Führungsaufgabe Interne Kommunikation: Erfolgreich in Unternehmen kommunizieren – im Alltag und in Veränderungsprozessen

Von Andrea Montua

Dies ist ein Buch für alle Führungskräfte, Kommunikations- und Personalverantwortliche, die ihre Rolle als Kommunikatoren überdenken und neu justieren möchten. In Zeiten von Verunsicherung durch Kulturwandel sowie Transformationsprozesse in Unternehmen und Gesellschaft gilt es, Mitarbeitende wirkungsvoll und nachhaltig zu erreichen – methodisch, emotional und inhaltlich. Alle, die die Hoheit über ihre Alltags- und Veränderungskommunikation behalten oder zurückgewinnen, Gerüchteküchen durchlüften und Erfolgskonzepte umsetzen wollen, finden in diesem Buch konkrete Hilfestellungen. Sie erfahren, wie Sie die Relevanz kommunikativer Maßnahmen verdeutlichen, wirksame Kanäle für alle Stakeholder einsetzen und Veränderungsprozesse voranbringen können. Und das alles mit einem Ziel: motivierende, effektive und vertrauensbildende Kommunikation, die das Gesamtunternehmen langfristig erfolgreicher macht.Mit einem Vorwort von Sebastian Purps-Pardigol.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Springer Gabler
• Erscheinungsdatum: 13. März 2020
• ISBN: 9783658288051

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© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020

A. MontuaFührungsaufgabe Interne Kommunikationhttps://doi.org/10.1007/978-3-658-28805-1_1

1. Interne Kommunikation – DNA jedes Unternehmens

Andrea Montua¹  

(1)

MontuaPartner Communications GmbH, Hamburg, Deutschland

Andrea Montua

Email: [e-mail]

„Geht doch!" Stefanie N. kommt mit einem strahlenden Lächeln aus der Vorstandssitzung – zum ersten Mal seit Monaten. Als Vorstandsassistentin eines Unternehmens der Lebensmittelindustrie hat sie ein Gespür für die Stimmung in der Firma. Und die verbessert sich offenbar gerade nach und nach. Wie gut. Sogar den bislang eher kritischen Kollegen fallen sie auf, die deutlich optimistischeren Teeküchen-Gespräche. Ebenso die höhere Motivation aller, die von den aktuellen unternehmensweiten Veränderungsprozessen betroffen sind. Diese Veränderung war dringend nötig. Nicht umsonst hatte Stefanie auf die Einstellung eines Kollegen für die Interne Kommunikation gedrängt. Es hatte ihr große Sorge bereitet, wie sich das Unternehmen entwickelte: Die letzte Mitarbeiterbefragung war vor einem halben Jahr und hatte deutlich verschlechterte Werte beim Engagement und dem Blick auf die Zusammenarbeit und Kommunikation ergeben. Die Stimmung bei Führungskräften und Mitarbeitern hatte sich eingetrübt. Lauter wurde der Ruf nach authentischen, ehrlichen Informationen. Ohne Schönfärberei. Ohne Hochglanz-Interviews mit der Geschäftsführung.

Apropos: Die Geschäftsführung hatte die Entwicklung lange darauf geschoben, dass die Führungskräfte „noch nicht in der neuen Welt angekommen seien". Deshalb kämen sie ihrer Führungsarbeit nicht angemessen nach; ebenso ihrer Rolle als Kommunikatoren.

„Das ist aber nicht allein Aufgabe der Führungskräfte, hatte Stefanie immer wieder entgegnet. „Auch die Kollegen müssen befähigt werden, über veränderte Bedingungen und den angeschobenen Veränderungsprozess angemessen zu kommunizieren.

Die Anforderung an den Vorstand selbst läge woanders; er solle die Unternehmensvision neu formulieren und die Strategie finalisieren.

„Sie als Geschäftsführung müssen Leitplanken für den neuen gemeinsamen Weg vorgeben und zudem für eine funktionierende Interne Kommunikation sorgen, hatte Stefanie immer wieder vorgeschlagen. „Diese Vorgaben werden im nächsten Schritt von Führungskräften und Mitarbeitern mit Leben gefüllt.

Und dann – endlich: Das letzte ungute Stimmungsbild hatte die Geschäftsführung zum „Go! für eine Stelle „Interne Kommunikation & Change bewogen.

Stefanie war sich zwar sicher, dass sich mit diesem Schritt einiges ändern würde. Dass allerdings bereits wenige Wochen nach den ersten strukturierten Informationen und Gesprächen zwischen dem neuen IK-Kollegen und den Führungskräften so schnell positive Veränderungen sichtbar werden würden – damit hätte sogar sie nicht gerechnet. Ganz offenbar war der Bedarf noch größer gewesen als gedacht …

Interne Kommunikation in Unternehmen: Sie zählt zu jenen Faktoren, die für den Firmenerfolg ausschlaggebend sind. Immer wieder ergeben Studien und Befragungen, dass ein Großteil an Alltags- und Veränderungsprojekten scheitert, weil die Interne Kommunikation mangelhaft ist. Oder weil sie gleich ganz fehlt. Ein enormer wirtschaftlicher und emotionaler Schaden für die Unternehmen aller Branchen und Größen!

Wen aber wundern diese Aussagen?

Nur wenn ich als Mitarbeiter die Ziele und Entwicklungen meines Unternehmens kenne, kann ich einen guten Job machen, erfolgreich sein, in dem, was ich tue. Denn erst dann weiß ich meinen Beitrag zum Unternehmenserfolg ein- und wertzuschätzen. Sprich:

Interne Kommunikation schafft Effizienz und Identifikation. Identifikation mit meinem Unternehmen und zu meinem Arbeitsplatz, zu meiner Tätigkeit. Positive Resultate sind mehr Eigenengagement und geringere Fehlzeiten. In aller Regel jedenfalls.

Im besten Sinne dient die Interne Kommunikation so als DNA in Alltags- und Veränderungsprozessen. Sie stützt die Unternehmensstrategie und hat entscheidenden Einfluss darauf, ob Projekte oder Veränderungen gelingen.

Ja, ich weiß, diese Definition von Interner Kommunikation ist weit weg von der landläufigen Klassifizierung als Selbstzweck. Und mit der „Betriebspostille" früherer Jahre hat sie ebenfalls wenig gemein.

Interne Kommunikation von heute ist auf Nachhaltigkeit und Langfristigkeit ausgerichtet. Sie zahlt auf die Gesamtstrategie des Unternehmens ein und

fördert eine engagierte und effiziente Zusammenarbeit

vermittelt ein klares Bild von Unternehmensvision, Mission und Werten

stärkt die Bindung der Kollegen an ihren Arbeitgeber

vermittelt den Beschäftigten den Sinn ihrer Tätigkeit sowie ihres Beitrags zum Unternehmen

Soweit die Theorie. Und die Praxis?

… sieht leider noch oft anders aus. Das jedenfalls ist das aktuelle Ergebnis der jährlich durchgeführten Gallup-Studie (Nink 2018). Mehr als 71 % der Arbeitnehmer leisten Dienst nach Vorschrift. Und nur 15 % der Arbeitnehmer haben eine hohe emotionale Bindung und sind mit Herz und Hand dabei. Bis zu 103 Mrd. EUR volkswirtschaftlichen Schaden in Deutschland verursacht gar die innere Kündigung von Kollegen.

1.1 Wachsende Bedeutung für den Unternehmenserfolg

Dabei liefert diese Gallup-Studie die Möglichkeit gleich mit, wie diese ungute Situation geändert werden könnte. Führt sie doch seit Jahren in der Ergebnispräsentation die Schlüsselfaktoren „Kommunikation und „Führung auf.

Das verwundert nicht. Ebenso wenig, dass andere Analysen wie etwa die von AON Hewitt regelmäßig belegen, welch positiven Effekt wertschätzende Interne Kommunikation hat. Und zwar darauf, wie engagiert Mitarbeiter bei der Sache sind und wie attraktiv sie ihren Arbeitgeber wahrnehmen.

Erfolgreiche Interne Kommunikation entfaltet aber noch weitaus mehr Wirkung. So sorgt sie für:

mehr Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation

eine erhöhte Leistungsbereitschaft

eine optimierte Zusammenarbeit

ein effizientes Wissensmanagement

eine gesunde Unternehmenskultur

Emotional gebundene Mitarbeiter stärken die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Denn wer das große Ganze versteht und sich als wertgeschätzter Teil davon sieht, kann die eigene Arbeitsleistung besser einsetzen und kommt effizienter ans Ziel.

Erfolgreiche Interne Kommunikation kennt deshalb die Botschaften und Hintergründe der Unternehmensstrategie. Sie nutzt Experten-Know-how, wie relevante Zielgruppen informiert und beteiligt werden können. Und sie hat das „Ohr" kontinuierlich an der Belegschaft.

In der Theorie ist die starke Rolle der Internen Kommunikation klar. In der Praxis aber erleben wir alle immer noch große Unterschiede zwischen dem, was sein soll, und dem, was ist. Trotz erworbener Qualifikation und IK-Titel auf der Visitenkarte: Der Druck zu leisten, zu liefern und sich zu beweisen ist für Kommunikatoren extrem hoch.

Oft war es in den vergangenen Jahren so, dass beim Thema Interne Kommunikation entweder vor allem in Formaten und Instrumenten gedacht wurde. Oder die Tools in das Kennzahlengerüst des Unternehmens gepresst wurden:

Wie hoch war die Auflage?

Wie viele Menschen haben den Intranet-Artikel geklickt?

Haben wir genug Likes unter dem letzten Blogbeitrag des CEO?

Doch Interne Kommunikation ist weitaus mehr: Sie ist die DNA eines jeden Unternehmens.

Im biologischen Leben besteht diese aus chemischen „Leitersprossen". Auch eine erfolgreich geplante und umgesetzte Interne Kommunikation setzt sich aus eben jenen essenziellen Säulen zusammen:

Der Ganzheitlichkeit als Basis jeden Schrittes

Einer durchdachten Strategie

Einer gemeinsamen Arbeit an der gewünschten Unternehmenskultur

Einem intelligenten, abgestimmten Format- und Medienmix

Sehen wir uns die operativen Elemente der Internen Kommunikation (Abb. 1.1) etwas genauer an.

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Abb. 1.1

Erfolgsfaktoren Interner Kommunikation

Das operative Element Struktur und Strategie (s. auch Kap. 3):

umfasst die Selbstverpflichtung aller Führungsebenen, ein verlässliches Vorbild für Interne Kommunikation zu sein – vom Top-Manager bis zum Arbeiter am Band

definiert konkrete und messbare Kommunikationsziele

liefert über eine strukturierte Ist-Analyse nachprüfbare Ausgangsdaten

schafft ganzheitlich Klarheit über die Ziel- und Interessensgruppen in Bezug auf die Interne Kommunikation

verzahnt die Kommunikations- mit der Gesamtstrategie des Unternehmens

legt das Budget fest

Die Beschäftigung mit der Unternehmenskultur wiederum erreicht:

Klarheit über die Ist- und die Wunschkultur in der Firma

Eine ganzheitliche Sichtweise auf das Thema „Corporate Soul" inklusive Corporate Identity und Corporate Design

Erst, wenn Klarheit über Strategie und die gewünschte Kultur besteht, ist es an der Zeit, sich mit Formaten und Medien der Internen Kommunikation zu beschäftigen. Dabei ist es wichtig:

Klarheit zu schaffen, welche Tools bestehen (bleiben sollen) und wie sie genutzt werden

Wissen um die Bedürfnisse von Führungskräften und Mitarbeitern zu erlangen, um die Tools entsprechend auszuwählen

Sinnvolle und langfristige Redaktionspläne zu erstellen

1.2 Ganzheitlichkeit als Ziel

Eine effiziente Interne Kommunikation steht mittlerweile bei den meisten Unternehmen auf der Wunschliste. Vor allem dann, wenn umfassende Veränderungen durch die Interne Kommunikation unterstützt werden sollen. Das ist verständlich und nachvollziehbar. Stärkt doch eine strategisch geplante und stabile Interne Kommunikation nachhaltig den Erfolg des Unternehmens.

Wie aber sieht die Wirklichkeit aus?

Da bleibt von all den guten Gedanken oft nicht viel übrig. Meist wird die gesamte Energie vor allem in die Entwicklung von Tools gesteckt, die die Mitarbeiter noch schneller und direkter erreichen sollen. Noch günstiger. An allen Standorten. Und in allen Funktionen.

Das ist in etwa so, als müsse man von Köln dringend nach Berlin. Man merkt auf halber Strecke, dass man in Wahrheit München ansteuert – wechselt aber nicht die Autobahn. Sondern nur vom Trabant zum Porsche, um diesen grundlegenden Fehler ausschließlich durch Tempo und Technik zu korrigieren.

Das ist zwar alles andere als praktisch. Aber allenthalben Praxis.

Auf unser Thema übertragen: Sinnvoll ist es, die Interne Kommunikation von der Basis her anzuschauen:

Welcher Bedarf besteht überhaupt?

Welche Bedürfnisse bei welchen Zielgruppen gilt es zu erfüllen?

Welche Maßnahmen sind in welcher Form auf diesen Bedarf abzustimmen?

Leider wird noch immer viel Zeit und auch Budget in die Kreation neuer, aber wenig hilfreicher Tools (fehl-) geleitet. Setzen Sie deshalb Analyse und Konzept VOR die Entscheidung für oder gegen ein Tool. Genauer gesagt: Bestimmen Sie das Ziel, also die Kultur, die Sie sich in Ihrem Unternehmen wünschen. Und arbeiten Sie mit der Auswahl entsprechender Maßnahmen auf dieses Ziel hin.

1.3 Vielfältiges Aufgabenspektrum

Nur so kann die Interne Kommunikation ihre Aufgaben erfüllen. Im besten Falle dient sie dann den Mitarbeitern als verlässlicher Kompass. Als „Navi" im manchmal unübersichtlichen Alltag. Erst recht, wenn Veränderungen anstehen und für Verunsicherung sorgen.

Ist sie durchdacht und mit Blick auf die Zielgruppen geplant, kann sie einige Aufgaben mit Bravour erfüllen:

Informieren

Informationen zeitnah und offen ins Unternehmen zu geben, ist eine der Hauptaufgaben der Internen Kommunikation. Im besten Falle nur jene Informationen, die für die Mitarbeiter auch wirklich wichtig sind und regional und mit Blick auf die jeweiligen Teams/Gruppierungen sortiert.

Den Dialog fördern

Eingleisige Information war früher. Heute wollen die Kollegen eingebunden werden in Projekte und Prozesse, um mit ihren Bedürfnissen und Anregungen Raum und Gehör zu finden. Austauschformate und Kommunikationsinstrumente fördern dabei den Dialog und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl.

Motivieren

Eine strukturierte Dialogkultur im Unternehmen ist wichtig und motiviert die Kollegen, engagiert, mit Freude und selbstverantwortlich zu arbeiten.

Das Teilen von Wissen fördern

Erarbeitetes Wissen für alle zugänglich machen und Wertschätzung für Geleistetes erhalten – im besten Falle können Sie beide Ziele mit dem Aufbau Ihrer Internen Kommunikation erreichen.

Führen

Mehr denn je wollen und müssen Führungskräfte bei ihrer Kommunikation unterstützt werden. Der Internen Kommunikation kommt an dieser Stelle eine wichtige Funktion zu: Sie analysiert die Bedürfnisse des Führungsteams und unterstützt es im Alltag mit passenden Formaten oder