Business-Etikette für Fortgeschrittene: So bewegen Sie sich sicher auf jedem Parkett. Mit vielen protokollarischen Hinweisen

Von Alexander von Fircks und Agnes Anna Jarosch

Dass Frauen ihr Make-up dezent einsetzen sollen und Männer keine weißen Socken zum Anzug tragen dürfen, ist mittlerweile allgemein bekannt. Auch mit Ratschlägen, dass die Stoffserviette auf den Schoß gehört und die Hände nicht in die Hosentaschen, überrascht man im Berufsleben niemanden mehr.

Aber wie verhält man sich bei Veranstaltungen mit hochkarätigen Führungskräften aus Wirtschaft, Politik, Diplomatie, Wissenschaft, Kirchen und Adel? Da werden sehr präzise Kenntnisse über Einladungsverfahren, korrekte Anreden, Hierarchien, Platzierungen, Tischkultur und Gastgeschenke vorausgesetzt. Gefragt ist das Pflichtprogramm des glänzenden Gastgebers – von der Begrüßung bis zur Verabschiedung. Souveräne Umgangsformen inbegriffen.

Alexander Freiherr von Fircks und Agnes A. Jarosch zeigen Ihnen, wie Sie sich sicher auf jedem Parkett bewegen, ohne sich zu blamieren.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Frankfurter Allgemeine Buch
• Erscheinungsdatum: 20. Dez. 2010
• ISBN: 9783899814835

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wurde.

I      Der tägliche Umgang im Beruf

1      Pünktlichkeit

„Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben" soll der ehemalige Präsident der Sowjetunion, Michail Gorbatschow, einst gesagt haben. Wer ein nachlässiges Zeitmanagemant hat, bestraft in der Tat nicht nur die anderen, die auf ihn warten müssen. Er muss die Konsequenzen seiner Verspätung in Kauf nehmen und erleidet häufig selbst direkte oder indirekte Nachteile. Führungskräfte, die regelmäßig oder gar vorsätzlich zu spät erscheinen, jedoch Püntklichkeit von ihren Mitarbeitern erwarten, sind unglaubwürdig. Sie senken die Arbeitsmoral im Unternehmen, da Unpüntklichkeit in der Regel als Signal der Überheblichkeit, mangelnder Achtung und schlechter Organisation interpretiert wird. Rechtzeitiges Erscheinen lässt stattdessen auf Wertschätzung für die Mitmenschen und ein funktionierendes Zeitmanagement schließen.

Im Geschäftsleben hat Pünktlichkeit außerdem eine ökonomische Komponente, schließlich werden die meisten Arbeitskräfte pro Zeiteinheit vergütet. Lässt ein Chef seine Mitarbeiter oder ein Kunde seine Dienstleister warten, können diese die entstehenden Leerlaufzeiten häufig nicht produktiv nutzen. Welch kostspieliger Luxus, denn während die hochbezahlten Fachkräfte zur Untätigkeit verbannt sind, sinken die Stimmung, die Konzentration und die Arbeitsmoral.

Leider kommt es im Berufsleben immer noch häufig vor, dass die einflussreichste Person als letzte erscheint und alle anderen auf sie warten müssen. Doch Unpünktlichkeit ist aus den erwähnten Gründen eine sehr zweifelhafte Machtinszenierung, die die Firmenkultur negativ beeinflusst. Machen Sie es als Vorgesetzter besser, indem Sie als gutes Beispiel vorangehen und Pünktlichkeit einfordern.

Profi-Tipp: Für den Einladenen

Notorischen Bummelanten sollten Sie energisch begegnen. Lassen Sie Besprechungen und Konferenzen grundsätzlich pünktlich beginnen und setzen Sie die wichtigsten Themen der Tagesordnung stets an den Anfang des Meetings.

Jedem kann es mal passieren, dass er sich verspätet – verschuldet oder unverschuldet. Achten Sie darauf:

•  Verspätungen müssen die Ausnahme bleiben und dürfen nicht zur Angewohnheit werden.

•  Sobald Sie absehen können, dass Sie sich verspäten werden, informieren Sie Ihren Terminpartner mit einer Entschuldigung und vereinbaren eine veränderte Zeit.

•  Wenn der Grund für Ihre Verspätung peinlich oder unhöflich ist (zum Beispiel vergessen oder verschlafen), nennen Sie ihn besser nicht.

2     Grüßen und Begrüßen

Der französische Moralist Joseph Joubert (1754–1824) hat einmal gesagt: „Höflichkeit ist die Blüte der Menschlichkeit, wer nicht höflich genug ist, ist auch nicht menschlich genug." Grüßen und Begrüßen anderer sind Grundlagen täglich praktizierter Höflichkeit.

Dennoch, viele fühlen sich unsicher bei der flüssigen Beantwortung der Frage: Wer grüßt wen zuerst und warum? Beim korrekten Grüßen sind sowohl verschiedene Situationen als auch unterschiedliche Beteiligte einzubeziehen. Um sicher und souverän aufzutreten, sind folgende fünf Grundregeln hilfreich.

Die fünf Grundregeln zum Grüßen

•  Ankommende grüßen die Anwesenden.

•  Gastgeber werden zuerst gegrüßt.

•  Ein Gruß sollte erwidert werden und nicht unbeachtet bleiben – unabhängig davon, von wem er kommt.

•  Der Rangniedere grüßt den Ranghöheren zuerst.

•  Kunden und Geschäftspartner, die Ihre Geschäftsräume betreten, werden unabhängig von Ihrer eigenen Position zuerst gegrüßt.

In praktischer Anwendung der Regeln bedeutet dies zum Beispiel: Es ist korrekt, dass Ihr Chef Sie zwar zuerst grüßen sollte, wenn er Ihr Büro betritt, er jedoch bei einer Begegnung auf dem Flur von Ihnen erwarten darf, dass Sie ihn zuerst grüßen.

Die Höflichkeitsregeln beim Grüßen können nicht jede erdenkliche Business-Situation abdecken. Es wird immer Grenzfälle geben, die mit Takt und Stil zu regeln sind. Wie etwa dieser: Ein Mitarbeiter, dem nicht alle Führungskräfte seines Betriebes visuell geläufig sind, kann die Firmenhierarchie nicht immer zu Rate ziehen. Bevor die beiden jedoch grußlos und gesenkten Blickes auf dem Büroflur aneinander vorbeigehen, sollte einer die Initiative ergreifen und grüßen. Am besten mit einem Lächeln.

Die passende Etiketteregel dafür gibt es bereits. Sie ist der ideale Joker für solche und ähnliche Fälle. Wer den anderen zuerst sieht, grüßt zuerst! So einfach kann das sein! Es ist übrigens der Lieblingsjoker souveräner Führungskräfte, wenn sie Grußmuffeln aller Schattierungen begegnen.

Ein freundlicher Gruß baut Vorbehalte gegenüber Fremden ab und schafft eine entspannte Atmosphäre. Grüßen Sie daher lieber einmal zu viel als einmal zu wenig!

Angemessen grüßen

Zu einem Gruß im Vorbeigehen gehören Blickkontakt, ein freundliches Lächeln und der Tagesgruß („Guten Morgen, „Guten Tag, „Guten Abend). Wem es liegt und wo es passt, mag gern auch die Grußform „Hallo" verwenden, sie wirkt eher locker und informell.

Tragen Sie aber bitteschön keinesfalls dazu bei, den Gruß „Maaaaahlzeit zu verbreiten. Das unselige „Maaaahlzeit ist ein armseliges Überbleibsel von „Gesegnete Mahlzeit! und schallt einem im Extremfall noch im stillen Örtchen entgegen. Wenn Sie auf regionaltypische Grußformen treffen, können Sie sie auch gern erwidern, wenn Sie möchten. So können zum Beispiel „Grüß Gott oder „Moin, moin eine sympathische Variation des „Guten Tag und „Hallo" sein.

Begrüßen – es wird persönlicher

Grüßen beschränkt sich auf den Austausch von Grußwörtern, Begrüßen schließt Körperkontakt mit ein. Die Auswahl ist reichhaltig. Sie reicht bekanntlich vom Händeschütteln über Wangenküsse und die Umarmung bis zum Handkuss.

Nur, welche dieser körperlichen Kontakte wählen Sie bei wem und welchen Situationen?

Grundsätzlich bleibt die Begrüßungsform Ihrem Fingerspitzengefühl und Ihrer Stimmung überlassen. Allerdings kann bei Begrüßungen auch viel danebengehen. Linkische, plumpe und deplatzierte, aber auch versäumte Begrüßungen können im Business persönlichen Imageschaden anrichten. Führungskräfte, die die Hand ihres Gegenübers viel zu lange im „Schraubstock" ihrer Pranke fixieren, oder Manager, die ihr weibliches Gegenüber viel zu früh mit Bussi-Bussi überraschen, oder Chefs, die selbst im Konferenzraum nicht auf einen feuchten Handkuss verzichten mögen – Beispiele für Unwissenheit und Unsicherheit in dieser scheinbar banalen Frage gibt es genügend.

Übrigens gehört zum Thema „Begrüßen" auch die persönliche, formvollendete Fern-Begrüßung von Ehrengästen vom Rednerpult oder von der Bühne aus, zum Beispiel bei Ansprachen und Festveranstaltungen.

Angesichts dieser zahlreichen Gelegenheiten, in Fettnäpfchen zu treten, ist es verständlich, dass Geschäftsleute den Wunsch haben, stilsicher und unangefochten durch den Begrüßungsparcours zu kommen.

Die Begrüßungssituationen im Businessalltag sind zwar sehr vielfältig, es gelten jedoch folgende generelle Regeln:

•  Wenn Sie innerhalb einer Gruppe eine Person begrüßen, sollten Sie alle anderen auch begrüßen. Andernfalls könnten sich die anderen zurückgesetzt fühlen.

•  Sowohl Herren als auch Damen stehen zur Begrüßung auf. Wenn Sie als Frau aufstehen, zeigen Sie, dass Gendering für Sie kein Fremdwort ist und Sie Ihrem Gesprächspartner auf Augenhöhe begegnen möchten.

•  Gastgeber begrüßen ihre Gäste, unabhängig von Rang und Namen (Gastgeber-Regel).

•  Sie begrüßen zuerst die Personen, die Sie kennen.

•  Ausländische Gäste genießen das Vorrecht, vor inländischen Gästen begrüßt zu werden.

Profi-Tipp: Für Redner

Wenn Sie Ehrengäste vom Rednerpult oder von der Bühne aus namentlich begrüßen, achten Sie auf die protokollarische Rangfolge. Begrüßen Sie namentlich nur wenige wichtige Persönlichkeiten. Achten Sie dabei auf eine eindeutige Schnittstelle zu den anderen Gästen, die zusammengefasst mit „sehr geehrte Gäste! oder „sehr geehrte Damen und Herren! begrüßt werden.

Grüßen und Begrüßen mit Hut und Handschuhen

Die meisten Hutträger wissen es und richten sich danach: Es ist höflich und korrekt, beim Grüßen und Begrüßen den Hut zu ziehen. Aber die Hand-schuhträger sind anders. Die militantesten unter ihnen bestehen darauf: kein Handschlag ohne meine Handschuhe!

Profi-Tipp: Für Hutträger

Als Zeichen der Wertschätzung ziehen Herren mit guten Manieren bei der Begrüßung den Hut und den rechten Handschuh aus. Die Frau von heute behält zwar den Hut auf, zieht aber ebenfalls ihren rechten Handschuh zur Begrüßung aus. Also gleiche Pflicht für alle.

Bei klirrender Kälte allerdings hat diese Geste kaum eine Chance.

3     Vorstellen und Bekanntmachen

Es gehört zum kultivierten Umgang, Menschen miteinander bekanntzumachen oder vorzustellen, die sich zum ersten Mal begegnen. Vorstellen und Bekanntmachen werden oft synonym verwendet. Die Grenze ist fließend, wobei das Procedere des Vorstellens förmlicher und des Bekanntmachens eher informell abläuft. Wichtig ist, dass es in der eintretenden Situation auch wirklich geschieht und die bisher unbekannten Personen gleich zu Beginn des Kontakts mit Höflichkeit und Freundlichkeit integriert werden.

•  Ranghöhere erfahren stets zuerst den Namen Rangniederer, das heißt, dem Ranghöheren wird der Rangniedere zuerst vorgestellt. Die Begleitung des Ranghöheren (Ehefrau, Lebensgefährte) „erbt" den Rang, erfährt also das gleiche Sonderrecht:

•  Der Azubi wird der Chefin vorgestellt.

•  Die Sekretärin wird dem Abteilungsleiter vorgestellt.

•  Der 50-jährige Referent wird dem 30-jährigen Referatsleiter vorgestellt.

•  Die neue Abteilungsleiterin wird dem Vorstandsmitglied vorgestellt.

•  Die neue Sachbearbeiterin wird ihrer Kollegin vorgestellt.

Beim förmlichen Vorstellen gibt es den traditionellen Hintergrund, dass einer Person Respekt und Ehre erwiesen wird, indem ihr ein Sonderrecht eingeräumt wird. Es besteht darin, als Erste den Namen ihres unbekannten Gegenübers zu erfahren und nicht umgekehrt. Auch war es früher ein unverzeihlicher gesellschaftlicher Fauxpas, mit einem Fremden ein Gespräch zu beginnen, der einem vorher nicht vorgestellt wurde.

Daraus folgen die auch heute noch geltenden förmlichen Verhaltensregeln anlässlich offizieller Business-Begegnungen:

•  Alter und Geschlecht spielen keine Rolle, wenn es Hierarchieunterschiede gibt.

•  Diejenige Person übernimmt das Procedere der Vorstellung, die mit dem Ranghöheren bekannt ist.

•  Bei Ranggleichheit wird der Herr der Dame, die jüngere der deutlich älteren Person, der interne Betriebsangehörige dem externen Gast, der Inländer dem Ausländer vorgestellt.

•  „Der Kunde ist König" – er erfährt grundsätzlich zuerst den Namen seines ihm unbekannten Gegenübers.

•  Generell gilt: Der Ankommende wird dem Anwesenden, der Einzelne wird der Gruppe vorgestellt.

Drei Beispiele aus der Business-Praxis veranschaulichen die korrekte Begrüßungs- und Vorstellungsrunde:

Beispiel 1: Als Abteilungsleiter gehen Sie mit Ihrem Mitarbeiter zum Konferenzraum. Unterwegs treffen Sie einen Ihnen bekannten gleichrangigen Abteilungsleiter mit seinem Assistenten, der weder Ihnen noch Ihrem Mitarbeiter bekannt ist. Ihr Mitarbeiter ist jedoch dem Abteilungsleiter bekannt.

Empfehlung: Wenn Sie die Initiative ergreifen, begrüßen Sie zunächst den Ihnen bekannten, gleichrangigen Kollegen mit Handschlag. Dann begrüßt Ihr Kollege Ihren Mitarbeiter, die sich beide kennen, ebenfalls mit Hand-schlag. Danach stellt Ihr Kollege Ihnen und Ihrem Mitarbeiter seinen Assistenten vor und Sie geben ihm die Hand, danach reichen sich der Assistent und ihr Mitarbeiter die Hände.

Beispiel 2: Ein Geschäftspartner besucht erstmalig Ihr Unternehmen. Sie begleiten ihn in den Besprechungsraum. Dort sind bereits Ihr Chef und eine Abteilungsleiterkollegin anwesend, die beide den Kunden nicht kennen.

Empfehlung: Zunächst stellen Sie dem Geschäftspartner Ihren Chef vor und danach umgekehrt. Zeitgleich werden zwischen beiden die Hände gereicht. Dann stellt Ihr Chef dem Geschäftspartner die Abteilungsleiterkollegin vor. Zeitgleich werden hier wiederum die Hände gereicht. Danach kann Ihr Chef mit Ihnen und Sie mit Ihrer Abteilungsleiterkollegin ebenfalls den Händedruck austauschen.

Abbildung 1: Vorstellen und Bekanntmachen – Geschäftspartner

Beispiel 3: Bei einem Business-Empfang treffen Sie mit Ihrer Frau ein Ehepaar, das zwar Ihnen, nicht jedoch Ihrer Frau bekannt ist.

Empfehlung: Zunächst stellen Sie der Ihnen bekannten Dame Ihre Ehefrau vor und und umgekehrt. Zeitgleich werden die Hände gereicht. Danach stellen Sie Ihrer Frau den Herrn gegenüber vor und umgekehrt. Die Herren warten auf den Handschlag der Damen. Zum Schluss reichen sich die Herren die Hände.

Bei unsicher und zögernd ausgeführten Vorstellungsritualen machen Sie meist eine unglückliche und wenig souveräne Figur. Vermeiden Sie Unsicherheiten, indem Sie sich vor Veranstaltungen und Begegnungen auf mögliche Vorstellungssituationen vorbereiten. Vor allem als Gastgeber.

Bekanntmachen – die lockere Variante

Während das förmliche Vorstellungsverfahren immer mit der Rangfolge verbunden ist, kommt das Bekanntmachen ohne vorherige Klärung einer Rangfolge aus und vollzieht sich auf allseitiger Augenhöhe der Beteiligten. Die Reihenfolge, in der die Namen genannt werden, ist eher beliebig. Diese Handhabung kann für informelle geschäftliche und private Begegnungen gewählt werden. Lediglich diese Höflichkeitsregeln gelten: Der Herr wird der Dame und die (deutlich) jüngere Person wird der (deutlich) älteren vorgestellt.

Ob Vorstellen oder Bekanntmachen, grundsätzlich gilt: Machen Sie Menschen miteinander bekannt, so dass Sie sich nicht selbst vorstellen müssen. Nennen Sie nach Möglichkeit nicht nur Namen, Titel, Stellung und Aufgabengebiet, sondern geben Sie auch weitere Informationen, die von beiderseitigem Interesse sind. Das erleichtert den Gesprächseinstieg. Dazu später noch mehr.

Wie wird vorgestellt und bekanntgemacht?

Die begleitenden Worte beim Vorstellen und Bekanntmachen sollen respektvoll, aber nicht zu förmlich oder geschraubt klingen. Veraltet sind Formulierungen wie: „Gestatten Sie, dass ich Ihnen Herrn Dr. Berger vorstelle?, „Erlauben Sie mir, dass ich Ihnen meine Gattin vorstelle?, „Darf ich mir erlauben, Ihnen meinen Mitarbeiter vorzustellen? oder „Verzeihen Sie, kann ich Ihnen Frau Schuster vorstellen?

Zeitgemäß ist hingegen die Wortwahl: „Ich möchte Ihnen gern Herrn Klaus Berger vorstellen., „Darf ich vorstellen? Das ist Frau Dr. Ute Schuster, „Ich möchte Sie gern miteinander bekanntmachen, das ist Herr Klaus Berger." Oder: „Darf ich Sie miteinander bekanntmachen? Das ist Frau Dr. Ute Schuster, meine