Praxishandbuch Büro: Methoden, Checklisten, Soft Skills

Von Christoph Störkle

Mehr als 40% der gut 41 Mio. Erwerbstätigen in Deutschland sind heute im Büro tätig. Seien es nun Verwaltungsberufe, Bank-/, Versicherungs-/, Steuer- und Rechtsberufe, kaufmännische Berufe, technische Berufe oder das Management - ein Großteil der Aufgaben werden vom Schreibtisch aus erledigt. Dabei gibt es zumeist Überschneidungen zwischen den verschiedenen Büroberufen. Ob nun das richtige Schreiben von E-Mails, die Organisation von Besprechungen, das Vortragen einer Präsentation, die Nutzung von Kreativitätstechniken, die Anwendung des angemessenen Führungsstils und noch viel mehr - vieles ist im Büro universell anwendbar. Dieses Buch zeigt sowohl Berufseinsteigern als auch Berufserfahrenen, wie die meisten Alltagssituationen im Büro gemeistert werden können. Vermittelt werden dabei sowohl methodische als auch soziale Kompetenzen.


-- Das Qindie-Gütesiegel steht für qualitativ hochwertige Indie-Publikationen. --

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: neobooks
• Erscheinungsdatum: 20. Aug. 2014
• ISBN: 9783847608073

Buchvorschau

Praxishandbuch Büro - Methoden, Checklisten, Soft Skills

Vorwort

Mehr als 40% der gut 41 Mio. Erwerbstätigen in Deutschland sind heute im Büro tätig. Seien es nun Verwaltungsberufe, Bank-/, Versicherungs-/, Steuer- und Rechtsberufe, kaufmännische Berufe, technische Berufe oder das Management - ein Großteil der Aufgaben werden vom Schreibtisch aus erledigt. Dabei gibt es zumeist Überschneidungen zwischen den verschiedenen Büroberufen. Ob nun das richtige Schreiben von E-Mails, die Organisation von Besprechungen, das Vortragen einer Präsentation, die Nutzung von Kreativitätstechniken, die Anwendung des angemessenen Führungsstils und noch viel mehr - vieles ist im Büro universell anwendbar. Dieses Buch zeigt sowohl Berufseinsteigern als auch Berufserfahrenen, wie die meisten Alltagssituationen im Büro gemeistert werden können. Vermittelt werden dabei sowohl methodische als auch soziale Kompetenzen.

Bedanken möchte ich mich bei meiner Lektorin Doris Strahl und bei meiner Frau Michaela Störkle für ihre Unterstützung.

Literaturtipps

Praxishandbuch Assessment Center: Tipps, Aufgaben, Lösungen

ISBN-10: 384769586X

ISBN-13: 9783847695868

Assessment Center haben in den letzten Jahren eine immer größere Bedeutung für die Personalauswahl erfahren. Es handelt sich hierbei um umfangreiche Tests für Führungskräfte und solche, die es werden wollen. Die wenigsten Trainee- oder Führungspositionen werden noch ohne einen Durchlauf durch ein solches Verfahren besetzt.

Dieses Buch soll helfen, einen Überblick über die häufigsten möglichen Aufgaben zu bekommen. Der Fokus liegt auf den verschiedenen Aufgaben und deren Bewältigung, deshalb richtet sich dieses Buch vor allem an AC-Kandidaten, welche sich in kurzer Zeit möglichst effektiv auf einen Assessment Center vorbereiten wollen.

Keine Angst vor Aktien: Als Privatanleger intelligent in Wertpapiere investieren

ISBN-10: 3738011870

ISBN-13: 9783738011876

Aktien. Kaum eine andere Anlageform hat mit einem so schlechten Image zu kämpfen. Das zeigt auch die im internationalen Vergleich sehr niedrige Aktionärsquote in den deutschsprachigen Ländern: Nur jeder siebte Deutsche nennt Aktien sein eigen, in Österreich ist nicht einmal jeder zehnte Aktionär. In der Schweiz liegt die Quote noch am höchsten bei ca. 20%. Ganz anders sieht es dahingegen in anderen Industrienationen wie Japan aus, wo mehr als jeder vierte Aktien besitzt oder den USA mit einer Aktionärsquote von über 50%. Derweil können Aktien durchaus als das fairste aller Finanzprodukte angesehen werden. Man kauft sich einen Teil eines Unternehmens. Zwar ist mit Kursverlusten zu rechnen, aber bei soliden Unternehmen steigen die Aktien langfristig. Außerdem schützen Aktien als Wertanlage vor Inflation, die Transaktionsgebühren sind verhältnismäßig gering und oftmals werden auch Dividenden gezahlt. Mit sicheren Kapitalanlagen wie Tagesgeld, Festgeld und Lebens- oder Rentenversicherung wird in Niedrigzinsphasen, nach Einberechnung der Inflation, kaum noch Gewinn erwirtschaftet, wenn nicht sogar Verlust gemacht. Langfristig führt an einem gewissen Aktienanteil (bzw. Aktienfonds) am Gesamtvermögen, auch für risikoscheue Anleger, kein Weg vorbei, besonders als Baustein einer ergänzenden Altersvorsorge.

Dieses Buch möchte Anlegern die Furcht vor Aktien nehmen. Es soll nicht spekuliert, sondern mit möglichst geringem Risiko investieren werden. Nicht nur die Grundlagen der Börse werden vermittelt, sondern auch praktische Hilfsstellungen für die Themen „Depot, „die gezielte Auswahl von Aktien und aktiven/passiven Fonds, „Strategien und „Steuern gegeben. Des Weiteren werden auch andere Finanzprodukte wie Zinsanlagen (Sparbücher, Tagesgeldkonten, Anleihen, …) und Wertanlagen (Immobilien, Edelmetalle, Rohstoffe, …) erläutert.

www.immobilien-einblick.de

Jeder Mensch muss wohnen, ob nun der Bau / Kauf eines Eigenheims oder zur Miete. In jedem Fall gibt es immer wieder Fragen und Unklarheiten. Die Webseite www.immobilien-einblick.de hat sich das Ziel gesetzt, möglichst viele Fragen zum Thema Immobilien zu beantworten.

Inhaltsverzeichnis

1 Organisationsformen in Unternehmen

1.1 Funktionale Organisation

1.2 Gebietsorientierte Organisation

1.3 Kundenorientierte Organisation

1.4 Produktorientierte Organisation

1.5 Matrix Organisation

1.6 Arbeitsplatzorganisation (Ergonomie)

2 Business Kleidung

2.1 Anzug / Hosenanzug

2.2 Hemd

2.3 Sakko bzw. Jackett

2.4 Krawatte

2.5 Schuhe / Socken

2.6 Einladungen

2.7 Betriebsfeiern

3 Schreibtischtypen

3.1 Macher

3.2 Kreativer

3.3 Sorgfalts-Typ

3.4 Planer

4 Methoden aus dem Zeitmanagement

4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel

4.2 Der Fünf-Fragen-Plan für effiziente Dokumentenbearbeitung

4.3 Eisenhower-Prinzip

4.4 ALPEN-Methode

4.5 Kiesel-Prinzip

5 Kreativitätstechniken

5.1 Brainstorming

5.2 Brainwriting

5.3 Mind-Mapping

5.4 Ishikawa-Diagramm / Ursache-Wirkungs-Diagramm / Fischgrätenmodell

5.5 Morphologischer Kasten

5.6 Progressive Abstraktion

5.7 Nutzwertanalyse (auch Punktbewertungsverfahren oder Scoring-Modell)

5.8 Osborn-Checkliste

5.9 Synektik

6 E-Mails

6.1 E-Mail Checkliste

6.2 Abwesenheitsassistent

6.3 Alternativen zur E-Mail

7 Körpersprache

8 Besprechungen

8.1 Verhalten als Teilnehmer

8.2 Besprechungen vorbereiten und durchführen

8.3 Agenda bzw. Tagesordnung

8.4 Zeitliche Planung

8.5 Ort

8.6 Einladung

8.7 Bewirtung

8.8 Sonstiges

8.9 Protokoll

8.10 Ergebnisliste

8.11 Auftragsliste

8.12 Vorbereitung

8.13 Ablauf einer Besprechung

8.14 Konflikte / Störungen bei Besprechungen

8.15 Leitung der Diskussion übernehmen

8.16 Nachbereitung

9 Präsentationen / Reden / Vorträge

9.1 Grundlagen der Kommunikation

9.1.1 Gesprächsebenen / Vier-Ebenen-Modell / Vier-Seiten-Modell / Vier-Schnäbel-Modell / Quadratische Kommunikation / 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun

9.1.2 Fragen

9.1.3 Feedback

9.2 Vorbereitung einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.2.1 Die klassischen fünf Arbeitsschritte einer Rede

9.2.2 Emotional mitreißen

9.2.3 Rhetorisch überzeugen

9.2.4 Argumentation

9.2.5 Verständlichkeit

9.2.6 Aufmerksamkeit

9.2.7 Informationen

9.2.8 Visualisierung

9.2.9 Teilnehmer motivieren / aktivieren

9.3 Aufbau einer Präsentation / Rede / eines Vortrags

9.3.1 Einleitung, Hauptteil, Schluss (1-2-3-Formel)

9.3.2 Die Lehre von den vier Redeteilen

9.3.3 AIDA-Formel

9.3.4 Antike Redegliederung

9.3.5 Fünf-Punkte-Formel / Fünf-Finger- oder Fünf-Satz-Formel

9.3.6 Integrierte Problemlösungsformel

9.3.7 Pro-und-Kontra-Formel / Plus-Minus-Formel

9.3.8 Vier-B-Formel

9.3.9 Programmatische Struktur

9.3.10 Analytische Struktur

9.3.11 Proleptische Struktur

9.3.12 Statement-Struktur

9.4 Der Vortrag

9.4.1 Allgemeine Tipps

9.4.2 Thema

9.4.3 Auftreten

9.4.4 Vermeiden

9.5 Einwände / Widerstand / Störungen / Angriffe

9.6 Vorbereitung einer Präsentation

9.6.1 Einladung

9.6.2 Zeiteinteilung Präsentation

9.6.3 Präsentationsaufbau

9.7 Medien und Techniken

9.8 Interaktionsstrategie

9.9 Veranstaltungsort

10 Verhandlungen

10.1 Vorbereitung einer Verhandlung

10.2 Durchführung

10.3 Vier Haupthindernisse zur Entwicklung von Entscheidungsmöglichkeiten

11 Business Englisch

11.1 Die häufigsten englischen Begriffe im Büro

11.2 Anrede im Englischen

11.3 Typische Formulierungen in der schriftlichen Korrespondenz

11.4 Verabschiedung im Englischen

11.5 Small Talk

12 Fremde Arbeitskulturen

12.1 Auslandsaufenthalte

12.2 USA

12.3 China

13 Umgang mit Beratern

14 Headhunter

15 Karriere

15.1 Allgemeines

15.2 Aufstieg

15.3 Umgang mit dem Vorgesetzten

16 Führung

16.1 Führungsstile

16.2 Führungstechniken

16.3 Führungsinstrumente (auch Führungswerkzeuge)

16.4 Verhalten als Führungskraft

16.5 Motivation

16.6 Team-/ Gruppenbildung

17 Das Mitarbeitergespräch

17.1 Anlässe und Themen von Mitarbeitergesprächen

17.2 Vorbereitung als Mitarbeiter

17.3 Mitarbeitergespräch als Führungskraft

17.4 Mögliches Verhalten des Mitarbeiters bei einem Mitarbeitergespräch

17.5 Gehaltsverhandlungen

17.6 Vermeiden als Führungskraft

17.7 Kundengespräch

18 Mikropolitik / Karriereorientiertes Verhalten / Machiavellismus

18.1 Netzwerke (bzw. Networking, Seilschaften, Vitamin B)

18.2 Politische Taktiken (Mikropolitik und Machiavellismus)

18.3 Konflikte im Büro

1 Organisationsformen in Unternehmen

„Alles im Leben ist Organisation."

Wilhelm von Humboldt; deutscher Gelehrter und Staatsmann

In Unternehmen sind heute die unterschiedlichsten Organisationsformen vorzufinden. Das folgende Kapitel zeigt, welche Organisationsformen zumeist umgesetzt werden und wieso.

1.1 Funktionale Organisation

Die funktionale Organisation (auch Einlinienorganisation oder Trennaufbauorganisation) basiert auf einem Verrichtungsprinzip. Die Aufgabenverteilung ist relativ überschaubar und homogen und ist daher besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet.

Vorteile:

- Begrenzter Bedarf an fachlich spezialisierten Führungskräften

- Bündelung des Wissens

- Effekt der Spezialisierung wird ausgenutzt

- Eindeutige und klar abgrenzbare Aufgabenbereiche, Kommunikationsbeziehungen und Hierarchie

- Wenig Aufwand

Nachteile:

- Beitrag zum Gesamtergebnis der einzelnen Bereiche / Mitarbeiter teilweise schwer ersichtlich

- Erschwerte Koordination und Kommunikation zwischen den Bereichen

- Fehlende Generalisierung

- Führungsaufgaben werden weitgehend von der Unternehmensspitze übernommen

- Gefahr der Überlastung bzw. Leerzeiten

- Mangelnde Gesamtsicht und fehlendes Verständnis für andere Bereiche (Ressortegoismus)

- Mögliche Informationsfilterung

Grafik 16

1.2 Gebietsorientierte Organisation

Die Organisationsstruktur orientiert sich an (Absatz-)Gebieten (Städte, Länder, Kontinente, …). Dabei ist wichtig, dass die Gebiete eindeutig abgrenzbar sind. Vor allem Unternehmen mit einer großen Anzahl von Standardprodukten können diese Organisationsstruktur einsetzen.

Vorteile:

- Die Bearbeitung des Markts kann individuell angepasst werden

- Relativ einfach und eindeutig

- Spezifische Ausrichtung auf das Gebiet möglich

Nachteile:

- Die langfristige Strategie leidet unter Umständen

- Möglichkeit einer unterschiedlichen Marktpolitik

- Schwierige Koordination zwischen den Bereichen

Grafik 17

1.3 Kundenorientierte Organisation

Ausgehend von den Kunden, werden hier die verschiedenen Bereiche zusammengefasst. Diese Organisationsform ist lediglich anwendbar bei einer überschaubaren Anzahl von Kunden.

Vorteile:

- Auf spezifische Kundenanforderungen kann gezielt eingegangen werden

- Enge Kundenbeziehungen

- Spezialisierung auf Kunden

Nachteile:

- Hohe Kosten

- Mögliche Kompetenzprobleme unter den Mitarbeitern

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

Grafik 18

1.4 Produktorientierte Organisation

Die Orientierung der Organisation basiert auf den Produkten bzw. Produktgruppen. Sie wird meist von Unternehmen eingesetzt, deren Produkte stark unterschiedlich sind.

Vorteile:

- Flexible Marktanpassungen möglich

- Hohe Motivation der Bereiche

- Klare Zuordnung von Leistungsbeiträgen

- Starke Marketingorientierung bzw. Marktorientierung

- Zugang zu neuen Märkten

Nachteile:

- Aufwendig

- Internes Konkurrenzdenken

- Mögliche Kompetenzkonflikte

- Nur begrenzte Zusammenarbeit

- Spezialisierte Mitarbeiter notwendig

Grafik 19

1.5 Matrix Organisation

Ist ein Unternehmen nach mehreren Kriterien strukturiert (Kunden, Gebiete, Produkte, Projekte, …), kommt eine Matrix Organisation zum Einsatz.

Vorteile:

- Innovationsförderung

- Keine einseitigen Entscheidungen

- Schnelligkeit und Flexibilität

- Spezialisierung

- Starke Marktorientierung

Nachteile:

- Häufige Kompromisslösungen

- Hoher Kommunikationsbedarf

- Kompetenzüberschneidungen

- Mehrfache Unterstellung der einzelnen Mitarbeiter

- Schwierige Koordination

- Tendenz zur Bürokratie

- Viele Führungskräfte notwendig

Grafik 20

1.6 Arbeitsplatzorganisation (Ergonomie)

Mithilfe von Ergonomie sollen die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter verbessert werden. Dabei gilt es ein optimales Arbeitsergebnis zu erreichen, welches für den Mitarbeiter nicht ermüdend bzw. gesundheitsschädlich ist.

Checkliste Bildschirmarbeitsplatz

• Die Raumtemperatur sollte 21-22°C betragen.

• Kann der Lichteinfall gedämpft werden?

• Abstand der Augen vom Bildschirm etwa 50cm?

• Liegt die oberste Bildschirmzeile