbundenen Entscheidung pro Eigenfertigung oder pro Outsourcing.

Abbildung 2: Moderner Einkauf

Der Begriff Einkauf (EK) beschreibt den Zukauf von Gütern, Dienstleistungen oder immateriellen Dingen passend zur Unternehmensaufgabe (Arnolds, 2016, S.2-6, Hofbauer, 2013, S. 13). Aktuell wird der Begriff Einkauf erweitert um die Aufgabe der Entsorgung und Nachhaltigkeit. Der Begriff Beschaffung ergänzt den Einkauf um die strategischen Aspekte und der Beschaffungsmarktforschung (Hofbauer, 2013, S. 13). Den operativer Einkauf plus strategische Einkaufsmanagement, die Versorgungssicherheit des Unternehmens mit Fremdwaren, Vorprodukten und deren Risiken und die Beschaffungsstrategien, global sourcing und Lieferantenmanagement.

Die qualitativen Ziele dominieren ebenfalls zur Erfüllung des störungsfreien Betriebes aus der Qualität der Materialien sowie dem Schutz vor Garantiefällen oder Produkthaftung (Hofbauer, 2013, S. 17).

Tabelle 1: Beschaffungsziele

1.1 Einkaufstudien

Immer wieder kristallisieren sich wiederholende Inhalte beim Lesen von Studien und Aussagen zur Zukunft der Beschaffung heraus.

Zum einen der Kostentreiber Mensch, welcher sich in der Aussage wiederfindet, dass ein analoger Bestellprozess ca. 115 Euro im Mittel an Prozesskosten erzeugt, während der digitalisierte Bestellprozess nur ca. 68 Euro im Mittel an Prozesskosten beträgt¹. Aus diesem Kostenhebel begründet sich der Druck in Richtung der Automatisierung und Digitalisierung im Einkauf. Mit der Digitalisierung im Einkauf wird auch die Steigerung der Prozessqualität und Transparenz verbunden.

Zum anderen wandelt sich die Rolle und das Berufsbild im Einkauf grundlegend. Die Rolle des Einkäufers drückt sich neu im Management der Schnittstellen nach innen und außen aus. Gleichfalls wird der Einkauf zur Schlüsselfunktion auf dem Weg zur Industrie 4.0 und seine Qualifikation und Ausbildung wird neu zu definieren sein.

PricewaterhouseCoopers GmbH befragte für seine im Jahr 2022 veröffentlichte Studie Digital Procurement Survey 2022 in 64 Ländern mehr als 800 Firmen. Die Studie umfasst Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz und 52 Unternehmen².

Der Weg des Einkaufs ist vorbestimmt. Es wird immer mehr um die Orientierung zu einer Konzentration und effizienten Bewältigung der Beschaffung gehen. Weltweit werden sich die Einkaufsabteilungen und -teams auf wesentliche Arbeitsinhalte des Einkaufes konzentrieren. Dies sind vornehmlich:

die Reduzierung der Beschaffungskosten benannt von 37 Prozent der globalen Studienteilnehmer

und das Management der Risiken benannt von 31 Prozent der Studienteilnehmer im DACH-Raum

Verschiedene Begleitumstände bewirken die Weiterentwicklung zu einer Digitalisierung. Zum einen bewirkt die Digitalisierung den Effizienzsprung, zum anderen flacht die Pandemie ab und Störungen der Lieferketten werden offensichtlich.

Die Digitalisierung der Beschaffung wird von 18 Prozent der Teilnehmer aus dem DACH-Raum benannt und mit 21 Prozent der globalen Teilnehmer als wichtigstes strategisches Projekt angesehen. Aktuell ist die Rate der Digitalisierung im Einkauf auf 41 Prozent gesunken, was sich auf die Sonderaufwände während der Pandemie zurückführen lässt. Das Ziel der Digitalisierungsrate soll bis 2025 auf 72 - 75 Prozent ansteigen. Die am häufigsten genannten Weiterentwicklungen und Investitionen führen zu Softwarelösungen wie:

Source-to-Contract und Procure-to-Pay.

90 % der Teilnehmer haben bereits eine Lösung installiert.

Dabei geht es um Technologien, welche nachweislich einen Mehrwert bieten.

Firmen sind bereit, hierfür Geld zu investieren. Dies wurde durch 18 Prozent der global Befragten und sogar 21 Prozent der Befragten aus der DACH-Region ausgedrückt. Beweggründe leitet man aus der fehlenden Verfügbarkeit qualifizierter Einkäufer sowie der Überwindung des allgemeinen Technologiehypes um die Blockchain und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz ab.

Neu hinzukommt das Thema eines CO2-Fußabdrucks.

25% der Teilnehmer haben bereits einen CO2-Tracker.

Dieser resultiert aus dem