Outlook 2013/2016: In 3 Schritten zum leeren Posteingang: Wie Sie die tägliche Mailflut trockenlegen

Von Hermann Plasa

Dieses Buch ist ein Praxisleitfaden für alle Outlook-Anwender, die sich angesichts zu vieler unerledigter Mails ein einfaches, automatisches und wirkungsvolles System zum Aussortieren, Strukturieren und Abarbeiten der täglichen Mailflut wünschen.

Inhalte:
- Das 3-Schritt-System: Abfall, Handeln, Ablage
- Outlooks eingebaute Wiedervorlage
- Systemrelevante Kategorien erstellen
- Benutzerdefinierte QuickSteps einrichten
- Ansichten zur automatisierten Verwaltung erstellen
- Tipps zum Archivieren von Mails
- Tipps zum Suchen und Finden von Outlook Elementen

BONUSMATERIAL: »Lernvideos zum Buch«: Als Käufer dieses Buches erhalten Sie 3 Monate lang kostenlosen Zugang zu begleitenden Lernvideos.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 22. Nov. 2016
• ISBN: 9783743156289

Hermann Plasa

Hermann Plasa (Dipl.-Päd.), berufsbegleitendes Aufbaustudium «Didaktik der Erwachsenenbildung« an der Fernuniversität Hagen als Gasthörer, berufsbegleitende Fortbildung und Supervision in Transaktionsanalyse, Kommunikation, Konfliktmanagement. Fortbildung zum Mediendesigner / -analytiker (CDI), IT- und Kommunikationstrainer, Zertifizierung zum Microsoft Certified Trainer, Systemische Coaching-Ausbildung am Milton-Erickson-Institut in Heidelberg. Seit Mitte der 90er Jahre tätig als IT- und Präsentationstrainer, Führungskräfte-Coach, Fachbuchautor und Entwickler von E-Learning Lösungen zu Microsoft Office Anwendungen. Seit 2008 geschäftsführender Gesellschaft der E-Learning Schmiede SoGeht's GmbH. Als leidenschaftlicher Abenteuer- und Langstreckenradler ist Hermann Plasa fast jedes Jahr für mehrere Monate in den USA unterwegs (www.usa-radler.de)

Buchvorschau

Auto(r)-Biografie

Meine wichtigsten Stationen in aller Kürze: Mittlere Reife, über den zweiten Bildungsweg an die Fachoberschule, Fachhochschule, Universität, dort Studium Diplom-Pädagogik (Schwerpunkt Erwachsenenbildung), Abschluss als Diplom-Pädagoge Univ., Leiter des Jugendzentrums Gauting bei München, pädagogischer Leiter der VHS Stadt Germering, berufsbegleitendes Aufbaustudium Didaktik der Erwachsenenbildung an der Fernuniversität Hagen als Gasthörer, regelmäßige berufsbegleitende Fortbildung und Supervision in Transaktionsanalyse, Kommunikation, Konfliktmanagement. Fortbildung zum Mediendesigner / - analytiker (CDI), IT- und Kommunikationstrainer, Zertifizierung zum Microsoft Certified Trainer, Ausbildung bei Dr. Gunther Schmidt am Milton-Erickson-Institut in Heidelberg: Systemische und hypnotherapeutische Konzepte für Organisationsberatung, Coaching und Persönlichkeitsentwicklung, Fortbildung zum Werbetexter.

Seit Mitte der 90er Jahre arbeite ich als Präsentationstrainer, Führungskräfte-Coach, Fachbuchautor und Entwickler von E-Learning Lösungen. Seit 2008 bin ich geschäftsführender Gesellschafter der SoGeht's GmbH (www.so-gehts.eu) Als leidenschaftlicher Abenteuer- und Langstreckenradler bin ich fast jedes Jahr für mehrere Monate in den USA unterwegs (www.usa-radler.de).

Inhalt

Einleitung

Text, Bilder und Videos

Puzzle-Strategie

Wichtige Begriffe

Aufgabenleiste und Aufgabenliste

Tägliche Aufgabenliste

Termine, Aufgaben und Kennzeichnungen

AHA: Abfall – Handeln – Ablage

Outlook vorbereiten

Ordner UNERLEDIGT erstellen

Kategorien »asap«, »irgendwann« und »warten« erstellen

QuickSteps »asap«, »irgendwann« und »warten« erstellen

QuickSteps testen

QuickStep anpassen

Ansichten erstellen

Ansichten testen

Stolperstein »Ansicht bleibt leer«

QuickStep überprüfen / anpassen (Beispiel »asap«)

Ansicht überprüfen / anpassen (Beispiel »asap«)

Posteingang aufräumen

»A« wie Abfall - Nachrichten löschen

»H« wie Handeln

Jetzt (weil ich keine Wahl habe)

Jetzt (weil es in zwei Minuten erledigt ist)

Verschieben auf bestimmten Termin – Wiedervorlage

Wiedervorlage für E-Mail einrichten

Wiedervorlage für Kontakt einrichten

Wiedervorlage abarbeiten

Verschieben auf nächstmöglichen Zeitpunkt (asap)

Verschieben auf die lange Bank (irgendwann)

Warten auf… andere

Terminkritisch = Wiedervorlage

Nicht terminkritisch = Warten

Blockabfertigung statt Einzelfallbetreuung

Typische Stolpersteine und Lösungen

Falschen QuickStep angeklickt (E-Mail falschem Häufchen zugeteilt)

Wiedervorlage E-Mail: Fälligkeitstermin ändern

Wiedervorlage E-Mail: Kennzeichnung entfernen

Nicht-terminkritisches E-Mail soll terminkritisch werden

Terminkritisches E-Mail soll nicht-terminkritisch werden

Element versehentlich abgehakt

»A« wie Ablage: E-Mails archivieren

Problemzonen des Postfaches

Automatisches oder manuelles Archivieren?

Postfach-Unterordner oder Persönliche Ordner?

Persönlichen Ordner erstellen

Unterordner erstellen

Angezeigten Namen eines Persönlichen Ordners anpassen

Persönlichen Ordner schließen / öffnen

Das Wichtigste zum Suchen und Finden

Die Sofortsuche

Die SUCHTOOLS

Suchordner

Einfachen Suchordner erstellen

Suchbereich von Suchordnern überprüfen / anpassen

Feintuning des Systems

Erinnerungen und rote Fähnchen in Persönlichen Ordnern aktivieren

Weitere Kombinationen aus Kategorie/QuickStep/Ansicht erstellen

Einleitung

Dieses Buch ist ein Praxisleitfaden für alle Outlook-Anwender, die