Stop Digital Chaos: Endlich einfach E-Mail Ordnung, Datenschutz und Zukunftssicherheit

Von Marco Peters

Dieser Ratgeber erklärt in drei Kapiteln kompetent und anschaulich, wie jeder heute das DIGITAL CHAOS in den Griff bekommt (Ordnung). Wie man die Kontrolle über seine Daten behält (Sicherheit). Und mit welchen Tools wir morgen arbeiten sollten, um als Unternehmen nicht den Anschluss zu verlieren (Zukunft).

Die Digitalisierung dominiert mittlerweile einen großen Teil unseres Arbeitsalltags. Hochgerüstet mit extrem effizienten und vernetzten digitalen Hilfsmitteln, stoßen wir vor allem mit unseren menschlichen Fähigkeiten an unsere Grenzen: notorisch überladene Datenserver, hunderte von ungelesenen E-Mails sowie übervolle Kalender und Todo-Listen führen uns das jeden Tag vor Augen. Als wäre dem nicht genug, haben die Datenschutzskandale der letzten Zeit zusätzlich für wachsende Verunsicherung gesorgt. Kaum einer weiß, wie eine sichere digitale Kommunikation heute noch aussehen kann.

Dabei sind es oft alte Sichtweisen, schlechte Gewohnheiten, Nachlässigkeit oder schlichtweg Unwissenheit, die zum permanenten “DIGITAL CHAOS” führen. Es hat uns einfach nie jemand erklärt, wie digitale Ordnung und Sicherheit wirklich aussieht. Kein Lehrer. Und der IT-Admin auch nicht.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 25. Juni 2015
• ISBN: 9783739252582

Marco Peters

Es gibt ein paar Dinge, die mich schon immer umgetrieben haben. Das eine ist, Ordnung in chaotische Strukturen zu bringen. Das andere, Dinge zu verbessern und Lösungen zu finden. Als gelernter ITler habe ich schon seit dem Launch des ersten Apple Macintosh eine Prämisse in meinem Berufsleben akzeptiert: Die einzige Konstante ist der Wandel. Ich musste aber erst IT-Chef einer Kreativagentur werden und eine Beratung für Apple-IT gründen (für die ich am Vorabend der Eröffnung den Apple-Anwälten eine Unterlassungserklärung unterschreiben musste), bis mir klar wurde, was mich auf diesem Planeten wirklich am meisten fasziniert: das kreative Unternehmertum. 2006 gründete ich zeitgleich mit der Geburt meines ersten Sohnes die Firma, die heute »Nextwork« heißt. Nextwork ist eine Compliance-Beratung. In unserer Tätigkeit fokussieren wir uns auf die Entwicklung von zertifizierbaren Manage- ment-Systemen (TISAX, DSGVO, CSR usw.), die sich in der sicheren IT-Infrastruktur unserer Kunden genauso widerspiegeln wie in den Köpfen und der Einstellung der Mitarbeiter.

Buchvorschau

Linksammlung

VORWORT – DAS ERWARTET SIE

Die Digitalisierung dominiert mittlerweile einen großen Teil unseres Arbeitsalltags. Hochgerüstet mit extrem effizienten und vernetzten digitalen Hilfsmitteln, stoßen wir vor allem mit unseren menschlichen Fähikeiten an unsere Grenzen: notorisch überladene Datenserver, hunderte von ungelesenen E-Mails sowie übervolle Kalender und To-do-Listen führen uns das jeden Tag vor Augen.

Als wäre dem nicht genug, haben die Datenschutzskandale der letzten Zeit zusätzlich für wachsende Verunsicherung gesorgt. Kaum einer weiß, wie eine sichere digitale Kommunikation heute noch aussehen kann.

Dabei sind es oft alte Sichtweisen, schlechte Gewohnheiten, Nachlässigkeit oder schlichtweg Unwissenheit, die zum permanenten DIGITAL CHAOS führen. Es hat uns einfach nie jemand erklärt, wie digitale Ordnung und Sicherheit wirklich aussieht. Kein Lehrer. Und der IT-Admin auch nicht.

Dieser Ratgeber erklärt in drei Kapiteln kompetent und anschaulich, wie jeder heute das DIGITAL CHAOS in den Griff bekommt (Ordnung). Wie man die Kontrolle über seine Daten behält (Sicherheit). Und mit welchen Tools wir morgen arbeiten sollten, um als Unternehmen nicht den Anschluss zu verlieren (Zukunft).

Marco Peters, 2015

TEIL 1 – ORDNUNG

Die Arbeit mit den digitalen Medien hat unseren Berufsalltag von Grund auf verändert. Kundenanfragen, Absprachen mit Kollegen oder selbst Vertragsabschlüsse – all das kostete uns früher Stunden oder gar Tage unserer Zeit.

Heute sieht das anders aus: Die E-Mail hat unsere Kommunikation beschleunigt, die Entwicklungen des Web 2.0 völlig neue Wege der Zusammenarbeit eröffnet und die Cloud Dokumente und Dateien von nahezu überall aus zugänglich gemacht.

Klingt nach Freiheit und Flexibilität, oder? Doch sicher werden Sie nicht zu diesem Buch gegriffen haben, wenn Sie mit Ihrer aktuellen Arbeitssituation zufrieden sind. Vielleicht haben Sie sogar bereits ein, zwei oder drei Ratgeber in Ihrem Bücherregal stehen, doch so richtig geholfen haben Ihnen die Tipps nicht.

In meinen Seminaren bekomme ich immer wieder von den Teilnehmern zu hören, dass sie sich bereits den ein oder anderen Ratgeber gekauft haben. Zwar seien die darin geschilderten Probleme und Lösungsansätze nachvollziehbar, doch im Arbeitsalltag schlichtweg nicht umsetzbar.

Woran liegt das? Nun, eines der größten Probleme scheint die E-Mail-Flut zu sein, die tagtäglich unser digitales Postfach zu überschwemmen droht. Viele Ratgeber, die sich dem Thema Digital Working widmen, empfehlen: Nicht jederzeit E-Mails checken, sondern bestimmte Zeitpunkte am Tag festlegen, an denen man in sein digitales Postfach schaut. Manche Ratgeber halten sogar einen einzigen E-Mail-Check pro Tag für ausreichend.

Klingt nach einer radikalen Lösung – und wie Sie dem Buchtitel sicher bereits entnehmen konnten, bin ich selbst ein großer Freund radikaler Lösungsansätze. Doch wie weit darf ein radikaler Ansatz gehen? Spätestens wenn man Arbeitsplatz und Karriere aufs Spiel setzt, ist Schluss!

Als der Berliner Stadtrat Stephan Richter im Sommer 2013 in den Urlaub ging, verfasste er eine Abwesenheitsnotiz, die für Aufsehen sorgte. „Ihre E-Mail wird ungelesen gelöscht", hieß es in der automatisch generierten Antwort-Mail. Im Anschluss folgte die Bitte, die E-Mail am Tag von Richters Rückkehr erneut zu schicken. Nachdem eine große, deutsche Boulevardzeitung den Politiker als dreist betitelte, folgte prompt die Reaktion. Ab sofort wurde in der Abwesenheitsnotiz auf einen Stellvertreter verwiesen.

So hat auch Richter einen radikalen Ansatz verfolgt, der sein Gutes hat: Wäre der Plan aufgegangen, hätte sich der Politiker nach Rückkehr aus dem Urlaub direkt wieder seiner eigentlichen Arbeit widmen können, anstatt Stunden um Stunden E-Mails zu löschen. Wirklich dringliche Anliegen hätte er am Tag seiner Rückkehr erneut erhalten. Natürliche Auslese unwichtiger E-Mails sozusagen.

Jeder, der mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet, wird diese radikale Art des E-Mail-Konsums jedoch nicht umsetzen können, ohne dabei seine Karriere aufs Spiel zu setzen. Sicherlich gibt es Anliegen, die nicht sofort Ihres Einsatzes bedürfen, aber manchmal ist eben doch eine rasche Reaktion gefragt. Ein Kunde wird wenig Verständnis dafür aufbringen, dass Sie nur einmal am Tag Ihre E-Mails abrufen, während die Konkurrenz auf das gleiche Anliegen innerhalb weniger Stunden reagiert hätte.

Dass man sich auch anders als Richter gegen die E-Mail-Flut zu Wehr setzen kann, werden Sie im Verlauf dieses Ratgebers erfahren. Denn es gibt radikale Ansätze, die zwar gewöhnungsbedürftig erscheinen, jedoch im Ergebnis effektiv sind – und alles andere als arbeitsplatzgefährdend.

Meine radikale E-Mail-Ordnung

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie…

… E-Mails nach Priorität sortieren und abarbeiten.

… E-Mails mit einem CRM-System verwalten.

… ein E-Mail-Postfach sinnvoll einrichten.

… sorglos in den Urlaub fahren können.

… mit E-Mail-Anhängen umgehen.

BING… „Sie haben Post." So oder so ähnlich meldet sich unser E-Mail-Programm Tag für Tag. Ob wir gerade in eine Aufgabe vertieft sind, in einem Meeting sitzen oder mit einem Kunden telefonieren – das E-Mail-Programm bleibt hartnäckig und unterbricht uns ohne schlechtes Gewissen. Das belegen auch die nackten Zahlen: Laut einer Studie des McKinsey Global Institute werden rund 28 Prozent der Arbeitszeit mit der Verwaltung von E-Mails verbraucht.

Bleibt nur eine Lösung: das E-Mail-Programm einfach abstellen. Dass sich diese Methode im Arbeitsalltag jedoch als nicht umsetzbar erweist, haben