Baurevision: Planung – Durchführung – Nutzung

Von Peter Wotschke und Gregor Kindermann

Aufgabe der Baurevision ist, Bauprojekte auf Ordnungs- und Rechtmäßigkeit sowie Wirtschaftlichkeit hin zu überprüfen. Dieses Fachbuch stellt, am Enstehungsprozess eines Bauvorhabens - von der Idee bis um Betrieb - orientiert dar, wie die Projektabwicklung geplant und dokumentiert werden muss, damit sie einer Revision stand halten. Das Buch gibt eine Übersicht über nationale und internationale Regelungen und leitet aus Praxisbeispielen konkrete Handlungsempfehlungen ab.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Springer Vieweg
• Erscheinungsdatum: 14. Juni 2021
• ISBN: 9783658334932

Buchvorschau

© Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2021

P. Wotschke, G. KindermannBaurevisionhttps://doi.org/10.1007/978-3-658-33493-2_1

1. Grundlagen

Peter Wotschke¹   und Gregor Kindermann²  

(1)

Hochschule für Wirtschaft und Recht, Berlin, Deutschland

(2)

BMC – Baumanagement & Controlling AG, Berlin, Deutschland

Peter Wotschke (Korrespondenzautor)

Email: [e-mail]

Gregor Kindermann

Email: [e-mail]

1.1 Qualitätsmanagement

Qualität bedeutet die Gesamtheit der charakteristischen Eigenschaften und Beschaffenheit einer Sache oder Person.¹ Dabei gibt es keine einheitliche Definition des Begriffes Qualität. Qualität kann sowohl im positiven Sinne – etwas ist von hoher Qualität – als auch im negativen Sinne – etwas ist von schlechter oder minderer Qualität – verwendet werden.

Mit der DIN EN ISO 9001 wurde der Begriff international definiert. Demnach ist Qualität der „Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale eines Objekts Anforderungen erfüllt. „Inhärent bedeutet in diesem Zusammenhang „enthalten oder „inbegriffen.²

Qualität ist etwas Relatives und beschreibt die Übereinstimmung einer Sache oder Person mit vorgegebenen oder selbstbestimmten Forderungen (vgl. Abb. 1.1). Damit ist Qualität nur messbar, wenn man die Einzelanforderungen kennt oder bestimmt hat. Das Ergebnis kann je nach Anforderungen der Verwender mal als „gut und mal als „schlecht oder allen Ausprägungen dazwischen bewertet werden.³ Die Bedeutung ist damit immer abhängig von den jeweiligen Anforderungen der Verwender und dem Zusammenhang, aus dem heraus der Begriff Qualität verwendet wird. Je nach Anforderung des Verwenders an Qualität ist der Begriff mit unterschiedlichen Inhalten und Wertungen verbunden.⁴

../images/484252_1_De_1_Chapter/484252_1_De_1_Fig1_HTML.png

Abb. 1.1

Einflüsse auf den Qualitätsbegriff

Die Anforderungen werden dabei von unterschiedlichsten Seiten gestellt. In der DIN EN ISO 9001 ist die Rede von „interessierten Parteien. Die offensichtlichste „Partei ist die Seite der Kunden, die ein Produkt oder eine Dienstleistung erwerben. Aber auch die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen, Mitarbeiter, Zulieferer oder andere beteiligte Personen haben unterschiedlichste Anforderungen an die Qualität.⁵

Die meisten Unternehmen haben auf dem globalen Markt dann Erfolg, wenn sie es schaffen, den Anforderungen ihrer Kunden an die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu entsprechen.⁶ Dieser Erfolg entsteht nicht zufällig, sondern ist das Ergebnis eines zielgerichteten Planungs- und Steuerungsprozesses.

Diese Prozesse werden durch das Qualitätsmanagement eines Unternehmens systematisch gemanagt.⁷ Eines der vornehmlichen Ziele eines Unternehmens ist es daher, die verschiedenen Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung zu definieren und zu erfüllen.⁸

Zunächst einmal müssen vorrangig die Anforderungen der Kunden an ein Produkt oder eine Dienstleistung erfüllt werden. Aber auch von anderen Beteiligten am Produktionsprozess können Anforderungen an die Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung gestellt werden. Das gilt für alle Abteilungen innerhalb des Unternehmens wie z. B. Entwicklung, Einkauf, Produktion, aber auch für die Beteiligten außerhalb des Unternehmens wie z. B. Lieferanten.⁹

Der Qualitätsgedanke bestimmt heute das Handeln und die Ziele der Unternehmen maßgeblich. Gründe dafür sind der immer größer werdende globale Wettbewerb, steigende Kundenerwartungen, die digitale Vernetzung der Kunden weltweit sowie eine höhere Komplexität und Variantenvielfalt der Produkte und Dienstleistungen.¹⁰

So wurden bis Anfang des 20. Jahrhunderts die Produkte lediglich innerhalb einer Manufaktur oder eines Handwerkbetriebes von oftmals nur einer oder wenigen Personen gefertigt. Diese waren dann alleinig für die Qualität verantwortlich. Mit fortschreitender Industrialisierung und steigender Nachfrage änderte sich die Produktionsstrategie. Der Herstellungsprozess wurde durch spezialisierte Arbeitnehmer innerhalb des Unternehmens übernommen oder komplett ausgelagert. Damit änderten sich auch die Anforderungen an die Qualitätsprüfung.¹¹

Bei einer dermaßen spezialisierten und auf einzelne Produktionsschritte aufgeteilten Herstellung verlagert sich die Verantwortlichkeit für ein Produkt weg von einem einzelnen Handwerker auf viele verschiedene beteiligte Personen.¹²

Zu Beginn reichte es aus, das fertige Produkt auf Mängel zu überprüfen. Wurden die an das Produkt gestellten Anforderungen nicht erreicht, wurde das Produkt aussortiert oder nachgebessert.

Je höher die Stückzahl, desto schwieriger und aufwendiger wird die Endkontrolle jedes einzelnen Produktes. Es wurde daher notwendig, die Herstellungsprozesse von der Entwicklung und Planung über die Lieferung der Komponenten bis zur Produktion zu überprüfen und zu verbessern. Jeder einzelne Prozessschritt wird dabei so optimiert, dass eine gleichbleibende Qualität des Endproduktes sichergestellt werden kann.¹³ Aus der Qualitätsprüfung wurde ein Qualitätsmanagement.

Das Qualitätsmanagement baut auf den Qualitätszielen und der Qualitätspolitik eines Unternehmens auf. Dabei nutzt es grundlegende Planungs- und Steuerungsmethoden, um das Unternehmen auf diese gemeinsamen Qualitätsziele auszurichten. Das Qualitätsmanagement plant und steuert sämtliche Prozesse, die bei der Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung zusammenwirken. Diese können so kontinuierlich optimiert und verbessert werden.¹⁴

Durch das Zusammenspiel verschiedener Methoden, die der Planung und Steuerung der Prozesse zur Qualitätssicherung dienen, entstehen ganze Qualitätsmanagementsysteme (QMS).¹⁵ Dabei stehen die Funktionen Festlegen der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele, Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung im Vordergrund (vgl. Abb. 1.2), wie sie auch in der Normenreihe DIN EN ISO 9000 definiert sind.¹⁶

../images/484252_1_De_1_Chapter/484252_1_De_1_Fig2_HTML.png

Abb. 1.2

Aufgaben des Qualitätsmanagements

Die Überprüfung der Qualitätsmanagementsysteme kann in Übereinstimmung mit der Norm DIN EN ISO 9000 durch eine Untersuchung – ein sogenanntes Audit oder Revision – geprüft werden. Das ist eine systematische und prozessunabhängige Untersuchung der qualitätsbezogenen Tätigkeiten in Übereinstimmung mit den geplanten Anordnungen und zu erreichenden Zielen.¹⁷ Dabei wird festgestellt, ob Zustände oder Vorgänge einer Norm entsprechen bzw. normgerecht durchgeführt wurden.

Um dies zu erreichen, werden im Unternehmen in geplanten Abständen interne Audits durchgeführt, um zu überprüfen, dass das eingesetzte Qualitätsmanagementsystem der Qualitätspolitik und den Qualitätszielen des Unternehmens gerecht wird und die Anforderungen daran verwirklicht und aufrechterhält.¹⁸ Die internen Audits in einem Unternehmen dienen der:

Risikominimierung und Vermögenssicherung,

Prozesssicherheit durch definierte Abläufe und Kontrollen,

Prävention gegen dolose Handlungen (Wirtschaftskriminalität),

Realisierung von erheblichen Einsparpotentialen,

Zurückweisung überhöhter Kosten und Abrechnungen,

Qualitätsverbesserung für den Prozessablauf,

Überführung von Best Practice in das Unternehmen.

In externen Audits wird das Unternehmen von einer externen unabhängigen Person, z. B. einem Auditor oder einer Zertifizierungsstelle, geprüft mit dem Ziel z. B. der Zertifizierung eines Produktes oder Prozesses.

1.1.1 Interne Revision

In einem Unternehmen übernimmt die Geschäftsleitung die Führungsfunktionen bestehend aus Planen, Organisieren und Überwachen (vgl. Abb. 1.3).

../images/484252_1_De_1_Chapter/484252_1_De_1_Fig3_HTML.png

Abb. 1.3

Einordnung der Internen Revision

Aufgrund des schnellen Wachstums, der Dynamik und der Komplexität in der heutigen globalisierten Unternehmenswelt, ist es für die Geschäftsführung von besonderer Bedeutung, das Unternehmen ganzheitlich zu steuern und zu überwachen. Aus der Globalisierung heraus entstehen für die Unternehmen Risiken und Chancen, die es gilt zu identifizieren, zu analysieren, zu bewerten und zu korrigieren bzw. zu nutzen.

In großen Unternehmen kann die prozessunabhängige Überwachungsfunktion nicht mehr allein durch die Geschäftsführung abgedeckt werden. Diese setzt daher eine Interne Revision ein, die damit als Instrument der Geschäftsleitung hauptsächlich dieser direkt unterstellt ist.¹⁹

Deutlich wird das auch an der Rolle, die die Interne Revision im Three-Lines-of-Defense-Modell einnimmt. Mit dem Three-Lines-of-Defense-Modell (vgl. Abb. 1.4) kann eine systematische Herangehensweise an Risiken, die in einem Unternehmen auftreten können, verfolgt werden.²⁰

../images/484252_1_De_1_Chapter/484252_1_De_1_Fig4_HTML.png

Abb. 1.4

Three-Lines-of-Defense-Modell

Die erste Linie betrifft das interne Kontrollsystem des Unternehmens. Aus dem operativen alltäglichen Management heraus werden hier Risiken identifiziert, bewertet und korrigiert.

In der zweiten Linie werden mithilfe von Risikomanagementsystemen die Tätigkeiten der ersten Linie unterstützt und im gesamten Unternehmen kommuniziert.

Die dritte Linie wiederum überwacht die Risikomanagementsysteme des Unternehmens aus der zweiten Linie. Das ist die Aufgabe der Internen Revision.²¹ Die Interne Revision fungiert somit als unabhängige Instanz und unterstützt die Risikoanalyse der ersten Linie auf operativer Ebene und prüft die Effektivität der Risikomanagementsysteme der zweiten Linie.²²

Die Interne Revision unterliegt mit Ausnahme von Banken und Versicherern keinen gesetzlichen Regelungen²³, kann sich aber bei der Ausübung ihrer Aufgaben auf weltweit einheitliche Standards stützen.

Die Internationalen Grundlagen für die berufliche Praxis der Internen Revision (IPPF) werden vom Institut of Internal Auditors (IIA) herausgegeben. Eine Übersetzung ins Deutsche wird vom Deutschen Institut für Interne Revision e.V. (DIIR) – gemeinsam mit den österreichischen und schweizerischen Schwesterverbänden – herausgegeben.

Als gemeinnütziger Verein vertritt das DIIR den Berufsstand der Internen Revision in Deutschland und hat als Aufgabe die internationalen Standards für Deutschland zu adaptieren und verbreiten.²⁴

Im IPPF werden die Grundprinzipien, Definition, Ethikkodex und Standards verpflichtend vorgegeben und die Eigenschaften, Verfahren und Aktivitäten einer Internen Revision beschrieben.²⁵

Auf die Unabhängigkeit der Internen Revision vom Tagesgeschäft ist zwingend zu achten, obgleich er umfassende Einblicke in die Prozesse des Unternehmens für seine Prüfaufgabe benötigt.

Das Einsetzen einer Internen Revision hilft der Geschäftsführung dabei durch eine unabhängige und objektive Prüfung die Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern, Risiken zu erkennen und Chancen zu nutzen²⁶ und damit die gewünschten Qualitätsziele und Qualitätssicherung zu erreichen. Die Interne Revision schafft durch die Überwachung und Kontrolle interner Prozesse und Organisationsstrukturen im Hinblick auf deren Richtigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit einen Mehrwert für das Unternehmen.²⁷

Bei der Ausübung ihrer Tätigkeit orientiert sich die Interne Revision an den Qualitätsanforderungen ihrer Stakeholder oder auch „interessierten Parteien", wie sie in der Definition der IIA/DIIR bezeichnet werden. Das sind neben der Geschäftsführung auch weitere an einem Unternehmen beteiligte Personen, Firmen oder Organisationen wie z. B. Mitarbeiter, Lieferanten, Eigentümer, Aktionäre.²⁸

Dies führt zu folgender Definition der Internen Revision gemäß IAA/DIIR:²⁹

„Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie unterstützt die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem Sie mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse bewertet und diese verbessern hilft."

Damit legt die Definition des IIA/DIIR eindeutig fest in welchen Revisionsfeldern die Interne Revision tätig werden soll, welche Aufgaben und Ziele die Interne Revision verfolgt sowie nach welchen Handlungsgrundsätzen die Interne Revision arbeiten soll. Diese verbindlich festgelegten Kriterien werden nachfolgend kurz dargestellt.³⁰

Die Prüfungstätigkeit der Internen Revision wird bestimmt durch das Qualitätsmanagement, aus dem die Sicherungsziele hervorgehen. Mit den Sicherungszielen lassen sich die Prüfungsziele und Prüfungsaufträge entwickeln. Daraus entstehen in weiterer Folge die zu prüfenden Prozessbereiche. Dabei richten sich die Prüfungsziele nach den übergeordneten Zielen der Unternehmensleitung im Rahmen der Qualitätssicherung und der Qualitätspolitik.³¹

Zu den Revisionsfeldern der Internen Revision gehören klassischerweise

das Financial Audit,

das Operational Audit und

das Managerial Audit.

Zusätzlich haben sich in neuerer Zeit aufgrund der gestiegenen Anforderungen an Unternehmen im Zuge der Globalisierung neue Revisionsfelder eröffnet. Dazu gehören.³²

Compliance Audits,

Interne Beratung,

Risikomanagement und

die Aufklärung von dolosen Handlungen.

Die Felder sind in Abb. 1.5 zu einem Modell zusammengeführt dargestellt und werden nachfolgend kurz erläutert.

../images/484252_1_De_1_Chapter/484252_1_De_1_Fig5_HTML.png

Abb. 1.5

Felder der Internen Revision

Eines der klassischsten Revisionsfelder der Internen Revision ist das Financial Audit. Die Interne Revision prüft und bewertet das Finanz- und Rechnungswesen und das entsprechende interne Kontrollsystem des Unternehmens auf Angemessenheit, Richtigkeit, Verlässlichkeit und Ordnungsmäßigkeit. Dabei handelt es sich hauptsächlich um ex-post Betrachtungen.³³

Nach dem Financial Audit ist das Operational Audit das zweite klassische Revisionsfeld. Hier erfolgt die Prüfung und Bewertung von Unternehmensstrukturen und -prozessen auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit im Hinblick auf Unternehmensziele und Effizienz.³⁴ Operational Audits sind ex-ante Betrachtungen mit dem Ziel Unternehmensprozesse und Strukturen zu untersuchen, zu bewerten und zu verbessern. Dabei geht es um die Effektivität und Wirtschaftlichkeit sämtlicher Arbeitsabläufe und Verfahren in allen Unternehmensbereichen.³⁵

Das Managerial Audit dient dazu die Zweckmäßigkeit von Entscheidungen der Unternehmensführung zu prüfen. Dabei wird die Frage beantwortet, ob das Management geeignete Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrumente zielgerichtet einsetzt und ausführt.³⁶

Corporate Compliance ist die Pflicht der Unternehmensorgane und der Beschäftigten, sich an allgemeingültige Gesetze und Richtlinien, aber auch an unternehmensinterne Vorschriften und Regeln zu halten. Im Rahmen des Compliance Audit prüft die Interne Revision die Unternehmensprozesse hinsichtlich der Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften und Regeln.³⁷

Eine weitere Aufgabe der Internen Revision ist die Wahrnehmung einer Beratungsfunktion. Aufgrund der umfangreichen Prüftätigkeit hat die Interne Revision ein umfangreiches Wissen um Strukturen und Prozesse im Unternehmen aufgebaut. Ebenso sind im Rahmen der Prüfungen regelmäßig Feststellungen und Empfehlungen Teil des abschließenden Prüfberichts.³⁸

Im Rahmen des Risikomanagements überprüft die Interne Revision die ordnungsgemäße Umsetzung interner Leitlinien und die Vollständigkeit und Bewertung der identifizierten Unternehmensrisiken als zweite Verteidigungslinie. Die Eignung und Effektivität des Risikomanagementsystems werden als dritte Linie des beschriebenen Three-Lines-of-Defence-Modells überprüft.

Aufgrund der Zunahme von dolosen Handlungen innerhalb der globalisierten Wirtschaftswelt, müssen sich Unternehmen auch zunehmend mit diesem Thema auseinandersetzen. Dolose Handlungen umfassen alle Handlungen im Rahmen der Wirtschaftskriminalität, die zum Schaden des Unternehmens vorsätzlich durchgeführt werden.

Im Rahmen von neuen Gesetzen müssen Unternehmen verstärkt Maßnahmen zur Aufdeckung und Prävention dieser dolosen Handlungen umsetzen. Diese Aufgaben übernimmt häufig die Interne Revision.³⁹ Sie unterstützt in diesem Zusammenhang bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Prävention, Aufdeckung und Aufklärung.⁴⁰

Gemäß den Grundsätzen des DIIR umfasst die Interne Revision, wie in Abb. 1.6 dargestellt, die Prüfung und Überwachung, Beratung, Kontrolle, Sicherung, Optimierung und Beobachtung⁴¹.

../images/484252_1_De_1_Chapter/484252_1_De_1_Fig6_HTML.png

Abb. 1.6

Funktionen der Internen Revision

Als Instrument der Unternehmensleitung übernimmt die Interne Revision mit der Prüfung eine der wesentlichen Aufgaben der Unternehmensführung.⁴² Die Prüfung ist auch die klassischste Aufgabe der Internen Revision. Sie