ERP-Projekte erfolgreich managen: Von der Auswahl bis zum Echtstart.

Von Peter Frigger

Die Einführung oder die Aktualisierung von Unternehmenssoftware (sog. Enterprise Resource Planning) bietet immer wieder Anlass zur Diskussion und teilweise sogar zu existenzbedrohlichen Unternehmenskrisen. Das Buch ist grundsätzlich für alle ERP-Interessierte geeignet; unabhängig von einer möglichen Position innerhalb eines ERP-Projektes. Es ist also u.a. für CxO, Leitungsfunktionen und Teammitglieder im Bereich IT und Fachabteilungen, Stabstellen (wie z.B. Supply Chain), Key-User, Studierende, Interessierte usw. geeignet. Anhand von praxisrelevanten Beispielen und Tipps werden die wichtigsten Punkte im Rahmen eines ERP-Projektes besprochen. Angefangen von den Grundlagen bezüglich eines ERP-Systems, über die mögliche Auswahl bis hin zu Echtstart-Szenarien werden die bestmöglichen Vorgehensweisen erläutert.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: tredition
• Erscheinungsdatum: 29. März 2022
• ISBN: 9783347425965

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Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Unterscheidung Standard-ERP vs. Branchenlösung vs. Eigenentwicklung (eigener Entwurf)

Abb. 2: Lizenzkauf Beispiel 1 (eigener Entwurf)

Abb. 3: Lizenzkauf Beispiel 2 (eigener Entwurf)

Abb. 4: Berechnung Branchenpaket und Wartungsgeb

Abb. 5: Beispiel für eine Checkliste (eigener Entwurf)

Abb. 6: Projektaufbauorganisation (eigener Entwurf)

Abb. 7: Projektmissverständnis (eigener Entwurf)

Abb. 8: Wasserfall-Modell (eigener Entwurf)

Abb. 9: Agile Methode (eigener Entwurf)

Abb. 10: Microsoft Sure Step Methodology

Abb. 11: Ablauf devops (eigener Entwurf)

Abb. 12: Konkurrierende Ziele des Projektmanagements

Abb. 13 Projektstrukturplan (eigener Entwurf)

Abb. 14: Zeitplanung & Meilensteinplanung

Abb. 15: Übersicht Anforderungspunkte

Abb. 16: Aufwandschätzung inklusive Risikoeinschätzung

Abb. 17: Sender & Empfänger (eigener Entwurf)

Abb. 18: Beispiel Anforderungsliste (eigener Entwurf)

Abb. 19: Kanban Board (eigener Entwurf)

Abb. 20: BPMN Darstellung (eigener Entwurf)

Abb. 21: Übersicht GAP-FIT Analyse (eigener Entwurf)

Abb. 22: Aufbau Systemarchitektur (eigener Entwurf)

Abb. 23: Möglicher Testmanagement-Prozess

Abb. 24: Risikodarstellung (eigener Entwurf)

Abb. 25: Beispiele Unwahrheiten als Risikofaktor

Abb. 26: ERP-Systeme und mögliche Drittsysteme

Abb. 27: ROI Betrachtung (eigener Entwurf)

Einleitung

Wenn Unternehmensverantwortliche sich entscheiden, dass eine neue ERP-Lösung für das eigene Unternehmen notwendig ist, ist häufig die Grundlage für ein kriselndes Projekt geschaffen.

Obwohl in der Literatur zahlreiche Artikel, Bücher und Checklisten existieren, die sich mit der erfolgreichen ERP-Auswahl und ERP-Implementierung beschäftigen, werden zahlreiche Projekte nicht mit Erfolg durchgeführt. In den einschlägigen Medien finden sich immer wieder Beispiele von kriselnden oder gescheiterten ERP-Projekten; die Anzahl der unbekannten ERP-Projekte in Schieflage dürfte relativ hoch sein.

Um das Thema der ERP-Auswahl und ERP-Implementierung verständlich und praxisorientiert darzustellen, dient dieses Buch. Viele Punkte basieren auf eigenen, jahrelangen Erfahrungen sowie auf Basis zahlreicher Gespräche mit ERP-Professionals.

Als ERP wird auch in diesem Buch „Enterprise Resource Planning, (übersetzt: „Unternehmensressourcenplanung) verstanden. Der Begriff greift jedoch sowohl im Englischen als auch im Deutschen zu kurz, denn es geht um mehr als nur Planung.

Einbezogen in die zu betrachtenden Prozesse sind auch Verwaltung (Management) und Steuerung von Ressourcen.²

Projekte werden als zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgaben von erheblicher Komplexität verstanden, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.³

2 Wolfgang W. Osterhage: ERP-Kompendium. Springer Vieweg. 2014. S. 3

3 https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projekt-42861/version-266202

Gründe für ein ERP-Projekt

Jedes Unternehmen ist individuell. Abhängig von vielen Faktoren, wie z.B. Größe, Branchen, Komplexität, Internationalisierung und Stand im unternehmerischen Lebenszyklus (Start up, etabliert etc.) gibt es zahlreiche Gründe für ein ERP-Projekt.

In der Praxis können diese Gründe, warum ein Unternehmen ein ERP-Projekt entscheidet, folgende sein:

• Die bisherige Unternehmenssoftware basiert auf einer veralteten Technologie.

• Es besteht kein Herstellersupport mehr für die bisherige ERP-Lösung.

• Es bestehen unerwünschte Abhängigkeit von dem ERP-Lieferanten.

• Ebenso bestehen unterwünschte Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern im Unternehmen, die die Softwarelösung kennen und pflegen.

• Es treten veränderte Anforderungen auf, die von dem bisherigen System nicht abgebildet werden können.

• Die Unternehmensverantwortlichen kalkulieren mit einem positiven Return on Investment (ROI) bezüglich des ERP-Projektes.

• Das Unternehmen möchte mehr Investitionssicherheit haben (hinsichtlich Technik, Dienstleister, Abhängigkeiten, Kosten intern, Kosten extern).

Die Ziele eines ERP-Projektes basieren zumindest teilweise aus diesen Gründen. In der Literatur wird bezüglich der Zieldefinition häufig davon gesprochen, bereits am Anfang konkrete Ziele zu definieren. Meistens im Sinne von sog. KPIs. Diese KPIs (also Key Performance Indicator = auf Deutsch „Leistungskennzahlen") können z.B. folgende Definitionen beinhalten:

• Auftragsbearbeitung: Verbesserung der Durchlaufzeit um 10%.

• Anzahl Rücklieferungen von Kunden senken auf 2%.

• Minderung des durchschnittlichen Lagerbestandes um X%.

• Optimierung der Monatsabschlüsse auf einen Aufwand von X Tagen.

Selbstverständlich sollten Ziele zu gegebener Zeit definiert werden; jedoch bereits am Anfang des Projektes konkrete KPIs zu definieren, ist meines Erachtens nicht sinnvoll. Sinnvoller ist deswegen von Erwartungen zu sprechen, die mit einem ERP-Projekt einhergehen. Die Ziele können im Laufe des Projektes konkretisiert werden, wenn auch das System näher bekannt und die realistischen Möglichkeiten bekannt sind.

Die Definitionen von Erwartungen können wie folgt aussehen:

Mehr Möglichkeiten im Bereich Auswertungen/Reporting/BI

Transparente Prozesse

• Weniger Supportaufwand

• Weniger Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitern

• Abbildung von neuen Anforderungen

• Nutzung neuer Technologien

• Investitionssicherheit für die nächsten X Jahre

• Produktivitätssteigerung

• Keine Abhängigkeiten von veralteten Technologien

• usw.

Grundlagen zu ERP-Lösungen

Wie bereits ausgeführt, handelt es sich bei ERP-Systemen um ein System zur Unternehmensressourcenplanung. Es dient der funktionsübergreifenden Unterstützung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse.⁴

Vereinfacht ausgedrückt sind ERP-Systeme integrative Unternehmenslösungen, die folgende Module beinhalten können:

• Finanzwesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling etc.)

• Einkauf & Bestellwesen

• Verkauf

• Marketing / CRM

• Lager / Logistik

• Produktion / PPS

• Projektabwicklung

• usw.

Mit dieser Unternehmenssoftware werden demnach die grundlegenden Bereiche und Prozesse abgebildet. Von integrierten Systemen wird deshalb gesprochen, da Transaktionen in dem einen Bereich Auswirkungen in anderen Bereichen haben können.

Folgende Beispiel soll das verdeutlichen, in dem der Prozess „Lieferung an einen Kunden" betrachtet wird:

1. Lieferung an einen Kunden basiert in der Regel auf einem Verkaufsauftrag (Modul „Verkauf").

2. Die Ware muss ggf. produziert werden (Modul „Produktion / PPS").

3. Ggf. muss vorher Rohmaterial eingekauft werden (Modul „Einkauf").

4. Nach der Fertigung der Ware geht das Material zunächst in das Lager (Modul „Lager").

5. Aus dem Lager wird dann an den Kunden geliefert.

6. Diese Lieferung ist damit die Grundlage für die Ausgangsrechnung an den Kunden (Modul „Finanzbuchhaltung / Debitorenbuchhaltung").

Die das integrierte System ziehen sich die Transaktionen und die Daten wie ein roter Faden durch die ERP-Lösung.

Bei der Betrachtung von ERP-Lösungen gibt es folgende verschiedene Unterscheidungskriterien:

a) Unterscheidung nach Größe⁵

Tier 1: SAP S/4 HANA / Oracle / Infor M3 / Infor LN

Große Tier 2: Microsoft Dynamics 365 for Finance & SCM / IFS / Sage