Der Freizeitplaner: Freizeiten einfach gut planen – durchführen – nacharbeiten

Von buchmusik

Dieses Buch liefert die Basis für eine gute und effektive Planung, Durchführung und Nacharbeit von Freizeiten.

Freizeiten verändern Leben.
Freizeiten sind der beste Ort für Glaubensvermittlung.
Freizeiten sind Gabenspielfelder.
(Chris Pahl, Projektleiter des Jugendevents CHRISTIVAL22)

Um dafür die besten Voraussetzungen zu schaffen, erklärt dieses praxisorientierte Nachschlagewerk alle für die Freizeitarbeit wichtigen organisatorischen und inhaltlichen Themen in den Bereichen Organisation, Finanzen, Werbung, Information, Freizeitstart, Freizeitteam, Schulung und Kompetenzen, Programmplanung, Programmelemente und Nacharbeit. 20 kompakt beschriebene Freizeitmodelle für Kinder, Jugendliche und Junge Erwachsene bieten viel Inspiration. Checklisten und Downloads helfen bei der konkreten Umsetzung.

Alle Inhalte sind für praktisch jede Kinder-, Teen-, Jugend-, Erwachsenen-, Familien-, Gemeinde- und Seniorenfreizeit anwendbar, unabhängig von Form, Ort und Dauer.

Der Freizeitplaner ist ein Standardwerk für alle Haupt- und Ehrenamtlichen, die richtig gute Freizeiten anbieten, sich dabei aber auf das Wesentliche konzentrieren wollen, um mehr Zeit für den Kern der Freizeitarbeit zu haben: Glauben vermitteln und Beziehungen leben.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: buchmusik
• Erscheinungsdatum: 27. Feb. 2020
• ISBN: 9783866872608

Buchvorschau

1.1 Ziele

Was bewegt uns dazu, eine Freizeit anzubieten? Auch wenn die spontane Antwort auf diese Frage „Weil unsere Gemeinde schon immer eine Skifreizeit macht, das ist Tradition. oder auch „Es ist eine wichtige Einnahmequelle für die Jugendkasse. sein mag, so kommen hoffentlich bei genauerem Überlegen tiefere Beweggründe auf. Früher oder später wird sich diese Frage stellen – spätestens, wenn es an die Programmplanung (s. „Kapitel 8: Programmplanung") geht.

Wozu soll die Freizeit dienen?

Was wollen wir unseren Teilnehmenden bieten? Eine Woche voll Jubel, Trubel, Heiterkeit? Eine Abwechslung von Zuhause? Entspannung? Action? Tiefgang? Mögliche Freizeitziele:

Die Freizeit soll die Gemeinschaft fördern und den Teamgeist stärken.

Die Teilnehmenden sollen Jesus kennenlernen und erste Schritte im Glauben gehen.

Die Freizeit soll den Teilnehmenden helfen, ihren Glauben persönlich zu vertiefen und darin zu wachsen.

Während der Freizeit soll ein Projekt erarbeitet oder gestaltet werden.

Oft mischen sich diese Ziele natürlich. Trotzdem empfiehlt es sich, sich für eine Gewichtung zu entscheiden. Es ist oft gewinnbringender, ein „Freizeitprofil" festzulegen, das eine bestimmte Zielgruppe ansprechen soll, als im Schrotflinten-Prinzip möglichst viele Interessen abzudecken. Man muss nicht alles anbieten.

Gleichzeitig sind die Ziele auch stark abhängig von der Zielgruppe. Wer kommt denn (wahrscheinlich) überhaupt mit (s. Kap. „1.2 Zielgruppe")? Was brauchen diese Leute?

Es ist empfehlenswert, diese Fragen frühzeitig im Mitarbeiterteam aufzuwerfen, einmal gemeinsam darüber zu brainstormen und zu beten, was Gott mit der Freizeit vorhaben könnte. Wenn es die fünfzehnte Freizeit nach demselben Schema ist, lohnt es sich vermutlich zu reflektieren, ob der Bedarf, den man im Umfeld wahrnimmt, noch von diesem Konzept gestillt wird, oder ob es Zeit für Neuerungen ist. Wenn es die erste Freizeit ist, die man plant, oder das erste Mal für eine bestimmte Gruppe, kann es sehr hilfreich sein, sich bei ehemaligen Mitarbeitenden und Teilnehmenden umzuhören: Wie war die Stimmung? Was waren Highlights und was Flops? In den meisten Fällen werden diese Fragen nach einer Freizeit reflektiert und bewertet, oft sogar mit Protokoll (s. Kap. „10.6 Auswertung und Evaluation"). Das sind wertvolle Infos, die bei der jetzigen Planung auf jeden Fall wieder beachtet werden sollten.

Zeitpunkt: noch über ein Jahr

Checkliste Absprachen

Wozu soll die Freizeit dienen?

Welche Hinweise geben die Protokolle von Nachbesprechungen und Feedbacks vergangener Freizeiten?

Wo nehmt ihr besonders starken Bedarf wahr (z. B. Zusammenhalt in der Gruppe)?

Jessica Leng

1.2 Zielgruppe

Eine der wichtigsten Fragen, die im Vorfeld einer Freizeit zu klären sind, ist die Frage nach der Altersbegrenzung der Teilnehmenden, vor allem im Kinder- und Jugendalter. Welche Altersgruppe an einer Freizeit teilnimmt, bestimmt das Programmangebot wesentlich mit. Seit Jahren bewährt hat sich die Aufteilung in Kinder (6 bis 11 Jahre), Teens (13 bis 16 Jahre), ältere Jugendliche (16 bis 19 Jahre) und Junge Erwachsene (18 bis 27 Jahre). Außerdem gibt es zunehmend Angebote für „Pre-Teens" (10 bis 13 Jahre).¹

„Nirgendwo sonst im Leben unterscheiden sich Gleichaltrige so deutlich voneinander wie im Jugendalter."²

Schon diese jeweils relativ enge Altersbegrenzung umfasst Menschen mit sehr unterschiedlichen Erwartungen und Bedürfnissen, die eine hohe Anforderung an das planende und durchführende Team stellt.³ Doch immer wieder stellt sich aufgrund von Teilnehmerzahl oder guten Kontakten die Frage, ob diese enge Altersbegrenzung erweiterbar ist. Grundsätzlich gilt, dass das Entwicklungsalter oft nicht dem tatsächlichen Alter entspricht, eine Entscheidung im Einzelfall also durchaus begründet sein kann.

Gleichzeitig ist unbedingt zu beachten, dass Kinder und Teens sich sehr stark in den Bedürfnissen und Ansprüchen unterscheiden, die sie an eine Freizeit stellen. Eine Mischung der Altersgruppen kann für einzelne Tage oder bestimmte Aufträge sinnvoll und bereichernd sein, auf längere Sicht aber frustriert sie die Teilnehmenden.

Ob Teens und Jugendliche auf unterschiedliche Freizeiten fahren oder gemeinsam ihren Urlaub verbringen, hängt von vielen Faktoren ab. Grundsätzlich ist es reizvoll und lohnend, für Teens und Jugendliche jeweils ein eigenes, spezifisches Programm zu entwickeln. Dabei brauchen die Teilnehmenden umso mehr (tages-)strukturierende Angebote je jünger sie sind.

Bei der Ausweitung der Altersstruktur einer Junge Erwachsenen-Freizeit auf unter 18-Jährige ist zu beachten, dass Minderjährige andere Anforderungen an die Aufsichtspflicht stellen als die bereits Volljährigen. Das Gleiche gilt entsprechend für unter 16-Jährige. (Vgl. Kap. „7.8 Aufsichtspflicht".)

Entwicklungspsychologische Basics

Für Kinder ist eine Freizeit häufig die erste Gelegenheit, bei der sie längere Zeit von ihren Eltern getrennt sind. Das ist für Kinder und Eltern eine Herausforderung! Wenn sie diese jedoch gut bewältigen, können sie andere Rollen als in ihrer Familie ausprobieren und in ihrem Selbstbewusstsein wachsen.

Die zentrale Frage für Teens, Jugendliche und auch Junge Erwachsene ist die Frage nach der eigenen Identität. Wer bin ich? Wen sehen die anderen in mir? Wer bin ich ohne meine Eltern? Eine Freizeit bietet einen idealen Rahmen für die Erforschung dieser Fragen, für neue Freundschaften und im besten Fall einen Schutzraum für ein Sich-selbst-Erproben!

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Checkliste Absprachen

Welche Altersgruppe habt ihr vor Augen?

Ist es sinnvoll, die Altersbegrenzung stärker einzugrenzen / zu erweitern?

Ist das Team breit genug aufgestellt, um alle Teilnehmenden anzusprechen?

Soll es besondere Angebote für Ältere/Jüngere oder Mädchen/Jungen geben?

Judith Otterbach

1 In der Vergangenheit zählte man die Pre-Teens zu den Kindern, doch weil die Pubertät immer früher einsetzt, unterscheiden sich die Interessen dieser Altersgruppen zunehmend.

2 Oerter, Ralf / Montada, Leo: Entwicklungspsychologie, Beltz, Weinheim 41998, S. 335.

3 Insbesondere bei den Pre-Teens ist in der Programmplanung zu beachten, dass Mädchen in diesem Alter in der Regel körperlich und zum Teil auch geistig weiter entwickelt sind als Jungen.

1.3 Dauer und Entfernung

Die Festlegung auf einen Freizeitort bestimmt gleichzeitig einige weitere Fakten der Freizeit: Wie erreichbar sind die Ansprechpersonen im Notfall? Wie lang werden die Fahrten? Wie viel Zeit bleibt dann noch vor Ort? Freizeitdauer und Entfernung hängen deshalb unweigerlich miteinander zusammen. Dazu gibt folgende Übersicht einige Hinweise:

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Jessica Leng

1.4 Teilnehmerzahl

Wie viele Teilnehmende wollen und können wir mitnehmen? Keine leichte Frage, denn die Argumente sind auf beiden Seiten gut. Bei groß angelegten Freizeiten muss man weniger (oder keine) Personen abweisen, kommt bei Themen wie Essensplanung oder Busanmietung oft pro Kopf günstiger weg und die Möglichkeiten für gemeinsame Spiele und Aktionen sind groß. Kleine Freizeitgruppen sind oft einfacher in der Planung, schaffen ein engeres Gemeinschaftsgefühl und können vor Ort leichter ausgefallene Aktionen anbieten (eine Kanutour mit zwanzig Personen ist wesentlich entspannter als mit fünfzig). Aber es gibt häufig auch einfach „harte Fakten", die die Teilnehmerzahl vorgeben.

Faktoren, die die Teilnehmerzahl einer Freizeit beeinflussen:

Größe der verfügbaren Zielgruppe

Fahren wir mit unserer fest bestehenden Gruppe? Dann ist die Teilnehmerzahl von Anfang an gesetzt und Unterkunft und Transport können dementsprechend ausgewählt werden. Wollen wir die Freizeit extern, vielleicht sogar überregional ausschreiben? Dann sollte die Kapazität dafür auch entsprechend vorhanden sein (vgl. Kap. „3.1 Marketing). Haben wir Teilnehmende mit speziellem Betreuungsbedarf dabei? Dann müssen (zusätzliche) Mitarbeitende dafür eingeplant werden (vgl. Kap. „7.11 Inklusion).

Altersgruppe der Teilnehmenden

Kinder und Teens benötigen in aller Regel weitaus mehr Betreuung, Aufsicht und Anleitung als Jugendliche oder Junge Erwachsene (vgl. Kap. „1.2 Zielgruppe). Nicht weil sie „schwieriger wären, sondern weil bei ihnen je nach Alter nicht nur eine sicherheitsspezifische Aufsicht nötig ist (z. B. Regeln zum Verlassen des Geländes, vgl. Kap. „7.8 Aufsichtspflicht und Kap. „8.10 Freizeitregeln), sondern auch sichergestellt werden muss, dass ihre Grundbedürfnisse gestillt werden, die sie selbst vernachlässigen würden. Zu den grundlegenden körperlichen Bedürfnissen zählen unter anderem Essen, Trinken, Hygiene, Schlaf und Wach-Ruhe-Rhythmus (s. Kap. „7.2 Bedürfnisse des Menschen").

Anzahl der verfügbaren Mitarbeitenden

Bevor man Anmeldungen für eine Freizeit annimmt, sollte feststehen, wie viele Mitarbeitende mitfahren können. Daraus ergibt sich anhand des Betreuungsschlüssels schon früh ein deutliches Bild, wie viele Teilnehmende man überhaupt mitnehmen kann. Obwohl es keine rechtlich bindenden Regelungen zum Betreuungsschlüssel gibt, werden folgende Richtwerte⁴ empfohlen:

Teilnehmende bis 12 Jahre: max. 1 : 12

Teilnehmende ab 13 Jahre: max. 1 : 15

Dabei zählen nur die Mitarbeitenden, die Betreuungsaufgaben und Aufsichtspflichten übernehmen; das Küchenteam wird also beispielsweise separat dazugezählt. Außerdem stellt sich die Frage, ob Aktionen geplant sind, die entweder mehr Mitarbeitende benötigen (z. B. Ausflüge in Kleingruppen) oder speziell geschulte Mitarbeitende (z. B. Rettungsschwimmer, Kletterschein ...).

Schwierigkeitsgrad der geplanten Aktionen

Beinhaltet das Programm geplante Aktionen, die besondere Risiken bergen und deshalb eine verstärkte Aufsicht benötigen? Dies können sein: Ausflüge in große Städte, Schwimmen im offenen Meer, Rafting oder Outdoor-Übernachtungen. Dann sollte überlegt werden, die Teilnehmerzahl unter dem üblichen Betreuungsschlüssel zu halten, um die Aufsicht in diesen Situationen gewährleisten zu können.

Kapazität der Unterkunft und des Transportmittels

Wenn die Freizeit immer zum gleichen Ort, in dasselbe Haus geht, steht die Teilnehmerzahl damit bereits von Anfang an fest. Die Kapazität des Hauses gibt sie vor. Oft ist es jedoch so, dass erst Angebote für Häuser, Camps, Busse usw. eingeholt werden und man bei der Anfrage, spätestens jedoch bei Buchung eine verbindliche Personenanzahl nennen muss (s. Kap. „1.5 Ort und Unterkunft und Kap. „1.9 Fahrt). Hier muss man auf jeden Fall die vertraglichen Vereinbarungen kennen! Kann die gebuchte Personenzahl später nicht mehr kostenfrei angepasst werden (z. B. wenn weniger Anmeldungen kommen als erhofft), empfiehlt es sich, erst einmal die Mindestteilnehmerzahl zu buchen und später bei Bedarf aufzustocken.

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4 Reisenetz, Deutscher Fachverband für Jugendreisen: Jugendreiseratgeber – Verbandsübergreifender Ratgeber für Sichere Jugendreisen, Berlin 2016, S. 18 – www.reisenetz.org.

1.5 Ort und Unterkunft

Freizeitunterkünfte können sehr unterschiedlich sein: Häuser mit Selbst- bzw. Vollverpflegung, Campingplätze, Segelschiffe, Baumhäuser, Wohnwagen ... Die Suche nach dem richtigen Ort und der richtigen Unterkunft ist oft einer der ersten Beschlüsse, die in der Freizeitplanung getroffen werden: „Lasst uns eine Campingfreizeit in Schweden veranstalten!" Doch es ist gut, hier nicht in Aktionismus zu verfallen, sondern sich erst einmal bewusst zu machen, welche Faktoren die Wahl des Ortes und der Unterkunft beeinflussen:

Gruppengröße

Vor der Unterkunftssuche sollte zumindest eine grobe Vorstellung vorhanden sein, mit wie vielen Personen man unterwegs sein wird (s. Kap. „1.4 Teilnehmerzahl").

Altersgruppe und Entfernung

Wie bereits in Kapitel „1.2 Zielgruppe erwähnt, muss bei Teilnehmenden unterschiedlicher Altersgruppen auf unterschiedliche Bedürfnisse verstärkt geachtet werden. Bei einer Kinderfreizeit ist es sicherlich ideal, im Nahbereich oder nahen Ausland (mit kurzer Anfahrt) eine Freizeit durchzuführen, sodass „Heimweh-Kinder im Notfall von den Eltern abgeholt werden können. Jugendliche haben oft bereits einen oder mehrere Urlaube ohne Eltern hinter sich, hier kann man flexibler sein, was die Entfernung angeht (vgl. Kap. „1.3 Dauer und Entfernung").

Ziel und Aktivitäten

Wenn das Ziel (s. Kap. „1.1 Ziele) der Freizeit ist, Alltag zu teilen, ist ein Camp mit Selbstverpflegung vermutlich besser geeignet als eine Jugendherberge mit vollem Service. Wenn es eine Zeit der Besinnung sein soll, ist ein entlegenes Haus am See vermutlich besser geeignet als ein Campingplatz mit 200 anderen Jugendlichen. Auch sollte man sich im Klaren sein, dass die Wahl der Unterkunft grundlegend bestimmt, welche Aktivitäten nachher durchführbar sind. Nicht nur Ausflugsmöglichkeiten werden damit vorgegeben; die Größe der Gruppenräume, des Geländes und die Umgebung beeinflussen die Programmplanung (s. „Kapitel 8: Programmplanung) später erheblich.

Dauer und Termin

Wie erwähnt, sollten Freizeitdauer und Entfernung zur Unterkunft im Verhältnis stehen (s. Kap. „1.3 Dauer und Entfernung").

Notfallmanagement

Ein Szenario, über das man am liebsten gar nicht nachdenken möchte, sind Notfälle während einer Freizeit. Aber bei der Auswahl von Ort und Unterkunft sollte dieser Gedanke zumindest einmal durchgespielt werden. Was wäre, wenn sich jemand schwer verletzt, die Gruppe ein schweres Unwetter erlebt oder in eine Situation kommt, in der sie auf Hilfe angewiesen ist? Es ist gut, diese Frage vorher zu stellen und dann die Eignung des Ortes abzuwägen (zumindest die Dinge, die man vorher in Erfahrungen bringen kann, z. B. die Entfernung zum Krankenhaus, Notunterkünfte; s. Kap. „5.6 Krisenmanagement").

Preisniveau

Eine Freizeit in der französischen Schweiz wird sich nicht nur im Hauspreis von Bulgarien unterscheiden. Auch die Kosten für Ausflüge, Essen und Material werden je nach Preisniveau eines Landes oder einer bestimmten Gegend höher oder niedriger ausfallen.

Entscheidungshilfe

Bei der Suche eines Ortes und einer Unterkunft kann ein kurzer Fragebogen mit den wichtigsten Punkten hilfreich sein, die es zu klären gilt – je nach Präferenz können diese natürlich variieren. Wichtige Punkte sind:

Alleinbelegung der Unterkunft oder zusammen mit Fremden

Bettenanzahl, Zimmeraufteilung und Gruppenräume

Sportmöglichkeiten und Außengelände

Küchengröße und -ausstattung (bei geplanter Selbstversorgung)

Entfernung zum Strand / See / zur Stadt / zum nächsten Supermarkt ...

Erreichbarkeit (besonders bei Anreise mit eigenen Fahrzeugen oder ÖPNV)

Risiken (offenes Wasser, große Straßen, Abhänge ...)

Falls möglich, ist es ein großer Vorteil, den Ort und die Unterkunft vorab zu besichtigen. Falls das nicht möglich ist, sollte ein Anbieter (s. Kap. „1.6 Reiseanbieter") gefunden werden, der die Unterkunft selbst sehr gut kennt und alle nötigen Auskünfte geben kann.

Checkliste Absprachen

Wie würde die „perfekte Unterkunft" für eure Traumfreizeit aussehen?

Welche Dinge sind euch beim Ort / bei der Unterkunft so wichtig, dass sie nicht diskutierbar sind?

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Jessica Leng

1.6 Reiseanbieter

Bei der Freizeitplanung spaltet sich spätestens hier das Freizeitteam in zwei Lager:

Die „Selbermacher" suchen online nach der perfekten Unterkunft, holen Angebote von verschiedenen Busunternehmen ein und nehmen die Ausflugsplanung in die eigene Hand. Sie stellen sich alle Komponenten selbständig zusammen. Unterkünfte werden dabei entweder direkt gebucht (bei der Hausverwaltung / dem Eigentümer) oder über einen Vermittler. Vermittler sind dabei oft Onlineplattformen, die viele Gruppenhäuser in ihrem Repertoire haben und sich praktischerweise nach Größe, Standort und anderen Faktoren filtern lassen (z. B. www.gruppenhaus.de). Der Vorteil dabei ist, dass man die Buchung mit einem deutschen Vertragspartner unter deutschem Recht durchführt – auch wenn die Unterkunft eigentlich im Ausland ist.

Und dann gibt es die „Paketbucher", die sich einen Anbieter suchen, der eine für sie passende Unterkunft im Sortiment hat. Sie bekommen aus einer Hand und ohne viel eigenen Organisationsaufwand Unterkunft, Transport und weitere Serviceleistungen (das können Ausflüge, Infomaterial, Versicherungen o. Ä. sein) zusammengestellt, müssen sich dafür aber oft an einen vorgegebenen Termin anpassen und können so die Dauer nicht frei bestimmen.

Anbieter dieser Art kennen sich in den Zielgebieten sehr gut aus, können Empfehlungen aussprechen und durch ihre durchgehende Präsenz im Land oft günstigere Konditionen bekommen als es einer Einzelperson möglich wäre. Dasselbe gilt für Transportmittel, hier bekommen Großabnehmer häufig vergünstigte Preise angeboten, die sie im Optimalfall an ihre Kunden weitergeben. Zusätzlich sorgt der Wettbewerbsdruck unter Anbietern dafür, dass die zusammengestellten Pakete in vielen Fällen preiswerter sind als eine selbst organisierte Reise. Es empfiehlt sich einen Anbieter zu wählen, der auf die gewünschte Reiseart spezialisiert ist (und nicht z. B. auf Kreuzfahrten oder Safaris). Es gibt am deutschen Markt inzwischen viele Anbieter, die sich auf Jugendreisen eingestellt haben.

Eine Übersicht über Anbieter von Freizeitunterkünften ist in den Downloads zum Buch zu finden.

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Jessica Leng

1.7 Träger und Haftung

Die Frage nach dem Träger = Veranstalter einer Freizeit klärt, wer die Gesamtverantwortung für eine Freizeit übernimmt und damit auch die rechtliche Verantwortung für eine Freizeit hat. Bei einem eventuellen Schadensfall ist der Träger haftbar.

Die Frage nach dem Träger muss geklärt werden, bevor die Freizeit gebucht oder ausgeschrieben wird:

Der Träger bucht die Leistungen bei den Leistungsgebern. Daher ist bei der Buchung unbedingt darauf zu achten, dass der Träger korrekt und vollständig bezeichnet wird. Hierzu gehört auch eine zustellungsfähige Anschrift (Sitz des Trägers).

Der Träger muss in der Freizeitausschreibung (s. Kap. „3.4 Freizeitausschreibung) und Anmeldung (s. Kap. „3.5 Werbung und Anmeldung) als Veranstalter der Freizeit eindeutig bezeichnet werden.

Mögliche Träger

Als Träger können Institutionen wie eine Kirchengemeinde, Vereine und Verbände oder auch Privatpersonen (natürliche Personen) auftreten. Zu beachten sind dabei die Veranstalterpflichten und Haftungsrisiken, daher ist es für eine natürliche Person nicht sinnvoll, dies zu übernehmen. Institutionen haben in der Regel die notwendigen rechtlichen