Fachwirt für Büro- und Projektorganisation: Arbeits- und Übungsbuch

Von Christina Harder

Das Arbeits- und Übungsbuch bietet angehenden Fachwirten die Möglichkeit, ihr bereits erlerntes Wissen zu prüfen und sich intensiver auf die Prüfung vorzubereiten. In über 500 Fragen und Aufgaben können die Prüfungsthemen vertieft werden.
Achtung: Es handelt sich nicht um eine simulierte fachbezogene Prüfungssituation!

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Books on Demand
• Erscheinungsdatum: 21. Apr. 2020
• ISBN: 9783751925266

Christina Harder

Christina Harder hat im Mai 2019 ihre Weiterbildung zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation erfolgreich abgeschlossen. Da wenig Informationen zu der Fachwirt-Richtung zu finden sind, hat sie die Internetseite www.fbup.de ins Leben gerufen.

Buchvorschau

Abkürzungsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Unternehmen

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Datenschutz und Datensicherheit

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Einkauf und Beschaffung

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Kundenbeziehungen

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Marketing

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Personalmanagement

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Konfliktmanagement

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Projektmanagement

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Wissensmanagement

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Zeit- und Selbstmanagement

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Veranstaltungsmanagement

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Rechtsaspekte

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Rechnungswesen

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Ausbildung der Ausbilder

Aufgaben

Lösungsvorschläge

Unternehmen

Aufgaben

1. Wie können die Begriffe strategische, taktische und operative Planung voneinander abgegrenzt werden?

2. Welche Organisationsformen kennen Sie?

3. Welche Führungsebenen gibt es in Unternehmen?

4. Welche zwei Entscheidungsprinzipien existieren in Leitungsorganen?

5. In welche Kategorien können Unternehmensziele eingeteilt werden?

6. Grenzen Sie die Aufbauorganisation von der Ablauforganisation ab.

7. Grenzen Sie Organisation, Disposition und Improvisation voneinander ab.

8. Beschreiben Sie ein Organigramm und fertigen Sie eine Skizze an.

9. Welche Arten der Aufbauorganisation kennen Sie?

10. Erklären Sie den Begriff Funktionalorganisation und nennen Sie Vor- und Nachteile dieser Organisationsform.

11. Wie unterscheidet sich die Ein-Linien- von der Mehr-Linien-Organisation?

12. Welche Vor- und Nachteile hat die Linienorganisation?

13. Wodurch unterscheidet sich die Tensor- von der Matrixorganisation?

14. Was versteht man unter der Balanced Scorecard?

15. Welche Perspektiven werden durch eine Balanced Scorecard betrachtet?

16. Welche Bereiche eines Unternehmens spricht das BPM an und welche Ressourcen verwaltet es?

17. Was kann die sinnvolle Nutzung von BPM-Programmen behindern?

18. Was versteht man unter dem Begriff Benchmarking?

19. Stellen Sie den Managementkreislauf (4-Felder-Matrix) grafisch dar.

20. Wozu dient die ABC-Analyse und welche Vor- bzw. welche Nachteile hat sie?

21. Welche vier Bereiche des Unternehmens spricht der Mehrwert-Radar an?

22. Erklären Sie die SWOT-Analyse.

23. Die Begriffe Change-Management und Knowledge-Management sind eng miteinander verbunden. Aber, was macht sie aus und worin unterscheiden sie sich?

24. Nennen Sie die emotionalen Reaktionen im Change-Prozess.

25. Welche verschiedenen Informationswege können in einem Unternehmen existieren?

26. Nennen Sie Möglichkeiten des schriftlichen Informationsweges im Unternehmen?

27. Welche Informationen sind notwendig, um für ein Unternehmen eine Strategie entwickeln zu können?

28. Welche Stellung haben Stabsstellen im Organisationsgefüge einer Unternehmung? Welche Konflikte können sich bei der Arbeit der Stäbe ergeben?

29. Welche Möglichkeiten gibt es, eine neue Organisationsstruktur möglichst konfliktfrei und erfolgreich zu implementieren?

30. Aus welchen Bestandteilen setzt sich die Corporate Identity zusammen?

31. Welche Funktionen hat ein Leitbild und wie kann es sich auf die Umgebung auswirken?

32. Wie kann man eine Unternehmenskultur ausdrücken?

33. Welche Methoden bzw. Philosophien zur Prozessoptimierung kennen Sie?

34. Nennen Sie das zentrale Ziel des CPM (= Core Process Management).

35. Erläutern Sie kurz, wie die PDCA-Methode zu einer Steigerung der Dienstleistungsqualität beiträgt.

36. Welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede haben folgende Philosophien und Werkzeuge: KVP – CPM/CPI – PDCA – LEAN – 5S?

37. Wie können Prozesse grafisch dargestellt werden?

38. Wie stellt man sicher, dass neue Prozesse erfolgreich eingeführt werden?

39. Was versteht man unter dem Begriff Spagetti-Diagramm?

40. Das Six Sigma Modell ist eine Methode aus dem Qualitätsmanagement. Welche Aufgabe hat es und in welche Phasen wird es unterteilt?

41. Wozu dient die Nutzwertanalyse und wie ist der grobe Ablauf?

42. Ihr Unternehmen benötigt einen neuen Firmenwagen. Die Geschäftsleitung möchte gerne einen Kastenwagen. Sie wurden beauftragt, entsprechende Angebote einzuholen. Drei Anbieter kommen in die engere Auswahl. Diese haben Sie bereits in einer Liste erfasst:

Für die Geschäftsleitung spielen besonders der Preis sowie der Spritverbrauch eine große Rolle, gefolgt von der Garantieleistung, den Finanzierungsmöglichkeiten und den Fachwerkstätten. Um eine optimale Entscheidung treffen zu können, bittet Sie die Geschäftsleitung, bis morgen eine entsprechende Nutzwertanalyse vorzulegen.

43. Das Ishikawa-Diagramm ist unter mehreren Namen bekannt. Welche sind Ihnen geläufig und welche Kategorien beleuchtet dieses Diagramm?

44. Beschreiben Sie die wichtigsten Elemente von Lean-Management, Kaizen und Business Process Reengineering?

45. Was verbirgt sich hinter den Begriffen TQM und Kanban-Konzept?

46. Was ist der Grundgedanke und das Vorgehen bei der Szenariotechnik?

47. Was bezweckt das Handelsregister?

48. Wer ist Kaufmann gemäß HGB?

49. Nennen Sie gängige Rechtsformen.

50. Nennen Sie drei Varianten von Kapitalgesellschaften und erklären Sie, was diese genau auszeichnet.

51. Was sind die Kennzeichen einer stillen Gesellschaft?

52. Wie haftet eine Kommanditgesellschaft (KG)?

53. Wie heißen die Organe einer Aktiengesellschaft?

54. Wie haftet eine GmbH?

55. Wie haften die Gesellschafter einer OHG?

56. Welche Arten der Handlungsvollmacht gibt es?

57. Welche Arten der Prokura gibt es?

58. Wie wird Prokura vergeben?

59. Wodurch kommt eine Prokura zum Erlischen?

60. Erklären Sie den Unterschied zwischen Einzel- und Gesamtprokura.

61. Was darf ein Prokurist nicht?

62. Erläutern Sie den Begriff Qualitätsmanagement.

63. Stellen Sie die Begriffe Effektivität und Effizienz gegenüber.

Lösungsvorschläge

1. Die Planung kann unterteilt werden in:

Strategische Planung ist die langfristige und grundsätzliche Planung. Sie ist auf fünf oder mehr Jahre ausgelegt. So könnte ein strategisches Ziel sein, in fünf Jahren die Marktführerschaft zu erreichen.

Taktische Planung ist mittelfristige Planung. Sie ist konkreter als die strategische Planung. Sie setzt die grundsätzlichen Leitlinien der strategischen Planung um. Wenn das strategische Ziel Marktführerschaft heißt, dann wäre hier zu überlegen, mit welchen Produktentwicklungen oder Serviceverbesserungen die Aufgabe angegangen werden soll.

Operative Planung ist kurzfristige Planung. Sie bezieht sich auf die nächsten Wochen und Monate. Im Rahmen der operativen Planung geht es darum, kurzfristig den Arbeitsanfall zu planen und zu verteilen. Hier werden Dienstpläne erstellt und, wenn nötig, kurzfristig Aushilfen eingestellt. Hier wird meist mit konkreten Zahlen gearbeitet.

2. U.a. gibt es folgende Organisationsformen:

Primärorganisation: dauerhafte Struktur eines Unternehmens

Sekundärorganisation: Sie wird zeitweise von anderen Formen abgelöst oder ergänzt.

Statische Organisation: besteht aus einer hierarchischen Organisationsstruktur, der Aufbauorganisation, sowie Standorte, Betriebsstätten

Dynamische Organisation: darunter fallen Ablauforganisation, Prozessorganisation

Formelle Organisation: Sie enthält Regelungen zur Primär- bzw. Sekundärorganisation. Die Regelungen sind schriftlich fixiert z.B. in Organigrammen oder Ablaufdiagrammen. Es existieren formale Kommunikationswege. Arbeitsanweisungen erfordern bestimmtes Vorgehen inklusive z.B. Formular.

Informelle Organisation: Sie ist nicht bewusst geplant. Persönliche Beziehungen, Ziele und Verhaltensweisen stehen im Vordergrund.

Positiv: kurze, direkte Kommunikationswege z.B. Telefon, E-Mail

Negativ: Gerüchte, Mobbing.

Problem: Falls keine nachträgliche Dokumentation erfolgt, ist die ursächliche Information verloren.

Prozessorganisation: In der Prozessablauforganisation werden wiederkehrende und bedeutende Geschäftsprozesse festgelegt. Dies umfasst meistens die Kernprozesse des Unternehmens. Die Prozessablauforganisation ist ohne eine Aufbauorganisation nicht vorstellbar. Meist geht man zunächst von dem Aufbau des Unternehmens aus und ordnet diesem Aufbau die Geschäftsprozesse zu.

Projektorganisation: Sie ist eine Form der Sekundärorganisation und überlagert und ergänzt zeitlich befristet die Primärorganisation. Projekte sind eine Organisationsform, mit der sich Aufgaben lösen lassen, bei denen die Leistungsfähigkeit der dauerhaften Primärorganisation versagt oder an ihre Grenzen stößt. Besondere Herausforderung: müssen in die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation eingepasst werden in Form von

Einfluss-Projektorganisation

Reine Projektorganisation

Matrix-Projektorganisation

Tensor-Projektorganisation

3. Führungsebenen in Unternehmen

4. Direktorial Prinzip: eine Person besitzt die alleinige Entscheidungsbefugnis Kollegialprinzip: eine Personengruppe trifft die Entscheidungen. Andere Bezeichnungen sind Primat-, Abstimmungs- oder Kassationskollegialität.

5. Es kann zwischen operativen, taktischen und strategischen Zielen unterschieden werden.

Die operativen Ziele sind meist kurzfristig angelegt bzw. geplant und beziehen sich größtenteils auf das Tagesgeschäft und die betrieblichen Erfordernisse mit einer Planung bis zu einem Jahr.

Die taktischen Ziele beschäftigen sich mit der Planung der Unternehmensziele in einem Zeitraum von drei bis fünf Jahren.

Die strategischen Ziele sind auf einen Zeitraum von über fünf Jahren ausgerichtet. Hierunter fällt z.B. der Aufbau neuer Abteilungen und Strukturen.

6. Aufbauorganisation: schafft Strukturen, d.h. Abteilungen und Stellen. Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit, Abteilungen sind die Zusammenfassungen von Stellen Ablauforganisation: regelt die Arbeitsabläufe und zwar in räumlicher, sachlicher, zeitlicher und personeller Hinsicht.

Ziel ist es, möglichst störungsfreie Vorgänge zu implementieren und zu standardisieren. Die Begriffe sind wechselseitig voneinander abhängig.

7. Organisation: generelle Regelungen

Disposition: fallweise Regelungen

Improvisation: gar keine Regelungen

Eine gute Organisation braucht ein gewisses Maß an Improvisation, um flexibel zu bleiben und ein ausreichendes Maß an Organisation, um vorhersehbare, stabile Entscheidungen zu ermöglichen.

8. Ein Organigramm ist eine Dokumentation der Aufbauorganisation. Es zeigt die Hierarchien und Stellen des Unternehmens sowie deren Verbindungen.

9. Arten der Aufbauorganisation:

Linienorganisation

Mehr-Linien-Organisation

Funktionale Organisation

Stablinienorganisation

Matrixorganisation

Tensor-Organisation

10. Unterhalb der Geschäftsleitung werden Abteilungen nach Funktion wie z.B. Produktion, Vertrieb, Verwaltung usw. eingerichtet.

Vorteile: gute Kapazitätsauslastung, Erfahrungskurven-Effekt, geringerer Verwaltungsaufwand als Spartenorganisation

Nachteile: marktfern, geringer Produktbezug, wenig Kundenbezug, im Vordergrund steht die Funktion

11. Unterscheidung:

Ein-Linien-Organisation: klare Hierarchien, klare Instanzenwege, Unterinstanzen haben eine Oberinstanz

Mehr-Linien-Organisation: Die Unterinstanzen haben mehrere Oberinstanzen. Das kann zu Verunsicherungen der Unterinstanzen führen. Gleichzeitig hat die Oberinstanz schlechte Kontrollmöglichkeiten. In der Folge kann es zu Kompetenzgerangel und dem Ausspielen der Führungskräfte gegeneinander kommen.

12. Vor- und Nachteile der Linienorganisation:

13. Erweiterung der Matrix um eine dritte Dimension. Zu den Funktionen und Produkten kommen noch Regionen oder Märkte. Weisungen können aus drei verschiedenen Instanzen kommen.

14. Die Balanced Scorecard (BSC) ist ein Konzept zur Umsetzung der Unternehmensstrategie. Eine BSC beginnt bei der Vision und Strategie des Unternehmens. Sie spiegelt die wichtigsten Aspekte eines Unternehmens wider und unterstützt die strategische Planung und Implementierung von Prozessen. Die Aktivitäten eines Unternehmens können aus vier verschiedenen Perspektiven betrachtet und bewertet werden.

15.