CAFM-Handbuch: Digitalisierung im Facility Management erfolgreich einsetzen

Von Michael May

Der effektive Einsatz der Informationstechnologie im Facility Management stellt eine große Herausforderung dar. In dem Handbuch finden Nutzer erstmals systematisch alle Aspekte gebündelt, die bei der Einführung einer Computer-Aided-Facility-Management-Software zu beachten sind: Bedeutung, Einsatzbereiche und Prozesse sowie neue Modelle zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung werden erörtert. Neu in der 3. Auflage: aktuelle Entwicklungen wie Webservices und moderne Integrationsansätze. Der Band bietet viele Praxisbeispiele und Tipps.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Springer Vieweg
• Erscheinungsdatum: 10. Sept. 2018
• ISBN: 9783658213572

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© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2018

Michael May (Hrsg.)CAFM-Handbuchhttps://doi.org/10.1007/978-3-658-21357-2_1

1. Motivation

Michael May¹  

(1)

Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin, Wilhelminenhofstraße 75 A, 12459 Berlin, Deutschland

Michael May

Email: [e-mail]

Gebäude und Grundstücke machen ca. 25–50 % des bilanzierten Anlagevermögens aus. Immobilien bilden meist die größte Aktivposition in der Bilanz und stellen im Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung nach den Personalkosten die größten Aufwendungen dar. Deshalb werden sie zunehmend als strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens verstanden. Nachdem die Kernprozesse der Unternehmen in den vergangenen Jahren immer wieder umstrukturiert und optimiert wurden, rufen die Immobilien verstärkt wirtschaftliches Interesse hervor.

Die enorm gestiegenen Kosten für die Planung, Errichtung, Nutzung und Bewirtschaftung von Immobilien bestimmen in hohem Maße das Betriebsergebnis. Folglich suchen die Unternehmen ebenso wie öffentliche Einrichtungen verstärkt nach Kostensenkungspotenzialen in den betriebsunterstützenden (Nicht-Kerngeschäfts-) Bereichen. Hierfür ist Facility Management (FM) das geeignete Konzept. Allerdings geht es nicht allein um Kostensenkungen sondern um die permanente Verbesserung der Umfeldbedingungen für die Nutzer von Immobilien, seien es Gewerbe- oder Wohnimmobilien. So erkennen wir zunehmend, welch enormen Einfluss ein geeignetes Arbeitsumfeld auf die Produktivität der Mitarbeiter besitzt.

Nicht zuletzt trägt FM eine hohe Verantwortung, wenn es darum geht, unter sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Gesichtspunkten verantwortungsbewusst mit den uns verfügbaren Ressourcen umzugehen. Aus diesen Nachhaltigkeitsaspekten ergeben sich neuartige Herausforderungen für das Facility Management.

Auf Grund der Komplexität der Geschäftsprozesse im Facility Management und der dabei zu beherrschenden Informationsmengen sowie der zu treffenden Entscheidungen ist es nur natürlich, dass Immobilieneigentümer, -betreiber und -nutzer nach geeigneten Informationstechnologien (IT) und IT-Systemen suchen, die sie bei der Planung und Steuerung dieser FM-Prozesse effizient unterstützen.

Hier wird der potenzielle Anwender von Computer Aided Facility Management (CAFM) schnell feststellen, dass sowohl die Informationsflut als auch das Software- und Dienstleistungsangebot kaum überschaubar sind.

Warum wird überhaupt ein CAFM-Handbuch benötigt?

Zunächst einmal ist das Interesse an CAFM und ganz allgemein am IT-Einsatz und der Digitalisierung im FM in den letzten zwei Jahrzehnten rasant gewachsen und ist immer noch ungebrochen hoch. Diverse nationale und internationale Messen, Kongresse, Seminare und Informationsveranstaltungen sind ein beredtes Zeugnis hierfür. Beträchtlich gewachsen sind auch die Leistungsfähigkeit und Flexibiltät der am Markt verfügbaren CAFM-Produkte.

Allerdings herrscht bei den potenziellen Anwendern häufig Unklarheit darüber, was CAFM-Software genau ist, was sie leisten kann oder sollte. Gründe hierfür sind sicher die noch unzureichende Markttransparenz und die große Vielfalt des Angebots. Angesichts des oft gepriesenen FM-Milliardenmarktes nehmen sich die CAFM-Umsätze immer noch bescheiden aus. Ungeachtet dessen gibt es aber kaum größere Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen, die nicht dabei sind oder planen, ihre FM-Prozesse durch einen geeigneten IT-Einsatz und Digitalisierung zu verbessern. Der Grund hierfür ist sicher in der strategischen Bedeutung von FM für das Kerngeschäft und in dem bisher nur allzu oft übersehenen Wertschöpfungsbeitrag des Facility Management zu sehen. Offenbar schlummert hier ein großes unerschlossenes Potenzial.

Natürlich gibt es ein breites Angebot an Informationen und Beratungsleistungen, die interessierte Unternehmen und die öffentliche Hand nutzen können, wobei die Auswahl und Qualitätsunterschiede hier ebenso groß sind wie bei der Software selbst.

Die reinen Softwarepreise sind heute oftmals nicht mehr das Haupthindernis der CAFM-Einführung. Auch bei der häufig noch teuren und oftmals zu detailliert durchgeführten Bestandsdatenerfassung stehen zunehmend effizientere und innovative Methoden zur Verfügung, was jedoch zu wenig bekannt ist. Deshalb werden hier realistische Szenarios für die Datenerfassung und -pflege aufgezeigt.

Immer wieder muss unzureichendes Know-how bei den an der CAFM-Umsetzung Beteiligten (Anwender, Anbieter, Berater) festgestellt werden. Während bei Anwendern häufig unrealistische Erwartungen, ungenügende Vorbereitung des CAFM-Projektes, die Unterschätzung des Einführungs- und Pflegeaufwandes sowie die fehlende ganzheitliche Sicht typisch sind, lassen sich bei Beratern mitunter Defizite im IT-Bereich und bei spezifischem FM-Know-how antreffen. Anbieter hingegen machen z. T. überzogene Versprechen und können sich manchmal nur mit Mühe in die FM-Prozesse der Anwender hineindenken.

Oftmals besteht auch Unklarheit darüber, was ein Facility Manager über Informationstechnologien und Digitalisierung wissen muss. Hier finden sich in diesem Buch vielfältige Anregungen, die auch für ein Selbststudium geeignet sind.

Nicht zuletzt muss der rasanten Entwicklung der Informationstechnologie und neuer Arbeitsmethoden in der Bau- und Immobilienbranche Rechnung getragen werden. Aus diesem Grunde werden innovative Methoden rund um das Thema Digitalisierung im Facility Management betrachtet. Genannt seien stellvertretend Building Information Modeling (BIM ), Internet of Things (IoT ), Digital Workplace, Cloud Computing , Big Data , Analytics sowie Künstliche Intelligenz (KI ) und Maschinelles Lernen (ML ).

CAFM-Software wird nicht isoliert von anderen IT-Lösungen im Unternehmen betrieben. Hierin liegt ein Schlüssel für den Erfolg im (CA)FM. Deshalb wird der Integration von CAFM in das betriebliche IT-Umfeld besondere Aufmerksamkeit gewidmet.

Eine der grundlegenden Fragen bei der Einführung von CAFM betrifft die Wirtschaftlichkeit. Die Wirtschaftlichkeit des CAFM-Einsatzes ist ein viel und kontrovers diskutiertes Thema. Es ist nicht immer einfach, quantifizierbare Effekte, die durch den CAFM-Einsatz entstehen, auszuweisen. Viele der Vorzüge haben eher qualitativen Charakter. Wie ist es beispielsweise zu bewerten, wenn bestimmte Informationen mittels CAFM schnell verfügbar und obendrein noch korrekt sind? Meist werden diese Aufwendungen nicht genau ermittelt, daher gestaltet sich die zahlenmäßige Bewertung oftmals schwierig. Derartige Abschätzungen sind insbesondere im Vorfeld der CAFM-Einführung erforderlich, um die Wirtschaftlichkeit nachweisen zu können. Andernfalls kann ein Projekt schon in der Anfangsphase scheitern.

Um vernünftige Aussagen zur Wirtschaftlichkeit von CAFM machen zu können, müssen (interne und externe) Kosten und Nutzen quantifizierbar sein. Leider gibt es bislang kaum praktikable Modelle und Erfahrungen zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit eines CAFM-Projektes. Auch fehlen aussagefähige empirische Daten, die es erlauben würden, die Erfahrungen aus anderen Projekten auf den eigenen Einsatzfall zu übertragen. Zwar ist eine Reihe von Methoden aus der Investitions- bzw. Wirtschaftlichkeitsrechnung bekannt, die bislang aber kaum Anwendung auf den CAFM-Einsatz fanden. Im vorliegenden Buch wird neben relevanten ROI-Treibern auch erstmals ein praktikables Modell zur Ermittlung des wirtschaftlichen Nutzens einer Investition in ein CAFM-System vorgestellt und anhand von Beispielen erläutert.

Schließlich fehlt es an nachvollziehbaren Fallbeispielen einer erfolgreichen CAFM-Einführung und -Nutzung, die dem interessierten Facility Manager als Richtschnur dienen könnten. Zwar gibt es inzwischen durchaus erfolgreiche CAFM-Projekte, selten sind diese aber ausreichend dokumentiert und deshalb praktisch kaum mit anderen Projekten vergleichbar.

Deshalb wurde hier der Ansatz gewählt, einige nationale und internationale Fallbeispiele einer erfolgreichen CAFM-Einführung (Best Practice Projekte ) nach einem einheitlichen Muster zu untersuchen, zu beschreiben und zu bewerten. Diese Success Stories sollen dem Leser helfen Ähnlichkeiten mit dem eigenen Projekt zu erkennen, um so die positiven Erfahrungen übertragen bzw. die negativen vermeiden zu können.

Das bestehende große CAFM-Marktpotenzial wird sich nur erschließen lassen, wenn alle an diesem Markt Beteiligten mit mehr Know-how aber auch Entschlossenheit an die interessanten Herausforderungen herangehen, die sich durch die Einführung dieser Technologie ergeben. Mit dem vorliegenden CAFM-Handbuch wird hierfür das notwendige Rüstzeug geliefert.

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Michael May (Hrsg.)CAFM-Handbuchhttps://doi.org/10.1007/978-3-658-21357-2_2

2. Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM

Michael Marchionini¹  , Joachim Hohmann²   und Michael May³  

(1)

ReCoTech GmbH, Friedrichstraße 95, 10117 Berlin, Deutschland

(2)

Technische Universität Kaiserslautern, Paul-Ehrlich-Straße 14, 67663 Kaiserslautern, Deutschland

(3)

Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin, Wilhelminenhofstraße 75 A, 12459 Berlin, Deutschland

Michael Marchionini (Korrespondenzautor)

Email: [e-mail]

Joachim Hohmann

Email: [e-mail]

Michael May

Email: [e-mail]

2.1 Was ist (CA)FM?

Facility Management (FM ) ist ein Begriff, der seit den 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts in Deutschland bekannt ist und zu dem es inzwischen vielfältige Definitionen gibt, wobei über dessen Komplexität und Abgrenzung auch heute noch in verschiedenen Kreisen teilweise verschiedene Vorstellungen bestehen.

Der Deutsche Verband für Facility Management e. V. (GEFMA ) definiert in seiner Richtlinie 100-1 (NN 2004a) Facility Management wie folgt:

Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt. Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung der kostenrelevanten Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören.

Ergänzend versteht die Europäische Norm DIN EN 15221-1 (NN 2007a) unter FM die

Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistungen, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität der Hauptaktivitäten der Organisation dienen.

Die im Jahr 2017 erstmals veröffentlichte internationale Norm ISO 41011 (NN 2017m) definiert Facility Management wie folgt:

Organizational function which integrates people, place and process within the built environment with the purpose of improving the quality of life of people and the productivity of the core business.

Bereits mit diesen Definitionen wird die Komplexität des Themas, die Breite der Anwendungen und letztendlich das Potenzial dieses Milliardenmarktes deutlich. Leistungen rund um das Facility Management machen immerhin einen erheblichen Teil des Bruttoinlandsprodukts (BIP) der Industriestaaten aus, ohne dass dies einer breiten Öffentlichkeit bewusst wäre. Gemäß FM-Branchenreport (Thomzik 2014) zeigt sich Facility Management mit bemerkenswerten 130 Mrd. € Bruttowertschöpfung (davon 62 Mrd. € externe Wertschöpfung) und einem Anteil von mehr als 5,42 % am BIP bedeutsamer als so manch klassische Erfolgsbranche. Im Branchenvergleich liegt FM an vierter Stelle noch vor dem Baugewerbe (109 Mrd. €), der Automobilindustrie (94 Mrd. €) und dem Maschinenbau (85 Mrd. €) und nur knapp hinter dem Wirtschaftszweig „Gesundheits- und Sozialwesen" (173 Mrd. €). Die Facility-Management-Branche ist damit eine wichtige Schlüsselbranche mit über 4,5 Millionen Erwerbstätigen.

Wir reden schließlich über eine Branche, die dafür sorgt, dass Immobilien mit all ihren baulichen und technischen Anlagen zielgerichtet für die Nutzer entwickelt, betrieben bzw. umgenutzt, wieder abgerissen und umweltgerecht entsorgt werden. Betrachtet wird also der gesamte Lebenszyklus von Immobilien, dessen Steuerung nicht nur fachbereichsübergreifendes Know-how, sondern auch ein effizientes Informationsmanagement und somit leistungsfähige IT-Werkzeuge erfordert. Heute redet man in diesem Zusammenhang von der Digitalisierung im Immobilien- und Facility Management.

Kurz und prägnant wird der interdisziplinäre Charakter des Facility Managements durch die folgende FM-Definition (NN 2017a) der IFMA (International Facility Management Association ) verdeutlicht:

Facility Management is a profession that encompasses multiple disciplines to ensure functionality of the built environment by integrating people, place, process and technology.

Spätestens mit dieser Definition wird deutlich, dass unter computergestützter Arbeit im FM mehr als nur eine Software zu verstehen ist. Die Komplexität und bereichsübergreifende Wirkung des CAFM stellen erhebliche Anforderungen an die jeweils Beteiligten. So ist die Einführung eines CAFM-Systems in einem Unternehmen oder einer Behörde als komplexes Projekt vom Konzept bis hin zur Implementierung zu organisieren und konsequent zu führen (vgl. Kap.​ 17).

Computer Aided Facility Management bildet einen Schwerpunkt im Informationsmanagement und der Digitalisierung von Immobilien und zugehörigen Anlagen bei klarer Abgrenzung zur Gebäudeautomation und zu anderen gängigen IT-Anwendungen wie Projektmanagement-Software, Office-Lösungen oder kaufmännischer Standardsoftware. Bei aller Abgrenzung gilt es als ein Grunderfordernis des CAFM, beim Aufbau entsprechender nutzerspezifischer Systeme Schnittstellen zu den im Unternehmen bereits eingeführten benachbarten Systemen im notwendigen Umfang zu entwickeln und zu unterhalten.

Grundsätzlich sind die häufig synonym verwendeten Begriffe CAFM-Software und CAFM-System zu unterscheiden. So stellt ein CAFM-System eine individualisierte und damit auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens bzw. einer Branche angepasste Komplettlösung zur Unterstützung der Prozesse des Facility Managements dar.

Ein CAFM-System kann auf der Basis einer CAFM-Software, der Kombination monofunktionaler Software-Werkzeuge, die nur für einen ganz bestimmten Anwendungszweck wie z. B. Instandhaltungsmanagement entwickelt wurden, oder sonstiger Standard- oder Individualsoftware entwickelt werden und ist bei Bedarf an die betriebliche Software wie z. B. kaufmännische Unternehmenssoftware und Gebäudeautomationssysteme über Schnittstellen anzubinden. Abb. 2.1 verdeutlicht die Komplexität eines CAFM-Systems.

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Abb. 2.1

Ein CAFM-System besitzt eine klare Basis und Struktur

Als CAFM-Software gelten Software-Programme, welche die spezifischen Prozesse des Facility Managements und die daran direkt oder indirekt (z. B. als Informationsnachfrager) beteiligten Personen unterstützen. Dabei sollen zumindest die nachfolgenden FM-Kernprozesse bzw. Basisfunktionalitäten unterstützt werden:

Bestandsdokumentation,

Flächenmanagement,

Umzugsmanagement,

Vertragsmanagement,

Vermietungsmanagement,

Betriebskostenmanagement,

Reinigungsmanagement,

Schließanlagenmanagement,

Medienverbräuche,

Instandhaltungsmanagement,

Controlling.

Diese Aufzählung ist allerdings nicht exklusiv zu verstehen. Neue Themenbereiche wie etwa die Nachhaltigkeit halten Einzug in die entsprechenden Softwaresysteme. Deshalb werden im Kap.​ 4 nicht nur die hier aufgezählten sondern auch einige weitere CAFM-Anwendungsbereiche wie Helpdesk und Nachhaltigkeitsmanagement genauer dargestellt.

Die Bearbeitung grafischer und alphanumerischer Daten auf Basis einer oder mehrerer Datenbanken ist ein unverzichtbares Merkmal einer CAFM-Software. Zur räumlichen Abbildung ist eine visuelle Darstellung mit FM-spezifischen Bearbeitungsmöglichkeiten erforderlich. Die grafisch-geometrischen Daten können dabei originär in einem klassischen CAD- oder CAAD-System aber auch in einem modernen BIM Authoring Tool erzeugt werden.

In Abgrenzung zu multifunktionaler CAFM-Software gibt es eine Reihe von monofunktionalen Software produkten, die spezielle Einzelprozesse des FM wie die des Instandhaltungs- oder Kabelmanagements unterstützen, aber gleichzeitig auf Grund ihrer spezifischen fachlichen Ausrichtung nicht der geforderten Komplexität des CAFM genügen.

An dieser Stelle wird auf die umfangreiche Richtlinienarbeit der GEFMA zum Thema CAFM verwiesen (Tab. 2.1). So wird dem potenziellen Nutzer mit den nachfolgenden, vom Arbeitskreis CAFM der GEFMA erarbeiteten Richtlinien in kurzer und übersichtlicher Form Unterstützung bei der Vorbereitung und Implementierung individueller, objektspezifischer CAFM-Systeme gegeben.

Tab. 2.1

Überblick über die GEFMA-Richtlinien der 400er Reihe zum CAFM, IT/FM und Digitalisierung

Für die RL 470 gab es eine enge Zusammenarbeit mit dem Arbeitskreis Datenaustausch im FM, während alle anderen Richtlinien ausschließlich im AK CAFM erarbeitet wurden.

Ein ausführlicher Überblick über Ziele, Adressaten und Inhalt der 400er Richtlinien wird in Kap.​ 16 gegeben. Hinzu kommen zahlreiche nationale und internationale Fachpublikationen und diverse Whitepaper des Arbeitskreises.

2.2 Warum CAFM?

Die durch einen potenziellen Nutzer zu beantwortende Frage „Warum CAFM?" ist bzgl. der dabei erkannten Schwerpunkte eine mögliche Quelle der Nutzenbetrachtung. Diese sollte bereits in der konzeptionellen Phase einer CAFM-Einführung (vgl. Kap.​ 17) durchgeführt werden.

Die Beantwortung dieser Fragestellung ist verbunden mit einer kritischen Auseinandersetzung des Ist-Standes der jeweiligen FM-Organisation. Sie weckt Visionen und kann damit zugleich eine Motivation für die langfristige Projektumsetzung sein. Allgemeingültige, klassische Problem- bzw. Fragestellungen im FM sind u. a.:

Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht oder nur analog bzw. in digital inkompatiblen Formaten vorhanden, daraus ergibt sich häufig ein erheblicher Kosten- und Zeitaufwand bei der Informationsbeschaffung,

fehlende Basisinformationen für ein optimales Flächenmanagement insbesondere bei der Erarbeitung von Nutzungs- und Raumkonzepten bzw. der Umsetzung moderner Arbeitsplatzkonzepte,

die Medienverbräuche wie Strom und Wasser sind nicht transparent und abrechenbar bezogen auf Zeiträume, Versorgungsbereiche und Nutzer darstellbar,

fehlende Übersicht zu Verlusten in den Versorgungsnetzen,

Zeitverlust oder Fehlentscheidungen bei Havariesituationen,

Verfolgung von Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen sind mit erheblichem Aufwand verbunden,

Probleme in der Kostenverfolgung bezogen auf Gebäude/Anlagen bzw. Kostenstellen,

fehlende Möglichkeit, über Benchmarking sinnvolle Investitionen zu ermitteln,

Budgetplanung für Wartung und Instandhaltung ist mit hohem Aufwand und Risiko verbunden,

Probleme bzw. unkorrekte Angaben bei der Mengenermittlung in Verbindung mit der Vergabe von infrastrukturellen Leistungen (z. B. Unterhaltsreinigung),

Unsicherheit betreffs der Einhaltung gesetzlicher Auflagen und

unzureichende Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, für die Gebäudezertifizierung und die bilanzielle Wertfortschreibung.

Bereits aus dieser unvollständigen Aufzählung möglicher Problemstellungen aus Sicht einer Betreiber- oder Verwalterorganisation wird die Komplexität der Beantwortung obiger Fragestellungen deutlich. Fast alle FM-relevanten Bereiche der Unternehmen sind mit unterschiedlicher Bedeutung (Priorität) für die jeweiligen Arbeitsplätze betroffen.

Mit der gebündelten Kompetenz einer Projektgruppe muss es gelingen, aus der persönlichen Sicht eines jeden Betroffenen eine Antwort des Unternehmens auf die Frage „Warum CAFM?" zu finden, die

der zunehmenden Abhängigkeit des jeweiligen Kerngeschäfts vom FM gerecht wird und

den daraus resultierenden steigenden Anforderungen an die Professionalität des Betreibers bzw. Verwalters – also der FM-Organisation – nachkommt.

Dies bedeutet letztendlich das rechtzeitige Festlegen von Prioritäten auch mit Blick auf den stetig zunehmenden Kosten- und Leistungsdruck in der Bewirtschaftung von Immobilien.

Zu beachten ist, dass die Frage nach dem „Warum CAFM?" auch aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden muss. Eine Nutzenbetrachtung kann sowohl aus Sicht des Investors bzw. Eigentümers, des Verwalters bzw. Betreibers als auch berechtigterweise aus Sicht des Nutzers bzw. Mieters erfolgen. Nutzenpotenziale , die letztendlich allen zugutekommen, sind u. a.:

effiziente, d. h. aufwandsarme, schnelle und fehlerfreie Abwicklung von Arbeitsabläufen, wie z. B. Flächennutzungsplanungen, Umzugsplanungen, Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnungen, Wartungs- und Instandhaltungsplanung,

Steuerung und Abwicklung der unterstützten FM-Prozesse unter definierten und somit beherrschbaren Bedingungen im Sinne des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001,

Gewährleistung eines hohen Informationsstandes, d. h. Bereitstellung von verdichteten Informationen (Auswertungen, z. B. in Form eines Management Cockpits) als Entscheidungsgrundlage für das Management, z. B. bei wiederholt auftretenden Betriebsproblemen,

Kostentransparenz und damit verbunden das Aufzeigen von Möglichkeiten der Kosteneinsparung, z. B. für Flächen, Reinigung, Energie,

hohe Verfügbarkeit und Werterhaltung der baulichen und technischen Anlagen durch planmäßige Instandhaltung bei sachgerechter Verwendung der Mittel,

Wertsteigerung der Bausubstanz durch gezielte Modernisierung,

Verbesserung der Nutzungsqualität der Immobilien und dadurch positiver Einfluss auf die Produktivität der Nutzer,

Bereitstellung korrekter Kennziffern, z. B. zur Nachhaltigkeit,

schnelle Reaktionsfähigkeit auf Anfragen zum Gebäude- und Anlagenbestand,

Unterstützung von Managemententscheidungen (durch aktuelle und verständliche Informationen),

Unterstützung von Werbe- und PR-Aktivitäten (z. B. Standortentwicklung) durch aktuelle FM-Daten,

genauere Wertermittlung des Anlagevermögens,

verursachergerechte Kostenzuordnung und Abrechnung,

Optimierung der Flächennutzung (Raumplanung und -optimierung, Belegungsplanung und effizientes Umzugsmanagement),

korrekte Kalkulation von Kosten,

präzise Mengenermittlung für Ausschreibungsunterlagen,

verkürzte und kostengünstigere Planung (z. B. Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten) und

höhere Verfügbarkeit und Nutzungsqualität der Immobilien.

2.3 FM vs. CAFM?

Grundlage der Normierung des FM ist die DIN EN 15221. Die Norm beschreibt das FM auf strategischer, taktischer und operativer Ebene (Abb. 2.2).

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Abb. 2.2

FM-Modell nach DIN EN 15221-1 (NN 2007a)

Auch wenn in der gesamten Norm der Begriff CAFM nicht explizit erwähnt wird, so ist es doch eine Selbstverständlichkeit, dass die in der Norm formulierten Aufgaben und Ziele sowie die notwendige Verbindung zwischen den Ebenen ohne IT-Unterstützung nicht erfüllt werden können.

Umso wichtiger ist der Verweis auf die 400er Richtlinienreihe der GEFMA (vgl. Kap.​ 16), die genau diese Verbindung herstellt und alle Facetten des Einsatzes von IT und der Digitalisierung im Bereich des FM betrachtet.

Hierzu muss betont werden, dass allein der Kauf und die Einführung einer CAFM-Software sowie die detaillierte Erfassung und Digitalisierung von umfangreichen Bestandsdaten zwar mit Sicherheit erhebliche Kosten aber noch keinen erkennbaren Nutzen generieren.

Anders formuliert, CAFM benötigt eine stabile FM-Organisation mit gesicherten Prozessabläufen. Ob diese in einem FM-Betreiberkonzept festgeschrieben sind oder gestützt durch verschiedene Organisations- bzw. Verfahrensanweisungen real gelebt werden, ist dabei nicht entscheidend.

Wichtig ist, dass diese Prozessabläufe beschreibbar sind und damit als verbindliche Vorlage für die Definition entsprechender Workflows (vgl. Kap.​ 5) im CAFM verwendet werden können.

Mit der aus dieser Vorgehensweise resultierenden klaren Zielvorgabe verliert CAFM das für viele Nutzer immer noch etwas mystische bzw. nicht fassbare Etwas. Mit der so unterstützten klaren Erwartungshaltung der zukünftigen potenziellen Nutzer wird CAFM zum integralen Bestandteil der unternehmerischen FM-Strategie.

Auch wenn der Anspruch eines komplexen FM den gesamten Lebenszyklus von Immobilien umfasst, im Mittelpunkt – weil der größte Kostenverursacher – wird stets die Betriebsphase stehen, d. h. der Zeitraum, in dem die Immobilien entsprechend ihrer Zweckbestimmung (Verwaltungsgebäude, Industrieimmobilie, vermietete Büroimmobilie usw.) durch ergebnisorientiertes Facility Management optimale Bedingungen für das jeweilige Kerngeschäft bieten müssen. Dieser Umstand prägt in entscheidendem Maße die Art und den Umfang der erforderlichen Prozessunterstützung durch CAFM. Dies umfasst sowohl die notwendigen Funktionalitäten und die notwendigerweise zu erfassenden und zu pflegenden (digitalen) Bestandsdaten als auch die im Rahmen der Organisation einzusetzenden Informations- und Kommunikationstechnologien.

2.4 Zusammenfassung

Erfolgreiches FM wird heute mitbestimmt durch ein jeweils „maßgefertigtes" CAFM. Dabei stellen die konkreten FM-Aufgaben in Abhängigkeit vom Kerngeschäft und von der Größe sowie Komplexität der Facilities sehr differenzierte Anforderungen, an denen sich sowohl die FM-Organisation als auch die IT-Unterstützung mittels CAFM ausrichten muss. Allein der Kauf einer CAFM-Software garantiert noch keinen Erfolg. Ein effizientes CAFM-System ist u. a. geprägt durch:

eine geeignete Konzeption, u. a. mit einer Formulierung der Zielsetzung und einer Kosten-/Nutzenbetrachtung,

passende zukunftsorientierte CAFM-Software für die angestrebte Prozessunterstützung,

eine Bestandsdokumentation mit dem notwendigen Datenumfang (Digitalisierung von Bestandsdaten) sowie

eine flexible Integration in die vorhandene IT-Umgebung.

Hinzu muss eine passende FM-Organisationsstruktur kommen, die CAFM in ihre Arbeit mit integriert.

Potenzielle Nutzer sowie Berater und Softwareentwickler finden umfassende Unterstützung zum Thema CAFM in dem komplexen Richtlinienwerk der GEFMA.

Literatur

NN (2004a) GEFMA Richtlinie 100-1: Facility Management – Grundlagen, Juli 2004, 21 S

NN (2007a) DIN EN 15221-1: Facility Management – Teil 1: Begriffe. Januar 2007

NN (2017a) https://​www.​ifma.​org/​about/​what-is-facility-management (Zugriff: 28.03.2017)

NN (2017m) Facility Management – Vocabulary. ISO 41011:2017, 11 S

Thomzik M (2014) FM-Branchenreport 2014 – Die volkswirtschaftliche Bedeutung der Facility-Management-Branche. GEFMA 980, GEFMA/IAI, Bonn, 19 S

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Michael May (Hrsg.)CAFM-Handbuchhttps://doi.org/10.1007/978-3-658-21357-2_3

3. Der CAFM-Markt

Joachim Hohmann¹  , Michael May²   und Marko Opić³  

(1)

Technische Universität Kaiserslautern, Paul-Ehrlich-Straße 14, 67663 Kaiserslautern, Deutschland

(2)

Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin, Wilhelminenhofstraße 75 A, 12459 Berlin, Deutschland

(3)

Alpha Immobilien Consulting GmbH, Leipziger Platz 21, 90491 Nürnberg, Deutschland

Joachim Hohmann (Korrespondenzautor)

Email: [e-mail]

Michael May

Email: [e-mail]

Marko Opić

Email: [e-mail]

3.1 Entwicklung und Struktur des (CA)FM-Marktes

Eine Beschreibung und Strukturierung des Marktes für FM-Dienstleistungen ist sowohl für Deutschland als auch international schon wegen der nicht eindeutig festlegbaren Abgrenzung zu anderen Märkten (z. B. Projektentwicklung, Property Management, Medienversorgung, Industrie-Dienstleistungen) nur schwer möglich. Jedoch ist feststellbar, dass sich derzeit der FM-Anbietermarkt weltweit dynamisch entwickelt, da immer mehr Unternehmen dazu tendieren, Tätigkeiten, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören, externen Spezialisten zu übertragen. Der Umfang dieser ausgelagerten Dienstleistungen (Outsourcing-Quote ) beträgt dabei in Westeuropa ca. 50 % aller erbrachten FM-Services.

Diese Entwicklung ist jährlich an Marktübersichten erkennbar, wie z. B. der Lünendonk®-Liste „Führende Facility-Service-Unternehmen in Deutschland" (NN 2017t) und dem IFMA Outsourcing Report. Im Jahr 2016 wurden mit der „Global Facilities Management Market Sizing Study" (NN 2016g) erstmals weltweit Daten vom Global FM Verband in Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung Frost & Sullivan erhoben. Demnach beträgt das weltweite Marktvolumen im FM 1,12 Billionen US Dollar, von denen 51 % unternehmensintern, 41 % als externe singuläre Dienstleistungen (z. B. Catering) und 8 % als integrierte Dienstleistungen erbracht werden. Dabei kann man feststellen, dass größere Anbieter von FM-Dienstleistungen immer größere Service Portfolios u. a. durch Zusammenschlüsse mit und Akquisitionen von anderen FM-Dienstleistern bilden und kleinere sich eher auf fachliche oder geografische Nischen spezialisieren. Auffällig ist jedoch, dass nur wenige größere Dienstleister wirklich international und weltweit vertreten sind.

Da die Anbieter von FM-Servicestrotz seit neuestem für diese angebotenen spezifischen Versionen von Standard-CAFM-Software kaum eine einheitliche Präferenz für moderne CAFM-Software erkennen lassen („Wir nehmen das System, welches der Kunde möchte oder welches wir vor Jahren selbst entwickelt haben"), lässt sich aus der Struktur des FM-Anbietermarktes nicht ohne Weiteres auf die Struktur des CAFM-Anbietermarktes schließen. Trotzdem soll im Folgenden ein Strukturierungsversuch zumindest für den deutschen CAFM-Anbietermarkt unternommen werden, der sich an den Erkenntnissen aus den Datenerhebungen zum CAFM-Trendreport 2017 (NN 2017d) orientiert. Auf die teilweise sehr unterschiedlichen Marktstrukturen im Ausland wird in Abschn. 3.3 noch ausführlicher eingegangen.

3.1.1 Historische Struktur des CAFM-Marktes

Im deutschen Markt entstand die erste CAFM-Software zu Beginn der 1990er Jahre durch Erweiterung von CAAD - bzw. AEC-CAD-Systemen (AEC – Architecture, Engineering, Construction) um nichtgrafische Attribute, die in einer separaten Datenbank abgelegt wurden. Dabei konnte zwischen rein proprietärer CAFM-Software (CAD und Erweiterungen aus einer Hand) und gemischt proprietärer CAFM-Software (Standard-CAD, wie z. B. AutoCAD und proprietären Erweiterungen) unterschieden werden.

Die Idee der datenbankorientierten CAFM-Systeme kam etwa zur gleichen Zeit und beeinflusst durch den US CAFM-Markt nach Deutschland. Dabei werden die Gebäudedaten in einer strukturierten Standard-Datenbank abgelegt und gegebenenfalls durch ein einfaches Grafiksystem (z. B. MS-Visio) oder ein Standard-CAD-System (z. B. AutoCAD, MicroStation) visualisiert. Die Visualisierung erfolgte bei einigen Anbietern bereits direkt aus der Datenbank. Die dynamische Generierung von Grafiken aus der Datenbank zur Laufzeit hat sich aber in den letzten Jahren durch die Nutzung von intelligenten und webbasierten Viewern stark durchgesetzt, so dass die künstliche Trennung zwischen alphanumerischen und grafischen Daten zunehmend aufgehoben wird. Die Nutzung von BIM auch in der Betriebsphase von Gebäuden und deren Anlagen wird diesen Trend noch weiter verstärken – unabhängig davon, ob ein CAFM-System mit der BIM-Datenbank Objekte bidirektional über eine proprietäre (z. B. Revit) oder standardisierte Schnittstelle (IFC , COBie ) austauscht oder auf eine zentrale Modell-Datenbank zugreift (vgl. auch Kap.​ 11).

Sowohl kleinere innovative Softwareanbieter Cloud-basierter integrierter CAFM-Systeme als auch etablierte CAFM-Softwareunternehmen, die ihre ursprünglich auf Client/Server-Architekturen basierenden Produkte auf serviceorientierte Architekturen (SOA ) umgestellt haben, sind heute technologisch marktführend. Diese Produkte sind sowohl mobil einsetzbar (z. B. auf Smartphones und Tablet Computern) als auch als SaaS (Software as a Service) und in Cloud-Computing-Lösungen zu finden.

In vielen Fällen orientiert man sich dabei am Konzept des IWMS (Integrated Workplace Management System, vgl. Rozwell und Aggarwal 2017), welches Funktionalitäten des Raum- und Flächenmanagements, des (kaufmännischen) Immobilienmanagements, von Wartung und Instandhaltung inklusive des Bauunterhalts, des Projektmanagements und des Energie- sowie Nachhaltigkeitsmanagements auf einer einheitlichen webbasierten Systemplattform integriert. Dabei erlauben IWMS weiterhin die Integration vieler Technologien zur Digitalisierung des Immobilien- und Facility Managements wie z. B. BIM, Big Data und Analytics, Augmented Reality, IoT und Sensorik, Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, Indoor-Navigation sowie Mobile Collaboration.

3.1.2 Anbieterstruktur des CAFM-Marktes

In den folgenden Abschnitten wird zwar auf den CAFM-Anbietermarkt als Ganzes detailliert eingegangen, aber es werden keine Anbieter oder deren Produkte explizit genannt. Folgende Gründe waren dabei ausschlaggebend:

Bedingt durch die Dynamik des CAFM-Anbietermarktes weltweit und besonders in Deutschland wären Angaben schon kurz nach Drucklegung nicht mehr aktuell und damit möglicherweise irreführend.

Die Marktdynamik bringt es auch mit sich, dass früher eingeführte Produkte nicht mehr verkauft oder unterstützt werden, neue Produkte und Versionen unter anderen Bezeichnungen angeboten werden oder Anbieter fusionieren, übernommen werden oder vom Markt verschwinden.

Sowohl das Internet als auch die jährlich erscheinende CAFM-Marktübersicht (NN 2018ff) sowie der alle zwei Jahre neu erhobene GEFMA CAFM-Trendreport (NN 2017d) liefern jeweils aktuellere Daten und Informationen zu konkreten Produkten, als dies ein Fachbuch leisten könnte.

Die Selbstverpflichtung der Autoren zur Neutralität als auch juristische Überlegungen legen es nahe, nicht auf einzelne CAFM-Anbieter und deren Produkte einzugehen.

Der CAFM-Markt in Deutschland hat gemäß CAFM-Trendreport 2017 im Jahr 2016 ein Volumen von ca. 150 Mio. € erreicht. Dieses umfasst den Markt für Softwarelizenzen und softwarebezogene Dienstleistungen wie Schulung, Installation und Wartung. Der zugehörige Markt für CAFM-bezogene Beratungsleistungen wird sich demzufolge in der gleichen Größenordnung bewegen, wobei er sich je zur Hälfte auf herstellerbezogene (System-)Beratungsleistungen und herstellerunabhängige (Projekt-) Beratungsleistungen aufteilt. Die einschlägigen Marktübersichten nennen ca. 60 Anbieter von CAFM-Software in Deutschland, weltweit sind es nach einer Untersuchung der IFMA ITC (Information Technology Community of Practice)mehr als 100.

Auf die Gruppe der ca. 10 größeren CAFM-Anbieter entfallen dabei zusammen ca. 80 % des Marktvolumensin Deutschland. Die restlichen ca. 50 Unternehmen teilen sich einen Markt von ca. 30 Mio. €. Dies ist ein Indiz dafür, dass der überwiegende Teil der CAFM-Anbieter in Deutschland Kleinunternehmensind. Lediglich einige internationale Anbieter und die Spitzengruppe der deutschen CAFM-Softwarehersteller erreichen die Größe von mittelständischen Softwarehäusern und nennenswerte Installationszahlen.

Die Prognosen zum Marktwachstum für CAFM in Deutschland liegen im einstelligen Prozentbereich pro Jahr. Dies steht im Widerspruch zu den aus unterschiedlichen Quellen stammenden Wachstumsprognosen zur Digitalisierung des Immobilien- und Facility Managements, die regelmäßig von hohen zweistelligen Prozentzahlen ausgehen.

Wie viele CAFM-Systeme in Deutschland derzeit wirklich im realen Betrieb eingesetzt sind und eine nicht nur auf wenige Spezialisten beschränkte Verbreitung erfahren haben, konnte bisher nicht zuverlässig erhoben werden. Die jährlich in der GEFMA CAFM-Marktübersicht (NN 2018ff) genannten Zahlen der Anbieter zu deren Installationen liegen kumuliert im zweistelligen Millionenbereich an Nutzern, was weder mit der Anzahl der im FM tätigen Personen in Deutschland noch mit den von den Anbietern bei der Erhebung zum GEFMA CAFM-Trendreport 2017 gemachten Angaben zu Anzahl und Wert der verkauften Systeme korreliert.

Die seit fast zwei Jahrzehnten von vielen Marktbeobachtern prognostizierte Marktbereinigung mit nur noch wenigen überlebenden Anbietern in Deutschland ist bisher ausgeblieben. Vielmehr verloren frühere Marktführer sogar Marktanteile im Neugeschäft, ohne dass deren Position direkt von anderen Anbietern übernommen wurde. Auch kamen immer wieder neue oder bisher unbekannte Anbieter aus dem In- und Ausland auf den Markt, welche die Zahl der zwischenzeitlich ausgeschiedenen Marktteilnehmer überkompensierten. Seit ca. 2015 ist jedoch eine Zweiteilung des deutschen CAFM-Anbietermarktes in der Form zu beobachten, dass ca. 10 Anbieter fast 90 % des Neugeschäfts unter sich ausmachen. Vielleicht ist dies ein Indiz dafür, dass die prognostizierte Marktbereinigung mit einigem Zeitverzug noch einsetzt.

Dabei kann zwischen folgenden Anbietertypen von CAFM-Software am deutschsprachigen Markt unterschieden werden:

etablierte CAFM-Vollsortimenter,

kleine innovative und spezialisierte Nischenanbieter,

Software-Weltmarktführer aus benachbarten Marktsegmenten (z. B. ERP) und deren Lösungspartner,

große IT-Serviceanbieter zur Abrundung von deren Lösungsportfolio und

Softwaremanufakturen, die auf Basis ihrer eigenen universell einsetzbaren Entwicklungsplattform eine CAFM-Lösung anbieten.

Für die zukünftige Struktur des CAFM-Marktes lassen sich die Entwicklungen nur bedingt vorhersagen. Am wahrscheinlichsten erscheint aus heutiger Sicht, dass vermehrt große integrierte Systeme im Sinne von IWMS entstehen, die mit einer einheitlichen Datenbank auskommen und eine Anbindung an ERP aufweisen sowie BIM-Daten verarbeiten können. Die Nutzung sämtlicher aktuellen Digitalisierungstrends wie z. B. Mobile Computing, Cloud Computing, Virtualisierung, Internet of Things, Big Data und Analytics und Green IT wird auch im „klassischen" CAFM wettbewerbsbestimmend sein (vgl. auch Kap.​ 10–14 und 21).

3.2 CAFM-Markt im deutschsprachigen Raum

3.2.1 CAFM in Deutschland

In Deutschland reicht die Entwicklung des Computer Aided Facility Management bis zum Beginn der 1990er Jahre zurück. CAFM-Systeme bewähren sich heute zunehmend als leistungsfähige Informationswerkzeuge und -plattformen zur Abbildung, Auswertung und Steuerung von FM-Strukturen und -Prozessen sowie zur Dokumentation von compliance-relevanten Vorgängen.

Das Interesse an CAFM ist seither kontinuierlich gewachsen. In Deutschland wird das Thema „IT und Digitalisierung im Facility Management" maßgeblich vom Arbeitskreis CAFM der GEFMA sowohl wissenschaftlich als auch praxisorientiert vorangetrieben. Daneben entwickelt ein Zusammenschluss von CAFM-Anbietern, der CAFM-Ring, das Thema insbesondere hinsichtlich der Interoperabilität zwischen CAFM-Produkten und BIM weiter.

Das richtige Vorgehen ist auch bei der Einführung und Nutzung von IT-Werkzeugen zur Unterstützung des FM der Schlüssel zum Erfolg. Die Leistungsfähigkeit der CAFM-Software ist heute bereits beachtlich. Immer noch unklar ist hingegen, was ein CAFM-System eigentlich ist, was es im konkreten Anwendungsfall leisten kann oder sollte. Gründe hierfür sind die fehlende Markttransparenz und die Vielfalt des Angebots. Die Umsätze der CAFM-Branche in Deutschland sind trotzdem im Vergleich z. B. zu denen in USA noch bescheiden. Auch ist eine zunehmende Aktivität der Marktführer verwandter Softwarebereiche wie ERP und CAD/BIM sowie großer IT-Dienstleister festzustellen.

Die Anzahl der angebotenen CAFM-Softwaresysteme hat sich seit Beginn der 1990er Jahre bis heute auf über 60 erhöht. Dabei haben sich einige Unternehmen herauskristallisiert, die eine größere Zahl von Installationen auf sich vereinen. Selbst Experten gelingt die Schätzung der Zahl aktiver Installationen „klassischer" CAFM-Systeme mit einer größeren Anzahl (hier >10) von Benutzern nicht zuverlässig. Dies hängt mit einer ganzen Reihe von für den deutschen CAFM-Markt typischen Eigenschaften zusammen:

Die von vielen Herstellern genannten Installationszahlen sind marketinggeprägt und auf Grund unterschiedlicher Definitionen kaum vergleichbar.

Auch die z. B. im elektronischen Bundesanzeiger überprüfbaren Umsatzzahlen sind wenig aussagekräftig, u. a. wegen abweichender Geschäftsjahre, nicht vorhandener Segmentberichterstattung, fehlender Unterscheidung von Erlösarten oder Unklarheiten über Geschäfte mit verbundenen Unternehmen.

CAFM-Projekte unterliegen häufiger als andere Anwendungssoftware großer Zurückhaltung bei der Veröffentlichung von Details.

Eine Differenzierung nach Neugeschäft, Bestandskundengeschäft, Lizenzen, Individualprogrammierung, Customizing, Prozessberatung, Datenerhebung, Schulung usw. ist schwierig.

Für den noch relativ jungen CAFM-Markt gibt es bereits ein reges Ablösegeschäft, welches sich dabei eher auf schon längere Zeit installierte Systeme bezieht.

Viele in Verkaufsstatistiken erfasste Systeme sind entweder nie zum praktischen Einsatz gekommen oder bereits abgeschaltet bzw. durch andere ersetzt.

Zu den Vorreitern beim CAFM-Einsatz zählen Banken und Versicherungen aber auch Groß- und Mittelstandsunternehmen der Fertigungsindustrie. Wachsender Bedarf zeigt sich u. a. im öffentlichen Bereich, bei Handelsketten, Krankenhäusern, Versorgungsunternehmen, Wohnungsverwaltungen, Flughäfen aber auch in mittleren bis kleinen Unternehmen.

Inzwischen gibt es erfolgreiche Projekte in unterschiedlichen Branchen (vgl. May et al. 2007; May 2013 sowie die Kap.​ 23–33). Obwohl sich die Ausbildungssituation im (CA)FM in den letzten Jahren verbessert hat, ist der CAFM-Experte, der sowohl die FM-Prozesse versteht als auch grundlegende IT- und Digitalisierungskenntnisse besitzt, immer noch relativ rar und am Personalmarkt von Anwendern und Anbietern entsprechend gesucht.

Häufig ist unklar, wie an eine erfolgreiche CAFM-Einführung heranzugehen ist und wie sich die Wirtschaftlichkeit abschätzen bzw. nachweisen lässt. Es sind inzwischen Methoden verfügbar, um z. B. die Wertetreiber einer CAFM-Einführung zu identifizieren und zu priorisieren oder auch den ROI einer CAFM-Lösung abschätzen zu können (vgl. Kap.​ 6). Eine Zeitspanne von typischerweise ca. zwei bis drei Jahren für die Amortisation der Investitionen in CAFM ist in der Anwendungssoftwarebranche durchaus ein Spitzenwert.

Ein Hemmnis sind die meist zu langen Einführungszeiten von CAFM. Dies liegt nicht immer nur am fehlenden Know-how sondern am deutschen Hang zur Perfektion und der fehlenden Priorisierung für Aktivitäten außerhalb des Kerngeschäfts vieler Organisationen.

Wenn Projekte scheitern, liegt es meistens an einer ungenügenden Personalausstattung oder den nicht vorhandenen Daten und nur selten an den verfügbaren Technologien und Systemen. Als große Hilfe zur Verbesserung der Markttransparenz in Deutschland hat sich das CAFM-Zertifikat nach der GEFMA Richtlinie 444 (NN 2018s) erwiesen (vgl. Kap.​ 14 und 18), welches vom CAFM-Arbeitskreis der GEFMA im Jahr 2010 erstmalig veröffentlicht wurde. Dieses Zertifikat bescheinigt den geprüften Softwareprodukten die Erfüllung allgemeingültiger Funktionseigenschaften, welche in derzeit 15 fachlich orientierte Prüfkataloge unterteilt sind. Die GEFMA nennt auf ihrer Homepage bereits mehr als 20 zertifizierte bzw. rezertifizierte CAFM-Softwareprodukte in- und ausländischer Hersteller. Interessierten CAFM-Nutzern erlaubt das Zertifikat eine erste Vorselektion von potenziell infrage kommenden Softwareprodukten. Die Anbieter müssen somit nicht jede Grundfunktion ihrer Software bei jedem Interessenten detailliert erläutern. Zwischenzeitlich wird in vielen Ausschreibungen das GEFMA-Zertifikat als ein Mindestkriterium für die Teilnahme genannt.

Trends und Perspektiven

CAFM wird zunehmend zur unverzichtbaren Standardtechnologie, um FM als strategisches Unternehmenskonzept erfolgreich implementieren zu können. Die Entwicklung von Vorgehensmodellen und Leitfäden hilft Unternehmen, die CAFM-Einführung kompetent vorzubereiten und zu begleiten. Die Erkenntnis setzt sich durch, dass die Einführung von CAFM ohne eine parallele Schaffung geeigneter FM-Strukturen und -Organisationsformen sowie ohne eine enge Einbeziehung der jeweiligen IT-Abteilung wenig erfolgversprechend ist.

CAFM-Systeme entwickeln sich zunehmend zu prozessorientierten Integrationsplattformen auf der Basis modernster Softwarearchitekturen und -technologien wie z. B. serviceorientierte Architekturen (SOA) und Webservices . Dabei vollzieht sich ein Wandel weg vom reinen Informationssystem hin zum Beratungs-, Simulations- und Optimierungswerkzeug sowie Wissensmanagement - und Dokumentationssystem.

Handlungsbedarf besteht bei der Standardisierung von Schnittstellen und Daten (vgl. Kap.​ 10). CAFM-Systeme müssen „austauschbar" werden, denn der eigentliche Wert einer CAFM-Lösung besteht in den FM-Daten. Erste Ansätze dazu finden sich im deutschen IFC -basierten CAFM-Connect und dem internationalen OSCRE Standard (vgl. Kap.​ 11). Neuartige automatisierte Methoden der Bestandsdatenerfassung sind bereits Realität (vgl. Kap.​ 9).

Da sich die CAFM-Systeme der neuen web- und servicebasierten Generation immer stärker ähneln, entscheiden Service und die Kosten maßgeblich über den Einsatz einer Lösung. Als relativ junge Entwicklung ist das Outsourcing von CAFM dabei, sich als Dienstleistung (SaaS – Software as a Service) und als Cloud-Lösung zu etablieren und insbesondere für kleinere Unternehmen und Behörden eine kostengünstige Alternative für den Einstieg zu bieten. Mobile Technologien erobern immer mehr FM-Bereiche. Die Welt der Apps ist auch hier nicht aufzuhalten.

Diese vielfältigen Entwicklungen werden den Stellenwert des CAFM innerhalb von FM-Organisationen deutlich erhöhen. Gleichzeitig erhöht sich damit auch die Stellung des Facility Management und des Facility Managers im Unternehmen. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, muss CAFM mit allen dazugehörigen Digitalisierungstechnologien nicht nur in der Lehre stärker als bisher integriert, sondern auch auf Unternehmensebene mit seinem Wertschöpfungspotenzial besser bekannt gemacht werden.

Marktdaten und -entwicklungen im deutschen CAFM-Markt werden in Abschn. 3.2.4 gewidmet.

3.2.2 CAFM in Österreich

Innerhalb der österreichischen FM-Branche ist CAFM populär. Häufig werden aber nur FM-Teilbereiche mit CAFM-Systemen unterstützt. Nach wie vor gibt es Systeme für kaufmännische und technische Belange, die nicht miteinander verbunden sind. Bei Unternehmen, die nicht zur FM-Branche gehören, ist CAFM bei ca. einem guten Viertel der Unternehmen als populär zu bezeichnen. CAFM spielt hier eine geringe Rolle in der strategischen IT-Planung. Immobilienmanagementunternehmen interessieren sich für CAFM, weil sie dort Funktionen wie Auftragsabwicklung und Ressourcenplanung finden, die in klassischen Hausverwaltungssystemen (abrechnungsorientiert) kaum vorhanden sind.

Kaufmännische Funktionen wie Budgetplanung, Controlling und Warenwirtschaft werden von den Anwendern heute ebenfalls erwartet. FM-Serviceunternehmen sind technikorientiert und suchen häufig Instandhaltungssoftware (CMMS – Computerized Maintenance Management System) ergänzt um kaufmännische Funktionen.

Dort wo Immobilien selbst genutzt werden, ist CAFM populärer. Dies trifft besonders auf die Industrie und die öffentliche Verwaltung zu. Bei vermieteten Immobilien (z. B. Gewerbeparks) hat CAFM noch keine nennenswerte Bedeutung erlangt. Kosten werden häufig auf die Mieter umgelegt, Kostentransparenz und der Zwang zum Sparen sind hier noch nicht in gleichem Maße ausgeprägt wie in der Industrie.

Bei gemieteten Immobilien sind besonders die Aufgaben des Flächenmanagements der Auslöser, sich mit CAFM zu beschäftigen. Ein wachsendes Interesse ist in der Wohnungsbranche zu beobachten – besonders dort, wo der Gesetzgeber Nachweispflichten auferlegt.

Dabei gibt es durchaus Anwender, die CAFM seit Jahren routinemäßig und erfolgreich nutzen und ihre Lösungen schrittweise erweitern.

Auch wenn keine verlässlichen Zahlen vorliegen, kann von ca. 450 CAFM-Installationen ausgegangen werden. Viele der Softwareprodukte, die auf dem deutschen Markt angetroffen werden, finden sich auch in Österreich wieder. Lokale CAFM-Softwareentwicklungen gibt es nur in geringem Umfang. Auch nimmt der Einsatz von SAP für FM-Aufgaben zu.

Bestehende Installationen sind vorwiegend back-office-orientiert mit Fokus auf Bestandsdokumentation und Dokumentenmanagement, wobei grafischen Informationen wie CAD-Plänen viel Aufmerksamkeit gewidmet wird. Front-Office-Lösungen mit Helpdesk-Funktionalität werden verstärkt seit ca. 10–15 Jahren aufgebaut. Das betrifft besonders Unternehmen mit gut etablierten FM-Organisationen.

Trends und Perspektiven

Zunächst ist eine stärkere Hinwendung zu Front-Office-Lösungen wie Helpdesks und Reservierungstools zu verzeichnen. Das Interesse an webbasierter Software nimmt zu. Die Verwendung von SLAs bei der Vergabe von FM-Leistungen setzt sich durch. Deren Einhaltung wird über das Web abgefragt. Etwa zwei Drittel der Anwender setzen schon webbasierte Lösungen ein. Mobile FM-Anwendungen erhalten mehr Aufmerksamkeit. Das Problem der Integration von FM-relevanter Software ist eines der Hauptthemen.

So nimmt die ERP/CAFM-Integration stetig zu. Für das Zusammenspiel von CAFM und Portfoliomanagement gibt es erste Lösungen. Hindernisse bei der Umsetzung sind vor allem fehlende Standards, ungenügendes Know-how, eine falsche Erwartungshaltung und noch zu gering ausgeprägtes Prozessdenken.

Unternehmen müssen sich auch in ihrem Nicht-Kern-Geschäft effizienter aufstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. CAFM kann im Rahmen von Umstrukturierungen hierbei eine wichtige Rolle spielen. Es wird mit einer Entwicklung von Wissensdatenbanken gerechnet, auf die die FM-Prozesse zugreifen. Auch wird es klare Fortschritte bei der Standardisierung im (CA)FM geben. In dem Maße, wie sich eine FM-gerechte Planung durchsetzt, wird auch eine nahtlose Übergabe von Planungsdaten in die Nutzungsphase erfolgen. Heute noch bestehende Integrationsprobleme werden durch neue Technologien wie SOA weitgehend gelöst. Schließlich ist der Einsatz mobiler Techniken heute bereits Standard. BIM sowie andere Digitalisierungstechniken sind deutlich auf dem Vormarsch.

3.2.3 CAFM in der Schweiz

In den letzten zwei Jahrzehnten war CAFM nicht immer populär. Die hohen Erwartungen Ende der 1990er Jahre haben sich nicht (vollständig) erfüllt. Inzwischen ist eine realistischere Erwartungshaltung anzutreffen. Sobald FM eingeführt wird, ist CAFM allerdings ein Thema. Die Investitionen in CAFM sind jedoch häufig bescheiden im Vergleich zur sonstigen IT.

Im Bereich des kaufmännischen FM wird IT umfangreich eingesetzt. Auch im technischen FM ist der IT-Einsatz verbreitet. Einen Schwerpunkt bildet hierbei das Instandhaltungsmanagement mit CMMS. Beim infrastrukturellen FM ist eine etwas geringere Verbreitung feststellbar. Häufig werden auch Kabelmanagementsysteme verwendet, um die komplexen Rechner- und Kommunikationsnetze planen, dokumentieren und verwalten zu können.

Wichtigster Treiber für den Einsatz von CAFM-Software ist die Banken- und Versicherungsbranche. Hier wird CAFM teilweise schon seit 25 Jahren erfolgreich genutzt. Aber auch die Chemie- und Pharmaindustrie gehören zu den Vorreitern. Das Interesse bei der öffentlichen Hand wächst ständig; zu erwähnen sind hier die größeren Kommunen, die Kantone und Universitäten. Des Weiteren sind Technologieparks und Gewerbezentren zu nennen, bei denen CAFM häufig auch mit der Gebäudeleittechnik (GLT) verbunden ist. Schließlich gehören die großen ehemaligen Staatsbetriebe wie Post, Bahn und Flughäfen aber auch die FM-Dienstleister zu den CAFM-Nutzern. In der Dienstleistungsbranche (außer FM), in Immobilienunternehmen und bei Einzelhandelszentren setzt sich CAFM bisher nur zögerlich durch.

Auch in der Schweiz darf von ca. 450 installierten CAFM-Lösungen ausgegangen werden, wobei die Aussagen hier stark differieren. Diese Systeme verteilen sich im Wesentlichen auf die Bereiche: Chemie/Pharma, Versicherungen, Flughäfen, Industrie, Kantone, Einzelhandel, Stadtverwaltungen und Universitäten. Es kommt eine Vielzahl (<1000) von DB-gestützten Lösungen hinzu, die Teilbereiche des FM abdecken.

Die im Einsatz befindliche CAFM-Software unterscheidet sich nicht wesentlich von der in Österreich. Es gibt jedoch einige wenige schweizerische Softwareentwicklungen.

Auch hier nimmt der Einsatz von SAP für FM-Aufgaben zu, wobei insbesondere PM für das Instandhaltungsmanagement und RE/FX für das Mietmanagement genutzt werden. Aber auch CMMS-Software wie z. B. Maximo besitzt einen gewissen Verbreitungsgrad.

Der Anteil der individuellen Softwareentwicklungen ist noch vergleichsweise hoch. Die Tendenz ist allerdings abnehmend. Hier finden sich auch noch größere Unternehmen, die mit Excel- und Access-basierten Individuallösungen versuchen, ihre FM-Aufgaben zu unterstützen. Etwa 70 % der Lösungen auf Basis von CAFM-Standardsoftware werden durch Customizing an die Anwenderwünsche angepasst.

Eine Besonderheit des CAFM-Marktes in der Schweiz besteht darin, dass in vielen Fällen eine Sprachunterstützung zumindest für Deutsch und Französisch, aber auch für Englisch und Italienisch gefordert wird. Dies übersteigt dann die Möglichkeiten vieler am Markt angebotenen Systeme mit Ausnahme derer, die ohnehin eine internationale Ausrichtung besitzen.

Trends und Perspektiven

Als vielleicht wichtigster Punkt ist hier das Integrationsthema zu nennen, wobei auf moderne Schnittstellentechnologien gesetzt wird. So wird immer öfter die Integration mit ERP -Systemen (meist SAP und teilweise Microsoft Dynamics NAV) und mit Systemen der Gebäudeautomation oder GIS gefordert. Alle Lösungen müssen webbasiert sein. Der Einsatz mobiler Technologien bei täglichen Routinetätigkeiten wie Instandsetzung nimmt deutlich zu. Ein ortsunabhängiger Zugriff auf die FM-Daten ist gewünscht. Hiermit ist der Wunsch nach schlankeren Systemen, reduziertem Datenerfassungsaufwand und schneller erzielbarem Nutzen verbunden.

Anbieter beklagen sich aber auch. Eine etwas überspitzte Meinung, die auch vom deutschen Markt nur allzu gut bekannt ist, lautet: „Alle wollen integrierte Lösungen, die nichts kosten, alles können und leicht zu bedienen sind". Dies ist allerdings Wunschdenken.

3.2.4 GEFMA CAFM-Trendreport (DACH-Region)

Nach den Trendreports der Jahre 2013 und 2015 legte der GEFMA-Arbeitskreis CAFM 2017 die dritte umfassende Erhebung zum Einsatz von CAFM-Software in Deutschland, Österreich und der Schweiz vor. Dieser entstand erstmals in Kooperation mit dem Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder .

Der CAFM-Trendreport 2017 (NN 2017d) basiert auf der Befragung von Anbietern sowie von über 300 Anwendern. Er knüpft an Fragestellungen der bisherigen Reports an. Zum Inhalt gehören aktuelle Zahlen, Daten und Fakten zu Umsätzen der Anbieter, Markt- und Auftragsvolumina, Mehrwert von CAFM-Software, Hinderungsgründe für den Einsatz sowie aktuelle Themen und Trends. Der Report trifft Aussagen zum Nutzungsverhalten, artikuliert Wünsche und Kritikpunkte der Anwender und liefert Kennzahlen, wie etwa zu Projektimplementierungsdauer und Umsatzstrukturen.

3.2.4.1 Fragmentierter CAFM-Markt

Das Marktvolumen von CAFM-Software und zugehörigen Dienstleistungen umfasste im Jahr 2016 etwa 150 Millionen Euro. Gleichzeitig liegt das von Lünendonk berechnete externe Marktvolumen für Facility Services in Deutschland bei 50,5 Milliarden Euro. In den meisten anderen serviceorientierten Branchen betragen heute die IT-Ausgaben rund 2 % des Umsatzes und zum externen Facility-Services-Marktvolumen addieren sich auch noch intern erbrachte Services in ähnlicher Größenordnung. Diese Diskrepanz ist ein Indiz dafür, dass die Digitalisierung von Immobilien und Facility Management in Deutschland noch einen weiten Weg vor sich hat. Denn ohne Software und zugehörige Daten, die Transparenz in das FM bringen, ist die gewünschte Intelligenz und Automatisierung an vielen Stellen nicht oder nur mit erheblichem Zusatzaufwand möglich.

Der Anbietermarkt für CAFM-Software ist weiterhin stark fragmentiert und wird von mehr als 60 Unternehmen geprägt. Lediglich ein Viertel der teilnehmenden Anbieter kann auf mehr als drei Millionen Euro Umsatz im Jahr verweisen. Derzeit sind nur geringe Konsolidierungstendenzen zu beobachten. Ob dies auch künftig so bleiben wird und ob die zunehmende Verbreitung von BIM (Building Information Modeling) sowie der Digitalisierung im Facility Management neue Wettbewerber in Erscheinung treten lässt, bleibt abzuwarten. Der Gewinn von Neukunden sorgt bei den befragten Anbietern im Durchschnitt für einen substanziellen Umsatzanteil. Mit Neukunden erwirtschaften sie 41 % des Umsatzes. Nur rund die Hälfte dieser Einführungsprojekte übersteigt jedoch ein Volumen von 50.000 Euro. Dies ist ein Anzeichen des hohen Fragmentierungsgrades im Markt. Die damit einhergehenden begrenzten Ressourcen aufseiten der Anbieter verhindern eine weitere Professionalisierung des Markts. Diese Problematik wird sich voraussichtlich erst ändern, wenn die Verbreitung von CAFM-Systemen weiter vorangeschritten ist. Eine mögliche Strategie dieses Ziel zu erreichen, ist die Weiterentwicklung von der Spezialistensoftware hin zu standardisierten Produkten, die einen größeren Anwenderkreis ansprechen.

3.2.4.2 Geringe Verbreitung von CAFM trotz hohen Mehrwertes

Der Mehrwert von CAFM ist unter den Studienteilnehmern unbestritten: Die Systeme erleichtern und verbessern die Dokumentation, tragen zu einer deutlich höheren Transparenz von Kosten und Leistungen des Gebäudebetriebs bei und steigern die Effizienz der Gebäudeverwaltung. Jeweils 95 % der befragten Anbieter und Anwender sind dieser Meinung. Unter den sechs vorgegebenen Feldern sehen die Teilnehmer auch bei den Gesamtkosten (81 %) und der Flächennutzungseffizienz (73 %) positive Effekte durch den Einsatz von CAFM-Systemen (Abb. 3.1).

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Abb. 3.1

Positiver Effekt des CAFM-Einsatzes auf unterschiedliche Aspekte (Transparenz, …)

Ein Hauptgrund für die noch immer geringe Verbreitung von CAFM-Systemen liegt aus Sicht der Studienteilnehmer im geringen Bewusstsein hinsichtlich der Dokumentationsanforderungen für die Betreiberverantwortung (73 %). Aber auch die fehlende Akzeptanz in Unternehmensteilen für Real Estate respektive Facility Management jenseits der Fachabteilungen sowie beim verantwortlichen Management stellt ein großes Hindernis dar (48 %). Dies erklären sich die Befragten mit einem schwer vermittelbarem Nutzen (54 %) und der Tatsache, dass Immobilien relativ lange ohne System und aktuelle Daten betrieben werden können (Abb. 3.2).

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Abb. 3.2

Aspekte, die zur geringen Verbreitung von CAFM-Systemen im deutschsprachigen Raum beitragen (2017 und 2015)

3.2.4.3 Geringe Wechselbereitschaft am Markt

Um die Potenziale des CAFM nutzen zu können, gilt es die Akzeptanz im Management zu erhöhen, indem der Mehrwert für das eigene Unternehmen und die Risiken im Rahmen der Betreiberverantwortung herausgestellt werden.

Anwender und Anbieter stehen gemeinsam vor der Herausforderung, den unbestrittenen Mehrwert von CAFM-Software so zu vermitteln, dass auch diejenigen für die Potenziale sensibilisiert werden, die hierin zunächst nur Kosten sehen. Einen Ansatz dazu bietet die GEFMA Richtlinie 460 (NN 2016d) mit umfangreichen Checklisten zur Wirtschaftlichkeitsberechnung und der Aufstellung eines CAFM Business Case .

Eine weitere große Herausforderung für den Markt ist die geringe Wechselbereitschaft der bestehenden Anwender (Abb. 3.3). Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer nutzen noch immer ihr Erstsystem, bei Befragten der öffentlichen Hand sind es sogar 80 %. Das scheint angesichts des mit einem Wechsel verbundenen Aufwands gerechtfertigt, behindert jedoch die Innovationsdynamik im Markt, da es sich bei älteren CAFM-Installationen häufig um Softwarearchitekturen mit einem hohen Individualisierungsgrad handelt, die heute nicht mehr den Vorgaben vieler IT-Abteilungen genügen.

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Abb. 3.3

Geringe Wechselbereitschaft beim Einsatz von CAFM-Software

3.2.4.4 Mobiles CAFM und Übertragung der Betreiberverantwortung

In Abb. 3.4 ist die Bedeutung verschiedener CAFM-Trends aus Sicht der Studienteilnehmer dargestellt. Die Möglichkeit, CAFM-Systeme über mobile Endgeräte zu pflegen und Informationen abzurufen, ist aus Nutzersicht der wichtigste Trend (75 %). Die rechtssichere Wahrnehmung der Betreiberverantwortung im Facility Management ist seit vielen Jahren ebenfalls ein Leitthema der Branche und es besteht großer Bedarf, dass die eingesetzten Softwarelösungen diese Entwicklung im Markt benutzerfreundlich abdecken (68 %). Der Einsatz von Augmented Reality mittels Datenbrillen, Tablets und Smartphones ist eine der Entwicklungen, von denen sich Experten große Auswirkungen auf den Einsatz von CAFM-Software erwarten. Dabei sind das Bewusstsein für und der Einsatz von Augmented Reality selbst offenbar noch nicht bei den Nutzern angekommen. Nur eine kleine Minderheit (6 %) wünscht sich entsprechende CAFM-Funktionalitäten.

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Abb. 3.4

Beurteilung der Relevanz von CAFM-Trends (2017 und 2015)

3.2.4.5 Effizientere Ressourcennutzung dank Digitalisierung im FM

Die Digitalisierung ist einer der zentralen Trends der FM-Branche – sowohl aus Sicht der Dienstleister, die Lösungen und Produkte entwickeln, als auch der Auftraggeber, die eine qualitativ bessere Steuerung und effizientere Services erwarten. Für die Anwender stellt sich zunächst die Aufgabe, die Grundlagen für die Digitalisierung zu schaffen, bevor hierauf aufbauende Lösungen sinnvoll in ein professionelles Gesamtkonzept integriert werden können. Die in der öffentlichen Diskussion häufig nicht vorkommende, aber dafür alles entscheidende Voraussetzung für die Digitalisierung ist die Existenz von digitalen Gebäude- und Anlagendaten , die aktuell, vollständig, qualitätsgesichert und standardisiert vorliegen müssen.

Gerade dort, wo es um die Einhaltung rechtlicher Vorschriften geht, kann der Verzicht auf CAFM zur Folge haben, dass erhebliche rechtliche Risiken eingegangen oder knapp bemessene Personalressourcen für unnötigen Mehraufwand verschwendet werden. Dabei nimmt der Anteil der Unternehmensleitungen, die in einem professionellen Facility Management keinen Wertbeitrag für das eigene Unternehmen sehen, stetig ab.

3.3 CAFM-Markt global

3.3.1 Überblick

Der Begriff CAFM suggeriert bereits, dass es sich dabei um eine Anwendungssoftware handelt, welche aus dem angelsächsischen Raum kommt. Grundsätzlich kann man davon ausgehen, dass CAFM dort besonders häufig eingesetzt wird und entsprechend weit entwickelt ist, wo sich der FM-Gedanke bereits seit längerem etabliert hat, wie z. B. in den Niederlanden, Großbritannien, Skandinavien und den USA.

Daher ist es auch nicht verwunderlich, in diesen Ländern auf eine große Zahl von CAFM-Installationen und starke lokale Anbieter zu treffen, die auch international eine Präsenz aufgebaut haben. Dabei gibt es sowohl im internationalen Vergleich als auch im Vergleich zu Deutschland zum Teil erhebliche Unterschiede beim Stand der Implementierung und der verwendeten Technologien sowie den jeweiligen Zielsetzungen.

Im Folgenden kann nur auf einige wenige Länder bzw. Regionen eingegangen werden.

3.3.2 CAFM in den Niederlanden

In den Niederlanden ist Facility Management als selbstständige Komponente der Unternehmensorganisation überall etabliert. Jede größere Organisation hat einen Facility Manager, der in den meisten Fällen über ein eigenes Budget verfügt. Er ist als kundenorientierter Manager für alle Dienste einer Organisation zuständig, die deren Infrastruktur betreffen. Für den Facility Manager in den Niederlanden ist es eine Selbstverständlichkeit zur Bewältigung seiner Aufgaben ein IT-Werkzeug einzusetzen, welches auf Grund der Service-Philosophie stark prozessorientiert sein muss und in jedem Fall eine Helpdesk-/Servicedesk-Komponente enthält. In vielen Organisationen ist der Servicedesk bereits über deren Unternehmensportal für sämtliche internen Services verfügbar (ESS – Employee Self Service ).

Die eigene Budgetverantwortung des Facility Managers in den Niederlanden bringt es mit sich, dass auftrags- und finanzbezogene Komponenten der eingesetzten CAFM-Systeme besonders wichtig sind. Eine zunehmende Verbreitung von Heimarbeitsplätzen, neue flexible Bürokonzepte und die Vernetzung mit Lieferanten und externen Dienstleistern haben in den Niederlanden besonders fortschrittliche CAFM-Software hervorgebracht.

So sind in den Niederlanden praktisch nur noch CAFM-Systeme mit einer umfangreichen Webkomponente verkäuflich. Der marktführende Anbieter hat daher auch konsequenterweise seine gesamte Produktpalette bereits ab dem Jahr 2008 auf eine rein webbasierte Plattform in einer serviceorientierten Architektur (vgl. Kap.​ 7) überführt. Große Unternehmen wie Shell bauen damit serviceorientierte IT-Architekturen auf, in denen CAFM ein vollständig integrierter Service ist, dessen Komponenten sich äußerlich nicht von anderen Services unterscheiden. Dies mag ein erster Hinweis auf eine stärkere Verschmelzung von IT und FM sein, wie sie bereits in den USA propagiert wird.

Es sind ca. fünf CAFM-Softwareanbieter auf dem niederländischen Markt aktiv. In den Niederlanden waren 2017 über 3.000 CAFM-Lösungen installiert, von denen der Marktführer ca. 60 % geliefert hat. Alle neueren CAFM-Entwicklungen basieren übrigens auf einem Konzept von Cloud Services , welches in den Niederlanden eine wesentlich höhere Akzeptanz erlangt hat, als es bisher in Deutschland der Fall ist. Die in Deutschland vertretenen niederländischen CAFM-Anbieter haben ihre Software zum größten Teil auch gemäß GEFMA Richtlinie 444 (NN 2018s) zertifizieren lassen. Ebenfalls muss man anerkennen, dass Softwarehersteller aus den Niederlanden mit Ausnahme einiger US-Anbieter zu den wenigen international erfolgreich verbreiteten CAFM-Anbietern gehören.

3.3.3 CAFM in Großbritannien (UK)

Der Einsatz von CAFM ist im UK ähnlich weit verbreitet und breit gefächert wie in Deutschland. Der Gesundheits- und Bildungssektor setzen CAFM-Software insbesondere für das Campusmanagement ein. Finanzinstitute und die Pharmabranche nutzen nationale oder internationale Softwaresysteme, um ihre Immobilien zu managen, während der Handelssektor vorrangig an den Instandhaltungsmanagement-Funktionen und -Modulen des CAFM interessiert ist.

Im UK finden sich 5–10 Anbieter von CAFM-Software, die jeweils auf mehr als 100 aktive Nutzer verweisen können. Darüber hinaus bieten verschiedene FM-Dienstleister entsprechende Software an. Der Gesamtumfang der aktiven CAFM-Systeme beträgt ca. 5.000.

Der Markt ist in den letzten Jahren gereift. Während frühere Anwendungen vorwiegend back-office-orientiert waren (CAD-basiertes bzw. CAFM-Flächenmanagement) geht die Entwicklung eindeutig in Richtung Front Office. So werden verstärkt Helpdesk-Systeme z. B. zur Steuerung von Umzügen genutzt. FM-Abteilungen sind durch zunehmende Outsourcing-Aktivitäten gezwungen, professionelle Call-Center-Funktionen einzubeziehen.

Diese Systeme stellen dem Kunden eine einfach zu handhabende Bedienoberfläche zur Verfügung und sind in der Lage, Veränderungen (Churn ) im Unternehmen automatisch zu verfolgen und zu messen. Dienstleister lassen sich dann mittels Service Level Agreements (SLAs) recht einfach steuern. Das Marktvolumen für CAFM-Software und Dienstleistungen betrug 2017 über 200 Mio. € und ist damit durchaus dem in Deutschland vergleichbar. Im UK verteilt sich dieser Markt allerdings auf deutlich weniger Anbieter. Verlässliche Angaben zum Reifegrad des CAFM-Marktes im UK liefert die Studie der FMA (Facilities Management Association) (vgl. NN 2012b). Darin lassen sich folgende Trends ausmachen:

Mit der Unternehmensgröße wächst auch der Durchdringungsgrad mit CAFM. Dieser beträgt bei Organisationen mit mehr als 5.000 Beschäftigten 51 %.

Mit der Zahl der Liegenschaften einer Organisation steigt die Nutzung von CAFM ebenfalls, z. B. bei mehr als 3.000 Liegenschaften auf 60 %.

Branchenbezogen ist der CAFM-Durchdringungsgrad im Finanzsektor mit 83 % am höchsten. Immerhin stellt dieser auch die erfolgreichste Branche in der britischen Volkswirtschaft dar.

Mit der Höhe der FM-Budgets steigen auch die CAFM-Ausgaben mindestens proportional.

30 % der befragten Organisationen setzen mehr als ein IT-System für FM ein.

Nur noch 54 % der genutzten CAFM-Systeme werden inhouse betrieben.

Die Amortisationsdauer der eingesetzten CAFM-Systeme lag üblicherweise zwischen 12 und 18 Monaten.

Die Implementierungsdauer lag in 41 % aller befragten Unternehmen bei maximal 12 Monaten.

3.3.4 CAFM/IWMS in USA und Kanada

Die USA und Kanada sind mit einer installierten Basis von geschätzten 100.000 CAFM-Systemen mit Abstand der größte CAFM-Markt weltweit. Dieser wird zu ca. 50 % von einem großen Anbieter dominiert. Weitere ca. 45 % teilen sich 5–10 größere und meist sehr innovative Unternehmen. Der verbleibende Marktanteil verteilt sich auf eine fast unübersehbare Menge kleinerer, häufig auch nur lokal auftretender Anbieter, die zum Teil Komponenten der Top 10 Softwareprodukte verwenden. Es steht in den USA außer Frage, dass zur Implementierung eines FM-Konzepts auch eine entsprechende IT-Unterstützung in Form einer dafür geeigneten und spezialisierten Software notwendig ist. Daher wird auch nicht besonders zwischen den Begriffen FM und CAFM unterschieden, sondern oftmals von IT für FM gesprochen.

Technologisch basieren heute alle in den USA angebotenen Systeme auf einer Webarchitektur mit Standard-Datenbank. In den vielen Fällen besteht die Grafikanbindung aus einem AutoCAD-Viewer oder -Overlay. Auch die Integration von mobilen Lösungen ist weit fortgeschritten, u. a. gibt es Apps für AutoCAD für verschiedene gängige mobile Betriebssysteme als kostenlosen Download.

Cloud-serviceorientierte Angebote gehören bei vielen Anbietern zum Standard und wurden 2017 bereits in über 80 % aller Neuabschlüsse genutzt.

Das CAFM-Marktvolumen dürfte in 2017 ca. 1,2 Mrd. $ betragen haben, was etwa dem knapp Zehnfachen des deutschen Marktes entspricht. Auch in Zukunft werden Wachstumsraten im zweistelligen Prozentbereich von Marktbeobachtern erwartet.

Neben den eigenen Marktuntersuchungen der Autoren und des IFMA ITC (Information Technology Community) stehen seit einiger Zeit jährlich erscheinende Berichte der Gartner Group (Rozwell und Aggarwal 2017) über „Integrated Workplace Management Systems (IWMS ) und von VERDANTIX zur Verfügung. Diese bestehen aus einer Kombination von Trendreport und Anbieter-Ranking. Beide Marktforschungsunternehmen ordnen die untersuchten Hersteller bzw. deren Systeme in ein Schaubild mit 4 Quadranten ein und benutzen dabei die Dimensionen „Vollständigkeit sowie Zukunftsfähigkeit der Lösung und „Fähigkeit zu deren Implementierung". Darin sind aktuell nur drei europäische Produkte zu finden. Umgekehrt wird nur eine kleine Zahl der bei Gartner und VERDANTIX untersuchten Systeme im deutschsprachigen Raum angeboten.

Die wesentlichen Komponenten von IWMS sind entsprechend der Gartner-Definition:

Projektmanagement,

Immobilien-Portfolio-und Mietmanagement,

Flächenmanagement,

Instandhaltung und Wartung (inkl. CMMS – Computerized Management System und EAM – Enterprise Asset Management) sowie

Nachhaltigkeit und Betreiberverantwortung.

Folgende Funktionalitäten hat Gartner als erfolgskritisch für die weitere Verbreitung von CAFM/IWMS identifiziert:

Einbettung in GIS (Geografische Informationssysteme) zur Lokalisierung von Gebäuden und Liegenschaften,

Verkürzung von Implementierungs- bzw. Amortisationsdauer auf ca. 6–12 bzw. 18–24 Monate,

rollenbasierende Webportale für die unterschiedlichen Benutzergruppen,

Monitoring und Zustandsbewertung von Gebäuden und Anlagen,

lebenszyklusorientiertes Gebäude-Datenmanagement,

Element eines Gebäude-Ökosystems und

Integration in ERP.

Eine weitere Besonderheit des Marktes für CAFM bzw. IWMS in USA/Kanada besteht auch in der relativ weiten Verbreitung von BIM (Building Information Models), die bereits entsprechend implementiert sind.

3.4 Marktübersicht CAFM-Software

3.4.1 Historie der Marktübersicht

Die „Marktübersicht CAFM-Software – ursprünglich unter der Bezeichnung „Marktübersicht rechnergestützte Systeme im Facility Management von Ebert-Ingenieure, später unter dem heutigen Namen von makon und VALTEQ bekannt – wird jährlich von