Effektives Projektmanagement: Erfahrungen aus der Praxis

Von Bernd Maczollek

Das Buch "Effektives Projektmanagement" von Bernd Maczollek ist eine kompakte und erfahrungsbasierte Zusammenfassung der Werkzeuge und Methoden im Projektmanagement.
Es ist gekennzeichnet durch seine gute Übersichtlichkeit, seinen Praxisbezug und seine gute Strukturierung. Ergänzt wird das Buch durch viele praktische Tipps und Checklisten.
Darüber hinaus dient ein Kapitel dem Menschen im Projekt und der Bedeutung der Projektmanagement-Kultur insgesamt.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 21. Okt. 2019
• ISBN: 9783748134060

Bernd Maczollek

Dipl.-Ing. Bernd Maczollek hat an der Technischen Universität Braunschweig Maschinenbau studiert und an der SLV Hannover seinen Schweißfachingenieur absolviert sowie berufsbegleitend seinen European-Industrial-Engineer abgeschlossen und viele Jahre in unterschiedlichen Positionen und Unternehmen gearbeitet, bevor er sich als Unternehmensberater selbstständig gemacht hat. Seit sechs Jahren ist Bernd Maczollek nun als Unternehmensberater aktiv, zuerst ausschließlich im Bereich des Projektmanagements, dann kam das Zukunfts- und Strategiemanagement und schließlich die Persönlichkeitsentwicklung hinzu.

Buchvorschau

Der Autor

Dipl.-Ing. Bernd Maczollek

hat an der Technischen Universität Braunschweig Maschinenbau studiert und an der SLV Hannover seinen Schweißfachingenieur absolviert sowie berufsbegleitend seinen European-Industrial-Engineer abgeschlossen und viele Jahre in unterschiedlichen Positionen und Unternehmen gearbeitet, bevor er sich als Unternehmensberater selbstständig gemacht hat.

Seit sechs Jahren ist Bernd Maczollek nun als Unternehmensberater aktiv, zuerst ausschließlich im Bereich des Projektmanagements, dann kam das Zukunfts- und Strategiemanagement und schließlich die Persönlichkeitsentwicklung hinzu.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Einleitung

Projektmanagement Grundlagen

Typen von Projekten

Projektmanagement Werkzeuge

Projektdefinition

Analyse der aktuellen Situation

Definition quantitativer Ziele

Lastenheft

Projektplanung

Projektstrukturplan (PSP)

Kreativitätswerkzeuge

Projektstudie

Projektplan

Quality-Gates

Termin-, Kosten- und Qualitätsplanung

Projektorganisation

Projektauftrag / Pflichtenheft

Projektmanagement-Werkzeuge_der Durchführungsphase

Kick-off Meeting

Sitzungsmanagement

Projektablage

Termin- und Ablaufplanung

Statusbericht

Projektabschluss

Projektabschlussanalyse

Projektabschluss-Dokumentation

Projektabschlussfeier

Der Mensch im Projekt

Der Projektleiter

Eigenschaften eines erfolgreichen Projektleiters

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen

Teamauswahl

Erforderliche Kompetenzen der Teammitglieder

Teamtypen

Teambildung

Führung

Der Projektleiter als Führungskraft

Kommunikation & Mentoring

Aufgaben der Kommunikation im Projekt

Konfliktmanagement

Mentoring

Projektkultur

Von der Unternehmenskultur zur Projektkultur

Zusammenfassung

Literaturempfehlungen

Vorwort

„Was man zur Effektivität braucht, ist eine durch Übung gewonnene Kompetenz."

(Peter F. Drucker)

Projekte sind ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg und ein wichtiger Teil der Strategie. Sie stellen das Verbindungselement zwischen dem Ziel- und Strategiesystem auf der einen und dem Unternehmen mit seinen Produkten, Abläufen und Prozessen auf der anderen Seite dar. Während die Strategie ein weitgehend abstraktes Denkmodell darstellt, bilden die Projekte eine Verknüpfung zur greifbaren Realität. Daher spielen erfolgreiche Projekte für den Unternehmenserfolg eine ganz entscheidende Rolle. Davon betroffen sind alle Bereiche des Unternehmens, wobei (abhängig von den Produkten) die Entwicklung, der Vertrieb und die Produktion am stärksten beeinflusst werden.

Das wichtigste Werkzeug, um diese Projekte zum Erfolg zu führen, ist ein systematisches und effektives Projektmanagement. Während Kleinprojekte häufig noch mit gesundem Menschenverstand gut geführt werden können, zeigt sich die ganze Stärke des effektiven Projektmanagements bei mittleren und vor allem bei großen Projekten. Dabei haben sich eine Reihe von Werkzeugen und Methoden als sehr wertvoll erwiesen, die in einem Zwei-Säulen-Modell zusammengefasst werden können.

Auch wenn ständig von neuen Methoden die Rede ist und gern eine Trennung zwischen dem modernen agilen Ansatz und der klassischen Vorgehensweise gezogen wird (teilweise wird auch versucht, dies zu kombinieren und dann als Hybrid-Lösung verkauft), so halte ich es doch mit Peter F. Drucker, der schon damals erkannte, dass es eigentlich keine wirklich neuen Management-Methoden mehr gibt, sondern es lediglich darum geht, die vorhandenen richtig anzuwenden.

So gibt es beim Projektmanagement beispielsweise ein Rahmenkorsett, das für alle Projekttypen weitgehend gleich ist und davon abgeleitet die einzelnen Projektphasen mit ihren spezifischen Methoden und Werkzeugen. Aber selbst die Projektphasen sind überwiegend gleich, auch wenn diese in den einzelnen Firmen unterschiedlich bezeichnet werden. Größere Unterschiede ergeben sich eigentlich erst bei den Methoden und den Werkzeugen. Diese gilt es flexibel und optimal an den jeweiligen Anwendungsfall anzupassen.

Ein innovatives IT-Projekt mit großen kreativen Anteilen und relativ geringem Investitionsaufwand stellt natürlich ganz andere Anforderungen als zum Beispiel ein Brückenbau, der durch ein Normengerüst, viele unterschiedliche Projektteilnehmer und hohe Investitionskosten gekennzeichnet ist. Während die richtigen Werkzeuge beim IT-Projekt mehr dem agilen Ansatz mit großen Freiheitsgraden für die kreative Entfaltung ähneln, entsprechen die passenden Werkzeuge bei einem relativ statischen Projekt wie dem Brückenbau eher der klassischen Vorgehensweise.

Oberflächlich betrachtet könnte man daher schnell den Eindruck gewinnen, dass bei diesen beiden Projekten mit einem unterschiedlichen Ansatz gearbeitet wird. Problematisch wird es insbesondere dann, wenn man versucht, den einen gegen den anderen Ansatz auszuspielen und meint, man müsse nun überall den modernen agilen Ansatz anwenden.

Das kann bei dem genannten Brückenbau oder anderen relativ statischen und kostenintensiven Projekten (Hochbau, Schiffsbau, Flughafenbau, usw.) schnell ins Chaos führen, die Teilnehmer verunsichern und die Kosten explodieren lassen.

Von daher ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagements, die Erfordernisse des Projektes richtig einzuschätzen und die Werkzeuge auf die Anforderungen bestmöglich abzustimmen.

Dazu soll Ihnen dieses Buch als Orientierungshilfe dienlich sein.

Ich wünsche Ihnen nun viel Vergnügen beim Lesen!

Bernd Maczollek

1 Einleitung

„Keine Zukunft vermag gutzumachen, was du in der Gegenwart versäumst.

" (Albert Schweitzer)

Die Digitalisierung und Globalisierung stellen die Unternehmen zunehmend vor zahlreiche Herausforderungen

Unternehmen sehen sich im Zuge der stetig zunehmenden Globalisierung und Digitalisierung zahlreichen Herausforderungen gegenüberstehen. Dabei erfordert die rasante Entwicklung eine kontinuierliche Anpassung des eigenen Unternehmens an die Anforderungen des Marktes und des Kunden.

Nur Unternehmen, die sich diesen Herausforderungen stellen und ihre sämtlichen Prozesse flexibel auf den Kundennutzen ausrichten, werden langfristig am Markt bestehen können. Dies beginnt mit der richtigen Identifizierung der Kundenwünsche, geht über die Entwicklung der Produkte bis hin zu der Gestaltung von effizienten Produktions- und Unternehmensprozessen.

Ein wichtiges Instrument, um diesen Anforderungen zu begegnen, ist ein systematisches Projektmanagement

Flexibilität ist somit auf allen Unternehmensebenen und bei allen Mitarbeitern erforderlich. Die vorhandenen Linienfunktionen und Organisationen stoßen dabei jedoch schnell an ihre Grenzen, so dass ergänzende Instrumente erforderlich werden. Viele Unternehmen nutzen heute schon die Projektmanagement-Organisation einschließlich ihrer Werkzeuge, um der Komplexität der notwendigen Veränderungsprozesse angemessen begegnen zu können. Dabei spielen systematisches, transparentes und zielgerichtetes Vorgehen eine herausragende Rolle.

Projekte sind eine direkte Umsetzung der Unternehmensvision sowie der Ziel- und Strategiesysteme in die greifbare Realität

Unternehmen werden heutzutage retrograd von der Zukunft aus gesteuert. Die Vision, die Mission sowie das Leitbild geben dem Unternehmen einen Kurs sowie eine übergeordnete Orientierung, ohne jedoch auf die konkrete Unternehmenssituation direkt Bezug zu nehmen. Konkretere Betrachtungen erfolgen mit dem Zielsystem sowie dem daraus abgeleiteten Strategiesystem. Und diese Strategien münden wiederum in die Definition von einzelnen Projekten.

Die Projekte sind dabei also eine direkte Umsetzung der Unternehmensvision sowie der Ziel- und Strategiesysteme in die greifbare Realität. Dementsprechend wichtig ist die erfolgreiche Umsetzung von Projekten, wobei diese in unterschiedliche Bedeutungskategorien, zum Beispiel in A-Projekte, B-Projekte und C-Projekte, eingeteilt werden können und damit für das Unternehmen einen unterschiedlichen Stellenwert besitzen.

Der Projektdefinition kommt als direkte Ableitung der Strategien eine besondere Bedeutung zu

Das wichtigste Werkzeug, um diese Projekte zum Erfolg zu führen, ist ein systematisches und effektives Projektmanagement mit seinen vier Phasen Definition, Planung, Durchführung und Abschluss. Insbesondere der Projektdefinition kommt als direkte Ableitung der Strategien eine besondere Bedeutung zu.

Trotzdem wird das Projektmanagement aus den unterschiedlichsten Gründen häufig vernachlässigt. Vor allem die wichtigen Phasen der Definition und der Planung werden dabei gern unterschätzt. Das ist jedoch besonders tragisch, da hier das wesentliche Fundament für den späteren Projekterfolg gelegt wird.

Häufig wird darüber hinaus die Komplexität der Projekte unterschätzt und damit der Umfang der möglichen Projektmanagement-Instrumente nicht ausreichend genutzt. Oft sind die Projektleiter auch nur unzureichend ausgebildet und mit ihren Projekten überfordert.

In vielen kleinen und mittleren Betrieben steckt das effektive Projektmanagement noch in den Kinderschuhen

Gerade in vielen kleineren und mittleren Betrieben steckt das effektive Projektmanagement noch in den Kinderschuhen. Es wird sich gleich mit Elan auf die Durchführung der Projekte gestürzt, ohne vorher eine fundierte Definition und Planung durchgeführt zu haben. Darüber hinaus werden auch die Projektmanagement-Werkzeuge der Durchführungsphase nur unzureichend genutzt.

Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, häufig in der Großindustrie, in denen das Projektmanagement vorbildlich betrieben wird. Sie führen eigene Abteilungen für das Projektmanagement, in denen die gesamte Projektmanagement-Kompetenz zentral gebündelt wird und die Richtlinien vorgegeben werden. Die Mitarbeiter dieser Abteilungen kümmern sich um die Integration des Projektmanagements in die Unternehmenskultur, erstellen und betreuen den Projektmanagementleitfaden, unterstützen die Projektleiter bei der Planung und Leitung ihrer Projekte und bereiten angehende Projektleiter sowie Projektmitarbeiter auf ihre Tätigkeit vor.

Auf der anderen Seite gibt es Firmen, in denen die gesamte Projektmanagement-Kompetenz zentral in einer eigenen Abteilung gebündelt wird

Auch wenn viele kleinere und mittlere Betriebe nicht die Kapazität haben, um solche Abteilungen aufzubauen und zu betreiben, so können sie das Know-how trotzdem in ähnlicher Weise nutzen. Eine Leitfadenerstellung kostet nicht viel Geld und schafft Struktur sowie Transparenz für alle zukünftigen Projekte. Darüber hinaus werden zahlreiche Projektmanagement-Seminare und Coachings angeboten, in denen Projektleiter auf ihre Aufgaben vorbereitet werden können.

Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass Investitionen in eine umfassende Planungsstruktur gut angelegtes Kapital sind. Planungstools sind kostengünstig zu beschaffen und verbessern die strukturierte Arbeitsweise erheblich.

Planungstools sind kostengünstig zu beschaffen und erleichtern die strukturierte Arbeitsweise erheblich

Dieses Buch möchte die Vorzüge einer systematischen Vorgehensweise aufzeigen und Interesse und Freude an effektivem Projektmanagement wecken. Es werden die vier Projektphasen genauso eingehend besprochen, wie die Projektmanagement-Werkzeuge, mit denen die Projekte geplant und gesteuert werden. Darüber hinaus ist ein Kapitel dem Menschen im Projekt gewidmet.

Insbesondere in Projekten, bei denen die Menschen mit beschränkten Ressourcen, vor allem der Zeit, eng zusammenarbeiten müssen, ergeben sich häufig zwischenmenschliche Konflikte. Diese