Home Office und Kleinbetrieb - So arbeiten Sie effektiv

Von Dr. Holger H. Stutzke und Ute Samenfink

Arbeiten im Home Office oder Kleinbetrieb erfordert die geeignete technische Ausstattung und eine effektive Organisation: Nur so können Sie Ihre Aufgaben wirtschaftlich und profitabel erledigen.

Durch das Internet, mobile Zugänge und die überall mögliche Nutzung von Mobiltelefonen ist heute das Arbeiten im Home Office problemlos möglich. Ähnlich sieht es bei den Kleinbetrieben aus, da diese vergleichbare technische und organisatorische Anforderungen haben.

Um das effektive Arbeiten in einem Home Office oder einem Kleinbetrieb gewährleisten zu können, ist eine umfangreiche technische Ausstattung notwendig, die Sie im Zweifelsfall erst einmal "richtig" einrichten müssen. Und Sie müssen auch die Organisation berücksichtigen: Erreichbarkeit, eMail-Verkehr, Termine und Kosten müssen geplant und eingerichtet werden.

Die Kunden erwarten, dass Sie jederzeit und überall erreichbar sind und schnell auf Anfragen reagieren können. Und dass die Aufträge darüber hinaus kostengünstig und termingerecht abgewickelt werden. Die Arbeit im Home Office bzw. Kleinbetrieb muss also vorausschauend geplant und umgesetzt werden.

Dieses Buch richtet sich an alle Leser/innen, die im Home Office oder Kleinbetrieb arbeiten oder arbeiten werden und die Ausstattung und Organisation vorbereiten und kostengünstig umsetzen wollen.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen,
• welche Voraussetzungen Sie bei der Arbeit im Home Office oder Kleinbetrieb beachten müssen,
• welche technische Infrastruktur notwendig ist, und wie Sie diese effektiv und kostengünstig einrichten können.
• wie Sie PC, Laptop, Telefone inkl. Smartphone und das Internet einbinden und für Ihre Arbeit nutzen können.
• wie Sie sowohl die Sicherheit des Betriebes als auch die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.
• wie Sie Ihre Erreichbarkeit sicherstellen und so auch von unterwegs problemlos arbeiten können.
• wie Sie vernetzte Dienstleistungen zu Ihrem Vorteil nutzen.
• wie Sie Ihre Kosten planen und im Blick behalten.

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: epubli
• Erscheinungsdatum: 14. Sept. 2012
• ISBN: 9783844232721

Buchvorschau

1         Einleitung

Arbeiten im Home Office wurde in den letzten Jahren immer populärer: Die Ausdehnung von Teilzeitarbeit und die immer stärkere Berücksichtigung der Work-Life-Balance machen’s möglich.

Die verfügbaren Kommunikations- und Vernetzungsmöglichkeiten bilden dabei die Basis, denn durch das Internet, mobile Zugänge und die überall mögliche Nutzung von Mobiltelefonen ist das Arbeiten aus der Ferne bzw. von jedem Ort der Erde aus heute problemlos möglich.

Was liegt also näher, als das Home Office auch zu nutzen – für die Firma oder auch als Selbstständige(r). Und ähnlich sieht es bei den Kleinbetrieben aus, da diese vergleichbare Anforderungen haben. Die Kunden erwarten, dass Sie überall erreichbar sind und schnell auf Anfragen reagieren können. Und dass die Aufträge darüber hinaus kostengünstig und termingerecht abgewickelt werden sollen, versteht sich von selbst. Die Arbeit im Home Office bzw. Kleinbetrieb muss also vorausschauend geplant und umgesetzt werden.

Um das effektive Arbeiten in einem Home Office oder einem Kleinbetrieb gewährleisten zu können, ist allerdings auch eine umfangreiche technische Ausstattung notwendig, die Sie im Zweifelsfall erst einmal „richtig" einrichten müssen. Und Sie müssen auch die Organisation berücksichtigen: Erreichbarkeit, eMail-Verkehr, Termine und Kosten müssen geplant und eingerichtet werden.

Dieses Buch richtet sich an alle Leser/innen, die im Home Office oder Kleinbetrieb arbeiten oder arbeiten werden und nun die Ausstattung und Organisation vorbereiten und kostengünstig umsetzen wollen.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen,

·          welche Voraussetzungen Sie bei der Arbeit im Home Office oder Kleinbetrieb beachten müssen,

·          welche technische Infrastruktur notwendig ist, und wie Sie diese effektiv und kostengünstig einrichten können.

·          wie Sie PC, Laptop, Telefone inkl. Smartphone und das Internet einbinden und für Ihre Arbeit nutzen können.

·          wie Sie sowohl die Sicherheit des Betriebes als auch die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.

·          wie Sie Ihre Erreichbarkeit sicherstellen und so auch von unterwegs problemlos arbeiten können.

·          wie Sie vernetzte Dienstleistungen zu Ihrem Vorteil nutzen.

·          wie Sie Ihre Kosten planen und im Blick behalten.

Sie werden sehen: Ein Heimbüro oder ein funktionierendes Büro im Kleinbetrieb ist mit ein wenig Aufwand schnell eingerichtet.

In diesem Buch erfahren Sie, wie Sie die Vorbereitung meistern und effektiv Ihre täglichen Aufgaben im Home Office erledigen.

2         Die Arbeit in Home Office und Kleinbetrieb stellt spezielle Anforderungen

Das Büro in den eigenen vier Wänden ist durchaus beliebt: Sie müssen nicht zur Arbeit fahren, können Ihren Tagesablauf etwas freier gestalten und haben im Zweifelsfall mehr Ruhe als im Firmenbüro.

Als Selbstständige(r) können Sie sich Ihre Arbeit sowieso frei einteilen, und auch im Kleinbetrieb legen Sie als Chef(in) fest, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie die Organisation funktioniert.

Allerdings stellt die Arbeit im Home Office und Kleinbetrieb spezielle Anforderungen, die Sie kennen müssen, um effektiv und kostengünstig Ihre Aufgaben erledigen zu können:

·          Sie haben im Regelfall eine andere Zeiteinteilung als am festen Arbeitsplatz in einem Unternehmen. Gerade die geregelte 8-Stunden-Arbeitszeit ist eher selten – um Aufträge termingetreu zu erledigen, kann es vorkommen, dass Sie abends oder am Wochenende arbeiten.

·          Sie müssen selbst für die Ausstattung, technische Infrastruktur, die Arbeitsmittel und oftmals auch für die Aufträge sorgen. Im Gegensatz dazu ist im Mittel- und Großbetrieb die komplette Ausstattung vorhanden, und durch die hierarchische Organisation werden die Kunden betreut und Aufgaben verteilt.

·          Im Home Office haben Sie normalerweise keine oder nur wenige Kollegen bzw. Kolleginnen, d. h. Sie arbeiten oftmals allein.

·          Der Informationsaustausch mit Partnern und Kunden findet vorwiegend über Telefon, PC und Fax statt. Im Kleinbetrieb sind Sie auch oft direkt vor Ort beim Kunden, also nicht ständig im Büro zu erreichen.

·          Viele Aufgaben liegen in einer Hand (und das ist oftmals Ihre), d. h., die Arbeit ist nur wenig verteilt.

·          Sie müssen selbst für die Organisation, das Terminmanagement und die Informationsbeschaffung bzw. -weitergabe sorgen.

Dies sind nur einige Beispiele für Unterschiede, die im Vergleich zum festen Büroarbeitsplatz innerhalb einer größeren Firma bei der Arbeit im Home Office oder im Kleinbetrieb auftreten. Es macht schon einen deutlichen Unterschied, ob Sie ein Home Office nutzen oder im Kleinbetrieb arbeiten. Dazu lesen Sie jetzt mehr.

2.1        Home Office oder selbstständig im Kleinbetrieb

Bei der Arbeit im Home Office kommt es auf ein paar wesentliche Faktoren an,

·          Sie müssen erreichbar sein.

·          Sie müssen Zugriff auf alle notwendigen Daten und Unterlagen haben.

·          Sie müssen schnell reagieren können.

·          Sie müssen selbst für die Sicherheit Ihrer Daten sorgen.

Im Kleinbetrieb müssen Sie diese Punkte ebenso beachten, es kommen aber noch einige wichtige Aspekte hinzu:

·          Sie müssen möglichst sofort auf Kundenanfragen reagieren, damit die Kunden nicht zu anderen Anbietern wechseln (Beispiel: Handwerker).

·          Sie müssen selbst Vorsorge schaffen für Urlaubs- und Krankheitszeiten und generell Ihre wirtschaftliche Existenz sichern.

·          Sie müssen durch Datensicherungsmaßnahmen, Zugriffskontrollen und auch Zugangskontrollen dafür sorgen, dass sowohl Ihre betrieblichen Daten als auch der Betrieb selbst und die Arbeitsbedingungen sicher sind.

Für die Gestaltung und Organisation der Arbeit in Home Office oder Kleinbetrieb ist grundsätzlich auch zunächst die Art der Tätigkeit entscheidend.

Abb. 1: In jedem Kleinbetrieb gibt es andere Anforderungen: Für eine wie im Bild zu sehen alte Schlosserei gelten sicher andere Kriterien als für ein Home Office, zumal es sich hier um ein Gewerbe handelt.

2.2        Die Art der Tätigkeiten ist entscheidend

Wenn Sie im Home Office oder im Kleinunternehmen arbeiten, ist die Art Ihrer Tätigkeit entscheidend für Ihre täglichen Aufgaben und auch Ihre Organisation. Sie können dabei zwischen

·          handwerklicher,

·          kaufmännischer und

·          künstlerischer

Tätigkeit unterscheiden. Je nachdem, ob Sie also auch selbst in Ihrem Betrieb „Hand anlegen müssen oder ob Sie „nur per Telefon und PC arbeiten, müssen Sie Ihre Organisation entsprechend einrichten. Dies reicht von der technischen Grundausstattung bis hin zur Herstellung der Erreichbarkeit.

Um einen Überblick zu bekommen, welche Ausstattung Sie benötigen und wie Sie Ihre Arbeit organisieren müssen, klären Sie zunächst die wichtigsten Kernfragen:

·          Wann und für wen müssen Sie erreichbar sein?

·          Haben Sie laufend Kundenverkehr?

·          Reicht Ihnen die Kommunikation per Telefon, eMail und sozialen Netzwerken aus?

·          Brauchen Sie „Ruhephasen", in denen Sie komplett ungestört arbeiten können, um beispielsweise Angebote zu erstellen oder Konzepte auszuarbeiten?

·          Können Sie Ihre Aufgaben klar umreißen und eingrenzen, oder wechseln diese immer wieder?

·          Haben Sie feste Arbeitspartner bzw. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Sie führen müssen?

·          Gibt es bestimmte Aufgabenverteilungen, die Sie einhalten müssen?

·          Stehen feste Termine an, die Sie einhalten müssen? Oder gibt es immer wieder wechselnde Terminsetzungen, die von außen an Sie heran getragen werden?

·          Haben Sie feste Zielsetzungen für Ihre Arbeit?

Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, können Sie daraus ableiten, wie Sie sich selbst und Ihre Tätigkeit organisieren müssen: eher nach strikten Regeln oder etwas entspannter.

Und vergessen Sie gerade im Home Office die sozialen Aspekte nicht! Das folgende Kapitel durchleuchtet hierzu verschiedene Gesichtspunkte.

2.3        Soziale Aspekte

Als Freiberufler, Selbstständige oder mit Genehmigung der Firma im Home Office zu arbeiten bringt viele Vorteile: Von den entfallenden Fahrtkosten und -zeiten bis hin zur höheren Produktivität durch weniger Ablenkung als im Firmenbüro.

Die damit verbundenen Gefahren dürfen Sie aber nicht unterschätzen: Der fehlende Arbeitsweg kann dazu führen, dass Sie Ihren PC schon um 07:00 Uhr statt um 08:00 Uhr einschalten und auch später als in den Firmenräumen ausschalten. Darüber hinaus sind Sie leicht durch „Haushaltsaufgaben" von Ihrer produktiven Tätigkeit abzulenken.

Mit folgenden Mitteln können Sie vorbeugen:

·          Es hilft Disziplin und die Einrichtung eines festen Tageablaufes mit Pausenzeiten und Deadlines. Auf diese Weise können Sie auch der Gefahr der Überlastung und dem Burnout vorbeugen. Wenn Sie diese einhalten, kann eigentlich nichts schiefgehen.

·          Allerdings dürfen Sie generell die soziale bzw. zwischenmenschliche Komponente nicht unterschätzen: Im Firmenbüro treffen Sie morgens auf Ihre Kolleginnen und Kollegen, nehmen am „Flurfunk" teil und nutzen Unterbrechungen für den Plausch zwischendurch. All dies entfällt im Heimbüro.

Tipp!

Sorgen Sie daher dafür, dass der Kontakt mit anderen Menschen nicht zu kurz kommt. Dies kann zum Beispiel die Teilnahme an einem sozialen Netzwerk Ihrer Berufsgruppe sein oder der regelmäßige Kontakt mit Freunden und „Gleichgesinnten" beim Sport oder anderswo. Planen Sie entsprechende Gelegenheiten fest ein.

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