Practicing Open Space - Our First Ten Years: How Open Space transformed the way of doing business in the German Agency "YOUTH for Europe"

Von Hans-Georg Wicke und Harrison Owen

It is no longer a secret that Open Space events are pure joy.
Set up in a jiffy, these events turn the traditional way of working and leading upside down. And in regard to productivity and action orientation there is nothing better under the sun. How do we know? Well, we have worked with Open Space Technology for decades now and seen the effects.
Thanks to Hans-Georg Wicke and the National Agency Youth in Germany, we now have a detailed report on what happens if you go beyond one solitary, stand-alone Open Space event. He describes the sustained transformation of working and living in the organization as Open Space Technology is used over a decade, several times a year, invading every nook and cranny of the Agency.
As dictated structure, external control and traditional leading are reduced, selforganisation can more freely unfold, bringing into play the vast resources of everyone involved in the Agency. Without consulting firms that cost a lot of money and have no lasting effect, organizations evolve resilient structures and processes that equip them to navigate in a sea of constant change. And they do this on their own.
We invite you to read this slim report if you are searching for a truly productive workplace in which everyone happily invests in cooperation and joint leadership… in hospitals, IT-businesses, foundations, unions, industrial production plants, NGOs… in any business and organization.
And: Be Prepared to be Surprised.

Dass open space Veranstaltungen ein reines Vergnügen sind, ohne Energie raubende Vorbereitungszeiten auskommen, herkömmliches Arbeiten und Leiten auf den Kopf stellen und im Hinblick auf Produktivität und Handlungsorientierung alles in den Schatten stellen, steht nach jahrzehntelanger Praxis inzwischen außer Frage.
Hier allerdings - dank Hans.Georg Wicke und der deutschen Agentur "Jugend für Europa" samt etlicher Teilgruppen - liegt ein Erfahrungsbericht darüber vor.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Westkreuz-Verlag
• Erscheinungsdatum: 25. Nov. 2013
• ISBN: 9783944836058

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10 Jahre open space in der Praxis

„JUGEND für Europa"

kreativer & verantwortungsvoller & partizipativer & systemischer

Hans-Georg Wicke

Mit einem Vorwort von Harrison Owen

Vorwort

Als Michael M Pannwitz mich fragte, ob ich ein kurzes Vorwort für Hans-Georg Wickes Artikel „JUGEND für Europa – 10 Jahre open space in der Praxis" schreiben könne, meinte ich: Das wäre mir ein Vergnügen. Nachdem ich nun den Artikel gelesen habe, muss ich noch hinzufügen: Es ist mir sogar eine Ehre.

Vor 28 Jahren hatten wir bei einer Konferenz in Monterey in Kalifornien einfach weder Zeit noch Energie für die übliche Konferenzplanung, also tauchte open space zum ersten Mal wie ein „komisches Etwas" auf. Weder ich noch sonst jemand ahnte damals, dass open space nicht nur Spaß machte, sondern auch noch nützlich war. Nach einigen Jahren und etlichen Wiederholungen wurde klar, dass die seltsamsten Dinge im open space passieren. Was da geschah, widersprach praktisch allen Erkenntnissen der verschiedenen Theorien und der Praxis des Leitens von Treffen. Vielleicht sogar des herkömmlichen Leitens selbst.

Wir alle wussten ja, wie eine Konferenz zu organisieren ist. Open space passte eigentlich auf keinen Fall in unsere Muster, wie sollte das bloß funktionieren? Oder genauer gesagt, es konnte eigentlich so gar nicht funktionieren. Und doch ging es. Es war unerklärlich, es ging sogar richtig gut! Heftige Konflikte wurden aufgelöst, für große Herausforderungen wurden ungeahnte Lösungen gefunden, entmutigte Leute fanden plötzlich ihre Stimme wieder. Und scheinbar passierte all das wie von selbst. Und wir merkten, dass es tatsächlich umso besser ging, je weniger wir (als Begleiter) eingriffen.

Skeptiker würden wohl sagen, dass diese außergewöhnliche Erfahrung einfach ein Sonderfall wäre. Vielleicht hatte es irgendetwas mit der Einzigartigkeit der Beteiligten zu tun, oder mit irgendwas im Wasser – oder war es einfach ein verdammter Glücksfall? Wir konnten dem kaum etwas entgegensetzen. Pech für die Skeptiker, denn die Erfahrung setzte sich fort, die Fragen allerdings wurden immer mehr und grundsätzlicher. Was um Himmels willen lief da?

Nachdem nun ein paar Jahre ins Land gegangen sind, tauchen Antworten auf. Unser Geheimnis scheint das uralte Phänomen der Selbstorganisation zu sein. Diese wirkt auf der Ebene der von uns erfundenen Systeme genauso, wie Selbstorganisation seit 13,7 Milliarden Jahren im ganzen Kosmos wirkt. Nichts Neues, nichts Seltsames, nur das, was immer schon stattfand. Open space ist nicht irgendein exotischer neuer Prozess, noch weniger ist er das Produkt meines kreativen Geistes. Open space ist einfach da.

Nach 28 Jahren und mehr als 200 000 open space Veranstaltungen in 143 Ländern sind wir ein bisschen schlauer geworden. Und es tauchen neue grundsätzliche Fragen auf. Die nicht am wenigsten gestellte ist: Was machen wir denn nach open space? Meine humorvoll gemeinte Antwort war vor ein paar Jahren noch: Open more space! Also mehr davon. Aber ich ahnte eigentlich nicht, was dabei herauskommen würde. Allerdings haben wir nun ein großartiges Bild der Folgen von 10 Jahren open space in einem Betrieb, dank Hans-Georg Wicke und all der tollen Menschen bei JUGEND für Europa. Was mit einer Einzelveranstaltung begann, ist anscheinend fast eine Lebensweise geworden, auf jeden Fall aber ein prägender Bestandteil der täglichen Arbeit bei JUGEND für Europa. Diese Geschichte ist ganz besonders. Und ich empfehle sie jedem, der nach einem befriedigenderen und produktiveren Miteinander in der eigenen Organisation sucht. In dieser Geschichte geht es um junge Menschen und um Dienstleistungen für junge Menschen. Ich bin sicher, es lässt sich genauso auf jede x-beliebige andere Organisation übertragen. Deshalb ist es mir sowohl ein Vergnügen als auch eine Ehre, Euch zu ermuntern, diese Geschichte zu lesen, von ihr zu lernen und Euch über sie immer wieder zu freuen.

Harrison Owen

Potomac, Maryland, USA

2013

Hans-Georg Wicke leitet seit 1995 JUGEND für Europa, die deutsche Agentur für das EU-Programm JUGEND IN AKTION in Bonn.

Mit 30 Angestellten, einer Reihe nebenberuflicher Mitarbeiterinnen und einem großen Netzwerk beteiligter Organisationen setzt sie das Programm im Auftrag der Europäischen Kommission in Deutschland um. Die Agentur vergibt Zuschüsse für europäische Jugendprojekte, die Jugendlichen Europa näherbringen sollen: internationale Jugendbegegnungen, Freiwilligendienste, Jugendinitiativen, Trainings, Seminare, Tagungen... und fördert Jugendorganisationen und Einrichtungen der Jugendarbeit bei der Entwicklung europäischer Projekte. JUGEND für Europa unterstützt auch die Gestaltung europäischer Jugendarbeit und Jugendpolitik. Sie ist eine von 35 Nationalagenturen für das Programm JUGEND IN AKTION in 33 Ländern Europas.

Wie alles anfing

Die Geschichte von open space bei JUGEND für Europa begann im Jahr 2000. Eine Mitarbeiterin erzählte begeistert, was sie gerade in einer Veranstaltung erlebt hatte, auf der mit einer Methode gearbeitet wurde, die uns allen unbekannt war: open space. Was sie über Hummeln und Schmetterlinge, „Das Gesetz der zwei Füße, „Die da sind, sind genau die Richtigen, „Vorbei ist vorbei und andere Dinge berichtete, klang anders als alles, was wir bis jetzt kannten. Aber wir hatten das Gefühl, dass es einen direkten Bezug zum Arbeitsalltag in unserer Agentur gab: Wir zweifelten schon länger an unserer „Sitzungskultur – der Vielzahl von internen Sitzungen, dem hohen Aufwand und dem Ertrag, der nicht immer mit der Zeit übereinstimmte, die wir dafür aufwandten. Die Art und Weise, wie wir Besprechungen abhielten, war für uns alle zu wenig produktiv.

Hier kamen die Grundsätze von open space und das Gesetz der zwei Füße wie gerufen. Wir hatten das Gefühl, dass es uns weiterhelfen könnte und zu unserer Organisationskultur passen würde.

Wir entschieden uns schnell: Abhängig davon, wen die einzelnen Punkte etwas angingen, konnten jetzt alle selbst entscheiden, ob sie an den regelmäßigen Sitzungen überhaupt teilnehmen oder bei welchen Abschnitten sie dabei sein wollten. Auf einmal herrschte ein ständiges Kommen und Gehen auf unseren Besprechungen – für alle eine neue Erfahrung, gewöhnungsbedürftig und folgenreich: Themen wurden vorher bei allen Mitarbeiterinnen gesammelt, ihr Zeitbedarf festgelegt, der Verlauf bekanntgegeben und nachher ein Bericht für alle geschrieben.

Alle waren begeistert davon, jetzt ihre Prioritäten selbst setzen und sich ihre Zeit selbst einteilen zu können, sich selbst zu organisieren und Verantwortung zu übernehmen. Die Konsequenz war, dass man nicht mehr alles mitbekam, was in der Agentur geschah. Es gehörte jetzt zur Arbeit, Informationen selbst einzuholen und sie für andere verständlich aufzubereiten. Diese Arbeitsweise erwies sich im Ergebnis als weit wirksamer, effektiver und viel interessanter.

Open space hat also lange, bevor wir das Verfahren zum ersten Mal in der Agentur anwandten, Auswirkungen auf unsere Organisation und unsere Arbeit gehabt.

Dies war für mich Anlass genug, mehr über open space erfahren zu wollen. Sechs Monate später nahm ich an einer Veranstaltung mit Jugendlichen aus über 30 Ländern zum Thema „We work together for tolerance and democracy" teil, in die ein open space eingebettet war. Ich wollte das Verfahren einmal live erleben, um zu sehen, wie es genau funktioniert und ob es tatsächlich zu unserer Arbeit passt.

Der open space wurde von Michael M Pannwitz begleitet. Was dort geschah, war einfach begeisternd. Ich engagierte Michael noch während der Konferenz für unsere nächste Jahrestagung der Mitarbeiterinnen von JUGEND für Europa Ende 2001, und auch für die wichtigste Veranstaltung, die wir bis dahin gemacht hatten: die 2. Deutsche Jugendkonferenz zum Weißbuch Europäische Jugendpolitik, die etwas mehr als ein halbes Jahr später stattfinden sollte.

So nahm die Geschichte von open space bei JUGEND für Europa ihren Anfang: Eine Geschichte, die bis zum heutigen Tag andauert und inzwischen zu über 30 Veranstaltungen mit mehr als 3000 Teilnehmenden geführt hat, auf denen wir das open space Verfahren eingesetzt haben. Wir benutzen es regelmäßig bei den jährlichen Mitarbeiterinnentagungen von JUGEND für Europa, bei den jährlichen Arbeitstreffen unseres Netzwerkes, das mit uns das Programm JUGEND IN AKTION umsetzt, auf einzelnen Trainings, Tagungen und Seminaren mit Jugendlichen und Erwachsenen. Sehr oft finden die Veranstaltungen hauptsächlich im open space statt, in selteneren Fällen auch ganz. Wir wenden das Verfahren bei nationalen und internationalen Veranstaltungen an. Meistens gibt es ein Vorbereitungstreffen, und viel zu selten ein Nächstes Treffen. Fast immer greifen wir auf Unterstützung durch externe Begleiterinnen zurück; einmal haben wir uns getraut, den open space selbst zu organisieren und durchzuführen.

Heute ist bei JUGEND für Europa jegliche Anwesenheitspflicht bei internen Besprechungen abgeschafft. Es gibt kaum noch regelmäßige Besprechungen. Einmal im Monat versammeln sich unaufgefordert alle, die da sind und etwas lernen wollen oder beizutragen haben, zum einstündigen Jour fixe. Einmal im Jahr trifft sich die Agentur zur dreitägigen Auswertungs- und Planungstagung, seit 2001 vor allem im open space. Hierzu wird eingeladen; nur diejenigen nehmen teil, die wirklich dabei sein wollen.

Wer andere Besprechungen braucht, organisiert sie selbst: anlass- und bedarfsbezogen. Er oder sie organisiert einen Raum, legt Uhrzeit und Dauer fest, benennt das Thema, überlegt wer dazugehört, lädt ein, öffnet den Raum für eine Diskussion, sorgt für einen Bericht...

Open space hat JUGEND für Europa in den letzten Jahren geprägt und verändert. Das Gesetz der zwei Füße, Hummeln und Schmetterlinge, die vier Grundsätze und die Ermahnung, die Ideen von open space, seine Haltung und Wirkungen sind heute nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken – auch ohne open space Veranstaltung.

Die regelmäßige Anwendung von open space innerhalb der Organisation

Entfaltung von Selbstorganisation, Eigeninitiative und gemeinsamer Leitung

Über Jahre hatten sich die Mitarbeiterinnen von JUGEND für Europa alle zwölf Monate getroffen, um ihre Arbeit auszuwerten und neu zu planen. Die jährlichen Tagungen wurden aufwendig vorbereitet. Auch wenn die Themen nicht immer alle betrafen und sehr unterschiedliches Interesse fanden, war