Digital erfolgreich kommunizieren: Teamarbeit fördern, effektiv arbeiten, kreativ werden

Von Ingrid Stephan

Wie organisiere ich mich und mein Team am sinnvollsten in der modernen Arbeitswelt? Worauf sollte ich bei Videokonferenzen und in der digitalen Kommunikation mit externen Partnern achten? Welche Varianten der gemeinsamen Datenhaltung sind am nützlichsten und sichersten? Diese und weitere Fragen rund um den heutigen Arbeitsalltag in Homeoffice, Remote-Arbeit und New Work beantwortet dieser Ratgeber verlässlich. Checklisten und Übersichtsdarstellungen geben zusammen mit vielen Beispielen Orientierung und helfen dabei, sicher und gekonnt aufzutreten und das Beste aus der digitalen Zusammenarbeit zu holen.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Duden
• Erscheinungsdatum: 12. Nov. 2021
• ISBN: 9783411913916

Buchvorschau

1

Flexibel arbeiten

1.1Mobile Arbeitsplätze

Homeoffice

Remotearbeit

Hybridarbeit

Open Space

Co-Working-Spaces

1.2Ergonomischer Arbeitsplatz

Bürostuhl

Bildschirm

1.3Ergonomisches Verhalten am Arbeitsplatz

90-Grad-Methode

Dynamik-Methode

1.4Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz

Datensicherheit

Vorschau

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren vielfältig verändert und wir befinden uns in einem ständigen Veränderungsprozess. Dieser Trend wird nach dem Philosophen und Erfinder des Konzeptes, Frithjof Bergmann, »New Work« genannt. Mit der zunehmenden Digitalisierung ändern sich die Anforderungen an unsere Arbeitsumgebungen und die Art und Weise, wie wir miteinander arbeiten. Virtualität ist Teil des Arbeitsalltags geworden. Unterstützt durch digitale Tools können wir viele Arbeiten räumlich und zeitlich flexibel erledigen. Durch Cloudanwendungen, Smartphone, Tablet und Notebook etabliert sich flexibles Arbeiten von unterwegs oder zu Hause immer mehr. Das virtuelle Arbeiten in internationalen Teams ist in vielen Unternehmen bereits Alltag. Selbstständiges Arbeiten und Eigeninitiative werden durch flache Hierarchien begünstigt. Die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben lösen sich immer mehr auf.

1.1Mobile Arbeitsplätze

Durch die zunehmende Digitalisierung entwickeln sich neue Arbeitsund Organisationsformen, die die Arbeits- und Büroumgebungen grundlegend verändern. Der Büroarbeitsplatz ist überall: im Unternehmen, im Auto, beim Kunden und zu Hause. Zudem erfordert das zunehmende Arbeiten im Team eine Arbeitsumgebung, die den Arbeitsprozessen und -anforderungen entspricht und inspirierend wirkt. Homeoffice, Remotearbeit, Hybridarbeit, Co-Working-Spaces, Open Space u. v. m. heißen diese neuen Arbeitsformen, die unser Berufsleben grundlegend verändern.

Homeoffice. Das Arbeiten von zu Hause kann gelingen, wenn alle Kommunikationswege technisch geklärt sind und die richtigen Tools eingesetzt werden. Wichtig ist es auch, dass im Unternehmen flexible Regelungen für mobiles Arbeiten gefunden werden und die Beschäftigten im Homeoffice weiterhin in die Unternehmensgemeinschaft eingebunden sind. Die Arbeiten können beispielsweise morgens vor oder abends nach der offiziellen Bürozeit erledigt werden. Präsenzzeiten sind auf die Kunden-Servicezeiten abzustimmen und der Austausch im dezentralen Team muss gesichert bleiben. Die Kommunikation mit externen Partnern sollte strategisch geplant werden.

Viele Beschäftigte befürchten, dass das überwiegende Arbeiten im Homeoffice zum Karrierekiller werden könnte. Hier hilft, mit den Führungskräften zu klären, welche Erwartungen an die übertragenen Aufgaben geknüpft sind, nach welchen Kriterien die Leistung im Unternehmen bewertet wird und eine gute Feedbackkultur. Führungskräfte sollten die Ziele eindeutig formulieren, klare Absprachen und Priorisierungen treffen, für Rückfragen zur Verfügung stehen und bei Bedarf möglichst schnell Rückmeldung geben.

Remotearbeit. Immer mehr Beschäftigte arbeiten in Projekten in dezentralen Teams. Sie sind digital vernetzt und völlig flexibel bei der Wahl ihrer Büroumgebung. Der Arbeitstag wird selbstständig organisiert und die Bezahlung erfolgt nicht nach Arbeitszeit, sondern nach Leistung.

Hybridarbeit. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass die Beschäftigten sowohl im Homeoffice als auch im Büro arbeiten. Die Mitarbeitenden sind frei bei der Wahl ihres Arbeitsortes. Teams arbeiten beispielsweise mit festen Präsenzzeiten im Büro oder Beschäftigte sind an festen Tagen in der Woche im Homeoffice und die restliche Zeit im Büro. Die Büros werden Orte des Austauschs und der Zusammenarbeit. Es gibt Rückzugsorte für konzentrierte Arbeit und Teamzonen für kollaboratives Arbeiten sowie Bereiche, die zufällige Begegnungen und Gespräche fördern.

Open Space. Das Open Space-Büro ist eine kommunikationsfreundliche Büroform, in der sowohl öffentliche Zonen zur Förderung der Kommunikation als auch individuelle Zonen für konzentriertes Arbeiten in einem offenen Raum in Einklang gebracht werden. Da viele Mitarbeitende für ein paar Tage auch von zu Hause oder unterwegs arbeiten, werden die Arbeitsplätze über digitale Raumbuchungssysteme verwaltet. Die Beschäftigten buchen ihre Anwesenheit im Büro über eine App und vernetzen sich mit den Teammitgliedern, mit denen sie vor Ort arbeiten wollen.

Co-Working-Spaces. Co-Working-Spaces sind Büroräume, die nach Bedarf kurz- oder langfristig angemietet werden können. Sie sind technisch und organisatorisch optimal ausgestattet und stellen beispielsweise für Videokonferenzen Aufnahmestudios mit professioneller Bild- und Tontechnik zur Verfügung. Die Beschäftigten müssen sich nicht darum sorgen, ob die Internetverbindung stabil ist, ob die Beleuchtung stimmt oder wie der Hintergrund in der Videokonferenz aussieht. Die Buchung der flexiblen Arbeitsplätze erfolgt in der Regel über eine App oder webbasiert.

Welche Arbeitsumgebung für die Teamarbeit geeignet ist, kann durch folgende Fragen geklärt werden:

–Arbeiten die Teams überwiegend virtuell zusammen oder gibt es regelmäßige sowie spontane Treffen im Büro?

–Wie viel Zeit wird für die Bearbeitung gemeinsamer Aufgaben und für konzentrierte Einzelarbeit benötigt?

–Wie und wie häufig wird mit den externen Partnern kommuniziert?

–Welche technische Ausstattung und Software unterstützt die gewählte Arbeitsform?

1.2Ergonomischer Arbeitsplatz

Wenn Sie im Homeoffice lange am Computer arbeiten, sollten Sie auch zu Hause auf eine ergonomische Arbeitsumgebung achten. Damit können Sie Gesundheitsschäden vorbeugen. Die häufigsten Gründe für gesundheitliche Probleme sind Rückenschmerzen durch langes Sitzen, Bewegungsmangel und eine falsche Haltung vor dem Computer.

Eine gute und nachhaltige Ausstattung fördert Ihre Gesundheit, das Wohlbefinden und Ihre Kreativität. Zu einer Grundausstattung gehören ein geeigneter Arbeitsstuhl und Arbeitstisch, PC oder Laptop, eventuell ein Tablet, ein oder mehrere Bildschirme, eine separate Maus und Tastatur, Telefon und/oder Smartphone, eine Webcam, ein Headset und ein Reserveheadset für alle Fälle. Wenn Sie so gesundheitsschonend wie möglich arbeiten möchten, lohnt sich eine ergonomische Tastatur, eine ergonomische Maus und ein höhenverstellbarer Schreibtisch mit einer optimalen Größe von 160 x 80 cm. Ein ergonomisch gestalteter Bürostuhl mit maximalen Anpassungsmöglichkeiten fördert bewegungsreiches Sitzen. Das Headset sollte sich mit Ihren eingesetzten Geräten schnell koppeln, über ein ein- und ausschaltbares Mikrofon verfügen und Umgebungsgeräusche unterdrücken. Im günstigsten Fall wird die Ausstattung vom Arbeitgeber nach den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) bereitgestellt.

Die eingesetzte Software ist normalerweise auf Ihrem Notebook installiert, das Ihnen in der Regel von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Nutzen Sie eigene Geräte im Homeoffice, ist es zweckmäßig, mit demselben Betriebssystem wie im Büro zu arbeiten, um Übertragungsfehler und Kompatibilitätsprobleme zu minimieren.

Noch flexibler sind Sie, wenn Ihr Unternehmen mit einer maßgeschneiderten SaaS-Cloud (Abk: SaaS = Software as a service) arbeitet. Die Software ist nicht auf Ihrem Rechner, sondern wird in der Cloud genutzt. Sie erhalten den Zugriff auf Ihre Anwendungsprogramme über jeden Webbrowser. Sie melden sich mit sicheren Zugangsdaten auf der Plattform an und arbeiten wie gewohnt in Ihrer Arbeitsumgebung. Die Speicherung der Daten erfolgt DSGVO-konform (Abk. DSGVO = Datenschutzgrundverordnung), die Softwareupgrades und eventuelle Anpassungen übernimmt der Provider.

Bürostuhl

Ein guter Bürostuhl sollte sich mit seinen Einstellungsmöglichkeiten auf die individuellen Bedürfnisse der sitzenden Person anpassen lassen. Besondere Bewegungsmechaniken wie die Pendel- bzw. 3-D- Mechanik halten den Körper ständig in Bewegung und sind für aktives Sitzen geeignet.

Bildschirm

Dauerhaftes Arbeiten an einem kleinen Notebook-Bildschirm ist anstrengend, besonders wenn Sie parallel mit unterschiedlichen Programmen arbeiten müssen. Ein oder zwei externe Monitore mit einer großen Bilddiagonalen sind wesentlich komfortabler und schonen die Augen. Sie können mehrere Anwendungsfenster problemlos nebeneinander anordnen und zusätzliche Informationen auf dem Desktop ablegen.

1.3Ergonomisches Verhalten am Arbeitsplatz

Als Wissensarbeiter sind wir vernetzt und arbeiten von jedem Ort aus am PC. Im Büro sind gut eingerichtete Arbeitsplätze selbstverständlich. Im Homeoffice oder beim Arbeiten von unterwegs muss oft improvisiert werden. Sie können aber durch Ihr Verhalten gesundheitlichen Beeinträchtigungen entgegenwirken. Das Verhalten zu ändern, erfordert etwas Übung. Die folgenden Methoden und Tipps helfen Ihnen dabei:

Bewegungstipps:

–Legen Sie einen Teil der Wegstrecke zur Arbeit zu Fuß zurück.

–Verwenden Sie die Treppe statt des Aufzugs.

–Telefonieren Sie im Stehen.

–Führen Sie kurze Besprechungen an einem Stehtisch durch.

–Erledigen Sie kurze Botengänge selbst.

–Machen Sie in der Mittagspause einen kleinen Spaziergang.

–Planen Sie in Ihren Arbeitstag kleine Bewegungspausen mit Gymnastikübungen ein.

Ernährungstipps:

–Essen Sie abwechslungsreich und regelmäßig.

–Trinken Sie ausreichend.

–Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten in geringen Mengen zu sich (z. B. fünfmal am Tag).

–Vermeiden Sie Fett, Zucker, Koffein, Nikotin und Alkohol.