Erfolgreich arbeiten in der Cloud: Intelligenter Datenzugriff immer und überall - Dokumente, Fotos, Musik und Filme in der Datenwolke

Von Thomas Schirmer

Dropbox, OneDrive, Google Drive oder Amazon Cloud - heute führt kein Weg mehr an der Nutzung mindestens eines Cloud-Dienstes vorbei. Dabei geht es nicht nur um bequeme Datensicherung, sondern in erster Linie darum, immer und überall Zugriff auf seine Daten zu haben. Egal ob das Textdokumente, Fotos, Musikstücke oder Filme sind. Schnell aber ist der kostenlose Speicherplatz voll und jedes weitere Byte muss bezahlt werden.

Diese Praxis-Buch gibt eine Übersicht aller Cloud-Dienste und deren Vorteile

Thomas Schirmer zeigt, wie Sie die wichtigsten Cloud-Dienste geschickt bündeln und in Ihren Workflow einbinden. Es spielt keine Rolle, welche Geräte zum Datenzugriff genutzt werden. Hier lernen Sie die unterschiedlichsten Konfigurations- und Erweiterungsmöglichkeiten anhand vieler praktischer Beispiele kennen.
Möchten Sie ganz und gar von einem Anbieter unabhängig sein, dann erfahren Sie, wie Sie mit nur wenig Arbeitsaufwand und ohne große Kosten mit OwnCloud Ihr eigenes Cloud-System aufsetzen.
Cloud-Dienste bündeln und in den Workflow einbinden

Dieses Buch gibt grünes Licht in beide Richtungen - vom Computer zur Cloud und von der Cloud auf das von Ihnen freigegebene Gerät. Last, but not least gibt Ihnen Thomas Schirmer genau die Tipps mit auf den Weg, die Sie brauchen, um Ihr gesamtes Datenimperium vor unliebsamen Fremdzugriffen zu schützen.


Aus dem Buch "Erfolgreich arbeiten in der Cloud" Inhalt:
Aktuelle Cloudspeicher, die man kennen muss
Telekom Mediencenter, Dropbox, OneDrive, Wuala
CloudSafe, GMX MediaCenter, CloudMe, ADrive
myDrive, Bitcase, iCloud, Syncplicity
Amazon Cloud Drive mit Geräten synchronisieren
Dropbox richtig installieren und konfigurieren
Paradedisziplin Dropbox - Inhalte teilen
OneDrive - die neue Microsoft Cloud von A bis Z
Office-Dokumente mit OneDrive online bearbeiten
Dokumente, Dateien und Ordner teilen
Benutzer zu einem Textdokument einladen
Kontextmenüerweiterung im Windows Explorer
Google Drive - Zugriff, Verwaltung und Dokumente

• Sprache: Deutsch
• Herausgeber: Franzis Verlag
• Erscheinungsdatum: 20. Juni 2014
• ISBN: 9783645222112

Buchvorschau

1Ab in die Cloud

In der Grundform ist „die Cloud", die viel zitierte Datenwolke, nichts anderes als ein Speichersystem, das über das Internet online zur Verfügung steht. Folgerichtig wurde die Cloud zunächst vor allem von Unternehmenskunden für die Datensicherung eingesetzt. Dadurch dass Daten an unterschiedlichen Orten gespeichert wurden, erhöhte sich die Datensicherheit enorm. Die Speicheranbieter sorgten durch redundante Hardwarekomponenten und weitere interne Datensicherungen für ein Sicherheitsniveau, das kleinere Unternehmen unmöglich für sich selbst schaffen konnten. Schnell kamen weitere Dienstleistungen hinzu, und es konnten auch IT-Infrastruktur (IaaS = Infrastructure as a Service) und Programme (SaaS = Software as a Service) hinzugebucht werden, die nur online zur Verfügung standen. Das Cloud-Computing war geboren.

Die Cloud stellt Unternehmen auch Ressourcen zur Verfügung. (Grafik: CIO)

Cloudentwicklung

Schon bevor der Begriff Cloud entstand, gab es viele Dienste, die entsprechende Leistungen auch für Privatleute anboten. Denken Sie nur an Webmail-Dienste wie Web.de oder GMX. Ihre Mails werden dort ja auch ausschließlich online gespeichert und verwaltet. Oder denken Sie an YouTube oder Flickr. Auch hier werden Videos und Fotos ausnahmslos online gespeichert und genutzt.

Die populären Onlineportale Flickr, YouTube und Web.de sind ebenfalls Clouddienste.

Im Zuge der rasanten Verbreitung von Smartphones, Tablets und anderen Mobilgeräten wurde die Cloud aber weiter kommerzialisiert und für den privaten Massenmarkt tauglich gemacht. Die Mobilgeräte sind nun Vertriebsplattformen für digitale Produkte aller Art: Musik, Videos und Apps werden online über die „Stores" der drei Großanbieter Google (Play Store), Apple (iTunes) und Microsoft (Store) bezogen. Gleichzeitig sichern und synchronisieren die Mobilgeräte Ihre Daten online.

Im letzten Schritt sind jetzt auch Desktop-Computer mit der Cloud und deren Speicher- und Einkaufsmöglichkeiten verbunden. Bei den aktuellen Betriebssystemen Windows 8.1 und Mac OS X ist mittlerweile die Anmeldung mit einem Microsoft-Konto bzw. einer Apple-ID und damit die Anbindung an das jeweilige Cloudsystem obligatorisch. Da zur Anmeldung auch gleich noch eine gültige E-Mail-Adresse gehört, sind die Grenzen zwischen Cloudspeicher, E-Mail-Dienst und dem jeweiligen Store verschwunden. In der Cloud ist alles vereint.

Nutzen Sie ein iPhone oder iPad von Apple, beziehen Sie Apps, Musik und Videos automatisch über iTunes.

Eine direkte Folge der Cloudentwicklung ist, dass auf einmal die Inhalte völlig unabhängig vom Gerät sind. Wenn sich die Inhalte auf einem Cloudspeicher befinden, können Sie normalerweise mit jedem beliebigen Endgerät darauf zugreifen. Einzige Voraussetzung ist, dass sich das Gerät mit dem Cloudspeicher verbinden kann. Dafür notwendig sind eine Internetverbindung und die erforderlichen Zugangsdaten. Ganz davon abgesehen, dass Sie dadurch auch vor Verlusten geschützt sind, wenn Ihr PC oder Tablet aufgrund eines technischen Defekts komplett ausfällt, können Sie Ihre Inhalte nun auch auf beliebigen Endgeräte nutzen und bearbeiten. Gleichzeitig sorgt die Cloud dafür, dass Inhalte auf unterschiedlichen Geräten automatisch und fast in Echtzeit synchronisiert werden.

Das Microsoft-Konto, das bei Windows 8.1 obligatorisch ist, ist auch Ihre Eintrittskarte für den Store von Microsoft.

Konkret bedeutet dies, dass Sie ein Buch, das Sie auf Ihrem Tablet lesen, auf Ihrem Notebook exakt an der Stelle weiterlesen können, an der Sie die Tablet-Lektüre unterbrochen haben. Rufen Sie das Buch auf dem Notebook auf, erscheint die aktuelle Seite dort automatisch. Kindle, iBooks und viele andere E-Book-Reader bieten Ihnen diesen Komfort. Tragen Sie auf Ihrem Smartphone einen Termin oder neue Kontaktdaten ein, werden Ihnen diese Angaben auf Ihrem PC sofort auch in Outlook angezeigt.

Ausprobieren und kombinieren

Neben den Cloudriesen Google, Apple und Microsoft, deren Angebote einige unschlagbare Vorteile haben, gibt es mittlerweile ein Heer von Clouddienstleistern, die Ihnen die unterschiedlichsten Cloudsysteme mit vielen individuellen Anpassungsmöglichkeiten anbieten. Noch ist der Wachstumsmarkt von Cloudsystemen groß, sodass das Angebot immer unüberschaubarer wird.

Das Schöne dabei ist, dass die meisten Dienste zumindest in der Grundversion kostenfrei sind. Sie können sie daher ohne jegliches finanzielle Risiko ausprobieren und bis zu gewissen Kapazitätsgrenzen sogar völlig kostenlos einsetzen. Kostenpflichtig sind normalerweise nur die erweiterten Dienste, die deutlich mehr Speicherplatz bieten und manchmal auch noch zusätzliche Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten beinhalten.

Es gibt jede Menge Cloudangebote, die Sie in der Grundversion kostenlos nutzen können. (Grafik: Telekom)

Es spricht überhaupt nichts dagegen, dass Sie die Dienste mehrerer Anbieter parallel verwenden, wenn der Onlinespeicherplatz bei einer Gratisversion doch einmal knapp werden sollte. Legen Sie es darauf an, können Sie mehrere Hundert GB Onlinespeicher kostenlos und ohne irgendwelche Verpflichtungen nutzen.

Der Single-Sign-on-Dienst Otixo.

Die parallele Verwendung mehrerer Cloudsysteme ist sogar durchaus anzuraten: Sie können zum Beispiel Fotos, Videos und weniger wichtige Dokumente auf Cloudsystemen speichern, die Ihnen viel Platz und einfache Möglichkeiten zum Teilen Ihrer Inhalte mit anderen Personen bieten, und hinterlegen Dokumente mit wichtigen persönlichen Informationen bei Anbietern, die Ihnen ein besonders hohes Sicherheitsniveau und Vertraulichkeit bieten.

Darauf sollten Sie achten

Der Umfang des Speicherplatzes spielt sicher eine ebenso zentrale Rolle bei der Auswahl Ihres Cloudanbieters wie die Erweiterungsmöglichkeiten und deren Preis. Daneben sollten Sie aber auch einige weitere Merkmale beachten. Die Anbieter setzen unterschiedliche Schwerpunkte bei den Funktionen und Zusatzprogrammen. Bei einigen stehen einfache Speicheroptionen und integrierte Multimediafunktionen im Mittelpunkt, andere betonen die Sicherheit der gespeicherten Daten oder legen großen Wert auf den einfachen Austausch von Daten zwischen mehreren Nutzern.

Einfache Bedienung und nahtlose Integration

Natürlich sollte die Bedienung möglichst einfach sein, damit Sie die Daten schnell und unkompliziert zwischen Ihrem Rechner und dem Onlinespeicher austauschen können. Sehr hilfreich ist es dabei, wenn der Onlinespeicher direkt in das Dateiverwaltungssystem Ihres PCs oder Macs eingebunden ist, sodass es von der Bedienung her keinen Unterschied macht, ob Daten in einem Ordner auf der Festplatte oder auf dem Cloudserver gespeichert werden. Viele Anbieter stellen Ihnen dafür eine spezielle Software zur Verfügung, die nach dem Herunterladen dafür sorgt, dass der Onlinespeicher als Laufwerk oder Ordner nahtlos in die Dateiverwaltung integriert ist.

Der Cloudspeicher sollte sich nahtlos in die Dateiverwaltung integrieren und wie ein lokaler Ordner nutzen lassen.

Apps für Tablets und Smartphones

Wichtig ist in diesem Zusammenhang nicht nur die Unterstützung von Desktop-Rechnern. Auch von Tablets und Smartphones aus sollten Sie möglichst einfach per App auf die Daten zugreifen und Dateien in der Cloud speichern können. Nicht alle Dienste bieten Apps für alle gängigen Mobilplattformen. Meist werden nur Android und iOS unterstützt. Nutzen Sie ein wenig verbreitetes System wie Windows Phone oder BlackBerry, müssen Sie auf die bequeme Nutzung per App verzichten oder sind allein auf das Angebot des Mobilsystems angewiesen. Zumindest der Zugriff auf die Daten über Webbrowser ist aber von jedem Gerät aus möglich.

Sie sollten auch von Ihren Mobilgeräten aus auf den Cloudspeicher zugreifen können.

Automatische Datensynchronisation und Mediaplayer

Unterschiede zwischen den Cloudspeichern gibt es auch im Hinblick auf die bereits integrierten Funktionen. Weit verbreitet ist die automatische Synchronisation, die bewirkt, dass Änderungen an Dokumenten automatisch auch auf die Kopien in der Cloud und auf alle angeschlossenen Geräte übertragen werden. Bei vielen Angeboten sind Mediaplayer oder andere Funktionen, wie etwa Tools zur Bildbearbeitung, ebenfalls enthalten.

Bei vielen Cloudangeboten werden Inhalte, die Sie in der Cloud speichern, automatisch auch auf alle anderen Geräte übertragen, die mit dem Cloudspeicher verbunden sind. (Grafik: Dropbox)

Inhalte mit anderen Personen teilen

In vielen Fällen werden Sie Daten mit anderen Personen teilen wollen, etwa wenn Sie Fotos oder Videos zeigen möchten. Nicht immer ist dies allerdings so einfach möglich, mal gibt es gar keine Zugriffmöglichkeiten für Dritte auf die in der Cloud gespeicherten Daten, mal ist dieses Teilen mit einigem Aufwand verbunden.

Achten Sie darauf, ob und wie sich Inhalte teilen lassen.

Zusätzliche Onlineprogramme in der Cloud

In puncto Onlineprogramme haben eindeutig die Großanbieter Google, Microsoft und Apple die Nase vorn. Sie stellen Ihnen nämlich zusammen mit dem Onlinespeicher mit