Digitalisierung und Automatisierung mit RPA im Controlling & Finance: Darstellung und Diskussion von Einsatzmöglichkeiten, Erfolgsfaktoren, Auswirkungen und Grenzen von Robotic Process Automation (RPA)

Von Sebastian Serfas, Christian Roth und Gunther Müller

Die Auswirkungen der Digitalisierung sind in vielen Bereichen des wirtschaftlichen Lebens spürbar. Auch Controlling und Finance sind in diesem Zusammenhang von zahlreichen Veränderungen betroffen, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen bedeuten. Ein Thema, das hier intensiv diskutiert wird und stark an Bedeutung gewinnt, ist Robotic Process Automation (RPA). Dabei handelt es sich um eine innovative Technologie zur anwendungsübergreifenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, ohne IT-Schnittstellen oder klassische Programmierung. Der digitale RPA-Bot imitiert stattdessen das menschliche Verhalten bei der Benutzung der zu automatisierenden Anwendungen und führt anschließend die gelernten Abläufe automatisch aus.

Prof. Dr. Sebastian Serfas, M.Sc. Christian Roth und Dipl.-Kfm. Gunther Müller geben einen Überblick zu den wichtigsten theoretischen Grundlagen und zur Funktionsweise von Robotic Process Automation. Sie vermitteln einen umfassenden Einblick in Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsfälle, insbesondere im Kontext der Bereiche Controlling und Finance, und verdeutlichen die Vorteile und Stärken der RPA-Technologie ebenso wie die damit verbundenen Risiken und Grenzen. Die Autoren adressieren ausführlich zentrale Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von RPA und stellen wichtige Aspekte bei der Anbieter-Auswahl vor. Zudem beschreiben sie die aus dem RPA-Einsatz resultierenden Auswirkungen auf zukünftige Kompetenzprofile und Berufsbilder von Controllern und Finance-Mitarbeitern und geben ein Ausblick auf die weitere Entwicklung von RPA.

Die theoretischen Inhalte dieses Buches werden auf Basis einer umfassenden, wissenschaftlich fundierten Literaturanalyse und unter Einbeziehung der Ergebnisse mehrerer empirischer Studien aufbereitet. Im Mittelpunkt stehen zudem zahlreiche ausführliche Fallbeispiele aus der Praxis, die exemplarisch aufzeigen, wie Unternehmen RPA im Echtbetrieb im Controlling bzw. im Finance-Bereich bereits heute erfolgreich nutzen.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: tredition
• Erscheinungsdatum: 10. Nov. 2020
• ISBN: 9783347180338

Buchvorschau

1 Einleitung

Die Auswirkungen der Digitalisierung sind in vielen Bereichen des wirtschaftlichen Lebens spürbar und beeinflussen nahezu jedes Unternehmen. Auch Controlling und Finance sind in diesem Zusammenhang von zahlreichen Veränderungen betroffen, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen bedeuten. Ein Thema, das aktuell gerade in den Bereichen Controlling und Finance intensiv diskutiert wird und stark an Bedeutung gewinnt, ist Robotic Process Automation (RPA). ¹ Dabei handelt es sich um eine innovative Technologie, die digitale Software-basierte Roboter zur Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen nutzt, ohne dass der Anwender über klassische Programmierkenntnisse verfügen muss. Wie RPA insb. in den Bereichen Controlling und Finance eingesetzt werden kann, welche Chancen und Risiken sich dabei ergeben, wo mögliche Grenzen liegen und welche Erfolgsfaktoren bei der Implementierung zu beachten sind, das ist der Fokus dieses Buches.

1.1 Relevanz und Problemstellung

Gibt man bei Google den Suchbegriff Digitalisierung ein, so erhält man mehr als 25 Mio. Einträge als Ergebnis, Tendenz stark steigend.² In fast allen Lebenslagen hält die Digitalisierung mittlerweile Einzug. Im privaten wie im unternehmerischen Umfeld wird versucht durch die Digitalisierung Prozesse zu vereinfachen. Angefangen beim Saugroboter, der mittlerweile eigenständig die private Wohnung reinigt, bis hin zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen im unternehmerischen Umfeld.

Dies sind nur zwei Beispiele, in denen Aufgaben oder Prozesse digitalisiert werden. Die nachfolgende Abbildung über die Entwicklung des digitalen Marktes und der Bevölkerung ohne Internetzugang verdeutlicht das große Potential der Digitalisierung. Durch die zunehmende Digitalisierung in allen Bereichen wächst der weltweite digitale Markt jährlich mit einer durchschnittlichen Rate von 4,1%.³ Dabei sind von ca. 8 Mrd. Einwohnern der Erdbevölkerung noch fast die Hälfte ohne Internetzugang.

Abbildung 1: Potential der Digitalisierung weltweit⁴

In Deutschland versucht u.a. die Bundesregierung die Digitalisierung voranzutreiben. Unter den Slogan digital-made-in.de hat man eine Reihe von Maßnahmen definiert, die Deutschland für den weiteren digitalen Wandel wappnen sollen. Hierbei handelt es sich um Maßnahmen in den Bereichen digitale Bildung, Schaffung von Infrastrukturen bzw. Netzen, Förderung der digitalen Entwicklung und Innovation sowie Digitalisierung der Verwaltung.⁵ Allerdings wird der Bundesregierung von vielen Seiten vorgeworfen, dass die Digitalisierung zu langsam vorangetrieben wird. Zu wenig Investitionen, zu viel Regulierung und keine einheitliche Strategie lauten beispielsweise die Argumente des IT-Verbandes Bitkom. Die IT-Ausgaben je Einwohner betragen in Deutschland nur ca. die Hälfte von dem, was in den USA für Digitalisierung ausgegeben wird. Zudem müsste die Abstimmung zwischen den verschiedenen Resorts der Bundesregierung noch besser laufen.⁶

Auch Unternehmen sind dem hohen Veränderungsdruck der Digitalisierung ausgesetzt. Um sich vom Wettbewerb abzuheben, ist es immer bedeutsamer digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln und die Prozesse im Unternehmen schrittweise zu digitalisieren. Hiervon sind auch Controlling und Finance-Abteilungen von Unternehmen betroffen. Die jährlich durchgeführte CFO-Studie von Horváth & Partners zur Digitalisierung im Finance & Controlling verdeutlicht, welchen hohen Stellenwert diese mittlerweile in Unternehmen eingenommen hat. Laut der Studie bestätigen über 80% der befragten Führungskräfte, dass der digitale Wandel in den Finanzorganisationen aktiv verfolgt wird. Hierbei lassen sich für das Jahr 2019 folgende vier Haupttreiber identifizieren:⁷

• Stärkere Nutzung der Daten für Analysen und Entscheidungen

• Konsequente (Weiter-) Entwicklung der Rollen „Data Scientist und „Business Partner

• Von der reaktiven hin zur proaktiv prognostizierenden Steuerung

• Nutzung von Prozessautomatisierungen zur Effizienzsteigerung

Der letzte genannte Punkt der Prozessautomatisierung findet bereits seit Jahren Anwendung u.a. im Enterprise-Resource-Planning (ERP), im Customer-Relationship-Management (CRM) sowie in Business-Process-Management-Systemen (BPMS). Dabei werden die innerhalb eines Systems verfügbaren Funktionen und Prozesse automatisiert, so dass durch den Nutzer selbst nur der Prozess an sich angestoßen wird. Durch eine klare Definition von Bearbeitungsregeln werden innerhalb des Anwendungssystems dann alle festgelegten Arbeitsschritte automatisch nacheinander abgearbeitet.

Bei RPA handelt es sich um einen anderen Ansatz der Prozessautomatisierung, der erst seit wenigen Jahren in der Praxis von Unternehmen vermehrt Anwendung findet.⁸ Hierbei werden Prozesse systemübergreifend automatisiert, das heißt über verschiedene Software-Anwendungen hinweg. Durch RPA können also auch sogenannte „Drehstuhltätigkeiten" im Büroumfeld automatisiert werden. Der Software-Roboter ahmt das Verhalten des Nutzers nach und kann so systemübergreifende Tätigkeiten ausführen. Ziel ist es, dass durch RPA einfache, repetitive Tätigkeiten nicht mehr von Mitarbeitern bearbeitet werden müssen. Diese können sich dann wertschöpfenderen Aufgaben widmen.⁹

Viele große Unternehmen haben sich bereits mit dem Thema der Automatisierung mithilfe von RPA auseinandergesetzt. Laut einer Studie von Deloitte wird damit gerechnet, dass in den kommenden Jahren zahlreiche Unternehmen Bots im Einsatz haben werden.¹⁰ Jedoch stehen viele Firmen vor dem Problem, die implementierte Software flächendeckend einzusetzen. Der Studie zufolge haben nur 3% der Unternehmen mehr als 50 Bots im Einsatz. Ernst & Young zufolge scheitern zudem aktuell ca. 30 bis 50% der Kunden bei der Umsetzung von RPA-Projekten.¹¹

Demnach besteht bei den Unternehmen ein großer Handlungsbedarf, die Technologie noch besser zu verstehen, um die damit verbundenen Potenziale besser ausschöpfen zu können. Hierfür ist neben dem Verständnis der Technologie auch eine individuelle Analyse der Vor- und Nachteile notwendig, um einordnen zu können, in welchem Umfang RPA im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann.¹²

1.2 Ziele und Leitfragen

Das Ziel dieses Buches ist es, die theoretischen Grundlagen von Robotic Process Automation darzustellen und im Speziellen auf die Bereiche Controlling und Finance einzugehen. Im Zuge dessen soll adressiert werden, wie RPA hier eingesetzt werden kann, welche Chancen und Risiken sich dabei ergeben, wo mögliche Grenzen liegen und welche Erfolgsfaktoren bei der Implementierung zu beachten sind.

Zur Erreichung dieses Ziels werden, auf Basis einer umfassenden, wissenschaftlich fundierten Literaturarbeit und unter Einbeziehung zahlreicher praktischer Beispiele sowie der Ergebnisse mehrerer empirischer Studien, im Verlauf des Buches die folgenden Leitfragen adressiert:

Leitfrage 1:

In welchem Umfang wird sich RPA im Controlling & Finance etablieren?

Zur Beantwortung der 1. Leitfrage wird in Kapitel 4 des Buches erarbeitet, welche Einsatzmöglichkeiten es für RPA im Controlling & Finance gibt. Hierfür wird zuerst gezeigt, welche theoretischen Einsatzgebiete in der Fachliteratur diskutiert werden. Auf Basis von mehreren Studien und Praxisbeispielen wird anschließend darauf eingegangen, in welchen Bereichen innerhalb von Controlling und Finance RPA heute bereits genutzt wird.

Leitfrage 2:

Welche Chancen ergeben sich durch den Einsatz von RPA und wie wird sich RPA zukünftig entwickeln?

Im Kontext dieser Leitfrage wird in Kapitel 5 dargestellt, welche Chancen sich durch den Einsatz von RPA ergeben, insb. auch in den Bereichen Controlling und Finance. Zur Abschätzung der zukünftigen Entwicklung und Bedeutung von RPA im Unternehmensumfeld wird zudem eine Einordnung anhand des Gartner Hype Cycle vorgenommen; auch werden Erwartungen für die weitere Entwicklung des RPA-Marktes adressiert.

Leitfrage 3:

Welche Erfolgsfaktoren sollten bei der Implementierung von RPA berücksichtigt werden?

Für die Beantwortung dieser Leitfrage wird in Kapitel 6 aufgezeigt, welche Aspekte bei der Implementierung von RPA berücksichtigt werden müssen. Anhand von praktischen Beispielen und Studienergebnisse werden Erfolgsfaktoren für die Implementierung von RPA verdeutlicht. In diesem Zusammenhang wird auch auf typische Gründe für einen Projektmisserfolg eingegangen.

Leitfrage 4:

Welche Risiken und Grenzen sind beim Einsatz von RPA zu beachten?

In Kapitel 7 des Buches werden die aktuellen Grenzen und Risiken beim Einsatz von Robotic Process Automation aufgezeigt. Auf Basis der Analyse der aktuellen Schwächen wird zudem dargestellt, welche Herausforderungen noch bewältigt werden müssen, um RPA nachhaltig erfolgreich nutzen zu können.

Leitfrage 5:

Welche Auswirkungen wird RPA auf Anforderungen an Controller und Finance-Mitarbeiter sowie auf deren Stellenprofile haben?

Ziel dieser finalen Leitfrage ist es, die Einflüsse auf die zukünftigen Kompetenzprofile und Rollen von Mitarbeitern in den Abteilungen Controlling und Finance darzustellen. Zu diesem Zweck wird in Kapitel 8 beschrieben, welche Fähigkeiten durch die technologischen Entwicklungen zukünftig gefordert werden. Zusätzlich wird dargestellt, welche neuen Stellen bzw. Rollen durch den Einsatz von RPA entstehen können.

1.3 Aufbau

Das nachfolgende Untersuchungsdesign verdeutlich nochmal den Aufbau des Buches und stellt einen konzeptionellen Bezugsrahmen dar, der aufzeigt in welchen Arbeitsschritten die zuvor genannten Leitfragen beantwortet werden. Anhand dieser Landkarte kann sich der Leser einen ersten Überblick über die Struktur und den Verlauf des Buches verschaffen.¹³

Abbildung 2: Aufbau und Struktur des Buches¹⁴

In der Einleitung in Kapitel 1 wird auf die Relevanz und Problemstellung der Thematik RPA eingegangen. Durch die Formulierung von Leitfragen wird das Ziel des Buches definiert. In einer anschließenden Erläuterung des Aufbaus wird aufgezeigt, wie die Leitfragen beantwortet werden sollen.

In den Kapiteln 2-3 werden die wichtigsten theoretischen Grundlagen zu Robotic Process Automation sowie zur Digitalisierung im Kontext von Controlling & Finance erläutert. Im Zusammenhang mit RPA wird auf die Entstehung der Technologie eingegangen und es werden die technischen Grundlagen erklärt. Im Anschluss folgt eine Darstellung der aktuellen Einsatzgebiete im Allgemeinen sowie ausgewählter Anbieter am Markt.

Kapitel 4 zeigt ausführlich, welche Einsatzmöglichkeiten sich für RPA im Umfeld von Controlling und Finance ergeben. Neben theoretischen Überlegungen wird anhand von zahlreichen Praxisfallstudien und auf Basis der Erkenntnisse mehrerer empirischer Studien verdeutlicht, in welchem Umfang RPA im Finance & Controlling bereits im Einsatz ist.

In den Kapiteln 5-8 wird anschließend ausgearbeitet, welche Chancen und welche Risiken sich durch den Einsatz von Robotic Process Automation in den Bereichen Controlling bzw. Finance ergeben. Neben den aktuellen Vor- und Nachteilen der Technologie wird auch aufgezeigt, bei welchen Punkten sich RPA noch weiterentwickeln muss und welche Grenzen beim Einsatz zu beachten sind. Zudem werden wichtige Erfolgsfaktoren bei der Implementierung von RPA adressiert. Abschließend wird dargelegt, welche Auswirkungen der zunehmende Einsatz von RPA auf die Kompetenz- und Stellenprofile von Mitarbeitern in den Bereichen Controlling und Finance haben wird und welche neuen Rollen durch RPA entstehen könnten.

Im abschließenden Kapitel 9 des Buches erfolgt eine zusammenfassende Diskussion der Ergebnisse. Den Abschluss des Buches bilden schließlich ein Gesamtfazit sowie ein finaler Ausblick.

¹ Vgl. Langmann, C., Digitalisierung Controlling, 2019, S. 1 f.

² Vgl. Google, Google Suche, 2020.

³ Vgl. Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung, Digitalisation, 2019; Moulin, J. et al., DigiWorld, 2019.

⁴ Eigene Darstellung in Anlehnung an Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung, Digitalisation, 2019; Moulin, J. et al., DigiWorld, 2019.

⁵ Vgl. Bundesregierung, Digitalisierung, 2019, S. 4.

⁶ Vgl. Neuerer, D., Digitalisierung, 2019.

⁷ Vgl. Horváth & Partners, CFO Studie, 2019, S. 7.

⁸ Vgl. Czarnecki, C. et al., Prozessdigitalisierung, 2018, S. 118.

⁹ Vgl. Botar, A. et al., Roboter, 2018, S. 73.

¹⁰ Vgl. Wright, D. et al., Robots, 2017, S. 2.

¹¹ Vgl. Ernst & Young, Robots, 2017, S. 2.

¹² Vgl. Smeets, M. et al., RPA Finanzwirtschaft, 2019, S. 2.

¹³ Vgl. Töpfer, A., Forschen, 2012, S. 24.

¹⁴ Eigene