Wirtschaftliche Unternehmensführung im Architektur- und Ingenieurbüro: Rechtsform – Personalpolitik – Controlling – Unternehmensplanung

Von Dietmar Goldammer

Eine erfolgreiche Unternehmensführung zeichnet sich durch Rentabilität aus. Dieses Fachbuch beleuchtet die Faktoren, die eine erfolgreiche Unternehmensführung, speziell im Architektur- und Planungsbüro, bestimmen. Es gibt dem Büroinhaber Steuerungstools an die Hand, um auch auf lange Sicht den wirtschaftlichen Erfolg seines Unternehmens zu sichern.  

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Springer Vieweg
• Erscheinungsdatum: 4. Apr. 2019
• ISBN: 9783658248031

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Dietmar GoldammerWirtschaftliche Unternehmensführung im Architektur- und Ingenieurbürohttps://doi.org/10.1007/978-3-658-24803-1_1

1. Einführung

Dietmar Goldammer¹ 

(1)

Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro PeP, Düsseldorf, Deutschland

Was heißt „wirtschaftlich und was heißt „Unternehmen? Ist wirtschaftlich das Gleiche wie produktiv? – Nicht ganz, denn es kann sein, dass die Investition zum Beispiel in eine Software zwar Zeit spart und damit produktiv ist, aber in der eingesparten Zeit keine neuen Aufträge gewonnen werden, und dann ist diese Investition nicht wirtschaftlich. Allerdings können auch nicht alle unproduktiven Maßnahmen vermieden werden. In den Planungsbüros ist es üblich, zwischen produktiven und unproduktiven Beschäftigungszeiten zu unterscheiden. Nicht produktiv sind sogenannte allgemeine betriebliche Ausfallzeiten wie zum Beispiel Weiterbildung, Selbstorganisation, Besprechungen oder Akquisition. Aber ohne diese Aufwendungen gäbe es leider keine wirtschaftlichen Aufträge. Hierzu gibt es auch eine Kennzahl: Im Branchendurchschnitt sind drei Anläufe erforderlich, um einen neuen Auftrag zu bekommen. Das bedeutet, dass durch den erfolgreichen Auftrag die Kosten für die beiden nicht erfolgreichen Angebote mit erwirtschaftet werden müssen, und nicht nur das, sondern auch die Aufwendungen für die übrigen betriebsbedingten Allgemeinzeiten.

Wirtschaftlich ist ein Unternehmen nur, wenn es finanziellen Erfolg hat. Gemessen wird dies anhand der Rentabilität in Form der Umsatzrendite oder der Verzinsung des eingesetzten Kapitals und zwar nach Berücksichtigung des kalkulatorischen Inhabergehaltes. Kontrollieren kann man die Wirtschaftlichkeit durch eine branchenspezifische Controlling-Software und den Vergleich mit den Branchenkennzahlen. Voraussetzung dafür ist die Zeiterfassung.

Schließlich gibt es ein Kriterium, das für den Fortbestand eines Unternehmens noch wichtiger sein kann, als die Wirtschaftlichkeit, und das ist die Liquidität. Wenn ein Unternehmen Insolvenz anmelden muss, dann liegt das weniger an der Unwirtschaftlichkeit als an seiner Zahlungsunfähigkeit, oftmals ausgelöst durch die schlechte Zahlungsmoral seiner Kunden. Leider ist die Branche der Planungsbüros davon überdurchschnittlich oft betroffen, und es muss ein Forderungsmanagement entwickelt werden.

Damit kommen wir zum Begriff „Unternehmen. Ist ein Ingenieur- oder Architekturbüro überhaupt ein Unternehmen? Als der Verband Beratender Ingenieure vor etwa 20 Jahren seinen ersten Unternehmertag veranstaltete, musste der damalige Präsident sich noch dafür entschuldigen, dass seine Organisation die Überschrift „Unternehmertag gewählt hatte und nicht „Ingenieurtag". Inzwischen sind viele Planungsbüros in Kapitalgesellschaften überführt worden, weil sie das Haftungsrisiko begrenzen oder besser für eine Partnerschaft organisiert sein möchten.

Dass es sich bei den Planungsbüros um Unternehmen handelt, erkennt man schon daran, dass auch ein personenbezogenes Unternehmen, wie zum Beispiel die Einzelfirma, als „Firma bezeichnet wird, die einem Inhaber gehört. Und wenn es mehrere Gesellschafter gibt, dann firmieren sie als GbR, also „Gesellschaft bürgerlichen Rechts, oder als GmbH. Und noch relativ neu ist die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftpflicht. Der Unterschied bei den Planungsbüros liegt also mehr in der Rechtsform, in der sie geführt werden, aber nicht in der Frage, ob sie Unternehmen sind.

Auf eine Besonderheit der Wirtschaftlichkeit in dieser Branche möchte ich bereits am Anfang hinweisen. Es kommt immer wieder vor, dass es beim Wettbewerb um Aufträge Probleme gibt. In einem Artikel einer Fachzeitschrift wurde das mit der Überschrift: „Billig oder wirtschaftlich?" zum Ausdruck gebracht. Gemeint war damit die Situation, dass der billigste Anbieter den Auftrag bekommt, aber im Endeffekt durch Nachträge oder Änderungen teurer wird, als der zweite oder dritte Anbieter. Dass diese Situation nicht durch eine falsche Kalkulation herbeigeführt wird, dazu soll in diesem Buch ein Beitrag geleistet werden.

Im Buch „Betriebswirtschaft für Architekten und Bauingenieure" [1] wurde das betriebswirtschaftliche System für die Architektur- und Ingenieurbüros erklärt, und angeregt, dieses System mit Hilfe von Übungen auch für die Mitarbeiter transparent und verständlich zu machen. Jetzt geht es um die Umsetzung. Die Entwicklung ist seitdem nicht stehengeblieben. Es gibt eine neue Anpassung der HOAI, die Rahmenbedingungen, zum Beispiel durch das Erneuerbare-Energien-Gesetz, haben sich geändert. Es ist viel schwieriger geworden, kompetente Mitarbeiter zu bekommen und zu behalten. Im Internet sind mittlerweile fast alle Planungsbüros vertreten, allerdings mit recht unterschiedlicher Professionalität. Nachholbedarf besteht beim Controlling sowie bei den erforderlichen Marketingmaßnahmen und nicht alle haben die Erkenntnis gewonnen, dass ein Unternehmen mindestens kostendeckend einschließlich des kalkulatorischen Inhabergehaltes arbeiten muss, denn sonst kann es nicht überleben.

Immerhin wird das Bewusstsein für diese Zusammenhänge inzwischen stärker deutlich. Aufgrund der sogenannten DACH-Studie für Deutschland, Österreich und die Schweiz sieht die wirtschaftliche Situation der Branche nicht gerade rosig aus, denn mehr als 70 % der Befragten befürchten in der Zukunft eine Stagnation oder gar einen Rückgang ihrer Beschäftigungsmöglichkeiten. Der Präsident der Bayerischen Ingenieurkammer hat mit einem „Nullsummenspiel" im Deutschen Ingenieurblatt vorgerechnet, dass für die Ingenieurbüros nichts mehr übrig bleiben wird. Die Ingenieurkammer Hessen hat daraus bereits die Konsequenzen gezogen, wenn sie erklärt, dass das betriebswirtschaftliche Denken und Handeln, dem auch Ingenieure bei ihrer beruflichen Tätigkeit unterworfen sind, in den Fokus der Unternehmensführung rückt (s. Beilage zum DIB, Oktober 2012).

Neue Begriffe wie zum Beispiel „Compliance" werden auch bei den Planungsbüros zu einer Herausforderung. Controlling und Marketing befinden sich oft noch in den Anfängen. Die künftige Bedeutung von strategischen Partnerschaften wird noch zu wenig erkannt. Es wird noch selten darüber nachgedacht, welche Leistungen in fünf Jahren angeboten werden sollen, und noch weniger wird erkannt, dass auch eine rechtzeitige Unternehmensübergabe Teil der wirtschaftlichen Unternehmensführung ist. Denn auch ein Unternehmer muss im Alter von seiner Vorsorge als Aktiver leben können. Deshalb gibt es auch dafür ein paar Vorschläge. Die interne Organisation ist in vielen Büros verbesserungsbedürftig, die Personalbeschaffung wird schwieriger, Kundenorientierung darf kein Lippenbekenntnis bleiben, und die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen wird stärker in den Fokus der Unternehmensführung rücken.

In den Fachpublikationen kann man neuerdings die Aufforderung lesen: „Sie können nicht mehr einfach so weitermachen, wie bisher." Dieser Maßgabe kann ich mich nur anschließen.

Literatur

1.

Goldammer, D.: Betriebswirtschaft für Architekten und Bauingenieure. Springer, Wiesbaden (2012)Crossref

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Dietmar GoldammerWirtschaftliche Unternehmensführung im Architektur- und Ingenieurbürohttps://doi.org/10.1007/978-3-658-24803-1_2

2. Das Unternehmen

Dietmar Goldammer¹ 

(1)

Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro PeP, Düsseldorf, Deutschland

Wovon ist die Wirtschaftlichkeit abhängig, und was wurde bisher dafür getan? Darauf gibt Abschn. 2.1 eine erste Antwort. Danach wird die Rolle des Unternehmers beschrieben. Unvermeidlich sind die Erwähnung der für diese Branche geltenden Rahmenbedingungen sowie der Hinweis auf individuell unterschiedliche Unternehmenskulturen.

2.1 Kriterien für die Wirtschaftlichkeit

Die Fragen, wovon die Wirtschaftlichkeit abhängig ist, womit man sie beeinflussen und wie sie gemessen werden kann, lässt sich am besten in Form einer Übersicht gemäß Abb. 2.1 darstellen. Auch für Architekten und Ingenieure gelten Rahmenbedingungen. Zuerst fällt einem dabei natürlich die HOAI ein, die im Juli 2013 neu in Kraft getreten ist. Aber auch das Erneuerbare-Energien-Gesetz und der Demografische Wandel spielen eine Rolle. Hinzu kommt die wachsende Kritik der Öffentlichkeit an den ausufernden Kosten für manche Projekte, an denen auch Architekten und Ingenieure beteiligt sind, und der die Planer in Zukunft durch eine vollständige sowie abgestimmte Bedarfsplanung mit störungsärmeren Projektablauf und wirtschaftlicher Zufriedenheit für alle am Projekt Beteiligten begegnen wollen (s. DIB 1/2 – 2014). Schließlich gibt es Rahmenbedingungen für bestimmte Fachgruppen, wie Prüfingenieure oder Sachverständige, die bei deren Tätigkeit beachtet werden müssen.

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Abb. 2.1

Wirtschaftlichkeit

Die Planungsbüros sind Dienstleistungsunternehmen. Deshalb ist für sie die Beschäftigung qualifizierter Mitarbeiter von großer Bedeutung, obwohl sie bei der Personalbeschaffung nicht in einen Gehaltswettbewerb mit den Konzernunternehmen treten können, sondern andere Vorteile ausloben müssen.

Das Leistungsspektrum erstreckt sich von der Architektur über die Tragwerksplanung und Geotechnik bis hin zur Vermessung. Als externer Berater der Branche kann man bisweilen den Eindruck gewinnen, dass von einigen Unternehmen, die sich besser auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren sollten, zu viele Fachgebiete angeboten werden. Diese sind manchmal veraltet und unwirtschaftlich, weil keine Deckungsbeitragsrechnungen dafür existieren. Deshalb werden sich einige schon bald etwas Neues einfallen lassen müssen, und es zeichnet sich ein Trend zur Spezialisierung auf bestimmte Objektarten ab.

Die Kunden, insbesondere diejenigen, die immer wiederkommen, müssen erkannt und gepflegt werden. In vielen Fällen fehlt noch das erforderliche Wissen über deren Wünsche und Mentalitäten, was in unserem digitalen Zeitalter zum Problem werden kann. Und besonders wird der Wert der Kunden dann deutlich, wenn ein Unternehmen ein anderes wegen seiner Stammkunden kaufen möchte.

Die Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit ist in einem Planungsunternehmen ohne Hierarchien, aber mit individueller Verantwortung für die Projekte, unabdingbar für eine erfolgreiche Zusammenarbeit nach innen und außen. Manche meinen sogar, dass diese Fähigkeit wichtiger sei, als das Fachwissen. Wir werden Gelegenheit haben, die fünf verschiedenen Kommunikationsformen konkret anzusprechen und darstellen, wie wichtig die Kooperationsfähigkeit bei der Zusammenarbeit mit Partnern ist.

Schließlich ist es für die Wirtschaftlichkeit wichtig, Perspektiven rechtzeitig zu erkennen und auch umzusetzen. Dabei geht es insbesondere um den sparsamen Umgang mit Energie, die Schonung der Umwelt und altersgerechtes Bauen. Aber einen Hinweis auf Kapital und die erforderliche Finanzierung desselben wird man in dieser Branche kaum finden. Das kann im Wesentlichen nur bei Liquiditätsproblemen und der Gründung oder Übernahme eines Unternehmens eine Rolle spielen. Deshalb spricht man in der Branche auch davon, dass qualifizierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden das eigentliche „Kapital" der Planungsunternehmen seien.

Damit kommen wir zu der Frage, womit diese Kriterien von der Unternehmensführung beeinflusst werden können. Als erstes habe ich in meiner Übersicht das Unternehmensziel aufgeschrieben. Viele Unternehmen haben das gar nicht. Wenn es sich bei dem Unternehmen um eine GmbH handelt, dann gibt es wenigstens im Gesellschaftsvertrag einen Zweck bzw. einen Gegenstand. Aber dieser ist normalerweise sehr allgemein formuliert und kein Ziel. Konkreter ist aber schon die Zielsetzung in einer bestimmten Region Marktführer zu sein, sich auf bestimmte Objektarten zu konzentrieren, oder ein Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern bleiben zu wollen, das von keinem Konzern abhängig