Modernes Projektmanagement: Erfolg und Nachhaltigkeit in der Projektarbeit

Von Jürgen Zugelder

Projekterfolg ist kein Zufall, sondern das Ergebnis aus konsequenter Methodenanwendung und bewusster Gestaltung der Zusammenarbeit. Beides erfolgt auf der Grundlage eines unterstützenden Projektumfelds, das wirksame Projektarbeit erst ermöglicht. Modernes Projektmanagement erfordert deshalb eine integrierte und ausgewogene Berücksichtigung aller drei Bereiche und ebnet so den Weg zu Erfolg und Nachhaltigkeit in der Projektarbeit. Das vorliegende Buch beschreibt die drei Bereiche auf sehr anschauliche und verständliche Art.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 13. Juni 2016
• ISBN: 9783741212192

Jürgen Zugelder

Jürgen Zugelder, Diplom-Kaufmann, zertifizierter Projektleiter und Lehrbeauftragter für Projektmanagement, beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Frage, warum Projekte nicht das halten, was sie versprechen. In über 20 Jahren im Projektgeschäft hat er viele Erfahrungen gesammelt, um doch immer wieder die gleiche Beobachtung zu machen: Nicht die Methode sondern die Kultur entscheidet über den Projekterfolg. Seine manchmal lustigen, manchmal erstaunlichen, aber immer aufschlussreichen Beobachtungen aus unterschiedlichen Unternehmen und Branchen hat er in diesem lesenswerten Buch zusammengefasst.

Buchvorschau

Literatur

Vorwort

Über Projektmanagement sind bereits viele Bücher geschrieben worden. Ihnen ist gemeinsam, dass sie Projektmanagement in seiner theoretischen Breite darstellen und die Vorteile der Methodenanwendung für effizientes Arbeiten hervorheben.

Warum dann aber ein weiteres Buch zu diesem Thema? Weil nach wie vor eine große Lücke zwischen Theorie und Praxis klafft. Untersuchungen weisen regelmäßig darauf hin, dass viele Projekte ihre Ziele nicht oder nur teilweise erreichen. Werden sie aber erreicht, bringen sie den Unternehmen in vielen Fällen trotzdem nicht den erhofften Nutzen. Die Gründe hierfür liegen in einer eingegrenzten Sicht auf das Projektmanagement.

Projektmanagement, so wie es heute verstanden wird, umfasst die drei Dimensionen Methoden, Zusammenarbeit und Führung sowie Umfeld. Jede einzelne Dimension ist wichtig, aber nur eine integrierte Betrachtung aller drei Bereiche führt zu Erfolg und Nachhaltigkeit. Hierauf soll der Titel des Buches hinweisen: Modernes Projektmanagement – Erfolg und Nachhaltigkeit in der Projektarbeit.

Verschiedene Projekte erfordern verschiedene Vorgehensweisen. Häufig genügt jedoch der Einsatz einfacher Werkzeuge, um große Erfolge zu erzielen. In diesem Buch werden deshalb Methoden vorgestellt, die leicht anzuwenden sind und sich in langjähriger Praxis bewährt haben. Dahinter steht die Überzeugung: Je einfacher und flexibler die Werkzeuge anzuwenden sind, desto eher werden sie akzeptiert und tatsächlich eingesetzt.

Die Art der Zusammenarbeit und Führung aller beteiligten Personen ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Ein von Vertrauen, Respekt und Wertschätzung geprägter Umgang innerhalb des Projektteams sowie zwischen Team, Linienvorgesetzten und weiteren Stakeholdern ist die Grundlage für einen erfolgreichen Projektabschluss.

Methoden und Team bleiben allerdings wirkungslos, wenn das Projektumfeld keine erfolgreiche Projektarbeit zulässt. Die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen und weiterzuentwickeln sind Grundvoraussetzungen für den Erfolg. Gelingt es einem Unternehmen, die richtigen Werkzeuge durch ein gutes Team in projektfreundlicher Umgebung anzuwenden, wird es von den Vorteilen des Projektmanagements dauerhaft profitieren.

Die integrierte Betrachtung und konsequente Berücksichtigung aller drei Dimensionen schließt die Lücke zwischen Theorie und Praxis.

Zielgruppe des vorliegenden Buches sind sowohl Projektleiter und –mitarbeiter, die sich täglich den Herausforderungen der Projektarbeit stellen, als auch Führungskräfte der Linienorganisation, die die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektarbeit schaffen. Das Buch soll sie dabei unterstützen, neue Impulse in ihren Unternehmen zu setzen und Projektarbeit dadurch zu verbessern.

Das Buch ist so aufgebaut, dass es als roter Faden für die professionelle Durchführung eines Projektes genutzt werden kann. Es dient aber auch als Nachschlagewerk für Vorgehensweisen, Prinzipien und Erfolgsfaktoren der Projektarbeit. Letztlich gibt es auch Projektneulingen einen Eindruck von Umfang und Reichweite eines modernen Projektmanagements.

Viel Spaß bei der Lektüre und viel Erfolg bei der Durchführung Ihrer Projekte!

Jürgen Zugelder

Einleitung

Projekte sind allgegenwärtig. Nicht immer ist man sich dessen bewusst, da sie häufig nicht als solche bezeichnet werden. Jeder hat jedoch im privaten Umfeld bereits Projekte durchgeführt: eine Urlaubsreise geplant, eine Hochzeit vorbereitet oder ein Haus gebaut. Auch Unternehmen realisieren eine Vielzahl von Projekten: Eine Anlage wird konstruiert, ein neues Produkt in den Markt eingeführt oder gar ein neuer Flughafen gebaut. Aber was genau ist ein Projekt?

Def.:

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation (Definition nach DIN 69901).

In der Literatur finden sich noch viele weitere Definitionen. Allen ist gemeinsam, dass sie die Neuartigkeit der Aufgabe betonen, die im Rahmen der regulären Unternehmensorganisation nicht oder nur schwer zu bewältigen ist.

Ist es nun wichtig zu wissen, ob es sich bei einer zu bearbeitenden Aufgabe um ein Projekt handelt? Eine Aufgabe als Projekt zu bezeichnen ist zunächst eine reine Definitionssache, nicht mehr und nicht weniger.

Aber: Eine Aufgabe zu einem Projekt zu machen bedeutet, bestimmte formale Schritte einzuhalten. Schließlich ist ein Projekt nichts Alltägliches. Das Unternehmen wagt etwas Neues und stellt hierfür Ressourcen bereit. Deshalb ist planvolles und systematisches Vorgehen notwendig. Wer würde – um auf die Beispiele aus dem privaten Bereich zurückzukommen – bei der Planung der Urlaubsreise, der Hochzeit oder des eigenen Hausbaues nicht strukturiert vorgehen?

Projektmanagement hilft, die Durchführung von Projekten zu vereinfachen, indem es Komplexität reduziert und eine systematische Vorgehensweise fördert. Es hilft, gesteckte Ziele zu erreichen, vereinbarte Zeiten einzuhalten und Budgets nicht zu überschreiten. Dies gilt nicht nur für einzelne, isolierte Projekte, sondern auch für mehrere Projekte, die parallel durchgeführt werden und sich gegenseitig beeinflussen. Hierdurch werden die Interessen betroffener Personen(gruppen) gewahrt, sodass sie mit Verlauf und Ergebnis der Projekte zufrieden sind.

Def.:

Unter Projektmanagement (PM) versteht man das professionelle Initiieren, Planen, Durchführen, Abschließen und Würdigen von Projekten.

Aber lohnt sich Projektmanagement wirklich? Übersteigt der Nutzen den durch Projektmanagement erzeugten Mehraufwand? Dieser wird insbesondere zu Projektbeginn für Initiierungs-, Planungs- und Abstimmungsaktivitäten verursacht, verringert sich dann im Laufe der Projektarbeit jedoch deutlich, da viele Dinge geklärt sind und die Projektarbeit reibungsärmer verläuft. Der zusätzliche Aufwand für Projektmanagement vermindert somit den Aufwand zur Realisierung des Projektergebnisses.

Anders ist es bei der Projektarbeit, die ohne Projektmanagement stattfindet. Die Mitarbeiter beginnen sehr schnell mit der Bearbeitung konkreter Aufgaben, stoßen jedoch mit fortschreitendem Projektverlauf zunehmend auf Unklarheiten durch abweichende Zielvorstellungen, unterschiedliche Ausrichtungen oder intransparente Abhängigkeiten. Wird dann Klärungsbedarf erkennbar, wurden bereits Ressourcen verbraucht und Teile der Arbeit realisiert. Teure Nachbesserungen und Verzögerungen sind die Folge. Der aus dem Verzicht von Projektmanagement resultierende Mehraufwand übersteigt deshalb den zu Projektbeginn eingesparten Aufwand in der Regel deutlich.

Projektmanagement klärt viele Dinge im Vorfeld. Dies führt zu einer besseren Projektarbeit und einem reduzierten Gesamtaufwand. Die folgende Darstellung stellt den Zusammenhang schematisch dar:

Die Darstellung zeigt den Zusammenhang für die traditionellen Methoden. Für das Agile Projektmanagement ist die Aussage vergleichbar, nur verteilt sich der Aufwand auf mehrere Zyklen (Sprints).

Projektmanagement bietet viele Chancen und verdient die volle Aufmerksamkeit aller Beteiligten. Angesichts dieser positiven Auswirkungen verwundert es nicht, dass sich die Mehrzahl der Unternehmen des Projektmanagements bedienen.

Zahlreiche Werkzeuge und Prozesse des Projektmanagements sind seit Jahren etabliert. Trotzdem zeigen Untersuchungen regelmäßig, dass viele Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Noch erstaunlicher ist, dass sich hieran im Verlauf der letzten Jahre wenig geändert hat.

Def.:

Unter Projekterfolg versteht man das Erreichen der vereinbarten Termin-, Kosten- und Leistungsziele und der Zufriedenheit der relevanten Stakeholder.

Untersuchungen, die den Erfolg von Projektarbeit zum Gegenstand haben, hängen natürlich nicht nur von der Ergebnisbetrachtung und den Aussagen der befragten Personen ab. Insbesondere das Design der Studie (z.B.: Welche Projektart, Branchen oder Regionen werden betrachtet? Wie viele Projekte werden einbezogen? Nach welchen Kriterien werden sie ausgewählt?) sagt viel über ihr Ergebnis aus. Auch die Definition des Begriffes Projekterfolg selbst ist relevant. Es bleibt aber doch letztlich die übereinstimmende Aussage, dass noch viel Potenzial besteht, Projekte erfolgreicher durchzuführen.

Projekte sollen allerdings nicht nur erfolgreich abgeschlossen werden, sie müssen auch eine Wirkung entfalten und dem Unternehmen einen Nutzen bringen. Sie müssen zur Ausrichtung des Unternehmens passen und nachhaltig sein.

Def.:

Nachhaltigkeit der Projektarbeit bezeichnet die Fähigkeit eines Unternehmens, dauerhaft eine positive Entwicklung aufrechterhalten zu können, indem es von dem Nutzen seiner Projektergebnisse langfristig profitiert.

Die richtige Anwendung geeigneter Methoden ist eine notwendige Voraussetzung für die Projektarbeit, garantiert alleine aber weder Erfolg noch Nachhaltigkeit. Auch das Verhalten der Projektbeteiligten sowie die Art ihrer Zusammenarbeit beeinflussen die Projektarbeit. Wenn Projekte aber scheitern, liegt es häufig an den Besonderheiten des Projektumfelds:

Projekte werden gestartet, obwohl die Notwendigkeit im Unternehmenskontext oder die Ressourcenverfügbarkeit nicht ausreichend geprüft wurden.

Projekte folgen keinen strategischen Überlegungen sondern sind das Ergebnis operativer Interessen.

Vorliegende Informationen werden nicht ausreichend berücksichtigt.

Eine echte Unterstützung der Betroffenen oder des Managements liegt nicht vor.

Projektmanagement umfasst somit eine methodische, eine verhaltensorientierte und eine umfeldorientierte Dimension. Soll Projektarbeit sowohl erfolgreich als auch nachhaltig sein, müssen alle drei Dimensionen des Projektmanagements betrachtet und berücksichtigt werden.

Im vorliegenden Buch werden zunächst die traditionellen Methoden des Projektmanagements vorgestellt, um anschließend auch noch einen Blick auf die neueren Entwicklungen der Kritischen Kette und des Agilen Projektmanagements zu werfen.

Alle Methoden werden durch Menschen angewendet, die im Projektteam zusammenarbeiten. Die Art der Zusammenarbeit und Führung – die verhaltensorientierte Dimension – soll anschließend betrachtet werden.

Schließlich wird als dritte Einflussgröße auch der Kontext betrachtet, in dem die Projektarbeit stattfindet. Dies geschieht im letzten Teil Umfeld.

Teil 1: Vorgehensweisen der Projektbearbeitung

Die Vorgehensweisen der Projektbearbeitung beschreiben die Schritte und Methoden, die üblicherweise angewendet werden, um Projekte strukturiert durchzuführen. Um einem modernen Projektmanagement gerecht zu werden, müssen sie sich durch Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auszeichnen, um jederzeit eine schnelle Adaption an geänderte Anforderungen zu gewährleisten.

Bei der Wahl der Vorgehensweise steht deshalb weniger die Frage nach richtig oder falsch, sondern die Prüfung der bestmöglichen Unterstützung für die konkrete Fragestellung im Vordergrund. Dies beinhaltet eine sorgfältige Prüfung und Auswahl der einzusetzenden Methoden, denn nicht jedes Projekt benötigt den Einsatz des gesamten Werkzeugkastens. Wenige Methoden, konsequent angewendet, sind in vielen Fällen ausreichend.

Zu den Vorgehensweisen der Projektbearbeitung gehören insbesondere drei bekannte Ansätze:

Traditionelle Methoden des Projektmanagements

Critical Chain-Projektmanagement

Agiles Projektmanagement

Traditionelle Methoden des Projektmanagements

Unter Methoden des Projektmanagements werden festgelegte, planvolle Vorgehensweisen der Projektbearbeitung verstanden. Das Projekt wird hierbei zunächst in kleine, überschaubare Teile (Phasen) zerlegt, die die Grundlage für die methodische Bearbeitung bilden. Für viele Branchen und Projektarten gibt es vordefinierte Phasenmodelle, die für einen zeitlichen Abschnitt eine allgemeingültige Vorgehensweise beschreiben. Letztlich stellen sie aber nur unterschiedliche Ausprägungen einer im Grundsatz vergleichbaren Grobeinteilung dar. Sie besteht aus den folgenden drei Phasen:

Diese drei Phasen beschreiben das Einzelprojektmanagement, umfassen also die Tätigkeiten, die zur Realisierung eines einzelnen Projektes erledigt werden müssen. Sowohl die in der Literatur vorgestellten als auch die in der betrieblichen Praxis angewendeten Methoden beschränken sich häufig auf diese Phasen, lassen damit jedoch Fragen der Initiierung sowie der nachgelagerten Würdigung außer Acht.

Die getrennte Betrachtung eines einzelnen Projektes ist zweifellos einfacher als die integrierte Betrachtung im Unternehmenskontext. Aber ist sie auch ausreichend, um bestmögliche Resultate für das Unternehmen zu erzielen?

Eine Reduzierung des Projektmanagements auf die Einzelprojektbearbeitung führt immer zu einer isolierten Betrachtung eines einzelnen Projektes und damit zu einer lokalen Optimierung. Eine Gesamtsicht erfordert deshalb die Integration des Einzelprojektes in das vorhandene Projektportfolio.

Projektmanagement umfasst somit den gesamten Lebenszyklus eines Projektes unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zu anderen Projekten. Der Lebenszyklus kann in fünf Phasen dargestellt werden:

Die Phase der Initiierung sorgt für die richtige Auswahl und Ausgestaltung der Projekte. Die nachfolgende Planung dient der Festlegung der konkreten Vorgehensweise, um die angestrebten Ziele zu erreichen. Während der Durchführung werden die notwendigen Aufgaben erledigt. Die Steuerung als Bestandteil der Projektdurchführung überprüft Abweichungen zwischen Realität und Planung und führt das Projekt wieder auf den ursprünglichen Kurs zurück, bis schließlich alle Arbeiten erledigt sind und mit dem Abschluss das Projekt beendet werden kann. Eine zeitversetzte Würdigung klärt, ob der erwartete Nutzen für das Unternehmen tatsächlich eingetreten ist.

Die folgende Übersicht stellt die fünf Phasen mit zugehörigen Zielen, Ergebnissen und abhängiger Projektmanagement-Ebene dar:

Die Initiierung erfolgt vor, die Würdigung nach der eigentlichen Bearbeitung des Projektes. Auch wenn die Aufgaben beider Phasen bei einer isolierten Betrachtung eines Projektes ebenfalls sinnvoll sind, gehören die Phasen thematisch nicht zum Einzel- sondern zum Multiprojektmanagement, das in einem späteren Kapitel behandelt wird (s. Kapitel Multiprojektmanagement). Um allerdings den vollständigen Ablauf eines Projektes von der ersten Idee bis zur abschließenden Nutzenbewertung zu verdeutlichen, werden alle fünf Phasen gemeinsam in diesem Kapitel vorgestellt.

Die Bearbeitung der Phasen erfolgt grundsätzlich sequenziell. Die Initiierung muss abgeschlossen sein, bevor die detaillierte Planung beginnen kann. Die drei Phasen des Einzelprojektmanagements, die Planung, die Durchführung und der Abschluss können sich in der Praxis allerdings durchaus überlappen. Die Würdigung hingegen erfolgt in jedem Fall nach Abschluss des Projektes.

Art und Größe eines Projektes haben Einfluss auf den Umfang