SharePoint Kompendium - Bd. 6: JavaScript mit SharePoint

Von entwickler.press

Das Kompendium stellt SharePoint als zentrale Unternehmensplattform im Zusammenspiel mit korrespondierenden Lösungen vor - was läge da näher als die direkte Anbindung über Webtechnologien. DerSchwerpunkt dieser Ausgabe lotet daher das Thema JavaScript mit SharePoint aus. JavaScript entwickelt sich aktuell zur Zweitsprache für viele Entwickler und eröffnet neue Möglichkeiten zur Nutzung und Darstellung von Inhalten im Zusammenspiel mit SharePoint und Office 365. Es werden Ideen vorgestellt, wie JavaScript mit SharePoint oder SharePoint-Inhalten z. B. für Intranets, Webseiten, mobile Lösungen, Windows 8 und Office-Apps eingesetzt werden kann. Es werden u. a. die Fragen diskutiert, wann sich der Einsatz von JavaScript lohnt, wie groß der Aufwand ist und wie JavaScript zur engen Verzahnung von SharePoint und Office 365 passt. Hier bieten sich zahlreiche Möglichkeiten für Entwickler und Fachleute sowie auch ganz neue Geschäftsmodelle und -prozesse.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: entwickler.press
• Erscheinungsdatum: 2. Juli 2014
• ISBN: 9783868026399

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Nutzen und Aufbau eines SharePoint Competence Centers

Wie ein Porsche ohne Motor

Dr. Judith Schütz und Peter Sturm

Gehören Sie zu der Gruppe der zufriedenen SharePoint-Anwender, die SharePoint in ihren Arbeitsalltag integriert haben und alle Möglichkeiten sinnvoll ausschöpfen? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, der sich intensiv um die Verbreitung und Nutzung von SharePoint kümmert. Unsere Erfahrung zeigt, dass Verbreitung und Intensität der Nutzung positiv mit einer Steigerung der Produktivität korrelieren.

Mit anderen Worten: Produktivitätsgewinne aufgrund veränderter Kommunikations- und Arbeitsweisen stellen sich nicht unmittelbar ein. Es braucht eine kritische Masse, bis die neuen Kollaborationstools Wirkung zeigen. Auf diesen Punkt hinzuarbeiten, die Verbreitung und Nutzung von SharePoint im Unternehmen zu fördern und zu verankern, das ist unter anderem die Aufgabe des SharePoint Competence Centers (SPCC).

Der Nutzen eines SharePoint Competence Centers

SharePoint ist eine anspruchsvolle Technologie, diese Tatsache wird oft unterschätzt. Der nachhaltige Erfolg von SharePoint setzt deshalb eine sorgfältige Planung und Realisierung voraus, und zwar nicht nur, was Architektur, Betrieb und Unterhalt angeht, sondern auch im Hinblick auf die User Adoption, das heißt die Anpassung und Weiterentwicklung der organisatorischen Abläufe, Arbeitspraktiken und Kommunikationsweisen sowie der damit einhergehenden Kulturveränderung im Unternehmen [1].

Ein SharePoint Competence Center ist die Voraussetzung dafür, die für eine erfolgreiche SharePoint-Nutzung notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen zu bündeln und gezielt einzusetzen. Das macht es wesentlich einfacher, SharePoint-Lösungen ganzheitlich zu planen und zu realisieren – entsprechend steigt auch die Erfolgswahrscheinlichkeit und Nachhaltigkeit der SharePoint-Projekte. Bevor die Zustimmung zur Schaffung eines SharePoint Competence Centers erreicht wird, muss das Management von Business und IT allerdings häufig erst noch davon überzeugt werden, dass ein solch umfassender Beratungs- und Unterstützungsaufwand überhaupt existiert und erfolgsentscheidend ist.

Die Aufgaben eines SharePoint Competence Centers

Ein SharePoint Competence Center (SPCC) ist umfassend für SharePoint verantwortlich, angefangen bei der Architektur und Governance der SharePoint-Plattform, über die Entwicklung und den Roll-out von SharePoint-Lösungen, den laufenden Betrieb und Unterhalt der Plattform bis hin zu Beratung, Coaching und Support von Führungskräften und Mitarbeitenden. Die vielfältigen Aufgaben eines SPCC lassen sich in folgende vier Kategorien unterteilen:

Beratung und Unterstützung des Business: Die Bereitstellung von Kollaborationstools alleine garantiert noch keinen nachhaltigen Produktivitätsgewinn. Erst die Anpassung der organisatorischen Abläufe, Arbeitspraktiken und Kommunikationsweisen führt in Kombination mit den richtigen Kollaborationstools zu schnelleren Geschäftsprozessen und einem verbesserten Kommunikationsfluss sowie Informationsaustausch. Die Beratung des Business beim richtigen Einsatz der Kollaborationstools ist also ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur wer die Probleme der Anwender in der Bewältigung der täglichen Arbeit genau versteht, kann auch einen Beitrag dazu leisten, diese zu lösen. Eine zentrale Aufgabe des SPCC ist es daher, zusammen mit dem Business neue SharePoint-gestützte Arbeits- und Kommunikationsweisen zu entwickeln und diese Best Practices unternehmensweit bekanntzumachen und zu etablieren.

Planung und Abwicklung von SharePoint-Projekten: Ob SharePoint als Produktivitätstool vom Business akzeptiert und genutzt wird, hängt zu einem wesentlichen Teil davon ab, wie SharePoint als Technologie ins Unternehmen eingeführt und weiterentwickelt wird. Eine umfassende Vorgehensweise, die von Anfang an nicht nur für die technische Bereitstellung einer stabilen und performanten SharePoint-Plattform sorgt, sondern ebenso für den Entwurf von innovativen Use Cases und einen anwenderzentrierten, organisatorischen Veränderungsprozess, ist dabei ein zentraler Erfolgsfaktor [2]. Daher obliegt dem SPCC auch die Verantwortung für die ganzheitliche Planung und Abwicklung der SharePoint-Projekte.

Betrieb, Unterhalt und Weiterentwicklung der SharePoint-Plattform: Eine SharePoint-Plattform muss laufend administriert und gewartet werden. Berechtigungen müssen angepasst, neue Apps und Sites bereitgestellt, die Suche optimiert, Supportanfragen beantwortet und kleinere Probleme analysiert und gelöst werden. Selbst wenn all diese Prozesse weitestgehend standardisiert und automatisiert sind, braucht es qualifiziertes Know-how und Erfahrung, um den reibungslosen Betrieb und die Weiterentwicklung einer SharePoint-Plattform zu gewährleisten. Neben dem Projektgeschäft ist das SPCC deshalb auch für den alltäglichen Betrieb und Unterhalt sowie die Weiterentwicklung der SharePoint-Plattform verantwortlich.

Aufbau und Überwachung der SharePoint Governance: Auf einer SharePoint-Plattform werden in der Regel eine Reihe ganz unterschiedlicher SharePoint-Lösungen realisiert, z. B. Intranet, Team- und Projektsites, Communitysites oder geschäftsprozessspezifische Lösungen. Damit es zwischen diesen unterschiedlichen Lösungen nicht zu Konflikten hinsichtlich Architektur, Konfiguration, Performance, Security und Compliance oder SLAs kommt, ist die Einhaltung von Richtlinien und Prozessen sowohl beim Aufbau der SharePoint-Plattform als auch bei der Entwicklung von SharePoint-Lösungen elementar. Es ist die Aufgabe des SPCC, für den Aufbau und die Überwachung einer entsprechenden SharePoint Governance zu sorgen [3].

Die Organisation eines SharePoint Competence Centers

Aufbau, Aufgaben und Verantwortung eines SPCC müssen so gestaltet sein, dass es sich reibungslos in die gesamte IT-Organisation des Unternehmens einfügt. Deshalb kann die konkrete Ausgestaltung eines SPCC von Fall zu Fall sehr unterschiedlich aussehen. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich für ein SPCC ein Modell bewährt, das den in Abbildung 1 dargestellten Prinzipien entspricht.

Abb. 1: Grundprinzipien des SPCC

Leitung SPCC: Die Leitung des SPCC verantwortet die fachliche Oberaufsicht über sämtliche SharePoint-Aktivitäten im Unternehmen. Zusammen mit dem Business und den zuständigen Stellen für die Erarbeitung der übergeordneten IT-Strategie des Unternehmens entwickelt die SPCC-Leitung die Vision und die Strategie (Roadmap) für den businessorientierten Einsatz von SharePoint. Sie sorgt für den Aufbau und die Durchsetzung der SharePoint Governance und ist die treibende Kraft für den kontinuierlichen Ausbau und die Weiterentwicklung nicht nur der SharePoint-Plattform, sondern auch der entsprechenden organisatorischen Prozesse und der Unternehmenskultur.

Beratung und Projekte: Die Einheit „Beratung und Projekte" des SPCC unterstützt die SharePoint-Anwender (Mitarbeitende, Führungskräfte und Topmanagement) beim optimalen Einsatz von SharePoint im jeweiligen Arbeitsalltag. Sie sorgt für die praktische Umsetzung der SharePoint-Strategie und entwirft zusammen mit den Führungskräften und Mitarbeitern des Business innovative, nutzenorientierte SharePoint-Lösungen, für die sie in der Umsetzung dann auch die Projektleitung übernimmt. Sie unterstützt das Business weiter bei der notwendigen Anpassung der Arbeits- und Kommunikationsweisen und steht den SharePoint-Anwendern mit einem On-the-Job-Coaching direkt am Arbeitsplatz mit Rat und Tat bei der Bewältigung von Umsetzungsproblemen zur Seite.

Betrieb und Support: Die Einheit „Betrieb und Support" des SPCC ist verantwortlich für den Auf- und Ausbau sowie den Betrieb der SharePoint-Plattform. Dazu gehört insbesondere die verbindliche Umsetzung der SharePoint Governance. Sie ist zudem zuständig für den technischen Support der SharePoint-Anwender, d. h. sie betreibt den SharePoint-Helpdesk. In dieser Funktion ist eine enge Abstimmung zwischen Support und Beratung sinnvoll, denn regelmäßig wiederkehrende Supportanfragen deuten häufig auf einen Beratungs- und Unterstützungsbedarf im Arbeitsalltag hin.

Entwicklung: Die Entwicklungseinheit des SPCC realisiert die SharePoint-Lösungen, die die Beratung zusammen mit dem Business entworfen hat und bringt unter der Projektleitung der Einheit „Beratung und Projekte die Lösungen zusammen mit dem Betrieb bis zum produktiven Deployment. Die Einheit „Entwicklung ist auch zuständig für den laufenden Unterhalt und die Releaseführung der bestehenden SharePoint-Lösungen.

Um seine Aufgaben erfolgreich erfüllen zu können, muss ein SPCC sowohl im Business als auch in der IT gut verankert sein. Somit stellt sich die Frage, ob ein SPCC sinnvollerweise in der IT oder im Business aufgehängt sein soll. In der Praxis hat sich fast durchweg die Eingliederung des SPCC in die IT durchgesetzt und das nicht zu unrecht: SharePoint ist eine anspruchsvolle Technologie, die viel spezialisiertes IT-Wissen verlangt. Die Fachkräfte von Betrieb, Support und Entwicklung fühlen sich in einem IT-Umfeld vermutlich eher zu Hause und können sich so auch leichter mit anderen IT-Kollegen vernetzen. Die SharePoint-Berater ihrerseits müssen, um ihre Aufgabe gut erfüllen zu können, sowieso Grenzgänger zwischen Business und IT sein. Sie müssen sich in beiden Welten zu Hause fühlen, um den Brückenschlag zwischen Strategie, IT und Organisation zu schaffen. Die Eingliederung des SPCC in die IT ist somit für alle eine gute, arbeitsfähige Lösung.

Eine weitere Frage ist, ob das SPCC als eine eigene Organisationseinheit mit den entsprechenden Arbeitsplätzen geschaffen wird, oder ob es lediglich in virtueller Form besteht. Ein virtuelles SPCC stellt ein Netzwerk dar, das sich über die Primärorganisation der IT spannt und die Fachkräfte für Beratung und Projekte, Betrieb und Support und Entwicklung untereinander vernetzt und ihre Arbeit inhaltlich und zeitlich koordiniert, ohne dass sie ein und derselben Organisationseinheit angehören müssen. Der Vorteil der virtuellen Organisation liegt im bedarfsgerechten, flexiblen Rückgriff auf einen Pool qualifizierter Fachkräfte, was eine insgesamt sehr schlanke Ressourcenausstattung ermöglicht. Der Nachteil liegt in der erschwerten fachlichen Führung und Koordination des SPCC. Welche Organisationsform die richtige ist, wird jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden müssen. Für Unternehmen, die wenig Erfahrung mit der Führung und Zusammenarbeit in Netzwerken haben, stellt ein virtuelles SPCC mit Sicherheit die anspruchsvollere Variante dar.

Empfehlungen für den Aufbau eines SharePoint Competence Centers

Unabhängig von der organisatorischen Form des SPCC sind hier einige Empfehlungen für seinen Aufbau:

Von Anfang an: Bauen Sie das SPCC gleich im Rahmen des ersten SharePoint-Projekts auf. So kann es mitwachsen und von Anfang an von den Erfahrungen und der Lernkurve bei der SharePoint-Einführung profitieren. Außerdem etabliert sich das SPCC gegenüber dem Business auch unmittelbar als verantwortliche Anlaufstelle für alle Fragen rund um SharePoint und hat eine gute Ausgangslage für die spätere Beratung und den Support des Business.

Einbettung in bestehende IT-Prozesse: Das SPCC nimmt eine zentrale Aufgabe im laufenden Betrieb und der Weiterentwicklung von SharePoint ein. Damit es diese Rolle erfolgreich ausfüllen kann, müssen entsprechende Ziele, Aufgaben und Prozesse definiert und in die Organisation der IT eingebettet werden. Ein geeignetes Instrument dazu ist z. B. eine IT-Serviceorganisation nach ITIL.

Commitment des Managements: Ein gut funktionierendes SPCC arbeitet über die Grenzen der IT hinaus eng mit dem Business zusammen. Die Arbeit an abteilungsübergreifenden Schnittstellen ist anspruchsvoll und nicht immer konfliktfrei. Es erleichtert dem SPCC seine Aufgabe, wenn das Management von IT und Business ein verbindliches Commitment zu der zentralen Bedeutung und Verantwortung des SPCC abgibt. Mit dazu gehört eine klare Aussage,