Projektmanagement von Online-Projekten

Von Felix Koch

Um Online-Projekte erfolgreich managen zu können, reicht es nicht mehr, allein das Projektmanagement zu beherrschen. Heutzutage müssen Projektmanager Fachwissen aus allen beteiligten Gewerken mitbringen, um Risiken besser abschätzen und den Gewerken und Fachabteilungen bzgl. möglicher Lösungsansätze beratend zur Seite stehen zu können.

Dieses Buch ist ein Leitfaden für das professionelle Projektmanagement von Online-Projekten. Es soll dem Leser zeigen, wie von der ersten Sekunde an Projekte sorgfältig aufgesetzt, organisiert, durchgeführt, kontrolliert und abgeschlossen werden können. Das Besondere im Vergleich zu anderen Fachbüchern aus dem Bereich Projektmanagement ist, dass der Leser durch alle Phasen des Projekts geführt und ihm detailliert erläutert wird, was ihn erwartet, welche Aufgaben er zu erledigen hat und wie er auf schwierige Situationen vorbereitet sein kann.

Ergänzend zum Fachbuch haben wir 29 der wichtigsten Vorlagen für das professionelle Projektmanagement von Online-Projekten zusammen- und für den Download bereitgestellt.

Weitere informationen finden Sie auf der zum Buch gehörenden Website projektmanagement-von-online-projekten.de

In der ebook Version kommt es bei der Darstellung von Abbildungen zu qualitativen Verlusten, auf die wir keinen Einfluss haben. So sind Details in einigen Beispiel-Grafiken von Vorlagen nicht mehr lesbar. Die Abbildungen der Vorlagen im Buch dienen der Veranschaulichung und sind zum Verständnis des Textes nicht zwingend erforderlich. Die Vorlagen stehen alle in sehr guter Qualität zum Herunterladen bereit. Den Download-Link finden Sie im Kapitel "Vorlagen".

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 3. März 2015
• ISBN: 9783738694406

Felix Koch

Felix Koch ist Jahrgang 1975 und Managing Director bei LA RED. Die ersten Jahre nach seinem Studium der internationalen Betriebs- wirtschaft arbeitete er als Unternehmensberater im Bereich Prozes- soptimierung und als SAP-Berater für den Bereich Energieversorger. Anfang 2004 wechselte er als Projektmanager die Branche und begann seine Karriere bei Interone in Hamburg, einer Internetagentur aus dem BBDO Netzwerk. Für Interone arbeitete er 6 Jahre, unter anderem für die Kunden BMW MINI, Total Deutschland, RWE und o2. Zudem war er später auch als Fach-Coach für die interne Aus- und Weiterbildung der Projektmanager seines Teams verantwortlich. Von 2008 bis Ende 2009 leitete er den Berliner Standort von Interone, um Anfang 2010 schließlich als Gesellschafter und Standortleiter das Berliner Büro von LA RED zu eröffnen. LA RED ist eine digitale Kreativagentur für digitale Kommunikation und neue Werbung mit Büros in Hamburg und Berlin. Für seine Kunden realisiert LA RED kreative, ungesehene und herausfordernde Projekte aus allen Bereichen der digitalen Kommunikation, u.a. vernetzte Produkt-, Marken- und Social Media Kampagnen und Applikationen, Website-Relaunch, Marken-Websites, mobile Seiten und Applikationen für Smartphone und Tablets sowie TV Spots, Virals, Radio Spots und Kommunikation im Raum.

Buchvorschau

2015.

1. EINLEITUNG

1. Einleitung

In diesem Buch beschreiben wir das Projektmanagement aus Sicht des Dienstleisters, der ein Kundenprojekt umsetzen möchte und nicht aus Sicht eines Großunternehmens, das ein Inhouse-Projekt planen und durchführen möchte.

Für beide, Dienstleister und Großunternehmen, bedeutet Projektmanagement aber erst mal das Gleiche, nämlich, dass sich die Spezialisten eines Unternehmens in immer neuen Konstellationen zusammenfinden, um gemeinsam an einer Aufgabe zu arbeiten.

Die traditionelle Welt der Abteilungen, Aufgaben und Hierarchien, wie sie in statischen Unternehmensbereichen, wie dem Finanzwesen üblich sind, wird mehr und mehr abgelöst durch die Projektarbeit. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht mehr einer festen Aufgabe/Funktion zugeteilt werden, sondern zunehmend in Projekten tätig sind. Viele Unternehmen in den USA und Europa arbeiten inzwischen in dieser Arbeitsform. Für Agenturen aus der Werbe- und Internetbranche sind solche Strukturen bereits Alltag.

Der Vorteil dieser Arbeitsform liegt auf der Hand: man kann das Wissen der Mitarbeiter immer wieder neu und schnell kombinieren, um so Neues entstehen zu lassen.

Dabei setzen sich die Teams der Projekte in der Regel aus verschiedenen Hierarchien, Fachbereichen und Qualifikationen zusammen. Um Online-Projekte erfolgreich managen zu können, reicht es aber nicht mehr, allein das Projektmanagement zu beherrschen. Heutzutage müssen Projektmanager Fachwissen aus allen beteiligten Gewerken mitbringen, um Risiken besser abschätzen und den Gewerken und Fachabteilungen bezüglich möglicher Lösungsansätze beratend zur Seite stehen zu können. Vor allem bei der sich extrem rasant entwickelnden Mobil- und Internettechnologie eine Herausforderung.

1. 1 Aufbau des Buches

Der Aufbau des Buches orientiert sich am typischen Verlauf eines in Phasen aufgeteilten Projekts. Diese einfache Strukturierung erleichtert die Orientierung und führt den Leser Stück für Stück vom Kunden-Briefing bis hin zum Launch.

Im Kapitel 2 dieses Buches möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick zum Thema Projektmanagement und Online-Projekte geben. Beide Themenbereiche werden wir jedoch nur kurz anreißen können, da die Betrachtung alleine dieser beiden Begriffe ganze Bücherregale füllen könnte. Wenn Sie möchten, können Sie aber auch gleich zum Hauptkapitel, Kapitel 3 „Das Projekt - Die Projektphasen", springen.

Im Anschluss an die Projektphasen geben wir Ihnen einen genaueren Überblick über projektübergreifende Themen, wie zum Beispiel das Projektcontrolling, Verträge von Dienstleistern oder auch die häufigsten Fehler von Agenturen, die es zu vermeiden gilt.

In Kapitel 5 widmen wir uns einem ganz besonderen Thema im Projektmanagement, dem „Pitch". Im Fokus stehen der Ablaufprozess eines Pitches, die besonderen Gegebenheiten, die während eines Pitches gelten, und die Aufgaben, die in der meist sehr kurzen Pitch-Phase umgesetzt werden müssen.

In jedem Kapitel werden wichtige Absätze mit einer Textbox, links neben den Texten, hervorgehoben. Wenn es sich anbietet, geben wir vereinzelt Tipps, wie man in bestimmten Situationen verfahren kann oder wir berichten beispielhaft von realen Vorkommnissen aus der Praxis unserer Projektarbeit.

Für jede Phase haben wir verschiedene Vorlagen erstellt, die zum Download bereitstehen. Den Download-Link finden Sie auf der Seite vor dem Vorwort.

Und gleich noch zu Beginn des Buches eine kurze Erklärung zur Verwendung der Begriffe „Website und „Webseite. Wir verwenden den Begriff „Website" für einen kompletten Internetauftritt (z.B. www.la-red.de). Der Begriff „Webseite" hingegen steht für eine einzelne Seite des Internetauftritts (z.B. Startseite).

1. 2 Ziel des Buches

Um Projekte zu managen, gibt es viele Methoden und Hilfsmittel. In diesem Buch stellen wir eine Methode und verschiedene Hilfsmittel vor, die sich in der Durchführung von Online-Projekten von 20.000,-Euro bis 2.000.000,- Euro bewährt haben.

Ziel soll sein, Ihnen einen Leitfaden für das professionelle Projektmanagement von Online-Projekten an die Hand zu geben. Es soll Ihnen zeigen, wie von der ersten Sekunde an Projekte sorgfältig aufgesetzt, organisiert, durchgeführt, kontrolliert und abgeschlossen werden können. Dabei werden wir Sie durch alle Phasen des Projekts führen und detailliert erläutern, was Sie erwartet, welche Aufgaben Sie zu erledigen haben und wie Sie auf schwierige Situationen vorbereitet sein können. Mit Projektmanagement alleine lassen sich keine Preise gewinnen, aber ein gutes Projektmanagement ist für den Erfolg eines Projekts verantwortlich. Und inwiefern ein Projekt erfolgreich wird, entscheidet sich meist schon in der ersten Woche. Dabei lässt sich, darüber sollten wir uns einig sein, gutes Projektmanagement nicht in einem Wochenendkurs oder durch das bloße Lesen eines Buches erlernen.

Dieses Buch soll aber keineswegs nur trockenes Regelwerk sein. Vielmehr dient es der Orientierung und als Starthilfe für die professionelle Durchführung von Projekten. Mit der Zeit muss ohnehin jeder seinen eigenen Stil finden und den einen oder anderen Punkt anpassen oder weglassen. Wie in anderen Bereichen auch gibt es keine Schablonen, die zu 100 Prozent passen. Jedes Projekt ist anders und wartet mit neuen Herausforderungen auf. Das bedeutet auch, dass das Wichtigste ist, flexibel zu bleiben und gleichzeitig das Ziel im Auge zu behalten.

Die folgenden Kapiteln werden keine wissenschaftlichen Erklärungen liefern darüber, was unter Projektmanagement in der Fachtheorie zu verstehen ist. Es geht uns auch nicht darum, Ihnen einen gesammelten Überblick über alle verschiedenen Arten des Projektmanagements zu liefern, um Sie dann selbst per „trial and error" langwierig und schmerzhaft selbst herausfinden zu lassen, was Sie benötigen. Vielmehr möchten wir Ihnen zeigen, wie Projektmanagement in der Praxis funktioniert.

1. 3 Für wen und warum?

Unser Buch richtet sich sowohl an Projektmanager in Agenturen und Freiberufler der Medienbranche als auch an Projekt- und Marketingmanager in Unternehmen, die für digitale Projekte (z.B. Websites, Apps etc.) verantwortlich sind.

Es gibt unzählige Fachbücher zum Thema Projektmanagement; Wissenschaftliche Bücher, Bücher für den Bereich Softwareentwicklung, Bücher für und von Webdesignern und Konzeptern. Der Großteil der Fachbücher, die wir in den letzten Jahren gelesen haben, sind projektorientiert, d.h. sie beschreiben die einzelnen Aufgaben, die ein Projektmanager erfüllen muss und sind in der Regel sehr allgemein gehalten.

Was fehlt, ist ein klar strukturiertes Buch für die Online-Branche, als Schnittmenge aus den beiden Branchen „IT & Technik und „Werbung & Marketing.

Abbildung 1: Schnittmenge Online-Branche

Unser Buch beschreibt ein prozessorientiertes Projektmanagement, das die Arbeitsweisen und Aufgaben des Projektmanagers anhand des tatsächlich ablaufenden Projekts (Prozesses) vom Anfang, dem Kunden Briefing, bis zum Ende, dem Launch, erklärt.

2. PROJEKTMANAGEMENT

2. Projektmanagement

Wie eingangs angedeutet, gibt es die unterschiedlichsten Formen und Ansätze für das Projektmanagement. In erster Linie dient das Projektmanagement dazu, komplexe Prozesse einfacher und übersichtlicher darzustellen und in einen geordneten Ablauf zu bringen. In jedem Bereich, ob privat oder beruflich, findet es Anwendung. Mal ausgeprägter und hoch professionell, mal weniger ausgeprägt und eher beiläufig.

Dabei hat der Projektmanager (oder auch Account-, Service Client Manager, Kontakter, Berater oder auch mal Producer genannt) eine Schlüsselfunktion, in der sämtliche Prozesse zusammenlaufen. Im Großen und Ganzen hat er dafür Sorge zu tragen, dass alle Ressourcen möglichst effizient eingesetzt werden, Nachschub immer im richtigen Augenblick eintrifft und die Bedürfnisse und Moral seines Teams weitestgehend befriedigt werden, damit sie ihren Job machen können und wollen.

Ohne ausreichend Vorbereitungszeit und einen vernünftigen Plan, kann man die besten Leute und die beste Technik besitzen, wenn aber alle planlos durcheinander laufen und jeder macht was er will, bricht der Feind schnell durch die eigenen Reihen.

Der Feind ist in unserem Fall die überzogene Zeit, die zu hohen Kosten und die schlechte Qualität. Nicht der Kunde! Um es kurz zu sagen, der Projektmanager hält alle Fäden in der Hand und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Beispiele aus der Wirtschaft, wie es nicht funktioniert, gibt es zur Genüge. Auch oder vor allem dann, wenn der Staat an den Projekten mit beteiligt ist. Ob ein Projekt wie Toll Collect von Telekom und Daimler, der A380 oder M400 von Airbus und EADS, die Expo 2000 in Hannover, die Elbphilharmonie in Hamburg oder das Planungsdesaster beim Großflughafen Berlin/Brandenburg „Willy Brand" (BER), in all diesen Großprojekten wurden die Fehler in der Regel schon zu Beginn, in der Planungsphase, begangen.

Ist also das Projektmanagement schlecht bzw. wird der Projektmanager in der Ausübung seiner Funktion behindert, wird es den beteiligten Gewerken sehr schwer fallen, ein gutes Produkt bzw. eine gute Dienstleistung abzuliefern. Und es bleibt zu bezweifeln, ob die anderen Projektziele wie Zeit und Budget eingehalten werden können.

Wie Sie eventuell schon bemerkt haben, kommen wir immer wieder auf drei Aspekte zu sprechen: Kosten, Zeit und Qualität. In der Betriebswirtschaft werden diese drei Punkte zu einem magischen Dreieck zusammengeführt.

Jedes Projekt beinhaltet die Faktoren Zeit, Kosten und Qualität, drei zuweilen gegenläufige Komponenten, die durch das magische Dreieck zueinander ins Verhältnis gesetzt werden. Gerade im Projektmanagement bietet es sich an, anhand des magischen Dreiecks zu analysieren, wie sich z.B. die Erwartungen des Kunden auf das Projekt auswirken. Die Ausgangssituation ist in der Regel immer die folgende: In kürzester Zeit soll für möglichst wenig Budget ein qualitativ hochwertiges Produkt entstehen. Da dies so nur in den seltensten Fällen möglich ist, sind Sie als Projektmanager gefordert, mit dem Kunden vorab zu besprechen, welche dieser Faktoren für ihn Priorität haben.

Magisches Dreieck

Abbildung 2: Magisches Dreieck

Muss das Projekt in kürzester Zeit umgesetzt werden, werden sich wahrscheinlich die Kosten erhöhen, da entsprechend viele Mitarbeiter die anfallenden Aufgaben in der entsprechenden Qualität bearbeiten müssen.

Ist eine hohe Qualität gefordert, benötigen Sie in der Regel mehr Zeit und damit verbunden höhere Kosten, um die entsprechende Arbeit und die Qualitäts-Checks durchführen zu können. Muss das Projekt mit einem geringen Budget auskommen, wird das sicherlich zu Lasten von Qualität oder der Zeit gehen.

Für Sie bedeutet das, Sie müssen die drei Größen Zeit, Kosten und Qualität so ausbalancieren, dass die Erwartungen des Kunden, aber auch die des eigenen Teams und Unternehmens, erfüllt werden.

Stakeholder

Jedes Projekt hat Projektbeteiligte, die sogenannten Stakeholder. Das können nicht nur die Mitarbeiter Ihres Teams sein, sondern alle Personen, die in irgendeiner Form mit dem Projekt zu tun und Einfluss darauf haben. So z.B. Ihr Ansprechpartner auf Kundenseite, dessen Vorgesetzte und Kollegen, eventuell der Einkäufer des Unternehmens, Ihr Team, Ihre Vorgesetzten, Dienstleister, freie Mitarbeiter und so weiter.

Bei größeren Projekten macht es Sinn, sich die Stakeholder genauer anzuschauen, um Ereignisse oder Reaktionen vorherzusehen.

- Gibt es Beteiligte, die eventuell gegen dieses Projekt sind und offen oder hinter verschlossenen Türen gegen das Projekt intervenieren?

- Üben Kollegen eine Funktion aus, für die sie nicht geeignet sind (Beispiel: Ein «Screen Designer» wird auf dem Projekt als «Art Director» eingesetzt, ohne diese Funktion vorher jemals ausgeübt zu haben)?

- Müssen Sie sich mit einem Vorgesetzten auseinandersetzen, der allein die Kosten im Blick hat und wichtige Investitionen, wie den Einkauf von Experten-Know-How (3D Profis, Motion Designer, Programmierer etc.), nicht zulässt?

Manchmal kann es vorkommen, dass Ihr Kundenansprechpartner andere projektbeteiligte Fachabteilungen in die Abstimmungen und das Projekt nicht mit einbezieht. Fragen Sie deshalb nach, ob z.B. die technische Beschreibung eines Produktes mit der entsprechenden Entwicklungsabteilung oder mit Ihrem Kunden-Ansprechpartner abgestimmt werden soll.

Fachbereiche im Projektteam

Die Fachbereiche bzw. Berufsbezeichnungen in den Agenturen unterscheiden sich zum