Mein Business, mein Büro, mein Mac: Mac für Unternehmer und Freiberufler

Von Stephan Lamprecht

Das Buch zeigt Angestellten, Selbstständigen und Existenzgründern, wie sich der Mac effizient im Beruf nutzen lässt. Dabei werden alle wesentlichen Arbeiten, wie sie täglich in nahezu allen Büros anfallen, berücksichtigt: von der Organisation von Dokumenten über die eigene Arbeitsplanung bis hin zur Erledigung der Finanzen. Der Autor bleibt nicht an der theoretischen Oberfläche, sondern lädt mit vielen Workshops zum Nachahmen ein. Apple-Einsteigern wird der Start mit dem Mac erleichtert, Profis optimieren mit dem Buch ihre IT-Abläufe.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: SmartBooks
• Erscheinungsdatum: 2. Apr. 2013
• ISBN: 9783944165899

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Übersicht

Vorwort

Kapitel 1    Dokumente perfekt organisieren

Kapitel 2    Schreiben, Kalkulieren, Präsentieren

Kapitel 3    Marketing betreiben

Kapitel 4    Aufgaben und Projekte bewältigen

Kapitel 5    Finanzen managen

Kapitel 6    Spezielle Anwendungen

Tastenkombinationen

Index

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Kapitel 1    Dokumente perfekt organisieren

1.1      So finden Sie Ihr perfektes Ablagesystem

Die Wiedervorlage – organisieren Sie Papier nebenbei

Vorschlag für eine Ablagesystematik

1.2      Ablage automatisieren

1.2.1   Automator

Lassen Sie den Automator Dateien komprimieren

1.2.2   Hazel räumt Ihren Mac auf!

1.3      Dokumente sicher ablegen

Diese Gefahren drohen Ihren Daten

Eine Frage des Formats – wie Daten langfristig archivieren?

Sie brauchen Datensicherungen – wirklich!

Mein persönliches System

Time-Machine-Backup verlagern

Festplatten klonen

Offsite-Backup online

Denken Sie auch an Ihre iOS-Geräte

1.4      Papierberge digitalisieren

Datenvolumen reduzieren

PDF optimieren mit der Mac-Vorschau

PDF/A – A wie aufgepasst

1.5      Informationen sammeln und ablegen

Spotlight kann mehr finden, als Sie denken

Kapitel 2    Schreiben, Kalkulieren, Präsentieren

2.1      Textedit kann mehr, als es scheint

2.2      Office-Programme – wer die Wahl hat …

2.3      Sie sind Vielschreiber?

2.4      Business-Kalkulationen

Diagramme in Numbers anfertigen

Tendenzen in LibreOffice erkennen

Pivot-Analysen mit Excel

2.5      Präsentationen – überzeugen Sie Ihre Kunden

Von der Textgliederung zur Präsentation

Remote-Präsentationen – am einfachsten mit Microsoft

Tipps für eine erfolgreiche Präsentation

Rechzeitig und umfassend planen

Stoff gliedern

Botschaften unterstreichen – ohne Bullets!

Animationen – sparsam einsetzen!

Mit Bildern arbeiten

Testen und probieren

2.6      Business-Diagramme

Organigramm in Pages

Diagramme in Omnigraffle

Funktionen und Graphen

Mindmaps

Aus der Praxis: Mindmaps mit iMindmap

2.7      Elektronische Korrespondenz erledigen

Apple Mail für GMail einrichten

So bearbeiten Sie Ihre Post einfach schneller

So erkennen Sie wichtige E-Mails schneller in Apple Mail

2.8      Erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag

Tastenkürzel nutzen und einprägen

Setzen Sie einen Launcher ein!

Überall Textbausteine einsetzen

Aus der Praxis: mit Typinator automatisch Dateinamen vergeben

Immer und überall praktische Kürzel mit Keyboard Maestro

So bauen Sie ein Makro in Keyboard Maestro

2.9      Schneller Dateien umbenennen

2.10    Schneller Termine erfassen

Kapitel 3    Marketing betreiben

3.1      Kundenbasis verwalten

3.2      Flyer und Geschäftsvorlagen entwerfen

3.2.1   Scribus als Satzprogramm für Unternehmensdrucksachen

Ein Layout mit Scribus anlegen

3.2.2   Kommerzielle Alternativen

3.3      Webauftritte umsetzen

3.3.1   Statische HTML Seiten und noch mehr – einfach in Textform

3.3.2   iWeb – Auslaufmodell, aber gut

3.3.3   Rapid Weaver: für den höheren Anspruch

3.3.4   Dynamische Webseiten pflegen, zum Beispiel Blogs

3.4      Elektronische Newsletter produzieren

3.4.1   Newsletter mit Mail und dem Adressbuch versenden

3.4.2   Newsletter mit LibreOffice versenden

3.4.3   Newsletterversand mit Spezialprogrammen

3.4.4   Nicht alles, was möglich ist, ist auch erlaubt!

Kapitel 4    Aufgaben und Projekte bewältigen

4.1      Aufgabenverwaltung ganz einfach

4.2      Tools für die GTD-Methode

Tipps zur Einrichtung von Omnifocus

4.3      Projektmanagement auf dem Mac

Tipps zum Umgang mit Merlin

Exportieren Sie die Termine der Projektmitarbeiter aus Merlin

Projekte im Team abwickeln

Setzen Sie Ihren Mac als Server ein

Ein Wiki auf Ihrem Mac aufsetzen

Dokuwiki für die Projektarbeit fit machen

Collabtive – mehr Möglichkeiten mit MySQL

MySQL auf Ihrem Mac installieren

Collabtive installieren

4.4      Zeiterfassung und Abrechnung

mite – einfach, preiswert, webbasiert

(K)eine einfache Lösung mit Standard-Software?

Integrierter Ansatz mit Revolver Solo

Kapitel 5    Finanzen managen

5.1      Software für die Buchhaltung

5.1.1   Das Beispiel MonKey Office

Adressen aus Adressbuch übernehmen

Diese Daten brauchen Sie für das Buchen

5.1.2   Mac-HaBu – für die Wanderer zwischen den Welten

5.2      Banking

So einfach geht’s Banking: Einrichtung eines Kontos mit Outbank

5.2.1   Profiprogramme für Spezialfunktionen

5.3      Steuern

5.3.1   Einkommenssteuer

Steuerfuchs – Steuererklärung online

Klassische Software gefällig?

5.3.2   Umsatzsteuer

Winston – Umsatzsteuer an das Finanzamt übermitteln

Kapitel 6    Spezielle Anwendungen

6.1      Screenshots

Bildschirmfotos mit Bordmitteln

Bildschirmfotos mit Spezialprogrammen

6.1.1   Bildschirmvideos

6.1.2   Grafikbearbeitung

6.1.3   Zeichenprogramme

6.1.4   Multimedia-Werkzeuge

6.1.5   Onlineshops

6.1.6   Spracherkennung und OCR

Die wichtigsten Tastenkombinationen

Index

Vorwort

Für einen Autor ist es zweifellos immer etwas Besonderes, wenn er über sein eigenes Handwerkszeug schreiben darf, so wie in diesem Fall. Ich arbeite seit vielen Jahren als Selbstständiger, und wenn auch Sie zu dieser Spezies gehören, dann wissen Sie selbst am besten, dass viel Wahrheit in dem Satz liegt, »ständig und selbst zu arbeiten«. Denn ich muss ja nicht nur meinem eigentlichen Handwerk nachgehen, sondern bin auch mein eigener Verkäufer. Ich pflege die Beziehungen zu meinen Kunden. Ich muss kreative Ideen entwickeln, um neue Produkte auf den Markt zu bringen. Und schließlich warten da auch noch Aufgaben auf Sie und mich, die nicht immer ganz so viel Spaß machen, wie die Buchhaltung und die Abgabe diverser Steuererklärungen. Und natürlich auch das Bezahlen von Rechnungen.

Für alle diese Aufgaben nutze ich meine Geräte aus dem Hause Apple. Was mit der Anschaffung eines Macbook Pro begonnen hat, ist inzwischen zu einem kleinen Gerätepark angewachsen, zu dem auch noch ein iPhone 4s und ein iPad kommen. Diese Geräte helfen mir heute alle dabei, produktiv zu arbeiten, und ich bereue den Umstieg auf die Apple-Produkte nicht.

Obwohl dieser Wechsel nicht ganz einfach war. Ich war an Anwendungen unter Windows und Linux gewohnt und nun stand ich vor der Herausforderung, alle gewohnten Abläufe und notwendigen Arbeiten unter einem neuen System zu organisieren. Womit erledige ich am besten meine Buchhaltung? Welche Software ist am besten für die Kalkulation oder die Präsentation geeignet? Wie kriege ich meine Aufgaben und Termine am besten verwaltet? Wer zum ersten Mal den App Store von Apple betritt, wird vom umfangreichen Angebot an Software-Titeln regelrecht erschlagen. Aber welches davon ist eigentlich sein Geld wert und kommt vor allem mit der deutschen Sprache zurecht?

Alle Um- und Einsteiger, die professionell und produktiv mit dem Mac arbeiten wollen, dürften früher oder später vor einigen dieser Fragen stehen. Und genau für diese Anwender ist das vorliegende Buch gedacht. Ich hätte mir gewünscht, dass es bereits zur Zeit meines Umstiegs einen solchen Titel gegeben hätte. Denn die Recherche in allen nur erdenklichen Foren und Communitys im Internet lässt eigentlich nie einen eindeutigen Favoriten für die Bewältigung einer Aufgabenstellung erkennen. Ein Programm, mit dem der eine Anwender gute Erfahrungen gemacht hat, versagte bei anderen den Dienst. So blieb in vielen Fällen nur das Ausprobieren mit dem sprichwörtlichen Lehrgeld, das dabei zu bezahlen ist.

In diesem Buch stelle ich Ihnen Arbeitsabläufe und Programme vor, die das professionelle Arbeiten mit dem Mac erleichtern. In vielen Fällen können Sie die ausgewählten Anwendungen auch gleich selbst in Form von Workshops ausprobieren. Gewachsen sind die Beispiele alle aus meinen eigenen praktischen Erfahrungen, etwa wenn es um die Auswahl eines Banking-Programms geht. Dabei möchte ich Ihnen nicht nur die aus meiner Sicht besten Programme vorstellen, sondern auch allgemeine Tipps und Tricks verraten, wie Sie schneller und komfortabler Ihren Mac beruflich nutzen können.

Ich freue mich über Ihre Erfahrungen, Anmerkungen und kritischen Bemerkungen. Schreiben Sie mir gern eine E-Mail an [e-mail] oder besuchen Sie mein Blog unter www.der-lifehacker.de. Dort finden Sie auch eventuell notwendige Ergänzungen oder Korrekturen zu diesem Buch.

Mein Dank gilt an dieser Stelle allen Mitarbeitern des dpunkt.verlages und von SmartBooks, die einen solchen Titel ermöglicht haben. Aber jetzt wünsche ich Ihnen eine spannende und erfolgreiche Lektüre!

Stephan Lamprecht

Ahrensburg, im Frühjahr 2013

Kapitel 1

Dokumente perfekt organisieren

Wohl zu kaum einem Thema werden Sie so viele unterschiedliche Ansichten, Empfehlungen und Tipps lesen wie zur Ablage von Dokumenten und Dateien auf einem Computer. In diesem, wie auch den nächsten Kapiteln möchte ich Ihnen Lösungen vorstellen, die aus meinem unmittelbaren Arbeitsalltag und den Erfahrungen von Kollegen und Freunden erwachsen sind.

Generell gibt es in der Frage nach einem guten Ablagesystem kein »richtig« oder »falsch«, sondern lediglich Ablagesysteme, die zum eigenen Arbeitsstil passen oder eben nicht. Ein gutes Ablagesystem erspart Ihnen das umständliche Suchen nach Informationen. Stellen Sie sich vor, Sie werden jetzt von einem Kunden zu einem Projekt angerufen. Schaffen Sie es, die gewünschte Information gleich auf den Bildschirm zu zaubern und die passende gedruckte Unterlage neben den Telefonhörer zu legen? Auch wenn Sie die Frage mit einem klaren Ja beantworten können, empfehle ich Ihnen, das Kapitel zu lesen, denn ich stelle Ihnen auch Werkzeuge und Techniken vor, mit deren Hilfe Sie die Ablage von Dokumenten beschleunigen.

1.1 So finden Sie Ihr perfektes Ablagesystem

Wenn Sie sich gerade erst selbstständig gemacht haben, stehen Sie vielleicht zum ersten Mal vor der Frage, wie Sie Projektunterlagen, Korrespondenz und Rechnungen organisieren sollen. Möglicherweise sind Sie aber auch mit Ihrem bisherigen System unzufrieden und wollen den Umstieg auf den Mac dazu nutzen, die Systematik zu verändern. Vielleicht verbringen Sie aber auch mehr Zeit mit dem Suchen als mit dem Finden von Informationen. Dann wäre es Zeit für eine Veränderung.

Was macht ein gutes Ablagesystem aus? Aus meiner Sicht sind dies in erster Linie zwei Faktoren: Zum einen spart es Ihnen Zeit und Sie finden ein Schriftstück oder eine Datei genau dann, wenn Sie sie benötigen. Zum anderen können Sie die dahinterstehende Systematik in wenigen Worten erklären. Im Falle eines Falles kann ein Kollege, Partner oder Familienmitglied ein Dokument ebenso schnell wie Sie finden. Gehen Sie dabei vom Schlimmsten aus und denken Sie daran, dass Sie vielleicht (was ich Ihnen natürlich keinesfalls wünsche) ein paar Tage aus Krankheitsgründen nicht ins Büro gehen können und jemand anderes Sie vertreten muss. Wird er im Zweifel schnell notwendige Unterlagen finden?

Damit Sie eine individuelle Ablagestruktur finden, müssen Sie erst einmal ermitteln, um welche Dokumente und Unterlagen es geht. Unterlagen? Ganz richtig, denn Sie werden wahrscheinlich genauso wenig wie ich ein papierloses Büro geschaffen haben. In meinem Büro befinden sich:

   Briefe, Rechnungen und andere Schreiben, die frisch eingetroffen oder angelegt worden sind, die aber noch nicht bearbeitet werden. Dieser Block erhält mehr oder weniger täglich Nachschub. Und es ist auch noch nicht klar, was ich nach der Erledigung noch aufheben muss oder aufbewahren möchte.

   Dokumente, die ich im Rahmen eines aktuellen Projekts benötige. Gesprächsnotizen, Ideen, Projektauftrag oder Verträge mit Kunden.

   jede Menge Papiere, die ich für eine Zeit im Blick behalten muss. Dazu gehören etwa Rechnungen, die ich gestellt habe, zu denen aber noch keine Zahlung erfolgt ist. Oder auch die Bahnfahrkarten für eine Reise, die erst in einigen Wochen ansteht.

   Einen der größten Blöcke bilden Unterlagen, mit denen ich eigentlich nichts mehr anstelle, die ich aber als Unternehmer für eine längere Zeit aufbewahren muss. Bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge, Dokumente an und für das Finanzamt.

   Schließlich ist da noch jede Menge Papier, auf das ich besonders aufpassen muss, da die Wiederbeschaffung kompliziert ist und diese Dokumente wichtig sind: Geburtsurkunden, Zeugnisse, Versicherungspolicen usw.

Ich bin mir sehr sicher, dass Sie genau die gleichen Arten von Belegen auch bei sich finden. Und wenn Sie sich die Daten auf Ihrer Festplatte ansehen, kehrt dieses Muster sicherlich auch dort wieder. Um die Sache noch etwas zu komplizieren, gibt es genügend Dateien, die mit Papierdokumenten korrespondieren. Denken Sie nur an Projektunterlagen. Sie haben Absprachen mit Kunden per E-Mail getroffen oder auch Rückmeldungen oder Briefings in digitaler Form erhalten. Zu einer kompletten Rundumsicht auf ein Projekt gehört natürlich, dass Sie auch schnell auf diese Daten zugreifen können.

AUFGEPASST

Deswegen plädiere ich eindringlich dafür, dass bei der Einrichtung Ihrer Systematik kein Unterschied zwischen elektronischen Dokumenten und solchen aus Papier gemacht wird!

Beginnen wir mit Dateien und Unterlagen, die Sie täglich neu erhalten. Dazu zählt die eingehende Post oder auch Notizen, die Sie während eines Telefonats schreiben. Dazu gehören aber auch eingehende E-Mails und Dateien oder Programme, die Sie sich später noch einmal ansehen wollen. Sie brauchen einen Ort, an dem Sie das Material erst einmal sammeln, bevor Sie darüber entscheiden, was damit geschehen soll. Sie brauchen also eine Art von Eingangskorb.

Streng genommen werden Sie drei solcher Eingangskörbe besitzen. Zum einen den Posteingang Ihres Mailprogramms. Dann einen Platz auf Ihrer Festplatte, wo neue Dateien landen, und schließlich einen Ort, wo neue Papiere liegen.

AUFGEPASST

Es gibt eine einfache Regel, die Ihnen dabei hilft, den Überblick über all dieses neue Zeug zu behalten. Machen Sie nicht Feierabend, bevor nicht jeder dieser Eingangsplätze leer ist!

Starten wir also mit dem eingehenden Papier: Natürlich können Sie sich einen Eingangskorb der Sorte anschaffen, die im Bürofachhandel auch als »Briefablageschalen« bezeichnet werden. Ich persönlich lagere diese Dinge in einer Ecke meines Schreibtisches. Da es zu meiner Gewohnheit gehört, am Ende eines Tages meinen Arbeitsplatz aufzuräumen, werden die dort zwischengelagerten Unterlagen bearbeitet. Dabei überlege ich bei jedem Schriftstück, was ich damit tun will. Reklame und Ähnliches wandert meist gleich in den Papierkorb.

Unterlagen, die zu einem Projekt oder Kunden gehören, lege ich in die entsprechende Mappe (dazu gleich noch mehr). Schließlich bleiben die Papiere übrig, auf die ich zu einem späteren Zeitpunkt zurückkommen muss. Diese werden in die Wiedervorlage aufgenommen.

Danach widme ich mich dem Posteingang meines E-Mail-Programms. Einzelheiten zur Organisation von E-Mails finden Sie in Kapitel 2 dieses Buches.

Schließlich sehe ich mir dann noch die neuen Dateien des Tages an. Hier landet alles, was ich so im Laufe eines Tages herunterlade und nicht sofort abgelegt habe.

Bestimmt geht es Ihnen genauso: Am Ende des Tages haben Sie viele Dateien und Dokumente auf Ihren Rechner geladen, zum Beispiel Mailanhänge, die Sie sich nur kurz ansehen, oder Bild-Dateien. In meinem Fall sind es viele Programme, die ich ausprobieren möchte, um darüber zu schreiben. Um zu vermeiden, dass sich dieses Zeug an vielen unterschiedlichen Stellen auf der Festplatte sammelt, habe ich meinen Browser und mein Mailprogramm so eingerichtet, dass heruntergeladene Dateien an einem festen Platz landen, was ich auch Ihnen empfehlen möchte.

TIPP

Ihr Mac hat dafür auch bereits einen Ordner reserviert: Downloads-,). Unter Allgemein finden Sie die Rubrik Download-Ordner. Darüber wählen Sie optional ein anderes Verzeichnis aus. Analog gehen Sie in Safari vor. Eine ähnliche Option ist aber auch in Google Chrome oder anderen Anwendungen enthalten.

In den Optionen vieler Programme (wie hier Mail) können Sie einstellen, wo Downloads landen sollen.

Mit der Einrichtung eines solchen zentralen Sammelpunktes haben Sie noch keine dauerhafte Ordnung geschaffen. Sie vermeiden damit lediglich, dass sich die vielen Elemente einfach so auf dem System breitmachen. Nur durch die tägliche Durchsicht schaffen Sie es, Ordnung zu halten.

Die Wiedervorlage – organisieren Sie Papier nebenbei

Was machen Sie nun aber mit Dateien und Papieren, die auf dem Eingangsstapel gelandet sind, die Sie aber weder sofort erledigen noch ablegen können? Die Einladung zum Elternabend Ihres Kindes? Das Ticket für die Fahrt zur Konferenz in vier Wochen? Eine Aufgabe, die Sie zurückstellen wollen?

Sie benötigen dafür eine Wiedervorlage! Ich persönlich nutze hierfür ein System, das in der Sprache von Büroanbietern »Einzelblattablage« genannt wird. Dabei handelt es sich um dünne Papiermappen. 31 Stück für die Tage eines Monats und 12 für die Monate eines Jahres. Diese stehen in einem Ablagekorb in der Nähe meines Schreibtisches und werden rollierend genutzt. Zu Beginn des Jahres ist die Mappe »Januar« die erste in der Reihenfolge. Dahinter folgen dann die 31 Mappen für die Tage und schließend die 11 Mappen für die Monate Februar bis Dezember. Am 1. Januar sehe ich die Mappe »1« an. Habe ich die darin abgelegten Dokumente bearbeitet oder durchgesehen, wandert die Mappe hinter diejenige mit der Beschriftung »Februar«. Jetzt ist also die Mappe »2« weit vorn. Dort sehe ich dann am 2. Januar nach, bis sie am Ende des Tages ebenfalls zum Februar gelegt wird. Beginnt der Februar, wandert die Januar-Mappe ans Ende. Und alle Papiere, die ich in die Februar-Mappe gelegt habe, werden den jeweiligen Tagen zugeordnet. Auf diese Weise haben Sie ein System, das sich sozusagen von allein pflegt (naja, fast), und können auch nichts vergessen. Viel Arbeit bei der Einrichtung und Beschriftung solcher Mappen können Sie sich sparen, wenn Sie auf die Systeme von Classei oder Mappei setzen. Beide Hersteller bieten vorgefertigte Sätze an Mappen an, die sich ideal für die Einrichtung einer Wiedervorlage eignen.

In dieser Wiedervorlage landen auch Hinweise auf digitale Dinge. Erhalte ich einen Vorgang per E-Mail, drucke ich mir die Nachricht aus und lege sie in die Wiedervorlage. Zur Sicherheit schreibe ich aber meist auch noch einen Querverweis in meinen Kalender bzw. meine Aufgabenverwaltung. Bei einer Wiedervorlage kommt es aus meiner Sicht nur auf eines an: Sie dürfen nur ein einziges System haben. Sobald Sie mit mehreren Wiedervorlagen arbeiten, stehen die Chancen sehr gut, dass Sie etwas Wichtiges vergessen.

Damit sind wir bei den Dokumenten angelangt, die im Zusammenhang mit Kunden und Projekten stehen und die Sie während des Projekts benötigen. Zu den Themen Archivierung und sichere Ablage lesen Sie im weiteren Verlauf des Kapitels noch mehr.

Vorschlag für eine Ablagesystematik

Auch an dieser Stelle gilt, dass sich die Ablage von digitalen Daten und von Papierdokumenten in der Systematik nicht unterscheiden sollte. Meinen Dokumenten-Ordner habe ich in dieser Form organisiert:

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