Mindestanforderungen an Compliance und weitere Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten (MaComp): Fassung vom 7. August 2014

Von Jörg Gogarn

Am 07. Januar 2014 wurde von der BaFin die vierte Version der MaComp (Rundschreiben der BaFin vom (4/2010) und am 07. August 2014 die Neufassung des BT 1.3.4 der MaComp zur Auslagerungspraxis veröffentlicht.
Durch die Einführung sind eine Reihe von Unternehmensbereichen mit Aufgabenstellungen zu betrauen, die koordiniert werden müssen. So sind z.B. neben Mitarbeitergesprächen Abstimmungen zwischen Bereichen wie z.B. Geschäftsführung, HR, Legal, Compliance, Beschwerdeabwick-lung, Außendienst, Kundenbindung, Produktentwicklung, Analysten, Vertrieb und Trading Departments vorzunehmen.
In der praktischen Umsetzung bedeutet das für die betroffenen Unternehmen in der Regel ein hohes Maß an Engagement und Ressourcen.
Diese Buch gibt einen Überblick zu den Mindestanforderungen an Compliance und weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 5. Nov. 2015
• ISBN: 9783739298870

Jörg Gogarn

Jörg Gogarn ist Management Consultant und Geschäftsführer der JG BC Projekt & Service GmbH, Trebur. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Umfeld von Banken, Finanzdienstleistern und mittelständischen Unternehmen mit den Schwerpunkten - Risk Management & Financial Accounting - Unternehmens- und Banksteuerung - Transformation regulatorischer Anforderungen - Informationslogistik und - Geschäftsprozessmanagement

Buchvorschau

Inhaltsverzeichnis

Mindestanforderung an die Compliance-Funktion (MaComp)

Rundschreiben 4/2010 (WA) - Veröffentlichung der 4. Neufassung der MaComp

Rundschreiben 4/2010 (WA) - Veröffentlichung der Neufassung des BT 1.3.4 der MaComp

Rundschreiben 4/2010 (WA) – MaComp

AT: Allgemeine Anforderungen für Wertpapierdienstleistungsunternehmen

AT 1 Vorbemerkung

AT 2 Quellen

AT 2.1 Internationale/europäische Quellen und Auslegungen

AT 2.2 Nationale Rechtsquellen

AT 3 Anwendungsbereich

AT 3.1 Anwenderkreis

AT 3.2 Proportionalitätsgrundsatz

AT 4 Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung

AT 5 Zusammenarbeit mehrerer Wertpapierdienstleistungsunternehmen

AT 6 Allgemeine Anforderungen an Wertpapierdienstleistungsunternehmen nach § 33 Abs. 1 WpHG

AT 6.1 Aufbau- und Ablauforganisation des Wertpapierdienstleistungsunternehmens

AT 6.2 Mittel und Verfahren des Wertpapierdienstleistungsunternehmens

AT 7 Verhältnis §§ 31 ff. WpHG zu §§ 25a, 25e KWG

AT 8 Aufzeichnungspflichten

AT 8.1 Mindestaufzeichnungspflichten

AT 8.2 Aufzeichnungspflicht gem. § 14 Abs. 2 Nr. 5 WpDVerOV

AT 8.3 Aufzeichnungspflichten im Zusammenhang mit der Geeignetheitsprüfung nach § 31 Abs. 4, Abs. 4a WpHG

AT 9 Anforderung an das Outsourcing nach § 33 Abs. 3 WpHG

BT: Besondere Anforderungen nach § 31 ff. WpHG

BT 1 Organisatorische Anforderungen und Aufgaben der Compliance-Funktion nach § 33 Abs. 1 WpHG

BT 1.1 Stellung der Compliance-Funktion

BT 1.2 Aufgaben der Compliance-Funktion

BT 1.3 Organisatorische Anforderungen an die Compliance-Funktion

BT 2 Überwachung von Mitarbeitergeschäften nach § 33b WpHG und § 25a KWG

BT 2.1 Mitarbeiterdefinition

BT 2.2 Definition von Mitarbeitergeschäften

BT 2.3 Organisatorische Anforderungen gemäß § 33b Abs. 3 WpHG

BT. 2.4 Organisatorische Anforderungen gemäß § 33b Abs. 4 WpHG

BT. 2.5 Organisatorische Anforderungen gemäß § 33b Abs. 5 und Abs. 6 WpHG

BT 2.6 Ausnahmetatbestände

BT 2.7 Anforderungen gemäß § 25a KWG

BT 3 Informationen einschließlich Werbung von Wertpapierdienstleistungsunternehmen nach § 31 Abs. 2 WpHG und § 4 WpDVerOV

BT 3.1 Anwendungsbereich

BT 3.2. Zugänglichmachen

BT 3.3 Darstellungsvorschriften für an Privatkunden gerichtete Informationen

BT 3.4 Steuerliche Hinweise

BT 3.5 Übereinstimmung von Werbung und Produktinformation

BT 3.6 Angaben mit Bezug zur Aufsichtsbehörde

BT 3.7 Dokumentation von Werbemitteilungen

Anhang

A. Balkendiagramm (Rendite in Prozent)

B. Liniendiagramm (Rendite in Prozent)

C. Kurvendiagramm (Wertentwicklung 100-Euro-Anlage in Euro)

BT 4 Bestmögliche Ausführung von Kundenaufträgen nach § 33a WpHG

BT 4.1. Ausübung des Ermessens bei Auswahl der Ausführungsplätze und bei Ausarbeitung der Ausführungsgrundsätze

BT 4.2 Inhaltliche Ausgestaltung der Ausführungsgrundsätze

BT 4.3 Bewertungsverfahren und Überprüfung der Ausführungsgrundsätze

BT 4.4 Weiterleitung von Wertpapieraufträgen zur Ausführung durch ein anderes Wertpapierdienstleistungsunternehmen

BT 5 Auslegung einzelner Begriffe der §§ 31 Abs. 2 S. 4, 34b Wertpapierhandelsgesetz in Verbindung mit FinAnV

BT 5.1. Analyse von Finanzinstrumenten

BT 5.2 Information über Finanzinstrumente oder deren Emittenten, die direkt oder indirekt eine Empfehlung für eine bestimmte Anlageentscheidung enthält

BT 5.3 Einem unbestimmten Personenkreis zugänglich gemacht werden soll

BT 5.4 Öffentlich verbreiten und weitergeben

BT 5.5 Werbemitteilungen

BT 5.6 Sonstige Rechtsbegriffe

BT 5.7 Anforderungen gemäß § 31d WpHG und die Übernahme von Reise- und Unterbringungskosten der Finanzanalysten durch Emittenten im Rahmen von Analystenkonferenzen und -veranstaltungen

BT 6 Anforderungen an Beratungsprotokolle nach § 34 Abs. 2a WpHG

BT 6.1 Anwendungsbereich von § 34 Abs. 2a WpHG

BT 6.2: Inhalt des Beratungsprotokolls gemäß § 14 Abs. 6 WpDVerOV

BT 7 Prüfung der Geeignetheit nach § 31 Abs. 4 WpHG

BT 7.1 Information an die Kunden über die Beurteilung der Geeignetheit

BT 7.2 Notwendige Vorkehrungen zum Verständnis von Kunden und Anlagen

BT 7.3 Qualifikation der Mitarbeiter von Wertpapierdienstleistungsunternehmen

BT 7.4 Umfang der von den Kunden einzuholenden Informationen (Verhältnismäßigkeit)

BT 7.5 Zuverlässigkeit der Kundeninformationen

BT 7.6 Aktualisierung der Kundeninformationen

BT 7.7 Kundeninformationen zu juristischen Personen oder Gruppen

BT 7.8 Erforderliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Geeignetheit einer Anlage

BT 8 Anforderungen an Vergütungssysteme im Zusammenhang mit der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen

BT 8.1 Anwendungsbereich und Verhältnis zu anderen Vorschriften

BT 8.2 Formelle Kriterien für die Konzeption und Überwachung von Vergütungssystemen

BT 8.2.1 Einrichtung und Umsetzung von Vergütungssystemen

BT 8.2.2 Überwachung von Vergütungssystemen

BT 8.3 Inhaltliche Kriterien für die Konzeption von Vergütungssystemen

BT 8.3.1 Verwendung variabler Vergütungskomponenten

BT 8.3.2 Bemessung variabler Vergütungskomponenten

BT 8.3.3 Beispiele für Vorgehensweisen bei der Verwendung und Bemessung variabler Vergütungskomponenten

Leitlinien Vergütungsgrundsätze und -verfahren (MiFID)

I. Anwendungsbereich

II. Begriffsbestimmungen

III. Zweck

IV. Compliance- und Mitteilungspflichten

V. Leitlinien für Vergütungsgrundsätze und -verfahren (MiFID)

V.I Struktur und Konzeption von Vergütungsgrundsätzen und -verfahren im Hinblick auf die MiFID-Anforderungen bezüglich Wohlverhaltensregeln und die Vermeidung von Interessenkonflikten

V.II. Steuerung von Risiken im Zusammenhang mit Vergütungsgrundsätzen und -verfahren

V.III Leitlinien für die Beaufsichtigung und Durchsetzung von Vergütungsgrundsätzen und -verfahren durch zuständige Behörden

Anhang I: Erläuternde Beispiele für Vergütungsgrundsätze und -verfahren, aus denen schwer steuerbare Risiken erwachsen

Checkliste zu BT 8 „Anforderungen an Vergütungssysteme im Zusammenhang mit der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen und

Wertpapiernebendienstleistungen",

BT 8 Anforderungen an Vergütungssysteme im Zusammenhang mit der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungen

BT 8.1 Anwendungsbereich und Verhältnis zu anderen Vorschriften

BT 8.2 Formelle Kriterien für die Konzeption und Überwachung von Vergütungssystemen

BT 8.2.1 Einrichtung und Umsetzung von Vergütungssystemen

BT 8.2.2 Überwachung von Vergütungssystemen

BT 8.3 Inhaltliche Kriterien für die Konzeption von Vergütungssystemen

BT 8.3.1 Verwendung variabler Vergütungskomponenten

BT 8.3.2 Bemessung variabler Vergütungskomponenten

Herausgeber und Autor

Mindestanforderung an die Compliance-Funktion (MaComp)

Am 07. Januar 2014 wurde von der BaFin die vierte Version der MaComp (Rundschreiben der BaFin vom (4/2010) veröffentlicht.

Durch die Einführung sind eine Reihe von Unternehmensbereichen einer Kapitalverwaltungsgesellschaft mit Aufgabenstellungen zu betrauen, die koordiniert werden müssen. So sind z.B. neben Mitarbeitergesprächen Abstimmungen zwischen Bereichen wie z.B. Geschäftsführung, HR, Legal, Compliance, Beschwerdeabwicklung, Außendienst, Kundenbindung, Produktentwicklung, Analysten, Vertrieb und Trading Departments vorzunehmen.

In der praktischen Umsetzung bedeutet das für die betroffenen Unternehmen in der Regel ein hohes Maß an Engagement und Ressourcen. Sind hinreichend viele Mitarbeiter davon betroffen so eignen sich moderne Compliance Tools für die Umsetzung und vor allem der geforderten Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der umgesetzten Maßnahmen.

Gemäß dem Rundschreiben 4/2010 ist der Anlass für die überarbeitete Fassung der MaComp die Einbringung der ESMA Leitlinien „Vergütungsgrundsätze- und Verfahren (MiFID)" vom 10. Juni 2013 (ESMA/2013/606), welche nach Rn 4 am 30. Januar 2014 in Kraft treten. Diese Leitlinien werden aufgrund des Art. 16 der Verordnung 1095/2010 von der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde aufgesetzt. Nach Art. 16 Abs. 3 dieser Verordnung haben alle zuständigen Behörden und Finanzmarktteilnehmer in der EU diese Leitlinien mit aller Kraft umzusetzen. Durch die Überarbeitung und Veröffentlichung der in der aktuellen Fassung der MaComp, kommt die BaFin, als hiesige Behörde, dieser durch die Verordnung vorgeschriebenen Verfahrensweise nach.

Im Wesentlichen beziehen sich die Veränderungen, die sich sowohl auf die Finanzdienstleistungs- als auch Versicherungsbranche (Kapitalverwaltungsgesellschaften) beziehen, auf die überarbeiteten Abschnitte des AT sowie des BT 1 und das neu eingebrachte Modul BT 8. Ein Dokument, zur Verfügung gestellt durch die BaFin, das nur die angepassten Sachverhalte wiedergibt, finden Sie hier. Sie können diese Änderungen aber auch dem nachfolgenden Abschnitt entnehmen. Im Bereich „Allgemeine Anforderungen für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (AT) sowie „besonderen Anforderung (BT) wurden Anpassungen wie folgt vorgenommen (rot gekennzeichnet) :

AT 3.1 Anwenderkreis

Die Anforderungen dieses Rundschreibens finden auf Kapitalverwaltungsgesellschaften Anwendung, soweit diese Dienstleistungen und Nebendienstleistungen im Sinne von § 20 Abs. 2 Nr. 1, 2, und 3 KAGB und Abs. 3 Nr. 2, 3, 4 und 5 KAGB erbringen, mit der Maßgabe, dass die Anforderungen in AT und in BT 1 keine Anwendung finden (siehe hierzu auch Abschnitt 1 Tz. 4 des Rundschreibens Mindestanforderungen an das Risikomanagement für Investmentgesellschaften (InvMaRisk) vom 30. Juni 2010), die Anforderungen in BT 2, BT 3, BT 4, BT 6 und BT 8 Anwendung finden, soweit die entsprechenden Regelungen der §§ 31 ff. WpHG über § 5 Abs. 3 KAGB gelten.

BT 8.2.2. Tz. 1 gilt für Kapitalverwaltungsgesellschaften mit der Maßgabe, dass BT 1.2.1.1 Tz. 2 (Risikoanalyse) im Hinblick auf die Einbeziehung der Ergebnisse von Überwachungshandlungen der internen Revision keine Anwendung findet, wenn der Kapitalverwalter gemäß Art. 62 Abs. 1 AIFM-VO keine ständige Innenrevisionsfunktion eingerichtet hat. BT 1.2.1.2 Tz. 5 (Überwachungshandlungen) findet auf Kapitalverwaltungsgesellschaften, die ausschließlich Spezial-AIF verwalten, keine Anwendung. BT 8.3.1 Tz. 3 Satz 2 findet auf Kapitalverwaltungsgesellschaften keine Anwendung.

AT 7 Verhältnis §§ 31 ff. WpHG zu §§ 25a, 25e KWG

Der Verweis in § 33 Abs. 1 Satz 1 WpHG auf §§ 25a Abs. 1 und 2, 25e KWG stellt klar, dass deren Anforderungen auch für die Erbringung von Wertpapierdienstleistungen Anwendung finden. Für den Bereich der Wertpapierdienstleistungen gelten die Vorgaben in § 33 Abs. 1 WpHG und § 12 WpDVerOV neben den Vorgaben in §§ 25a Abs. 1, Abs. 4 2 und 25e KWG einschließlich der Konkretisierungen durch die MaRisk.

Die Compliance-Funktion ist Bestandteil des internen Kontrollsystems nach § 25a Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 KWG. Die in AT 6 dieses Rundschreibens aufgeführten erforderlichen Grundsätze, Mittel und Verfahren sind somit Bestandteil des internen Kontrollsystems des Wertpapierdienstleistungsunternehmens.

BT 1.2.4 Beteiligung der Compliance-Funktion an Prozessen

„(…)

6. Die Compliance-Funktion ist weiterhin insbesondere bei den folgenden Aufgaben einzubeziehen:

(…)

Festlegung der Grundsätze für Vertriebsziele bei der Ausgestaltung des Vergütungssystems für relevante Personen im Sinne des BT 8; ist das Wertpapierdienstleistungsunternehmen ein Tochterunternehmen einer Gesellschaft mit Sitz im Ausland, das diesbezüglich Vorgaben von dieser Gesellschaft erhält, so prüft die Compliance-Funktion, ob die Vorgaben des Mutterunternehmens mit den deutschen aufsichtsrechtlichen Vorgaben im Einklang stehen; (…)"

BT 1.3.3.4 Sonstige Maßnahmen zur Sicherung der Unabhängigkeit der Compliance-Funktion

„(…)

6. Die Vergütung der Mitarbeiter der Compliance-Funktion (die in der Regel zu den „relevanten Personen" im Sinne des BT 8 zählen) darf grundsätzlich nicht von der Tätigkeit derjenigen Mitarbeiter abhängen, die sie überwachen.

(…)"

Die BaFin weist darauf hin, dass sich „ … der von den Regelungen der Institutsvergütungsverordnung einerseits und § 33 WpHG in Verbindung mit Modul BT 8 der MaComp andererseits erfasste Personenkreis überschneidet sich teilweise, d.h. Personen können unter beide Regelwerke fallen." und empfiehlt in diesem Zusammenhang ein unternehmensintern einheitliches Regelwerk zur Implementierung und Einhaltung beider Vorgaben zu erstellen.

„(…) Da die Umsetzung der neuen Anforderungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann, räume ich Ihnen eine Umsetzungsfrist zur Anpassung Ihrer unternehmensinternen Regelwerke an die neuen Vorgaben ein. Ich fordere Sie hierbei jedoch auf, zeitnah nach Inkrafttreten der Neufassung der MaComp mit der Umsetzung der neuen Anforderungen zu beginnen, somit eine Analyse über den bestehenden Anpassungsbedarf durchzuführen und sodann gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen so einzuleiten, dass eine möglichst frühzeitige Einhaltung der neuen Vorgaben für mich nachvollziehbar gewährleistet werden kann. Welcher Zeitraum hier als angemessen angesehen wird, richtet sich – gemäß allgemeinen Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten - nach dem jeweiligen Anpassungsaufwand.

In diesem Rahmen bitte ich Sie darauf hinzuwirken, dass die bestehenden Verträge, Betriebsvereinbarungen sowie betrieblichen Übungen, die mit den Anforderungen des BT 8 nicht vereinbar sind, soweit rechtlich zulässig, angepasst werden.

Ich erwarte weiterhin, dass Prüfungsberichte gemäß § 36 des Wertpapierhandelsgesetzes, die (auch) den Berichtszeitraum nach Januar 2014 erfassen, über den Umsetzungsstand im jeweiligen Unternehmen berichten.(…)"

Hieraus lässt sich eine entsprechende Übergangsfrist für die betroffenen Unternehmen ableiten, die jedoch nach derzeitiger Lesart durch die BaFin nicht näher spezifiziert wurde. Implizit kann eine Umsetzung im Laufe des Jahren 2014 für die betroffenen Unternehmen unterstellt werden da für Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß dem Rundschreiben der BaFin folgende Regelung unterstellt werden kann: „(…) die aufgrund von Übergangsvorschriften erst im Laufe des Jahres 2014 Anpassungen vornehmen müssen, um den Vorgaben der ESMA „Leitlinien für solide Vergütungspolitiken unter Berücksichtigung der AIFMD vom 13.7.2013 (ES-MA/2013/232) nachzukommen, kann die Anpassung an die Vorgaben des BT 8 in diesem Zusammenhang erfolgen, um eine zweifache Anpassung der Vergütungssysteme zu vermeiden.[1]

Wichtig für Ihr Unternehmen ist, dass in den von anzufertigenden Prüfberichten, z.B. nach § 36 WpHG, bereits auf Handlungen zur Implementierung der in BT 8 vorgesehenen Maßnahmen verweisen.

Am 07. August 2014 wurde von der BaFin die Neufassung des BT 1.3.4 der Ma-Comp veröffentlicht.

Der Abschnitt 1.3.4 der MaComp entspricht nunmehr den aktuellen Erkenntnissen aus aufsichtsrechtlichen Prüfungen und gibt den Instituten und ihren Auslagerungsunternehmen Hinweise für eine aufsichtsrechtskonforme Auslagerungspraxis in dem für die Verhaltensaufsicht nach dem 6. Abschnitt des Wertpapierhandelsgesetzes zentralen Themenbereich der WpHG-Compliance:

Zivilrechtliche Gestaltung der Auslagerung

Für jede Auslagerung nach nationalem Zivilrecht, die allein in der jeweiligen Verantwortung der Geschäftsleiter liegt, sind die unions-rechtlich vorgegebenen Definitionen und Normziele für die Überwachung von Auslagerungen zu beachten, deren Voraussetzungen zu realisieren und deren Einhaltung zu dokumentieren.

Ernennung des Compliance-Beauftragten durch die Geschäftsleiter

Die Geschäftsleiter haben einen einzigen Compliance-Beauftragten zu ernennen,