Zeitmanagement für Techniker:innen und Ingenieur:innen: Anleitung zum Selbstcoaching und zur optimalen Zeitgestaltung

Von Dieter Brendt

Immer wieder klagen Techniker:innen und Ingenieur:innen darüber, dass sie wegen Arbeitsüberlastung und Zeitnot ihre Möglichkeiten nicht voll ausschöpfen können. Ehe sie sich versehen, befinden sie sich in Situationen, in denen sie nur noch reagieren statt zu agieren. Wichtige Aufgaben werden erst nach offiziellem Arbeitsschluss erledigt, häufig resultieren daraus Berufs-Freizeit-Konflikte. Wie können sie gegensteuern, wie ihre Zeit optimal gestalten, wie lenken, statt gelenkt zu werden? Das Buch basiert auf einschlägigen Erfahrungen des Autors aus seiner Zeit als leitender Techniker in verschiedenen Unternehmen und auf zahlreichen, vom Autor durchgeführten erfolgreichen Coachings mit Fach- und Führungskräften aus der Metall- und Elektrobranche. Es zeigt auf der Grundlage bewährter Erkenntnisse aus der angewandten Psychologie, welche Faktoren im betrieblichen Alltag von Techniker:innen und Ingenieur:innen sich wie und warum negativ auf das Zeit- und Selbstmanagement auswirken. Es bietet den Leser:innen neben bewährten Methoden des persönlichen Zeitmanagements auch Techniken zum Selbstcoaching.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: expert verlag GmbH
• Erscheinungsdatum: 25. Juli 2022
• ISBN: 9783816901273

Buchvorschau

Vorwort des Autors

Die Daten und Beispiele in diesem Band stammen aus der Zusammenarbeit mit Kund:innen und Auftraggeber:innen, wobei es sich um Unternehmen sowohl aus der Wirtschaft als auch dem öffentlichen Bereich handelt.

Bei der Veröffentlichung von Zahlen und Daten ist stets darauf geachtet worden, meine Verpflichtung, betriebliche Interna zu schützen, strikt einzuhalten. Soweit hier Beispiele von Einzelpersonen genannt werden, sehe ich mich in der Pflicht, deren Persönlichkeitsrechte durch diese Veröffentlichung nicht zu verletzen. Daher habe ich alle Beispiele in diesem Buch so verändert, dass Ähnlichkeiten mit lebenden Personen rein zufällig wären.

Unsere Leserinnen und Leser mögen es mir nachsehen, dass ich weitgehend die männliche Form (z. B. „der Mitarbeiter) gewählt habe. Es erschien mir stilistisch vorteilhafter und es erleichtert das Lesen. Natürlich lade ich Leserinnen und Leser gleichermaßen dazu ein, sich von diesem Band angesprochen zu fühlen, was sich nicht zuletzt auch darin zeigt, dass ich den Titel der vorherigen Auflage (Zeitmanagement für Techniker und Ingenieure) gendergerecht in „Zeitmanagement für Techniker:innen und Ingenieur:innen verändert habe.

Mein Dank gilt meinen Klienten, den Teilnehmenden in Workshops, Seminaren und Coachings, sowie den Lesern und Leserinnen der ersten Auflage, die durch ihre Fragen, Beiträge und ihr persönliches Beispiel Anregungen zu diesem Buch und zur Aktualisierung der zweiten Auflage gaben.

Ein persönlicher Dank gilt Herrn Patrick Sorg für seine engagierte Unterstützung sowie meinem Sohn Johannes, der geduldig meine Überarbeitung begleitet hat.

Dieter Brendt

Wegweiser durch das Buch

Im vorliegenden Band werden einleitend grundsätzliche Überlegungen zu unserem speziellen Thema „Zeitmanagement für Techniker:innen und Ingenieur:innen behandelt (Kapitel 1). Im Hauptteil geht es dann um zielgruppenspezifische Techniken und Methoden, orientiert am Regelkreislaufmodell des Zeit- und Selbstmanagements (Kapitel 2 bis 6). Die abschließenden Ausführungen zum „Stressmanagement runden unser Buch ab (Kapitel 7).

Mit dem Inhaltsverzeichnis ist Ihnen bereits ermöglicht worden, sich einen ersten Überblick über die Themen zu verschaffen, die in den folgenden Kapiteln behandelt werden.

Dieser erste Abschnitt, der „Wegweiser durch das Buch, hilft Ihnen, ganz konkret Zeit zu sparen. Verschaffen Sie sich mit ihm einen Eindruck vom Inhalt der einzelnen Kapitel. Jedes ist in sich abgeschlossen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie alles „in einem Rutsch oder besonders Interessantes zuerst bearbeiten wollen, oder nur die Abschnitte, die Ihnen wichtig sind.

In Kapitel 1 widmet sich der Autor auf der Grundlage seiner Erfahrungen als PRO-FIT-COACH der Frage, ob und inwieweit das persönliche Zeitmanagement mit für Techniker und Ingenieure typischen Persönlichkeitszügen zusammenhängt.

Vor dem Hintergrund dieser grundsätzlichen Gedanken zum Zeitmanagement erhalten Sie Gelegenheit, sich im Hinblick darauf zu hinterfragen, wie gut Sie Ihre Arbeit beherrschen. Zusammenhänge und Bedingungen, die dazu führen können, dass Ihre Arbeit Sie beherrscht, werden an einem Beispiel aus der betrieblichen Praxis eines Industriemeisters aufgezeigt.

Den Kapiteln 2 bis 6 ist das Regelkreislaufmodell des Zeit- und Selbstmanagements vorangestellt. Es enthält die Schritte: Ziele setzen – Planen – Entscheiden – Ausführen – Kontrollieren (vgl. Abbildung 1). Jedem Schritt ist ein Kapitel zugeordnet, in dem Techniken und Methoden zur erfolgreichen Realisation der einzelnen Schritte dargestellt werden.

Abbildung 1:Regelkreislaufmodell des Zeitmanagements

In Kapitel 2 „Ziele setzen" wird einleitend die Bedeutung klarer Ziele für erfolgreiches berufliches und privates Handeln im Allgemeinen und für Zeitmanagement im Besonderen thematisiert.

Sie lernen Zielsetzungstechniken kennen und trainieren an Beispielen aus der Praxis, Ziele richtig zu formulieren. Schließlich wenden Sie das Gelernte an, um eigene Ziele zu setzen und Aktionsschritte zum Erreichen Ihrer Ziele zu bestimmen.

In Kapitel 3 „Planen" werden zunächst drei Methoden der Zeitplanung ausführlich dargestellt. Dann geht es um all die Zeitfresser, die die Planung negativ beeinflussen können und manchen Techniker oder Ingenieur verzweifelt resignieren lassen.

In fünf Schritten nehmen Sie systematisch eine Zeitinventur vor. Sie erhalten konkrete Hinweise, wie Sie ab heute Ihre Tagesplanung betreiben sollten. Mit Tagesstörblättern untersuchen Sie Art, Ursache und Wirkung von Störungen und Unterbrechungen Ihrer Arbeit.

Die von Technikern und Ingenieuren mit solchen Tagesstörblättern meist entdeckten Zeitfallen und Zeitdiebe werden im zweiten Teil des Kapitels dargestellt. Ursachen und Gegenmaßnahmen werden eingehend erörtert. Thematisiert werden:

Kapitel 4 „Entscheiden" ist vor allem der Prioritätensetzung gewidmet. Es werden drei Methoden vorgestellt, die sich in der betrieblichen Praxis gut bewährt haben.

Sie wenden die ABC-Analyse an, um die Aufgaben in Ihrem Zeitplan nach ihrem Wert für das Erreichen Ihrer Ziele zu untersuchen. Mit dem Eisenhower-Prinzip ordnen Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Menü-Methode hilft Ihnen, Ihren Tagesplan zu optimieren.

In Kapitel 5 „Ausführen werden zunächst arbeitsökonomische Überlegungen diskutiert. Mit Techniken, wie der „Schnellplanung in systematischen Schritten oder der „Arbeitsrationalisierung durch Checklisten" werden Ihnen im ersten Teil des Kapitels Maßnahmen zur effektiven Arbeitsgestaltung an die Hand gegeben.

Der abschließende Teil des Kapitels ist vor allem für Techniker und Ingenieure in Leitungsfunktionen interessant; „Delegieren" ist hier Thema.

Im Weiteren erhalten Sie Gelegenheit, Ihre Einstellung zum Delegieren selbstkritisch zu analysieren. Sie lernen das „Reifegrad-Modell" kennen und für Ihre betriebliche Praxis zu nutzen.

Kapitel 6 „Kontrollieren" zeigt nicht nur, auf welche Art und Weise das persönliche Zeitmanagement reflektiert werden kann, sondern es finden sich auch Tipps zur Auswahl von und Umgang mit Zeitplanbüchern sowie zur Nutzung digitaler Möglichkeiten zur Zeitplanung.

Kapitel 7 bietet Ihnen Anregungen zur wirksamen Stressbewältigung im hektischen betrieblichen Alltag.

Alle Kapitel enthalten Literaturhinweise zur weiteren Vertiefung der dargestellten Inhalte – TIPPS für Leser mit „Appetit auf Mehr".

Eine Checkliste zur Schlussbetrachtung, Literatur-, Stichwort-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis, sowie Hinweise zum Autor stehen am Ende unseres Buches.

1 Zeitmanagement – eine Frage der Persönlichkeit?

Wer sich heute in der einschlägigen Fachliteratur umschaut, findet nicht nur Methoden und Techniken, sondern auch immer wieder Hinweise darauf, dass es der Veränderung persönlicher Einstellungen und früh erlernter Verhaltensweisen bedarf, wenn es darum geht, persönliches Zeitmanagement zu optimieren. Dass dem auch so ist, zeigt stellvertretend für viele seiner Kollegen das Beispiel eines 36-jährigen Projektingenieurs aus einem High-Tech-Unternehmen. Während eines PRO-FIT-COACHINGs kommt es zu folgendem Dialog:

Projektingenieur: „Ich war da auf diesem wirklich guten Zeitmanagement-Seminar und habe dort eine tolle Software erhalten, mit denen sich Checklisten anfertigen lassen, die ich speziell auf meine besonderen Bedürfnisse zuschneiden kann. Was ich dann ja auch begeistert getan habe, wie Sie sehen."

PRO-FIT-COACH: „Ja, die Software scheint ausgereift zu sein. Die Checklisten sind Ihnen auf den Leib geschrieben. Was ich jedoch vermisse, sind aktuelle Einträge."

Projektingenieur: „Und genau das ist mein Problem. Einerseits habe ich begeistert die Listen mit der neuen Software entworfen und so meinen persönlichen Zeitplaner entwickelt. Andererseits habe ich nach der anfänglichen Euphorie schon bald aufgehört, damit zu arbeiten. Da es Kollegen, die auch auf dem Seminar waren, ähnlich ergangen ist, stellt sich mir die Frage, ob bzw. inwieweit das überhaupt zusammengeht: In der Technik arbeiten und Zeit- und Selbstmanagement betreiben?"

PRO-FIT-COACH: „Zur Klärung dieser Frage sollten wir uns an der Formel des Sozialpsychologen Kurt Lewin orientieren, wonach Verhalten (V) eine Funktion (f) ist, die sich aus Merkmalen der Person (P), der Situation (S) und deren Interaktion zusammensetzt:

V = f (P;S)

Wenn demnach Techniker mit Zeit- und Selbstmanagement, also einem spezifischen Verhalten, generell Schwierigkeiten haben, so kann das an Faktoren liegen, die im Typ (der Persönlichkeit), der Arbeitssituation und/oder dem Umgang mit den Anforderungen und Erwartungen am Arbeitsplatz liegen. Klären wir also:

Gibt es so etwas wie eine typische Techniker-Persönlichkeit und besitzt dieser – ich nenne ihn einmal – homunculus technicus Eigenschaften, die den Bemühungen zum persönlichen Zeit- und Selbstmanagement entgegenwirken, und / oder

ist seine Arbeitssituation so gestaltet, dass ihr Scheitern geradezu vorprogrammiert ist, und / oder

liegt es daran, ob und wieweit Techniker und Ingenieure ihre Arbeit beherrschen oder aber von ihr beherrscht werden?"

1.1 Anmerkungen zum „homunculus technicus"

Im Rahmen von PRO-FIT-Teamcoachings haben wir immer wieder mit dem Meyer-Briggs-Typenindikator (MBTI) gearbeitet, einem Fragebogen, der ein vertiefendes Verständnis von Persönlichkeit und den damit verbundenen Auswirkungen auf soziale Beziehungen am Arbeitsplatz und resultierendem Teamerfolg ermöglicht. Mit seiner Hilfe lassen sich 16 Persönlichkeitstypen aus vier gegensätzlich beschriebenen Charakterzügen empirisch gestützt identifizieren. Die Beschreibung der Charakterzüge orientiert sich an der Typologie des Psychoanalytikers C. G. Jung und liest sich in Kurzform wie folgt:

Tabelle 1:Kurzdarstellung der MBTI-Charakterzüge

Abbildung 2 zeigt die Verteilung der MBTI-Typen bei 79 Technikern eines Telekommunikationsanlagenbauers.

Abbildung 2:Verteilung der MBTI-Typen bei 79 Technikern eines Telekommunikationsanlagenbauers

Unser Ergebnis lässt für die beispielhaft ausgesuchte Gruppe der Techniker eine Tendenz zum ISTJ-Profil erkennen, und hat sich auch bei unseren Erhebungen in anderen Gruppen mit Technikern oder Ingenieuren immer wieder bestätigt. Dem entspricht auch die Auffassung von Richard Bents und Reiner Blank, den Testautoren, die in der ausführlichen Beschreibung des ISTJ-Profils erklären, dass „Personen dieses Typs sich oft einen Beruf [suchen], in dem sie ihre Fähigkeit für Organisation und Präzision