Zeitmanagement für Juristen: Strukturiert durch den Tag - mehr Effizienz - mehr freie Zeit

Von Jochen Theurer

Dieses Buch stellt Zeitmanagement-Strategien speziell für Juristen und Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer vor. Diese Berufsgruppen, die Standesregeln oder hohem wirtschaftlichen Druck ausgesetzt sind, klagen häufig über Zeitprobleme. Doch die üblichen Ratschläge zum Thema Zeitmanagement helfen ihnen aufgrund der besonderen beruflichen Anforderungen meist nicht weiter. Zudem sind die Zeitprobleme so individuell, dass eine „allgemeine“ Strategie nicht passt. Hier setzt dieses Buch an: Es vermittelt Juristen und Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern das Wissen und erläutert die Werkzeuge, um selbständig Strategien für ihre persönlichen Zeitprobleme zu entwickeln und diese erfolgreich in ihrem beruflichen Alltag umzusetzen. Die überarbeitete 3. Auflage wurde um goldene Regeln zur sinnvollen Strukturierung des Arbeitstags, effiziente Arbeitstechniken für Textprogramme, Tipps für effektiveres Kommunizieren und ein Kapitel über schnelleres Lesen (Speed Reading) erweitert.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Springer Gabler
• Erscheinungsdatum: 9. Sept. 2019
• ISBN: 9783658268343

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© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019

J. TheurerZeitmanagement für Juristenhttps://doi.org/10.1007/978-3-658-26834-3_1

1. Strukturiert durch den Tag – 10 goldene Regeln

Jochen Theurer¹ 

(1)

Stuttgart, Deutschland

1.1 Die Idee

Fast alle Juristen plagt ein Thema: Sie haben zu viel Arbeit und zu wenig Zeit. Die drängendste Frage ist daher: Wie kann ich meinen Tag sinnvoll strukturieren? Wie schaffe ich alle Aufgaben, ohne mich dabei völlig zu verausgaben? Wie gehe ich mit spontanen neuen Aufgaben und Anfragen um? Und was ist, wenn ich den zeitlichen Aufwand nicht im Voraus abschätzen kann? Darüber lernt man nichts im Studium und in der Ausbildung. Die meisten fühlen sich deshalb frustriert und haben keinen Plan, was sie dagegen machen können. Doch anstatt erst einmal darüber nachzudenken und eine Lösung zu finden, legen sie einfach los. Die Folge: Der Arbeitstag und der Feierabend sind überhaupt nicht planbar. Am Morgen weiß man nicht, wann man abends aus dem Büro kommt. Neue Anfragen per E-Mail oder Telefon und knappe Zeitvorgaben erzeugen noch mehr Stress. Was kann man dann tun? Aus meiner langjährigen Erfahrung kann ich sagen: Entscheidend ist, dass man ein Grundgerüst für seinen Tagesablauf hat, denn das gibt Struktur und Sicherheit. Mit den folgenden Strategien gelingt es Ihnen, jeden Tag im Büro sinnvoll und effektiv zu strukturieren – auch in hektischen Phasen.

1.2 Die Strategien

1.2.1 Einen Überblick verschaffen

Zunächst müssen Sie sich klar werden, womit Sie eigentlich Ihre Zeit verbringen. Nehmen Sie ein Blatt Papier und schreiben Sie alle Tätigkeiten auf, die Sie gestern (oder an einem typischen Arbeitstag) erledigt haben. Was haben Sie wann, für wen und wie lange gemacht? Und ganz wichtig: Wurden Sie dabei unterbrochen? Auf diese Weise sehen Sie schwarz auf weiß, womit Sie jeden Tag Ihre Zeit verbringen (Tab. 1.1):

Tab. 1.1

Einen Überblick verschaffen

Noch mehr Informationen erhalten Sie, wenn Sie über einen längeren Zeitraum von zwei oder vier Wochen Tagebuch darüber führen, was Sie den ganzen Tag so machen. Notieren Sie alle Ihre Tätigkeiten – auch die, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun hatten – am besten zweimal am Tag (z. B. kurz vor der Mittagspause und bevor Sie das Büro verlassen). Dann geht es schnell und Sie vergessen nichts.

Seien Sie ehrlich! Notieren Sie auch die Dinge, die nichts mit Ihrer eigentlichen Arbeit zu tun hatten. Niemand außer Ihnen wird davon erfahren.

1.2.2 Eine aktuelle To-Do-Liste haben

Um jeden Tag gut strukturieren zu können, müssen Sie genau wissen, was zur Zeit insgesamt ansteht – beruflich und privat. Welche Aufgaben müssen Sie erledigen? Welche Termine müssen Sie wahrnehmen? Was wollen oder müssen Sie sonst noch alles erledigen? Nehmen Sie sich ein Blatt Papier und schreiben Sie alles auf. Mit Abgabefrist, Deadline usw. Das ist extrem wichtig! Sie brauchen immer einen genauen Überblick über alle Aufgaben. Erstens damit Sie nichts vergessen. Und zweitens damit Sie Ihre Zeit richtig einteilen. Das spart viel Stress und beruhigt Ihr Unterbewusstsein.

Ich benutze für meine To-Do-Liste ein DIN A4-Blatt Papier. In der Mitte ziehe ich einen Strich von oben nach unten. Links notiere ich alle beruflichen Positionen, rechts alles andere. Erledigte Positionen streiche ich durch, neu hinzukommende schreibe ich abends dazu. Ist eine Spalte voll, nehme ich ein neues Blatt Papier und übertrage die noch offenen Punkte. So bleibt die Liste immer aktuell und übersichtlich.

Unterteilen Sie größere Aufgaben schon in der To-Do-Liste in mehrere Zwischenschritte.

1.2.3 Einen Tagesplan erstellen

Mit dem Wissen, welche Aufgaben und Termine aktuell anstehen und wie lange Sie dafür in der Vergangenheit durchschnittlich jeweils gebraucht haben, erstellen Sie für jeden Tag im Büro einen Arbeitsplan. Ich benutze auch dafür immer ein DIN A4-Blatt, das ich in zwei Spalten (links: beruflich, rechts: alles andere) unterteile. Schreiben Sie alles auf, was Sie am nächsten Tag erledigen wollen. Und legen Sie konkrete Ziele fest, nicht nur Tätigkeiten:

Statt „Klageschrift X-AG bearbeiten formulieren Sie: „Einen Entwurf der Klageschrift erstellen, der die ausformulierten Anträge enthält (oder kürzer: „Klageschrift X-AG – Anträge").

Statt „Herrn Meyer anrufen formulieren Sie: „Mit Herrn Meyer die Beweismittel der Klageschrift klären (oder kürzer: „Tel. Hr. Meyer – Beweismittel klären").

Ein solcher Tagesplan hat zwei entscheidende Vorteile: Zum einen entlasten Sie dadurch Ihr Unterbewusstsein, weil alles Wichtige notiert ist. Und wenn Sie tagsüber immer wieder mal kurz auf den Tagesplan schauen, werden Sie regelmäßig daran erinnert, was heute wirklich wichtig ist. Dadurch bleiben Sie in der Spur und verzetteln sich nicht mit unwesentlichen Dingen.

Erstellen Sie den Tagesplan bereits am Vorabend. Dann kann Ihr Unterbewusstsein schon über Nacht mögliche Lösungen entwickeln.

Überlegen Sie kurz, was Sie bei den wichtigsten Aufgaben am nächsten Tag als erstes machen werden.

Verteilen Sie besonders umfangreiche Tätigkeiten auf mehrere Tage. Dann können Sie zwischendurch darüber nachdenken und bekommen häufig sogar spontan neue Ideen. Und nach einmal Schlafen erscheinen manche Dinge oft sehr viel klarer.

1.2.4 Strategien für „unplanbare" Aufgaben

Ein großes Problem ist, dass man als Jurist häufig gar nicht im Voraus nicht abschätzen kann, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird. Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden: Manchmal ist nicht klar, wie lange eine komplexe Aufgabe dauern wird. Dann machen Sie Folgendes:

Unterteilen Sie die Aufgabe in Zwischenschritte. Schätzen Sie die Zeit für die einzelnen Zwischenschritte. Falls Ihnen das gelingt, können Sie Ihren Tagesplan in gewohnter Weise erstellen.

Andernfalls legen Sie den ersten Schritt für diese Aufgabe fest, den Sie zeitlich ungefähr abschätzen können. Planen Sie für diese Aufgabe dann mindestens die Dauer für diesen ersten Schritt und einen angemessenen Zeitpuffer für die Erledigung des Restes ein.

Wenn Sie den Rest während der Bearbeitung der Aufgabe zeitlich abschätzen können, passen Sie Ihren Plan entsprechend an.

Falls sich herausstellt, dass die Aufgabe nicht in der eingeplanten Zeit erledigt werden kann, treffen Sie die notwendigen Entscheidungen: Rationalisieren? Reduzieren? Delegieren? Verschieben? Länger arbeiten?

Beispiel

Sie sollen einen fünfseitigen Vertrag prüfen. Dazu gehören Anlagen im Umfang von 100 Seiten. Sie wissen nicht, welche rechtlichen und tatsächlichen Fragen sich stellen werden. Deshalb legen Sie zunächst Zwischenschritte fest:

einen Überblick verschaffen (Zeitaufwand: ca. zwei Stunden)

die rechtlichen Probleme klären (Zeitaufwand: noch nicht absehbar)

einen Bericht schreiben (Zeitaufwand: mindestens eine Stunde)

Vorsichtshalber planen Sie für diese Aufgabe vier Stunden ein. Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, wissen Sie, dass es mindestens zwei größere rechtliche Probleme gibt. Für jedes werden Sie ca. drei Stunden benötigen. Da die Angelegenheit erst nächste Woche fertig werden muss, beschließen Sie, an dieser Aufgabe heute nur die eingeplanten vier Stunden zu arbeiten. Die restlichen (mindestens) fünf Stunden planen Sie für die nächsten Tage ein.

Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie immer im Blick behalten, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe wahrscheinlich noch benötigen werden. Selbst wenn Sie bei Erstellung des Tagesplans noch nicht wissen, wie umfangreich die Aufgabe ist – irgendwann im Laufe der Ausführung kommen Sie an den Punkt, an dem Sie die Angelegenheit überblicken und die restliche Dauer abschätzen können. Dann müssen Sie Ihren ursprünglichen Plan unter Umständen zwar anpassen, aber Sie arbeiten weiterhin selbstbestimmt.

Anders ist es, wenn nicht klar ist, ob eine Aufgabe am nächsten Tag anfallen wird und falls ja, wie viel Zeit das in Anspruch nehmen wird. Dann machen Sie folgendes:

Überlegen Sie, wie es in der Vergangenheit war. Notieren Sie sich über einen längeren Zeitraum von zwei oder vier Wochen, wie die Bearbeitung dieser Aufgabe tatsächlich abgelaufen ist.

Ziehen Sie dann aus diesen Informationen die richtigen Schlüsse.

Beispiel

Frau Schick arbeitet als Associate in einer Wirtschaftskanzlei im Bereich Banking. Gerade hat sie ein Mandat, bei dem der Mandant regelmäßig neue Informationen liefert, die sie schnell in die Vertragsentwürfe einarbeiten muss. Allerdings kommen diese Informationen nicht gleichmäßig und im selben Umfang. An manchen Tagen ist Frau Schick mit dem Mandat schon nach einer Stunde fertig, manchmal dauert es fünf oder sieben Stunden. Das Problem: Frau Schick kann den jeweiligen Arbeitsaufwand erst in dem Moment abschätzen, in dem die Informationen per E-Mail bei ihr eintreffen. Das kann schon morgens sein, an manchen Tagen dauert es aber auch bis 17 Uhr. Sie ist verzweifelt, weil dadurch eine sinnvolle Tagesplanung nicht möglich erscheint. Termine mit Freunden nach Feierabend plant sie deshalb schon lange nicht mehr. Auch im Büro ist sie angespannt, weil sie jeden Tag nervös auf den Eingang der E-Mail wartet. Frau Schick notiert vier Wochen lang, wann in dem „unplanbaren" Mandat die Informationen kamen und wie lange Sie dafür jeweils gebraucht hat (Tab. 1.2):

Tab. 1.2

4-Wochen-Übersicht bei „unplanbarer" Aufgabe

Eine erste Analyse ergibt folgende, für Frau Schick überraschende, Informationen:

Insgesamt hat Frau Schick in den 20 Tagen 57 Stunden an dem Mandat gearbeitet. Das sind durchschnittlich 14,25 Stunden pro Woche oder ca. 3 Stunden pro Tag.

Am geringsten war der Aufwand Montags (durchschnittlich 1,75 Stunden, Bandbreite: 0–4 Stunden) und Donnerstags (durchschnittlich 1,25 Stunden, Bandbreite: 0–3 Stunden).

Schwierig erscheinen Dienstag und Mittwoch. Zum einen ist der durchschnittliche Aufwand dort mit 4,75 bzw. 3,50 Stunden relativ hoch. Zum anderen kommen die Informationen an diesen Tagen oft auch erst spät am Nachmittag.

Da Frau Schick das Mandat direkt nach Eingang der E-Mail bearbeitete, war sie an fast allen Tagen (85 %) um 18.00 Uhr fertig. Nur an den drei Ausnahmetagen 02.03. (Dienstag), 10.03. (Mittwoch) und 24.03. (Mittwoch) wurde Frau Schick erst um 21.00 Uhr, 18.30 Uhr bzw. 22.00 Uhr fertig.

Daraus zieht Frau Schick folgende Konsequenzen:

Frau Schick plant in Zukunft von vornherein jeden Tag drei – besser vier – Stunden für das Mandat ein. (Etwas genauer könnte sie auch Montags und Donnerstags jeweils 2 Stunden einplanen, Dienstags 5, Mittwochs 4 und Freitags 3 Stunden.) Damit hätte sie es an fast allen Tagen geschafft, das Mandat um 18.00 Uhr fertig bearbeitet zu haben.

Für künftige „Ausnahmetage" überlegt Sie folgende Strategie: Wenn sie um 18 Uhr feststellt, dass die Bearbeitung voraussichtlich länger als 20 Uhr dauern wird, dann macht sie ganz normal Feierabend und erledigt den Rest gleich zu Beginn des nächsten Tages. Etwas anderes gilt ausnahmsweise dann, wenn es absolut zwingend ist, dass die Sache heute noch erledigt wird (was aber in der Vergangenheit höchstens einmal pro Jahr der Fall war).

Treffen mit Freunden oder andere Aktivitäten plant Frau Schick nun bevorzugt für Montag und Donnerstag.

Nach einem Monat stellt Frau Schick fest, dass Sie damit gut zurecht kommt. Sie ist jetzt wesentlich entspannter. Dienstags und Mittwochs weiß sie, dass es später werden kann. Aber da sie an den anderen Tagen regelmäßig um 19 Uhr die Tür zur Kanzlei verlässt, macht ihr das nichts mehr aus. So ist das Leben in einer Wirtschaftskanzlei nun mal.

1.2.5 Effizient und effektiv arbeiten

Morgens im Büro geht es los. Sie schauen auf Ihren Plan: Was ist heute zu tun? Welche Aufgaben stehen an? Und dann legen Sie los.

In welcher Reihenfolge?

Das kann man nicht allgemein sagen. Klar ist: Fristsachen gehen vor. Wenn heute etwas zwingend fertig sein muss, dann hat das Priorität. Zum Beispiel wenn Verjährung droht oder eine gesetzliche Frist abläuft. Dann fangen Sie damit an. Außer es ist absolut sicher, dass Sie es auch später noch rechtzeitig fertig kriegen. Aber ich würde auf Nummer sicher gehen. Denn fixe Fristen müssen Sie einhalten! Darüber hinaus ist es ein bisschen Geschmackssache. Die meisten Juristen fangen mit dem an, was am wichtigsten ist oder mit dem, was am kompliziertesten ist. Ansonsten hat man es meistens im Gefühl, womit man anfangen soll oder will.

Beachten Sie Ihren Biorhythmus. Sie sind nicht den ganzen Tag über gleich leistungsfähig. Am leistungsfähigsten ist man in der Regel morgens zwischen 9 und 11 Uhr. Deshalb sollte man in dieser Zeit die wirklich wichtigen und schwierigen Dinge angehen. Dann kommt das Mittagstief. Und erst gegen Abend gibt es nochmal ein kleineres Hoch.

Arbeiten Sie jeden Tag nur an zwei oder drei größeren Aufgaben. Die eine morgens, die andere nachmittags.

Effektiv arbeiten

Folgende Grundsätze haben sich bei der Bearbeitung von juristischen Aufgaben bewährt:

Untergliedern Sie größere Aufgaben in Teilaufgaben. Dann können Sie auch kleinere Zeitfenster zwischendurch nutzen und kontinuierlich an der großen Aufgabe arbeiten. Zudem gibt jede beendete (Teil-)Aufgabe ein gutes Gefühl.

Arbeiten Sie konzentriert und konsequent an der jeweiligen (Teil-)Aufgabe, möglichst in Blöcken von mindestens 30 Minuten. Schließen Sie Ihre Bürotür. Lesen Sie keine neuen E-Mails zwischendurch.

Schauen Sie ab und zu auf Ihren Tagesplan. Haben Sie ihn immer in Griffweite. Am besten legen Sie ihn so auf den Schreibtisch, dass Ihr Auge immer wieder mal darauf fällt.

Wenn Sie irgendwo hängen und nicht weiter kommen, dann fragen Sie nach – entweder beim Mandanten oder Ihrem Chef. Da hat jeder mehr davon: Sie verlieren nicht unnötig Zeit mit Grübeln und Ihr Mandant oder Chef kriegt die Sache früher und so, wie er das will.

Informieren Sie Ihren Chef regelmäßig darüber, wie Sie gerade ausgelastet sind und ab wann Sie wieder freie Kapazitäten haben – gerne auch als letzte E-Mail bevor Sie abends das Büro verlassen. Sie können nicht erwarten, dass Ihr Chef das alles von sich aus im Kopf behält. Deshalb: Sagen Sie es ihm.

Ganz wichtig: Bleiben Sie flexibel! Das ist nur ein allgemeines Schema, mit dem man im Normalfall als Jurist gut durch den Tag kommt. Aber das Schema ist nicht fix. Es geht nicht darum, das Schema abzuarbeiten. Das Schema soll Ihnen helfen, möglichst gut Ihre Aufgaben zu erledigen!

Schriftsätze erstellen

Wenn Sie Schriftsätze erstellen, können Ihnen folgende Tipps helfen, Zeit zu sparen:

Machen Sie sich immer klar, was mindestens gemacht werden muss, damit das Ergebnis der Aufgabe „funktioniert" (z. B. reicht zur Hemmung der Verjährung eine schlüssige Klage).

Fertigen Sie am Anfang so schnell wie möglich einen Rohentwurf. Den können Sie dann nach und nach überarbeiten und verfeinern. Das beruhigt ungemein. Und fast immer ist es leichter, etwas zu verbessern, als es von Anfang an perfekt zu erschaffen.

Nutzen Sie Textbausteine und Vorlagen. Informieren Sie sich, welche Vorlagen es in Ihrem Fachbereich schon gibt.

Entwerfen Sie einen Standard-Aufbau für regelmäßig anfallende Texte, die Sie dann bei Bedarf schnell an den jeweiligen Fall anpassen können (zum Beispiel Mandanten-Rundschreiben, Newsletter oder Aufsätze).

Bei einfachen Stellungnahmen: Kopieren Sie den gegnerischen Schriftsatz absatzweise raus und schreiben Sie jeweils einen kurzen Kommentar darunter:

Halten Sie sich nicht unnötig lange mit Formulierungen auf – außer es kommt wirklich darauf an.

Wenn Sie während einer Aufgabe unterbrochen werden: Legen Sie zuerst den konkreten nächsten Schritt fest und schreiben ihn dazu. Dann kommen Sie später einfacher wieder rein.

Berücksichtigen Sie die Macken, Vorlieben und Anforderungen Ihres Chefs. Schreiben Sie so, wie er es lesen will. Das spart eine Menge Zeit.

Geben Sie Ihrem Chef zwischendurch einen Entwurf samt Anmerkungen. Dann haben Sie die Sache erst mal vom Tisch. Und Sie bekommen Rückmeldung und weitere Anregungen.

Und natürlich alle anderen Strategien der folgenden Kapitel!

In den folgenden Kapiteln erfahren Sie noch Dutzende anderer Strategien, mit deren Hilfe Sie als Jurist Zeit sparen und Ihre Aufgaben effizienter und effektiver erledigen können. Hier eine kleine Auswahl als Vorgeschmack:

Mit den Profi-Funktionen von Word deutlich schneller Texte erstellen und formatieren

Gespräche mit Hilfe des Meta-Modells und durch Gewaltfreie Kommunikation effektiver führen

Gezielt Prioritäten setzen

Durch Brainkinetik Ihre Konzentrationsfähigkeit erhöhen

Schnell-Lese-Techniken

…

1.2.6 Wenn zwischendurch neue Aufgaben reinkommen

Jeden Tag kommen spontan neue Aufgaben dazu. Der Mandant schickt eine E-Mail und will sofort eine Antwort. Ihr Chef möchte, dass Sie schnell etwas recherchieren usw. Das kennt jeder. Was tun?

Schätzen Sie ab, wie lange die neue Aufgabe dauern wird. Wenn es schnell geht, dann machen Sie es gleich oder sobald Sie ihre aktuelle Teilaufgabe erledigt haben.

Dauert es länger, dann überlegen Sie, wie Sie es in Ihren Tagesplan einbauen. Können Sie etwas anderes auf morgen verschieben? Falls nein: Muss diese neue Aufgabe wirklich heute noch komplett fertig werden? Oder genügt zunächst eine kurze Antwort an den Mandanten, dass Sie sich darum kümmern und morgen liefern?

Wenn es gar nicht anders geht: Fragen Sie Ihren Chef. Es ist sein Mandant, sein Geld und deshalb auch seine Verantwortung. Im Zweifel muss er entscheiden, was Priorität hat.

1.2.7 Mit unerwarteten Telefonanrufen umgehen

Wenn Sie selbstständig oder Partner sind, dann sorgen Sie dafür, dass alle Anrufer zunächst bei Ihrer Sekretärin landen. Dieser geben Sie dann genaue Anweisungen, welcher Mandant sofort durchgestellt wird. Allen anderen sagt ihre Sekretärin, dass Sie gerade beschäftigt, außer Haus oder in einer Besprechung sind, aber zeitnah zurückrufen. Sobald Sie mit Ihrer aktuellen Aufgabe fertig sind, arbeiten Sie die aufgelaufenen Anrufe ab. Das hat den Vorteil, dass Sie nur einmal unterbrochen werden und dann am Stück telefonieren können.

Wer angestellt ist, hat es nicht ganz so einfach. Das Telefon abstellen oder umleiten geht als Associate in der Regel nicht (außer der Chef ist ausdrücklich damit einverstanden). In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie halten das störende Telefonate möglichst kurz. Oder Sie sagen, dass Sie gerade eine dringende Sache fertig machen müssen, aber in einer halben Stunde o. ä. zurückrufen. Dann können Sie wenigstens die aktuelle Teilaufgabe sinnvoll beenden.

1.2.8 „Wenn die Zeit trotz allem nicht reicht"-Strategien

Immer wieder kommt es vor, dass im Lauf des Tages klar wird: Die Zeit reicht nicht für alles, was Sie erledigen wollen. Was dann? Als erstes überlegen Sie: Müssen die noch offenen Aufgaben und Tätigkeiten unbedingt heute noch gemacht werden?

Gibt es wirklich eine „echte" Frist? Falls ja: Können Sie eine Fristverlängerung beantragen?

Welches Bedürfnis hat der Fristsetzer? Warum will er es so schnell haben? Wozu braucht er es so kurzfristig? Können Sie dieses Bedürfnis anders befriedigen?

Manche Dinge