Die digitale Schulleitung und das papierlose Büro: Strategien und Praxisbeispiele für das digitale Management in der Schulverwaltung

Von Carsten Arntz und Stephan Kämper

Deutschlands Schulen werden digital.

Während alle Blicke auf die Digitalisierung des Unterrichts und das digitale Lernen fokussiert sind, wird ein wesentlicher Aspekt in diesem Transformationsprozess völlig außer Acht gelassen: die Digitalisierung der Schulleitungen und das Management des Organisations- und Verwaltungsapparates.

Und während sich die Publikationen zur digitalen Schule, zur Professionalisierung der Lehrkräfte, der Schülerschaft und des Unterrichts regelrecht überschlagen, so gibt es so gut wie keine Hilfe für die Leitungsebene im Schulgeschäft. Gerade diese Personen sind die wichtigen Impulsgeber, Motivatoren und Entscheidungsträger in diesem schulischen Entwicklungsprozess und werden das Bildungswesen der Zukunft in Deutschland fundamental prägen.

Daher sind Carsten Arntz und Stephan Kämper auf einer bildungsfördernden Mission. Sie möchten Deutschlands Schulleitungen mit ihren Expertisen im digitalen Bereich, mit ihren langjährigen Erfahrungen im Selbstmanagement und mit tagtäglich gelebten und erlebten Praxisbeispielen tatkräftig dabei unterstützen, den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern. Die vorgestellten Strategien und Praxisbeispiele sind dabei nicht nur für das digitale Management von Schulleitungen und deren Schulverwaltung interessant, sondern können adäquat von allen Interessenten angewendet werden, die sich auf den Weg zur Digitalisierung und / oder zum papierlosen Büro machen.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: tredition
• Erscheinungsdatum: 29. Okt. 2021
• ISBN: 9783347397989

Buchvorschau

ÜBER DIE AUTOREN

Carsten Arntz, Jahrgang 1974, ist Studiendirektor i.K. und stellvertretender Schulleiter am Erzbischöflichen Berufskolleg Köln.

Nach dem Abitur am Emil-Fischer-Gymnasium in Euskirchen studierte er an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn und an der University of Nottingham die Fächer Anglistik und Pädagogik. Nach dem 1. Staatsexamen leistete er sein Lehramtsreferendariat am Studienseminar Jülich und am Gymnasium der Stadt Kerpen ab.

Seit 2002 ist er am Erzbischöflichen Berufskolleg Köln tätig und wechselte dort 2018 in die Schulleitung. Arntz unterrichtet die Fächer Englisch, Erziehungswissenschaften, Informatik und Medienpädagogik.

Seit 2021 ist er von der Industrie- und Handelskammer (IHK) mit Auszeichnung zertifizierte ›Fachkraft für Agile Führung‹, seit 2020 von der Deutschen Akademie für pädagogische Führungskräfte (DAPF) zertifizierter ›Digital Learning Leader‹ und seit 2008 vom Institut für Lernsysteme (ILS) zertifizierter ›Multimedia-Designer‹. Arntz ist zudem Mitglied des Digitalrates des Erzbistums Köln und Mitglied der Digital Society.

Mit seinem Kollegen Stephan Kämper betreibt er seit 2021 die Internetseite www.digitaleschulleitung.de und hält regelmäßig Keynote-Vorträge und Workshops zur digitalen Transformation in der Schulleitung und dem papierlosen Büro.

Nebenberuflich interessiert er sich für Grafikdesign, Typografie, Fotografie, Video- und Musikproduktion.

Arntz wohnt mit seiner Frau Sarah, den zwei Söhnen Janis und Elias, Tochter Emilia sowie Hündin Nika in Brühl bei Köln.

Stephan Kämper, Jahrgang 1984, ist Oberstudienrat i. K. und am Erzbischöflichen St.-Ursula-Berufskolleg in Düsseldorf tätig.

Kämper unterrichtet die Fächer Sozialpädagogik, Erziehungswissenschaften, Deutsch / Kommunikation, Medienpädagogik und katholische Religionspädagogik.

Nach dem Abitur am Dietrich-Bonhoeffer-Gymnasium in Ratingen studierte er an der Universität Paderborn die Fächer katholische Religion, Pädagogik und Deutsch. Sein Referendariat absolvierte er am St. Anna Gymnasium in Wuppertal und kam dort das erste Mal mit digitalen Medien in der Schule in Kontakt. Seitdem ließ ihn das Thema nicht mehr los.

Mit seinem Kollegen Carsten Arntz betreibt er seit 2021 die Internetseite www.digitaleschulleitung.de und hält regelmäßig Keynote-Vorträge und Workshops zur digitalen Transformation in der Schulleitung und dem papierlosen Büro. Zudem bietet er Vorträge zu theologischen Themen an. Kämper ist Mitglied des Digitalrates des Erzbistums Köln.

Kämper wohnt mit seiner Frau Christine und seinen zwei Söhnen Clemens Maximilian und Henri Johann in Ratingen.

VORWORT DER AUTOREN

Dieses Buch musste einfach geschrieben werden. Es war die Zeit dafür.

Viele Schulleiter sehen sich momentan hilflos und unvorbereitet einem Digitalisierungstornado ausgesetzt, der sie erbarmungslos mit sich reißt. Die eigentliche Kernaufgabe einer Schulleitung, nämlich die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Dienstbetrieb innerhalb der Schule zu tragen, wurde notgedrungen seit Beginn der Corona-Pandemie in Deutschland ab März 2020 um vielzählige Aufgabenbereiche erweitert. Bereiche, auf die man sich als Schulleitung unter ›normalen‹ Bedingungen hätte längerfristig vorbereiten müssen.

Daher muss möglichst bald eine Lösung gefunden werden, die die Schulleitungen wirksam entlastet.

Ein möglicher Weg, dieses Problem anzugehen, bietet die Digitalisierung und die Automation von wiederkehrenden Arbeitsprozessen, die von Computern autark ausgeführt werden können. Die Modernisierung der bisher fast ausschließlich analog ablaufenden Vorgänge in der Organisation und Verwaltung vieler Schulen und deren nachhaltiger sowie ressourcenschonender Nutzen wird jedoch meistens vollkommen außer Acht gelassen. Selbstverständlich laufen heutzutage bereits einige Prozesse in Schulen digital ab: Terminverwaltung per Onlinekalender, Korrespondenzen via E-Mail, Dokumente verfassen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Gegebenenfalls auch die softwaregestützte Zeugniserstellung. Dann aber endet die Liste der Aufzählungen in der Regel sehr schnell. Und dabei ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Digitalisierung im alltäglichen Schulleitungshandeln – parallel zum Unterricht – voranzutreiben.

Literatur im Bereich der Digitalisierung gibt es reichlich, allerdings ist diese keineswegs auf die spezifischen Belange einer Schulleitung ausgerichtet. Meistens steht die Steigerung der Effizienz innerhalb großer Wirtschaftsunternehmen zur Generierung von mehr Profit im Vordergrund. Bei Büchern, die sich hingegen vorrangig mit Schule und Digitalisierung beschäftigen, stehen ausnahmslos die Schulentwicklung und die Didaktisierung des digitalen Unterrichts und des Lernens auf Distanz im Fokus der Betrachtungen.

Unser Bestreben mit diesem Buch ist es, den Leser fachkundig in das Thema der Digitalisierung einzuführen, ihn auf seinem Weg zu begleiten und ihn mit unserer Expertise nachhaltig zu unterstützen.

Daher möchten wir Sie einladen, einen neuen Blickwinkel auf die Thematik in Bezug auf die Schulleitung, der Schulorganisation und der Schulverwaltung einzunehmen. Wir erhoffen uns, dass wir Sie mit erprobten und bewährten Praxiserfahrungen auf dem Weg in die Digitalisierung unterstützen können.

Möge dieses Buch Sie inspirieren, Ihren digitalen Horizont erweitern und Ihr berufliches Leben als Schulleiter vereinfachen.

Carsten Arntz und Stephan Kämper

– Köln, im November 2021 –

VORWORT VON BENEDIKT STRATMANN

666 Gramm begleiten mich auf meinen Wegen in der Schule, bei Tagungen und Dienstbesprechungen, bei Mitarbeitergesprächen, Konferenzen und Vorträgen. 666 Gramm ist die Masse eines iPads Pro mit Apple Pencil, einem hervorragenden digitalen Endgerät für Schulleitungen. Mehr braucht man nicht: kein Papier, keinen Textmarker, nur ein sehr gutes Tablet. Dass die Wissens- und Datenvielfalt dabei nicht an das Gerät gebunden ist, versteht sich von selbst. Cloudbasierte Arbeit ist in den 2020er-Jahren datenschutzkonform und sicher möglich. Die Erinnerung an Momente, in denen ein versehentlich vergessenes Dokument den Arbeitsablauf durchkreuzte, ist seit Jahren verblasst. Die Cloud vergisst nicht, mein Tablet ist nicht wählerisch.

Arbeiten in Schulleitung bedeutet neben der Bearbeitung von zahlreichen Berichten und Beurteilungen, Beschwerden und Beförderungen, ständig ein immenses Wissen zu verwalten: Schulrecht, Personalrecht, Sicherheit, Infektionsschutz. Hinter diesen Begriffen, mit denen Schulleitungen sicher umgehen müssen, steckt eine gewaltige ›Knowledge Base‹, die in Urzeiten als Sammlung gedruckter Werke verfügbar waren. Solche Werke zu durchsuchen ist höchst ineffektiv. Die Informationen sind bereits veraltet, wenn sich das Buch im Druck befindet. Moderne digitale Suchstrategien sind effektiv und führen zu aktuellen und vielfältigeren Ergebnissen. Ortsunabhängig und ohne die Gefahr, entscheidende Hinweise und Kommentare zu übersehen. Die konsequente Nutzung digitaler Infrastruktur für alle Prozesse in der Schule ist eine wirklich spürbare Entlastung der Schulleitungen. Eine Entlastung, die angesichts immer weiter zunehmender Anforderungen an das Alltagsgeschäft wirklich nötig ist.

Seit vielen Jahren arbeite ich nun mit meinen Teams und meinem Kollegium ausschließlich digital. Es gibt keine Papierpost, keinen Termin, der nicht digital mit allen Teilnehmenden geteilt wäre, keine Stundenpläne oder Unterrichtsentwürfe auf Papier. Keine Dienstbesprechung verläuft ohne eine strukturierte Präsentation, die für alle Beteiligten den roten Faden bildet. Jede Schulleitung kann diesen Weg gehen, und die Entscheidung dafür eilt. Sie eilt deshalb, weil der Weg in eine konsequente Digitalität kein Selbstläufer ist. Neben der fundamentalen Entscheidung über genutzte Plattformen, die möglichst gemeinsam mit erfahrenen Beratern getroffen wird, ist die konsequente Umsetzung maßgeblich für das Gelingen des Prozesses. Schritt für Schritt müssen alle Prozesse in Schulleitung konsequent und exklusiv digitalisiert werden. Die Technik dafür ist inzwischen verfügbar. Kollegen werden immer wieder versuchen, ein Post-it mit irgendwelchen wichtigen oder unwichtigen Informationen hereinzureichen. Das Zulassen von Ausnahmen konterkariert aber die Digitalisierung – es gibt keine funktionierenden Hybride. Jeder verbleibende Papierkalender gefährdet die Vereinfachung und Effizienzsteigerung, die Schulorganisation durch digitale Terminsysteme erfährt. Digitalität bedingt kompromisslose Umsetzung. Kompromisslos zum Wohl des Kollegiums, des Sekretariats und zur Entlastung der Schulleitung.

Das Bekenntnis zum digitalen Workflow leitet eine neue Ära ein. Seit hunderten von Jahren ist unsere Gesellschaft an den Informationsfluss der Gutenberg-Ära gewöhnt, der monodirektionale ›Flow‹ ist der mangelnden Fähigkeit des Buches, unmittelbar auf die Interessen und Anforderungen des Lesers zu reagieren, geschuldet. Es gibt keine überzeugenden Argumente für die Nutzung von Büchern anstelle digitaler Ressourcen. Gutenberg würde heute vermutlich auf digitale Medien setzen. Konsequente Digitalität eröffnet Perspektiven, die neben einem umfassenden Informationsmanagement ortsunabhängiges, partizipatives Arbeiten und damit eine Demokratisierung des Informationsmanagements ermöglichen. Digitalisierung spielt sich im Kopf ab. Sie verlangt neue, smarte Denkweisen – weg von der Dominanz statischer oder oktroyierter Prozesse.

Das vorliegende Werk Die digitale Schulleitung und das papierlose Büro gibt auf verschiedenen Ebenen fundamentale Anregungen, wie sich der Weg zu einem papierlosen Büro gestalten kann. Schon ein Blick auf das Inhaltsverzeichnis zeigt, dass dieser Weg nicht »mal eben« zu gehen ist. Vielmehr bedarf es gründlicher, kompetenter Vorbereitung und eines Höchstmaßes an Konsequenz und Kompetenz, um die neuen Strukturen umzusetzen. Der Aufwand lohnt: Die Entlastung und der Zugewinn an ›Awareness‹ über schulische Prozesse, die der Alltag in Schulleitung durch konsequente Digitalität erfährt, sind eine einzigartige Chance für Schulleitungen im digitalen Zeitalter.

Benedikt Stratmann, OStD i. K.

Erzbischöfliche St.-Anna-Schule Wuppertal

VORWORT VON ANDRÉ NÜNNINGHOFF

Als ich damals meine bessere Hälfte kennenlernte, habe ich ihr die Autotüre aufgehalten, ihr den Stuhl im Restaurant zurückgezogen, ihr in die Jacke geholfen und auf viele dieser Kleinigkeiten geachtet. Sie meinte schon sehr früh zu mir, dass ich nach ihrer Erfahrung wohl zu einer aussterbenden Gattung von Männern gehöre. Einem Gentleman ist Sie vorher nur selten begegnet, denn diese kleinen respektvollen Gesten gehören sicherlich zur ›alten Schule‹.

Nun fragen Sie sich vielleicht, was ein Gentleman mit dem papierlosen Büro einer digitalen Schulleitung zu tun hat? Ganz einfach: Ein Gentleman zu sein wird sich auch in den nächsten Jahrhunderten bewähren. Auch, wenn es sich um ›alte Schule‹ handelt, sollte sich das Wissen, wie man sich respektvoll gegenüber Mitmenschen zu verhalten hat, nicht verändern.

Was sich allerdings sehr schnell verändern sollte, ist die ›alte Schule‹ und die damit einhergehende Art, wie wir Wissen untereinander weitergeben und verteilen. Wie oft haben Sie selbst einen Brief digital erhalten, ihn ausgedruckt, unterschrieben und dann wieder eingescannt, um ihn digital zurückzusenden? Sicher haben Sie genügend eigene Erfahrungen, welche Ihnen nun ein verschmitztes Lächeln auf den Mund zaubert.

Stark vereinfacht haben wir es immerhin schon mal geschafft, von den Steintafeln auf Papyrus zu wechseln. Klar, um es zu nutzen, braucht es nicht viel. Einen Stift und eine Kerze im Dunkeln reichen schon, um unsere Gedanken zu Papier zu bringen. Von Rohstoffen und Nachhaltigkeit mal abgesehen, fehlt mir persönlich auf dem Papier eigentlich nur das Suchfeld und bei Ihnen in der Schulleitung nimmt es sicher auch reichlich Platz ein.

Ich möchte nicht wissen, wie viel meiner Arbeitszeit ich früher mit Suchen in der Zeit vor meinem eigenen papierlosen Büro verschwendet habe. Auch dafür haben wir doch eigentlich Computer entwickelt, damit es einfacher und nicht komplizierter wird, oder?

Natürlich ist in Deutschland die