Einkauf 4.0 - Umsetzung der Digitalisierung: Voraussetzungen schaffen, Fachkonzept schreiben und praxisgerecht umsetzen

Von Lutz Schwalbach

Nichts wird bleiben wie es war. Die Digitalisierung wird den Einkauf in seinen bisherigen Einkaufstätigkeiten, seinem Datenverständnis und Kommunikationsformen nachhaltig verändern. Die hauptsächliche Umsetzung der Digitalisierung im Einkauf folgt den Motivationen Senkung der Prozesskosten, Erhöhung der Prozessstabilität, Erhöhung der Transparenz, Durchlaufzeiten und Senkung der Einkaufspreise.
Doch mangelt es heute für Unternehmen an konkreten Handlungswegen in die Digitalisierung des Einkaufs 4.0 und des Einkaufsprozesses. Ein weiteres sehr gravierendes Problem ist die fehlende Strategie der Unternehmen zur Digitalisierung.
Die digitale Strukturierung anhand von Merkmalen zerlegt die Umsetzung zum Einkauf 4.0 in handhabbare Teilschritte. Durchläuft man am Ende alle Teilschritte, wäre die vollständige Transformation in den Einkauf 4.0 vollzogen. Ein weiterer Vorteil der schrittweisen Umsetzung wäre ein budgetorientiertes Vorgehen sowie ein Vorgehen an den verfügbaren betrieblichen Kapazitäten und Ressourcen.

Die Merkmale lassen sich aus bekannten Methoden und Strukturen logisch ableiten. Im Einzelnen sind dies folgende:
1. die Klassifizierung der Materialien in Kaufteile, Dienstleistungen oder Anfertigungsteile
2. die Anwendung der ABC Methodik, nach dem Kriterium Menge (oder den Kriterium Wert)
3. die Anwendung der XYZ Methodik, nach dem Abgangsverhalten
4. die Klassifizierung der Lieferanten und Materialien, nach singel sourcing, dual sourcing und multi sourcing
5. die Klassifizierung nach Verträgen, Preislisten oder Kontrakte

Das Gesamtbild der kommenden Digitalisierung hat die acht Ausprägungen der Stufen in die Digitalisierung des Einkaufs:
1. Stufe zur Digitalisierung durch Lagerklassen
2. Stufe zur Digitalisierung durch automatische Bestellungen
3. Stufe durch Digitalisierung der Nachrichtensteuerung
4. Stufe zur Digitalisierung durch Kataloganbindung
5. Stufe zur Digitalisierung durch Bietersysteme, Einkaufsaktionen/-ausschreibungen
6. Stufe zur Digitalisierung durch externe Dienstleister
7. Stufe zur Digitalisierung über Plattformen und Portale
8. Traditioneller Einkauf der Kuriositäten und Spezialitäten
Mit diesem Buch erhält der Leser einen Handlungsweg, welcher nicht allgemein die Digitalisierung beschreibt, sondern einen speziellen Digitalisierungs-Exkurs für den Einkauf. Das angestrebte Ziel des Buches, dem Leser einen praxisorientierten Weg in die Digitalisierung an die Hand zu geben, wurde erreicht.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 11. Okt. 2018
• ISBN: 9783752827941

Lutz Schwalbach

Lutz Schwalbach studierte Maschinenbau an der Technischen Hochschule Karlsruhe, berufsbegleitend Wirtschaftsingenieurwesen an der Hochschule Zweibrücken und Erwerb des Master of Business and Administration an der Hochschule Kaiserslautern. Als Manager mit profit & loss Verantwortung deckt er ganzheitlich die materialwirtschaftlichen Belange eines Unternehmens von der Arbeitsvorbereitung, Disposition, Fertigungsplanung- und Steuerung, Produktionsleitung, strategischem und operativem Einkauf, Qualitätswesen bis zur Sortimentspflege ab. Profunde Erfahrung im Lean Management, Six Sigma (black belt), Supply Chain Manager DLA, REFA, QMB, im interkulturellen Arbeiten und dem Projektmanagement. - Meine Expertise: Einkauf, Beschaffung, Logistik. - Meine Leidenschaft: Neues planen, Veränderung gestalten, Menschen bewegen, Gewinne realisieren. - Mein Motto: Früher lag das Geld im Einkauf, heute liegt es im digitalisierten Prozess und Sie steuern den Prozess. Aktuell arbeitet er als Leiter Supply Chain für ein Maschinenbauunternehmen, davor in national und international geprägten Unternehmen und Konzernen der Branchen Elektrotechnik, Baustoff, Handel, Maschinen &Anlagenbau und der Industrie.

Buchvorschau

Abkürzungen

1. Die Einführung

Nichts wird bleiben wie es war. Die Digitalisierung wird den Einkauf in seinen bisherigen Einkauftätigkeiten, seinem Datenverständnis und Kommunikationsformen nachhaltig verändern.

Präambel

Die Hürden der Sprache und Erreichbarkeit verlieren. Das Warenwirtschaftssystem

online steuern und betreiben, mit wenigen

Teamplayern, verteilt über eine globale Welt.

Denn auch in einer digitalen Welt steuert der Mensch den Prozess.

(Christoph, 2018)

1.1. Die Aufgabenstellung

In meinem beruflichen Wirken hat nichts einen solch gravierenden Einfluss gehabt, wie die anstehende Digitalisierung der Industrie und die Entwicklung zum Einkauf 4.0.

Abbildung 1: Vier Schlüsselwörter

Die Digitalisierung beschreibt das allgemeine Streben, weg von analogen Daten und Medien, hin zu weitestgehend vollständigen digitalen Daten und Verarbeitungen zu gelangen. Digitale Daten machen die Existenz von gedruckten und konventionell versendeten Daten so gut wie überflüssig. Daten und ihre Verarbeitung werden überall und in Echtzeit verfügbar. Neue IT Lösungen machen den Wandel möglich.

Industrie 4.0 wird nach heutigen Erkenntnissen auf die Bundeskanzlerin Angelika Merkel zurückgeführt, welche auf der Hannover Messe 2015 für den Aufruf „Initiative zur digitalen Agenda der deutschen Produktion" einen Begriff oder Schlagwort brauchte. Das Wort Industrie 4.0 beschreibt den Übergang der Industrie vom Zustand 3.0 auf die nächste Entwicklungsstufe 4.0.

Die Bezeichnung Einkauf 4.0 wurde im Unterschied zum Schlagwort Internet der Dinge (Müller, 2016, S. 67f) (Internet of Things) aus dem Wort Industrie 4.0 abgeleitet. Internet der Dinge hat den Fokus auf Kundennutzen, während Industrie 4.0 den Fokus auf Produktionsbezug setzt.

Abbildung 2: Stufen der industriellen Revolution

Betrachten wir die Entwicklungsstufen nachfolgend

1750 Industrielle Revolution durch die Entwicklung von mechanischen Arbeits- und Kraftmaschinen wie beispielsweise Dampfmaschine oder Webstuhl (stationäre Ausführung)

1870 Industrielle Revolution bringt durch die Einführung des elektrischen Stroms die arbeitsteilige Massenproduktion verbunden mit ersten Wohlstandsverbesserungen mit sich. Die Kraftmaschine wird mobil durch Stromverteilungsnetze und treibt Schachthöfe oder Fließbänder an.

1960 Industrielle Revolution durch die Entwicklung von Informationstechnologie wie Großrechner, Chips, SPS, PC, Laptops, Automatisierung der Produktion, Rationalisierungen und neue Produktvarianten.

2015-2022¹ Industrielle Revolution durch Cyber-Physical-Systems, d.h. Cyber physisch selbststeuernde Systeme (CPS), welche Vernetzung und Autonomie herstellen sowie unternehmensübergreifende Wertschöpfungsketten ermöglichen. In der Autonomisierung wird künstliche Intelligenz angewendet und Produkte können untereinander kommunizieren.

Die vierte Revolution mittels CPS Systemen wird greifbar, wenn man sich die Aktionen Sensoren und Netzwerke vorstellt. Mittels der CPS Sensoren werden permanent Daten erzeugt, gesendet oder empfangen. Mittels Reaktoren kann man einwirken. Diese Massendaten lassen sich auswerten, speichern und in einer vernetzten und digitalen Welt weiter verwerten/auswerten/verarbeiten. Mittels globaler Vernetzung der Datenwelt und Nutzung nahezu unbegrenzter Speichermedien wie Cloud stehen diese Daten überall und nahezu in Echtzeit zur Verfügung. Der Übergang von automatisierten Systemen zu autonomen, sich selbst steuernden, Systemen gelingt.

Abbildung 3: Autonome Systeme zur Digitalisierung

Wichtig ist der Sprung zu autonomen Systemen. Dies lässt die althergebrachte Arbeitsteilung nach Frederick W. Taylor erstmals wieder aufleben und ersetzt die damalige Automatisierung wie die

Mechanisierung oder das Fließband durch den autonomen Prozess. Der Unterschied liegt nur im Produkt. Ford I produzierte nach dem Prinzip der Arbeitsteilung Autos am Fließband. Der Einkauf 4.0 produziert Papier in Form von Anfragen, Bestellungen, Terminkontrolle und begleitende Dokumente in elektronisch automatisierter Form. Treiber sind die Standardisierungen und Formalisierung der Abläufe. Die Produktion stellt zukünftig Produkte her, welche cyber-mikrogesteuerte Systeme beinhalten. Diese CPS ermöglichen die Kommunikation der Produkte untereinander, was die vollständige Vernetzung und Echtzeit gelingen lässt.

In der vierten industriellen Revolution unter dem Begriff Industrie 4.0 gilt es, diese Effizienzsteigerung zu nutzen. Neue IT Möglichkeiten, wodurch sich Datenströme über Unternehmensgrenzen vernetzen lassen, machen es möglich. Auch die Intelligenz der Systeme, eigene Entscheidungen zu treffen, wird mittels aufkommen der künstlichen Intelligenz die bisher gedachte Einsatzbreite und Nutzungsmöglichkeiten weiter entfalten. Daher ist es eine der großen Herausforderungen, die Industrie 4.0 zu schaffen.

Mit dem Einkauf 4.0 wird die Industrie 4.0 in den Einkauf transformiert und beschrieben. Der digitalisierte Einkauf 4.0 wird im Prozess der Beschaffung durch viele routinebasierte Tätigkeiten entlastet. Weiterhin werden Massendaten verarbeitende Systeme die bekannten Verfahren der Markt- und Lieferantenanalyse übernehmen und weitaus bessere Ergebnisse und Schlussfolgerungen liefern.

Erweitert man den Gedanken 4.0 auf den Sinn einer industriellen Geschäftstätigkeit, so ist deren Nutzen darin enthalten, einen Gewinnbeitrag zu leiten. Als Messgröße wird die Rentabilität des Unternehmens, des Segmentes oder der Abteilung herangezogen.

Abbildung 4: Der Sinn eines Unternehmens

Gewinne zu erzielen ist nicht selbstverständlich, gerade in Zeiten eines wirtschaftlichen Abschwungs oder der erstarkenden Wettbewerber. Der Markt ist nach Porter² in Rivalität befindlich und die „Wettstreiter sind hungrig".

Mit dem Ansteigen des Drucks auf das Unternehmen sowie den hohen sozialen Errungenschaften in einem Hochlohnland wie Deutschland, müssen die Arbeitgeber 30 Tage Urlaub, Kündigungsschutz und hohe Personalnebenkosten miterwirtschaften.

Auf der Seite der Arbeitnehmer stehen aber die Motive soziale Sicherheit, stabile und steigende Löhne und attraktive Freizeitgestaltung im Vordergrund. Auf der anderen Seite verkörpern sie als kommerzielle Kunden die für Unternehmen bedrohliche Einstellung, dass eine Kaufentscheidung auf Basis des Preis-Leistungs-Verhältnis begründet ist und bestätigen somit das unternehmerische Interesse an Kostenreduktion und wettbewerbsfähigen Preisen.

Abbildung 5: Der Zwang zur Kostenreduktion

Mit dem Wachsen der Bürokratie in den Unternehmen wurden die Anzahl der Abteilungen und Stäbe immer größer. Dies hat zur Folge, dass die Entscheidungswege immer länger, zeitintensiver und von dem Ort der Leistungserstellung entkoppelt wurden. Dies lässt sich Fortsetzen mit überqualifizierten Mitarbeitern, Arbeitsstäben und Sekretariaten, dem Anteil an nicht-produktiven Mitarbeitern und einer sich einstellenden unternehmerischen Trägheit. Das Unternehmen wird überladen mit Over-Head-Kosten.

Mit dem Einzug der Digitalisierung versprechen sich die Unternehmen eine deutliche Kosteneinsparung durch Gewinn an Effizienz. Diese wird zuallererst darin begründet, dass sich Arbeitsprozesse digitalisieren und Arbeitsroutinen automatisieren lassen, Schnittstellen entfallen und final Mitarbeiter eingespart werden. Zudem wird erwartet, dass mit der digitalen Be- und Weiterverarbeitung Fehlerfreiheit, Echtzeit und Lohnvorteile mittels globaler Aufstellung realisiert werden.

Jedes Unternehmen sucht eine Antwort auf den zunehmenden Kostendruck. Mit der kontinuierlichen Verbesserung einer effizienten Prozessabwicklung erhofft man sich, wettbewerbsfähig zu bleiben. Somit ist es nur logisch nachvollziehbar, dass die Unternehmen sich intensiv mit der Digitalisierung von Prozessen sowie der Integration neuer Software und neuer Technologien ihrer bestehenden IT Landschaften auseinandersetzen müssen. Der Industrie 4.0 oder der Einkauf 4.0 wird eine Veränderung der Unternehmenskommunikation, einen höheren Automatisierungsgrad, neue Formen der Wertschöpfung und der Kooperation mit sich bringen (Zafari F., 2018, S. 2069). Viele Studien belegen bereits, dass durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Prozesskosten und Beschaffungskosten gesenkt werden.

Abbildung 6: Veränderungen durch Digitalisierung

Aus der Sicht des Autors leistet die Digitalisierung im Einkauf gerade in der Anpassung der Prozess- und Organisationskosten einen deutlichen Beitrag zur Gewinnmaximierung des Unternehmens, denn die Mitarbeiterkosten und Materialkosten sind leider ein treibender Faktor der Prozess- und Gemeinkosten für ein Unternehmen. Solche gewaltigen Kosteneinsparungen, begründet im Abbau der Handarbeit, einem erwarteten Qualitäts- und Effizienzsprunges sind Motivation und Ansporn für den Autor, an dem Thema der Digitalisierung im Einkauf zu arbeiten.

Doch mangelt es heute für Unternehmen an konkreten Handlungswegen bei der Digitalisierung des Einkaufs 4.0 und des Einkaufsprozesses. Der Einkauf wird aktuell mit der Digitalisierung konfrontiert, muss den Schritt für sich selbst einfordern.

Abbildung 7: Fehlende Handlungsanweisungen zum Einkauf 4.0

Um diesen Weg beschreiten zu können, werden Investitionen in die technische Integration von unternehmensübergreifenden Prozessen notwendig. Auf der anderen Seite wachsen die Anforderungen an die Datensicherheit sowie die Qualifikation der Einkäufer. Beides zusammen bringt zwar eine Prozesseffizienzsteigerung, welche durch Digitalisierung und Abbau der Routinetätigkeiten erzielt werden.

Bedenkt man, dass der Einkauf im Durchschnitt einen Anteil von über 70 % der Gesamtkosten als Bindeglied zwischen Lieferanten und Unternehmen in der Wertschöpfungskette ausmacht, kann man sich das Ausmaß der Prozesskostenoptimierung vorstellen. Schlanke und automatisierte Prozesse sind gleichzeitig schnelle Prozesse, welche sich auf der Kostenseite ausweisen lassen. Die Kostenreduktion durch die Automatisierung, die reduzierten Lagerhaltungskosten, die schnellen Durchlaufzeiten und die höhere Prozesssicherheit. Insbesondere bei den Planung- und Steuerungsaufgaben werden zusätzliche Verbesserungen erwartet. Einen großen Anteil werden auch Dokumentenmanagementsysteme beisteuern, denn hier wird nahezu, von der kompletten Umstellung der Belege auf elektronische Verfahren ausgegangen.

Als Vorreiter zum Einkauf 4.0 mit einer Digitalisierung der operativen und administrativen Einkaufsprozesse (Klement, 2018) gilt die Automobilbranche. Mit der hohen Standardisierung bilden die Taktanbindung und Bedarfsvorlaufplanung nahezu ein ideal stabiles System, um von der Anfrage bis zum Rechnungsprozess elektronisch und automatisiert abgewickelt zu werden.

Im Unterschied dazu kämpfen die Maschinen- und Anlagenbauer mit individuellen konstruierten Zeichnungsteilen, geringer Anzahl an Standard, wiederholendem Material und einer großen Anzahl Lieferanten. Im Beschaffungsprozess eines Maschinen- und Anlagenbauers belaufen sich die Beschaffungskosten auf gut 40 % des gesamten Prozesses. Gerade dort, wo gut 80 % der Unternehmen noch konventionell den Einkauf betreiben, zeigt sich das Potenzial und die Dringlichkeit zum Einkauf 4.0.

Also Ansporn und Grund genug, sich mit dem Thema der Digitalisierung im Einkauf zu beschäftigen. Wie es bereits Charles Darwin (1809* – 1882t) in seiner Evolutionsforschung formulierte: „Survival of the Fittest (1864)". Damit bezeichnete er, basierend auf seiner Darwin’schen Evolutionstheorie, dass die am besten angepassten Individuen überleben.

Mit diesem Buch erhält der Leser einen praxisorientierten Handlungsweg, welcher nicht allgemein die Digitalisierung beschreibt, sondern einen speziellen Exkurs für die Digitalisierung im Einkauf. Unabhängig von der aktuellen Unternehmensstrategie leiten die Ausführungen den Leser zu einer Konzentration auf den Einkaufsprozess und dessen effiziente digitalisierte Leistungserbringung.

Kommen Sie ins Handeln! Denken Sie, was für das Unternehmen (Abteilung) am besten ist. Nehmen Sie die Rolle des Geschäftsführers für sich ein und beschreiten Sie den richtigen Weg.

Junge starts up´s und Neugründer machen es vor, denn wie Henry Ford der Erste weitblickend schon sagte:

„Es gibt mehr Leute, die kapitulieren, als solche, die scheitern."

1.2. Die Problemstellung

Es wird eine besondere Herausforderung werden, dass mit der Digitalisierung von Prozessen, der Einführung neuer Systeme und deren Vernetzung, eine neue Art der Komplexität und ein digitalisiertes Einkaufsnetz entstehen werden. Die Unternehmen und Lieferanten werden zukünftig in Echtzeit vernetzt sein und auf gemeinsame Datenbanken zurückgreifen können. Somit werden die Vorteile des Einkaufs 4.0 durch die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse in der gesamten Kette der Wertschöpfung vollständig nutzbar sein.

Das Internet der Dinge (IoT) beschäftigt sich mit der Vernetzung (Müller, 2016, S. 9) von Produkten. Dazu stellt man sich in jedem Produkt einen Prozessor vor, welcher Daten senden und empfangen kann. Bringt man diese mikroelektronisch ausgestatteten Produkte oder Gegenstände miteinander in Verbindung, so entsteht eine Verbindung zwischen den Produkten³ und nutzbare Inhalte.

Abbildung 8: Vernetzung von Produkten mit CPS

Eine bekannte Version sind die Mikrochips in den Laufschuhen, welche die Signale an die Armbanduhr (Fitnesstracker) oder das Smart Phone zum persönlichen Laufprofil senden. Andere Anwendungen sind die KFZ Sensoren, welche Straßenzustand oder KFZ Daten an das Herstellernetz senden. Daten lassen sich sammeln und auswerten. Wegen der großen Datenmengen nutzt man hierzu vorrangig die Technologie der Clouds.

Betrachtet man das zu beschaffende Produkt oder die Dienstleistung des Einkaufsprozesses, so stellt man fest, dass der Einkauf eigentlich keine eigenen Prozessprodukte⁴ managen oder diese CPS vernetzen kann. Die typischen Produkte des Einkaufsprozesses sind Bedarfsanforderungen, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen sowie korrespondierende Dokumente wie Lieferscheine, Avise, Qualitätsmeldungen und Rechnungen. Diese Einkaufsdokumente (Produkte) bestehen online oder auf Papier und lassen sich leider nicht sinnhaft mit Mikroprozessoren ausstatten.

Um die Digitalisierung des Einkaufs darzustellen, muss also die digitale Vernetzung der Einkaufsdokumente erreicht werden. Diese Vernetzung kann aber ersatzweise, da sie nicht durch CPS Mikroprozessoren erreichbar ist, durch digitalisierende Assistenzsysteme oder direkt verbindende Netzwerke realisiert werden.

In der aktuellen Digitalisierungsstudie der Velop GmbH (Becker K., 2017, S. 8) zu der Frage, ob Digitalisierungsprojekte aktuell zu den strategischen Schwerpunkten gehören, beantworteten lediglich 29% der Einkäufer die Frage mit ja. Im Vergleich dazu stellen Digitalisierungsprojekte für den Vertrieb/Marketing 46%, Personal 37%, Logistik/Materialwirtschaft 42%, Finanzen/Controlling 31% und Qualitätsmanagement 32% der strategische Schwerpunkten